Vpogled državnih organov v centralno evidenco oseb na prestajanju kazni zapora - IPRS

Vpogled državnih organov v centralno evidenco oseb na prestajanju kazni zapora + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 07.03.2007 Številka: 0712-266/2007/2 Kategorije:Posredovanje OP med upravljavci --> Kategorije: Posredovanje OP med upravljavci Spoštovani,prejeli smo vaše vprašanje z dne
3. marca 2007, v katerem nas prosite za mnenje o tem, ali obstoji pravna podlaga za vpogled v centralno evidenco oseb na prestajanju kazni zapora oziroma v priporu, ki jo Uprava za izvrševanje kazenskih sankcij vodi v elektronski obliki na podlagi Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij, s strani Uprave kriminalistične policije oziroma drugih državnih organov (med drugimi sodišča, državno tožilstvo, državno pravobranilstvo). Kot navajate, potrebujejo navedeni državni organi omenjene podatke zaradi vodenja kazenskih, upravnih, carinskih in drugih uradnih postopkov.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/2004 in 113/2005, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. in
7. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.Kot ste že sami navedli, ureja podlago za zbiranje, obdelovanje, shranjevanje in vodenje zbirk podatkov o obsojencih na prestajanju kazni zapora s strani zavoda Zakon o izvrševanju kazenskih sankcij (Uradni list RS, št. 110/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZIKS 1-UPB1) v
8. členu, ki je v tem primeru specialni zakon za to zbirko osebnih podatkov. Zakon v
9. členu določa tudi podlago za posredovanje podatkov iz zbirke obsojencev, in sicer lahko upravljavec zbirke podatkov obsojencev podatke iz te zbirke posreduje drugim uporabnikom, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne privolitve ali zahteve posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Pravilnik o načinu zbiranja podatkov in vodenju zbirke podatkov o obsojencih (Uradni list RS, št. 26/2002) v
10. členu podrobneje določa, da lahko pooblaščeni delavci podatke iz centralne evidence posredujejo upravičencem iz
11. člena zakona samo na podlagi njihove pisne zahteve.Zakon o kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 8/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZKP-UPB3) pa v
12. členu določa zakonsko podlago za zbiranje, obdelovanje, shranjevanje in vodenje zbirke podatkov o pripornikih zaradi zakonitega in pravilnega izvrševanja pripora. V skladu z
13. členom Pravilnika o izvrševanju pripora (Uradni list RS, št. 36/1999, 39/2002, 114/2004, 127/2006 in 07/2007) vodi uprava za izvrševanje kazenskih sankcij na tej podlagi centralno evidenco pripornikov, ki vsebuje osebne podatke o priporniku, podatke o sklepu o priporu in podatke o sprejemu v pripor, trajanju, podaljšanju oziroma odpravi pripora. Določbe
14. člena ZKP, ki se v skladu z
15. členom Pravilnika o izvrševanju pripora smiselno uporabljajo za posredovanje podatkov iz centralne evidence pripornikov, opredeljujejo, da se podatke o pripornikih drugim uporabnikom lahko posreduje samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom oziroma na podlagi pisne privolitve ali zahteve posameznika, na katerega se podatki nanašajo.V primeru zahteve s strani policijske uprave predstavlja zakonsko podlago za obe evidenci, kot že sami navajate, Zakon o policiji (Uradni list RS, št. 107/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZPol-UPB6), ki v
