Vpogled in kopiranje lastnih osebnih podatkov - IPRS

Vpogled in kopiranje lastnih osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.06.2007 Številka: 0712-544/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani,prejeli smo vašo elektronsko pošto z dne 4.6.2007.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Spraševali ste nas:Sporočate nam, da vam je bila ob upokojitvi napačno izračunana pokojnina, ker vam v pokojninsko osnovo niso všteli ur, ki ste jih opravili preko polnega delovnega časa. Navajate, da med vami in Zavodom za pokojninsko in invalidsko zavarovanje (v nadaljevanju ZPIZ) že več kot 13 let teče spor zaradi nezakonito znižane pokojnine in da za več kot 14 let dela v ________ v matični evidenci v ZPIZ ni nobenega podatka o vaših nadurah. Navajate tudi, da vam je ZPIZ nezakonito znižal pokojnino, zato morate že drugič na sodišče. Pooblaščenca prosite, da vam omogoči kopiranje manjkajočih 70 plačilnih list.Informacijski pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da je Republika Slovenija pravna država, v kateri mora v skladu z načelom zakonitosti vsak državni organ svoje pristojnosti izvajati v sladu z zakonom. To pomeni, da organi drug z drugim sodelujejo, praviloma pa ne morejo vplivati na odločitve drugega. Nadalje to pomeni tudi, da lahko vsak organ ravna samo v okviru svojih pooblastil, za katera mora imeti neposredno podlago v zakonu. Informacijski Pooblaščenec je v skladu z
6. čl. Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005; ZInfP) samostojen in neodvisen državni organ, pristojen za: - odločanje o pritožbi, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali kako drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacije javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov; - inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi; - odločanje o pritožbi posameznika, kadar upravljavec osebnih podatkov ne ugodi zahtevi posameznika glede pravice posameznika do seznanitve z zahtevanimi podatki, do izpisov, seznamov, vpogledov, potrdil, informacij, pojasnil, prepisovanja ali kopiranja po določbah zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Iz izpostavljenih določb ZinfP izhaja, da vam Pooblaščenec sam po sebi ne more pomagati pri pridobivanju manjkajočih plačilnih listov, lahko pa na podlagi tretje alineje drugega odstavka ZInfP odloči o vaši pritožbi, kadar upravljavec osebnih podatkov ne ugodi zahtevi posameznika glede pravice posameznika do seznanitve z zahtevanimi podatki, do izpisov, seznamov, vpogledov, potrdil, informacij, pojasnil, prepisovanja ali kopiranja po določbah zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Pooblaščenec vam zato lahko poda zgolj mnenje v okviru ZVOP-1, ne more pa se opredeljevati do pravilnosti izračuna vaše pokojnine, ali drugih dejstev, ki jih navajate v svoji vlogi in za katere so pristojni drugi organi (sodišče) ali pravne osebe zasebnega prava (vaš delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov). Navedeno torej pomeni, da gre za v vašem primeru za sodni postopek in ne za pristojnost Informacijskega pooblaščenca. Sodišče je namreč pristojno za odločanje o tožbenem zahtevku, torej v konkretnem primeru o razrešitvi spora o tem, koliko ur dežurstva ste dejansko opravili in ali nadure lahko predstavljajo poseben delovni pogoj in s tem tudi del osnove za izračun pokojnine. Preko določb ZVOP-1 pa lahko zahtevate seznanitev s svojimi lastnimi osebnimi podatki, torej z manjkajočimi plačilnimi listi in izkazi o opravljenih nadurah, ki naj bi se nahajali pri vašem delodajalcu. Pooblaščenec najprej pojasnjuje, da je v skladu s
7. točko prvega odstavka
8. člena ZVOP-1 osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu s
9. točko
10. člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago.Po
11. točki prvega odstavka
12. člena ZVOP-1 je upravljavec osebnih podatkov fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Definicija zbirke osebnih podatkov je podana v
13. točki prvega odstavka
14. člena ZVOP-1, ki pravi, da je zbirka osebnih podatkov vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Brez dvoma so tako tudi plačilni listi oz. podatki, ki so potrebni za izračun pokojnine zbire osebnih podatkov.Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je temeljna človekova pravica, določena v
15. odstavku
16. člena Ustave RS, ki določa, da ima vsakdo pravico seznaniti se z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj, in pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi. Ta pravica posameznika je konkretizirana v določbi
17. čl. ZVOP-1, ki je obenem izraz pravice do informacijske samoodločbe, katere namen je zagotoviti transparentnost obdelave osebnih podatkov, s tem pa dobrovernost in pošteno obdelavo osebnih podatkov. Tako se uresničuje tudi temeljno načelo ZVOP-1, zapisano v
