Vpogled ravnatelja v pogodbe zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.04.2015 Številka: 0712-1/2015/1085 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne
- 2015 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste zaposleni v tajništvu Gimnazije, elektro in pomorske šola Piran. Ravnatelj je od vas zahteval skenirane pogodbe o zaposlitvi za štiri delavce. Opozorili ste ga, da pogodbe vsebujejo osebne podatke in jih zato ne morete kar tako pošiljati po elektronski pošti, na kar ni nič odgovoril, temveč le čakal, da pogodbe pošljete na njegov elektronski naslov. Zanima vas, ali je to dopustno in kako naj ukrepate. Že enkrat prej je vzel kadrovske mape petih uslužbencev, jih nekam odnesel in jih vrnil čez nekaj dni, pri čemer je trdil, da lahko vzame kadrovske mape kadar želi.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke
- odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP pojasnjuje, da vpogled v kadrovske mape oz. pogodbe o zaposlitvi s strani ravnatelja oz. predstojnika srednje šole, z vidika ZVOP-1 ni sporno, saj predstojnik šole sme za izvrševanje svojih zakonitih pristojnosti vpogledati tudi v pogodbe o zaposlenih.IP meni, da posredovanje pogodb o zaposlitvi znotraj elektronskega omrežja šole, za katerega morajo biti zagotovljeni kriteriji zavarovanja osebnih podatkov iz
- in
- člena ZVOP-1, prav tako ne bi smelo biti sporno. Slednje pa ne drži v primeru, da bi ravnatelj šole zahteval, da se mu osebni podatki zaposlenih pošljejo na njegov zasebni elektronski naslov, za katerega ni urejeno ustrezno zavarovanje (npr. gmail, yahoo ipd.).V primeru kopiranja, skeniranja ali izročitve pogodb o zaposlitvi ravnatelju ali komur koli drugemu, morate v personalni mapi ali na kakšen drug primeren način zabeležiti, kdaj in komu ste določeno pogodbo posredovali, enako pa morate ravnati tudi v primeru, če bi komurkoli omogočili zgolj vpogled v pogodbo.Obrazložitev:Sistemski zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1). Po določilu
- točke prvega odstavka
- člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa mora biti določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.Obdelava osebnih podatkov je definirana v
- točki
- člena ZVOP-1 kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave). Zbirka osebnih podatkov je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika (
- točka istega člena).Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi šole, kot javni zavodi, so določene v
- členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Na podlagi tretjega odstavka istega člena se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.
- člen Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 21/13 in 78/13 – popr., v nadaljevanju ZDR-1) določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (prvi odstavek). Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti (drugi odstavek). Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj izbrisati in prenehati uporabljati (tretji odstavek). Iz vaših navedb izhaja, da želi do pogodb o zaposlitvi dostopati ravnatelj šole. IP pojasnjuje, da vpogled v pogodbe o zaposlitvi s strani ravnatelja, kot predstojnika javnega zavoda, z vidika ZVOP-1 ni sporno, saj sme predstojnik javnega zavoda, za izvrševanje svojih zakonitih pristojnosti, vpogledati v pogodbe o zaposlitvi svojih zaposlenih.Glede navedb o posredovanju teh pogodb preko elektronske pošte pa IP pojasnjuje, da je predstojnik zavoda, na podlagi
- člena ZDR-1 dolžan upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Slednje pomeni, da je dolžan ravnatelj s prejetimi osebnimi podatki ravnati z zahtevano stopnjo skrbnosti in jih lahko zbira, uporablja in posreduje tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR-1 ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (prvi odstavek
- člena ZDR-1). IP pojasnjuje, da
- člen ZVOP-1 določa, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se med drugim preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih (
- točka prvega odstavka
- člena ZVOP-1). Glede na to, da IP predvideva, da gre v konkretnem primeru za posredovanje pogodb o zaposlitvi znotraj elektronskega omrežja šole, za katerega morajo biti zagotovljeni kriteriji zavarovanja osebnih podatkov iz
- in
- člena ZVOP-1, IP meni, da takšno posredovanje ne bi smelo biti sporno. Slednje pa ne drži v primeru, da bi ravnatelj šole zahteval, da se mu osebni podatki zaposlenih pošljejo na njegov zasebni elektronski naslov, za katerega ni urejeno ustrezno zavarovanje (npr. gmail, yahoo ipd.). V zvezi z zavarovanjem osebnih podatkov vas opozarjamo še na določbo
- točke prvega odstavka
- člena ZVOP-1 po kateri je potrebno za vsako obdelavo osebnih podatkov zagotoviti možnost poznejšega ugotavljanja, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov uporabljeni ali drugače obdelani, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. Da bi zadostili tej določbi, ki zapoveduje t.i. notranjo sledljivost obdelave osebnih podatkov, morate v primeru kopiranja, skeniranja ali izročitve pogodb o zaposlitvi ravnatelju ali komur koli drugemu, v personalni mapi ali na kakšen drug primeren način zabeležiti kdaj in komu ste določeno pogodbo posredovali. Enako morate ravnati tudi v primeru, če bi komurkoli omogočili zgolj vpogled v pogodbo. IP priporoča, da zabeležite tudi razlog oz. namen takšnega ravnanja ter kdo je to zahteval, saj obstaja možnost, da se po določen času več ne boste mogli spomniti, za kakšne namene iz na čigavo zahtevo ste določene osebne podatke posredovali oz. omogočili vpogled v le te. Prijazen pozdrav.Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026