16. členu določa, da policija zbira osebne in druge podatke zaradi opravljanja z zakonom določenih nalog med drugim tudi iz že obstoječih zbirk podatkov. Tudi policija mora zagotoviti, da se v evidenci, iz katere je bil podatek posredovan, zaznamuje, kdaj je bil podatek posredovan, komu in za kakšne namene. Pri zbiranju osebnih in drugih podatkov od drugih oseb ali iz obstoječih zbirk podatkov in na način iz prejšnjega odstavka policisti niso dolžni o tem obvestiti osebe, na katero se podatki nanašajo, če bi to onemogočilo ali otežilo izvršitev določene naloge.Zakon v
17. členu prav tako določa obveznosti upravljavcev zbirk. Tako so organi, organizacije in drugi subjekti, ki na podlagi zakona in v okviru svoje dejavnosti ali v zvezi z njo vodijo zbirke podatkov, dolžni na podlagi zahteve brezplačno posredovati policistom zahtevane osebne in druge podatke, če policisti zaradi opravljanja določenih nalog zbirajo osebne in druge podatke o osebah iz že obstoječih zbirk podatkov. Minister lahko odloči, da smejo v primeru iz prejšnjega odstavka organi, organizacije in drugi subjekti seznaniti osebe, na katere se podatki nanašajo, s posredovanjem podatkov šele po določenem roku, ki pa ne sme biti daljši od petih let. Določba prejšnjega odstavka velja tudi za seznanitev osebe s seznamom subjektov, ki so jim bili v določenem obdobju posredovani osebni in drugi podatki. Policija mora pri tem v zahtevi navesti, za opravljanje katerih nalog osebne podatke potrebuje. Za posredovanje podatkov sodiščem daje zahtevano zakonsko podlago
18. člen ZKP-UPB3, ki upravljavcem osebnih podatkov nalaga, da morajo sodišču na zahtevo brezplačno posredovati podatke iz zbirke osebnih podatkov tudi brez osebne privolitve posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če sodišče navede, da podatke potrebuje za izvedbo kazenskega postopka. Pooblaščenec dodaja, da mora v takem primeru sodišče upravljavcu navesti konkretno zadevo, opravilno številko spisa torej. Za posredovanje osebnih podatkov državnemu tožilstvu je zahtevana zakonska podlaga Zakon o državnem tožilstvu (Uradni list RS, št. 50/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZDT-UPB2 in 14/2007), ki v
19. členu med drugim določa, da ima državno tožilstvo pravico zahtevati od državnih organov ter organov lokalne in druge samouprave in organizacij z javnimi pooblastili, naj mu pošljejo listine, spise, predmete ali obvestila, ki jih potrebuje za dejanja iz svoje pristojnosti. Državno tožilstvo ima pri izvajanju svojih pristojnosti prav tako pravico zahtevati te podatke od drugih pravnih oseb in posameznikov, za katere meni, da z njimi razpolagajo. Isti člen določa tudi, da so upravljavci zbirk osebnih podatkov dolžni državnemu tožilstvu za izvajanje njegovih pristojnosti na njegovo pisno zahtevo iz obstoječih zbirk podatkov brezplačno posredovati osebne podatke in podatke o istovetnosti ovadenih oseb (osebno ime, enotna matična številka občana, druga uradna identifikacijska številka, datum in kraj rojstva, poklic, zaposlitev in naslov stalnega ali začasnega bivališča za fizično osebo; če je fizična oseba tujec, pa namesto enotne matične številke občana ali druge uradne identifikacijske številke osebno ime, datum in kraj rojstva, poklic, zaposlitev in naslov stalnega ali začasnega bivališča; za odgovorno osebo pravne osebe pa poleg navedenih podatkov tudi seznam del in nalog, ki jih opravlja). Državni tožilci o pridobitvi osebnih podatkov ali podatkov niso dolžni obvestiti osebe, na katero se podatki nanašajo, vse do zastaranja kazenskega pregona ali do pravnomočne sodbe. Državni tožilci imajo dostop do tajnih podatkov v skladu s pogoji iz zakona, ki ureja tajne podatke. Vodje državnih tožilstev imajo dostop do tajnih podatkov na podlagi pisne zahteve, iz katere so razvidni pristojnost, namen in pravna podlaga pridobitve podatka. Izvod zahteve se pošlje generalnemu državnemu tožilcu v vednost. Pooblaščenec ob tem opozarja, da mora tožilstvo za vsak primer posebej utemeljiti, za katero zadevo gre oziroma navesti podatke, za katero ovadbo gre.Za posredovanje osebnih podatkov državnemu pravobranilstvu pa je zahtevana zakonska podlaga Zakon o državnem pravobranilstvu (Uradni list RS, št. 41/2006, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZDPra-UPB1). Ta v