18. čl., in sicer načelo zakonitosti in poštenosti. Transparentnost obdelave osebnih podatkov se doseže na dva načina. Prvi način je točnost in ažurnost obdelovanih osebnih podatkov. Zaradi tega so posamezniku dane pravice, katerih smisel je prav preverjanje točnosti in ažurnosti osebnih podatkov. Po drugi strani se s transparentnostjo preverja tudi, ali je obdelava osebnih podatkov dopustna. Postopek seznanitve posameznika z lastnimi osebnimi podatki ureja
19. člen ZVOP-
20. V okviru te pravice je upravljavec osebnih podatkov v prvi vrsti dolžan posamezniku omogočiti vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov (
21. točka
22. odstavka
23. člena ZVOP-1). Posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, ima pravico v te podatke vpogledati, jih prepisati ali kopirati. Upravljavec osebnih podatkov je dolžan tudi potrditi, ali se podatki v zvezi s posameznikom obdelujejo ali ne (
24. točka
25. odstavka
26. člena ZVOP-1). Pri tem je dolžan upravljavec posamezniku posredovati tudi seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen (
27. točka
28. odstavka
29. člena ZVOP-1). Prav tako je upravljavec osebnih podatkov posamezniku dolžan dati informacije o namenu obdelave in o vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem (
30. točka
31. odstavka
32. člena ZVOP-1). Iz
33. člen ZVOP-1 obenem izhaja, da postopek seznanitve temelji na zahtevi posameznika, pri čemer je upravljavec vezan na to zahtevo in mora posamezniku omogočiti takšno vrsto seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, kot jo ta zahteva. Posameznik mora torej v zahtevi natančno opredeliti, kakšno vrsto seznanitve zahteva, pri čemer ima na razpolago tiste vrste seznanitev, ki so navedene v
34. odstavku
35. člena ZVOP-
36. V določbah
37. in
38. odstavka
39. člena ZVOP-1 so določeni roki, v katerih mora upravljavec ugoditi zahtevi posameznika za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki. Roki so odvisni od zahteve posameznika oziroma od pravice, ki jo ta uveljavlja. Tako je določeno, da mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku omogočiti vpogled, prepis, kopiranje in potrdilo po
40. in
41. točki prvega odstavka
42. člena ZVOP-1 najkasneje v 15 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo. Izpis iz
43. točke, seznam iz
44. točke, informacije iz
45. in
46. točke ter pojasnilo iz
47. točke prvega odstavka
48. člena ZVOP-1, pa mora upravljavec osebnih podatkov posredovati posamezniku v 30 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo. ZVOP-1 obenem določa, da mora upravljavec, če v zgoraj navedenih rokih ne bo omogočil vpogleda, prepisa, kopiranja ali izdaje potrdila, izpisa, seznama, informacij ali pojasnila iz
49. do
50. točke
51. odstavka
52. člena, posameznika v istem roku pisno obvestiti o razlogih za svoje ravnanje. V primeru, če upravljavec v predpisanem roku ne ugodi zahtevi posameznika, niti mu pisno ne pojasni, zakaj mu tega ne bo omogočil, se, na podlagi
53. odstavka
54. člena ZVOP-1 šteje, da je zahtevo posameznika zavrnil. V tem primeru ima posameznik, na podlagi
55. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP), pravico do pritožbe na Pooblaščenca. Pritožba, določena v
56. čl. ZInfP, vsebuje dve vrsti pritožbe. V prvi vrsti gre za pritožbo, ki je usmerjena zoper pisno obvestilo upravljavca osebnih podatkov o razlogih, zaradi katerih posamezniku ni omogočil vpogleda, prepisa, kopiranja, izdaje potrdila, izpisa, seznama, informacij in pojasnila iz
57. odstavku
58. člena ZVOP-
59. V drugi vrsti pa gre za pritožbo, ki je usmerjena zoper molk upravljavca osebnih podatkov.Na podlagi navedenega vam sporočamo, da lahko od vašega delodajalca kot upravljavca osebnih podatkov zahtevate seznanitev s svojimi osebnimi podatki. Ker je postopek po
60. čl. ZVOP-1 procesno vezan na zahtevo prosilca, vam pojasnjujemo, da se morate na upravljavca obrniti s pisno zahtevo, v kateri zahtevajte seznanitev z lastnimi osebnimi podatki po ZVOP-
61. V zahtevi morate opredeliti, s katerimi osebnimi podatki zahtevate seznanitev in kakšno vrsto seznanitve zahtevate. V primeru, da od upravljavca v zakonsko določenem roku ne boste prejeli odgovora oz. da bo vašo zahtevo zavrnil, pa imate pravico do pritožbe na naš organ, ki jo lahko vložite na obrazcu, ki je dostopen na naši spletni strani www.ip-rs.si, pod rubriko obrazci (http://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/).Sklepno povzemamo, da lahko v vašem primeru, ko menite, da vaše nadure pri niso bile ustrezno obračunane v pokojninsko osnovo, od vašega delodajalca – upravljavca osebnih podatkov zahtevate, da vas seznani z obračuni nadur in plačilnimi listami in preko tega uveljavljate drugačen način obračunavanja pri ZPIZ po sodni poti. Prijazen pozdrav,Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav. Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026