Vpogled v e-pošto bivšega zaposlenega + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.01.2015 Številka: 0712-1/2015/113 Kategorije:Elektronska pošta --> Kategorije: Elektronska pošta Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da vam je poznano splošno mnenje oz. praksa glede vpogleda delodajalca v elektronsko pošto zaposlenega. Zanima pa vas, kako je z vpogledom in/ali preusmeritvijo, v kolikor oseba ni več zaposlena v podjetju. Navajate, da se staro elektronsko pošto občasno potrebuje za delo njegove zamenjave, prav tako na elektronski naslov nekdanje zaposlenega še vedno prihaja pošta. Navajate tudi, da se nastavi samodejni odgovor, da osebe ni več v podjetju, vendar morate vseeno zagotoviti nemoten delovni proces. Zanima vas, kako je z vpogledom v staro pošto nekdanje zaposlenega ter ali je dovoljeno preusmerjanje aktivne pošte na osebo, ki ga je zamenjala (za določeno časovno obdobje). V kolikor je to dovoljeno, vsa zanima v katerih primerih in na kakšen način.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Kako je z (ne)možnostjo dostopanja do službenega računalnika in podatkov na njem ter službene elektronske pošte v primeru prenehanja delovnega razmerja ZVOP-1 sicer ne ponuja izrecnega odgovora na to vprašanje, kljub temu pa Pooblaščenec odločno zastopa stališče, da mora biti zaposlenemu pred prekinitvijo delovnega razmerja dana možnost, da še zadnjič vpogleda v svoje zasebne podatke in svoj predal elektronske pošte ter vsebino, ki se nanaša na njegovo zasebnost (osebne podatke) po lastni presoji izbriše oziroma shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, idr.), ter obvesti svoje kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti zaposlenemu dana, rok, da se odzove, pa mora biti razumen. Kot določa Ustava, lahko samo zakon predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstva tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države, torej, bi bil vaš vpogled v elektronsko pošto nekdanjega zaposlenega nezakonit. O b r a z l o ž i t e v:Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91, s spremembami, v nadaljevanju: Ustava) v prvem odstavku
- člena določa, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov. Prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Drugi odstavek
- člena določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Ta pravica je posebej urejena v ZVOP-
- Ustava v prvem odstavku
- člena zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. V drugem odstavku pa Ustava določa, da lahko samo zakon predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Pooblaščenec opozarja, da gre v primerih, če se nekdo z uporabo tehničnih sredstev neupravičeno seznani s sporočilom, ki se denimo prenaša po telefonu ali s kakšnim drugim elektronskim komunikacijskim sredstvom, lahko tudi za kaznivo dejanje po kazenskem zakoniku. V takem primeru lahko posameznik na državno tožilstvo poda kazensko ovadbo ali pa sproži pravdni postopek pred sodiščem, če je zaradi prebiranja sporočil nastala škoda. Pooblaščenec poudarja, da so zastavljena vprašanja zelo občutljiva v odnosu delodajalec – delojemalec, saj obstaja odprta dilema, kakšno stopnjo zasebnosti lahko delojemalec upravičeno pričakuje in kdaj pomeni poseg v komuniciranje zaposlenega poseg v nedotakljivost njegove zasebnosti. Na eni strani imamo interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi (npr. telefoni, računalniškimi omrežji) in delovnim procesom, na drugi strani je legitimen interes zaposlenega, ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in delno samostojnost in zaupnost tudi na delovnem mestu. Prvi odstavek
- člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, obdelava osebnih podatkov pa je v skladu s tretjim odstavkom
- člena ZVOP-1 dopustna tudi v primeru, ko je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Delodajalec pa ne sme nesorazmerno poseči v zasebnost zaposlenih samo v interesu na primer zagotavljanja večje učinkovitosti, če pri tem ni jasno dokazljiv interes varovanja ljudi in premoženja, poslovne skrivnosti ipd. Vsaka oblika nadzora, ki pomeni poseg v pravico do zasebnosti, mora biti bodisi vnaprej utemeljena v internih aktih podjetja bodisi imeti zakonsko podlago. Torej mora biti pregled elektronske pošte s strani delodajalca določen vnaprej (za katere namene, ob katerih okoliščinah…) ob taksativno navedenih razlogih. Nadzor uporabnikov službenih informacijskih sistemov in opreme brez vnaprejšnje seznanitve je namreč pravno nedopusten. Delodajalec je torej dolžan vnaprej opredeliti namene (primere, okoliščine), zaradi katerih je potrebna (nujna, primerna) obdelava elektronskih sporočil, naslovljenih na zaposlene. Primeri, ko bi bilo to dopustno, pa so po mnenju Pooblaščenca, zelo redki in izjemni (npr. grozeča poslovna škoda zaradi pomanjkanja podatka, ki ga ima dolgotrajno odsotni delavec in nemožnost pridobitve osebne privolitve za konkreten vpogled).Glede uporabe službenega elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega s strani bivšega delodajalca, pa Pooblaščenec pojasnjuje, da mora delodajalec ob samem prenehanju oziroma zaključku delovnega razmerja zapreti njegov elektronski naslov zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj, če bi morebiti še vedno lahko prejemal pomembno pošto. Takšno mnenje je namreč Pooblaščenec sprejel tudi ob upoštevanju
- člena ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, točni in ažurni. Če je torej v elektronskem naslovu nekdanjega zaposlenega izpisano tudi ime podjetja, takšen elektronski naslov ni več ažuren, niti točen, saj ni več zaposlen pri nekdanjem delodajalcu.Ena izmed možnih rešitev na vaše vprašanje bi bila oblikovanje skupnega službenega elektronskega predala s splošnim (neosebnim) imenom (npr. projekt@podjetje.si) v katerem se zbira e-pošta, ki se nanaša na dani projekt in do katerega lahko dostopajo sodelujoči v projektu.Poleg navedenega ima nekdanji zaposleni pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov, ki jih delodajalec obdeluje, kot ima tudi po
- členu ZVOP-1 pravico, da jih izbriše. V praksi se ta pravica uresničuje tako, da delodajalec ob prenehanju zaposlitve ali kasneje, če to zaradi objektivnih razlogov ni bilo mogoče storiti prej, (nekdanjemu) zaposlenemu omogoči dostop do službenega računalnika in službene elektronske pošte. Zaposleni ima pravico kopirati in izbrisati svoje zasebne datoteke in sporočila. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bo zaposleni med tem izbrisal še druge službene podatke, ki so za organizacijo pomembni, priporočamo, da zaposlenemu omogoči pregled računalnika in elektronske pošte ob prisotnosti komisije. Komisija zaposlenega spremlja med njegovim početjem in zagotovi, da ta ne bo izbrisal ali spreminjal službenih datotek oz. sporočil. Na koncu ogleda komisija naredi zapisnik z ugotovitvami.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026