20. členu določa, da morajo državni organi, organi lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil dajati državnemu pravobranilstvu na njegovo zahtevo uradne podatke in obvestila, potrebna za zastopanje v posamezni zadevi. V ta namen lahko državno pravobranilstvo zahteva od pristojnega organa na vpogled tudi spis o posamezni zadevi. Pooblaščenec poudarja, da mora državno pravobranilstvo za vsako posamezno zahtevo posebej utemeljiti za katero zadevo gre, v kateri je pravobranilstvo kot zastopnik.Od okoliščin vsakega konkretnega primera in subjekta, ki zahteva podatke, je torej odvisna odločitev o posamezni zahtevi in o tem ali obstaja zakonska podlaga za posredovanje osebnih podatkov v posameznih specialnih zakonih. Zato ni mogoče dati splošnega odgovora glede dopustnosti posredovanja osebnih podatkov iz evidence obsojencev in centralne evidence pripornikov, katerim koli državnim organom, za kateri koli postopek oziroma za vsako zahtevo. Celo nasprotno, napačno bi bilo na splošno vnaprej domnevati, da takšna podlaga avtomatično obstaja. Zato je potrebno sproti odločati o vsaki posamezni zahtevi. Državni organ, ki potrebuje osebne podatke, jo mora vložiti (pisno) z obrazloženo pravno podlago in ustrezno navedbo konkretnega primera, za vodenje katerega potrebujejo podatke, pri čemer je ob vsakem posameznem odločanju pomembno upoštevati poleg zakonske podlage in utemeljenosti namena tudi splošno načelo sorazmernosti glede obdelave osebnih podatkov, ki ga določa
21. člen ZVOP-
22. V skladu s tem načelom morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.Pooblaščenec v zvezi s tem poudarja, da je z vidika zagotavljanja izvrševanje pravice posameznika do seznanitve izredno pomembno, da so, preden upravljavec osebnih podatkov osebne podatke posreduje, izpolnjeni vsi zahtevani pogoji. Torej poleg zakonske podlage tudi jasno določen namen posredovanja. V skladu s
23. točko
24. odstavka
25. člena ZVOP-1 mora namreč upravljavec osebnih podatkov posamezniku na njegovo zahtevo posredovati seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen. Upravljavec osebnih podatkov, v vašem primeru Uprava za izvrševanje kazenskih sankcij, mora hkrati tudi v skladu z
26. členom ZVOP-1 za vsako posredovanje osebnih podatkov zagotoviti, da je mogoče pozneje ugotoviti, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšni podlagi, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja osebnih podatkov.V navedenem konkretnem primeru Pooblaščenec meni, da na podlagi zahteve policijske uprave, za posamezen primer obstaja ustrezna zakonska podlaga za posredovanje osebnih podatkov za točno določene osebe policijski upravi ob navedbi za opravljanje katerih nalog policija osebne podatke potrebuje, ustreznem zabeleženju podatkov o posredovanju ter ob upoštevanju načela sorazmernosti. Torej v tem primeru, kot pravilno predlagate, v dveh fazah, v prvi zgolj posredovanje podatka ali je določena oseba na prestajanju kazni zapora ali v priporu, in v drugi fazi potencialno potrebnih dodatnih osebnih podatkov. Pooblaščenec ob tem opozarja, da bi bilo napačno tolmačenje, da bi lahko uprava za izvrševanje kazenskih sankcij, kateremu koli državnemu organu avtomatično ali na lastno pobudo posredovala določeno vrsto podatkov.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026