Vpogled v e-pošto nekdanje zaposlene + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.02.2015 Številka: 0712-1/2015/305 Kategorije:Elektronska pošta --> Kategorije: Elektronska pošta prejeli smo vašo elektronsko pošto, v kateri nas prosite za mnenje o obdelavi osebnih podatkov bivši zaposlenih. Pri prejšnjem delodajalcu ste imeli službeni elektronski naslov, ki ste ga uporabljali v službene namene. Sedaj ste na svoj zasebni naslov elektronske pošte prejeli sporočilo, poslano iz vašega službenega naslova, ki ga ne uporabljate več. Poslan je bil poslovnemu partnerju. Zanima vas, ali lahko od bivšega delodajalca zahtevate, da ukine vaš službeni naslov elektronske pošte.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji:Vpogled v prometne podatke službene elektronske pošte je zaradi nedorečene zakonodaje vselej lahko sporen. Po našem mnenju bi bil eventualno dopusten, če je bil zaposleni predhodno seznanjen s tem, da bo delodajalec v vnaprej točno določenih primerih ob prisotnosti zaposlenega in ob njegovi privolitvi vpogledal v prometne podatke njegove službene elektronske pošte. Pri tem mora delodajalec upoštevati načelo sorazmernosti in obdelovati le tiste osebne podatke, ki jih resnično potrebuje za dosego namena.V konkretnem primeru delodajalec očitno redno pregleduje vašo elektronsko pošto, kar je po našem mnenju nedopustno. Poleg tega bi glede na to, da je delovno razmerje prenehalo, delodajalec moral blokirati vaš elektronski naslov.O b r a z l o ž i t e v:Uvodoma poudarjamo, da uporaba informacijskih tehnologij na delovnem mestu oziroma nadzor uporabe teh tehnologij v nobenem slovenskem zakonu ni izrecno reguliran. Kot izhaja iz določb
- člena ZVOP-1, se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Prav tako pa se ne glede na navedeno določbo lahko v skladu z drugim odstavkom
- člena ZVOP-1 obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. V zvezi z delodajalčevim pregledovanjem elektronske pošte delavca smo izdali že številna mnenja, ki so dostopna na naši spletni strani (http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/odlocbe-in-mnenja-varstvo-osebnih-podatkov/). Ob upoštevanju stališč, predstavljenih v predhodnih mnenjih, ugotavljamo, da v okviru elektronske pošte predstavlja zbirko osebnih podatkov zgolj zbirka t. i. prometnih podatkov (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo oziroma od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja oziroma sprejema sporočila; zadeve sporočila in druge tehnične podatke v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). T.i. prometni podatki ustrezajo definiciji strukturiranega niza podatkov, ki se nahajajo v neki zbirki osebnih podatkov. V primeru prometnih podatkov gre namreč v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 za strukturiran niz podatkov, ki se jih da obdelovati po abecednem vrstnem redu, po datumu prejema ali oddaje, po velikosti ipd. Pri elektronski pošti zato v domet ZVOP-1 pade le njen prometni podatek, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte varovana v okviru določb o kršitvi tajnosti občil
- člena Kazenskega zakonika (Ur. l. RS, št. 55/08, 66/08 in 39/09, v nadaljevanju KZ-1) oz. določb o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic
- člena Obligacijskega zakonika (Ur. l. RS, št. 97/07 uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju OZ). Ker smo v skladu s
- in
- točko prvega odstavka
- čl. ZVOP-1 pristojni le za dajanje neobvezujočih mnenj o skladnosti kodeksov poklicne etike, splošnih pogojih poslovanja oziroma njihovih predlogov s predpisi s področja varstva osebnih podatkov in za dajanje mnenj, pojasnil in stališč o vprašanjih s področja varstva osebnih podatkov, so zato v nadaljevanju z vidika ZVOP-1 obravnavani le prometni podatki elektronske pošte, saj za tolmačenje varovanja pravice do tajnosti občil nimamo ustreznih pooblastil. Upoštevajoč navedeno in že navedene določbe ZVOP-1 menimo, da delodajalec načeloma nima pravne podlage za vpogled v prometne podatke o elektronski pošti zaposlenega ali bivšega zaposlenega. Kljub pravici delavca, da delodajalec varuje in spoštuje njegovo osebnost ter upošteva in ščiti zasebnost, zapisani tudi v
- členu Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 21/13 in 78/13, v nadaljevanju ZDR-1), pa opozarjamo, da z vidika tretjega odstavka
- člena oz. drugega odstavka
- člena ZVOP-1 in
- člena ZDR ni mogoče zanemariti pravice delodajalca, da bdi nad svojimi sredstvi in skrbi za pravilnost in zakonitost poslovanja, kot tudi za smotrnost porabe sredstev. Komentar Ustave tako pojasnjuje, da je v takšni situaciji na eni strani prisoten interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo. Na drugi strani pa obstaja interes posameznika (zaposlenega), ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in zaupnosti na delovnem mestu (podrobneje glej Komentar Ustave, str. 401).Glede na navedeno menimo, da je v odsotnosti konkretnih zakonskih rešitev potrebno situacijo ocenjevati v vsakem posamičnem primeru posebej. Bistveno pri tem je, da delodajalec delavcu vnaprej določi meje njegove pričakovane zasebnosti. Nemogoče je namreč pričakovati, da bo zaposleni, tudi če bi delodajalec to tako določil v svojih notranjih aktih, službeni elektronski naslov uporabljal izključno v službene namene. Prav tako bi bilo iluzorno pričakovati, da zaposleni tudi na službenih računalnikih ne hranijo nikakršnih osebnih podatkov, in dostop do teh podatkov s strani delodajalca bi vsekakor predstavljal tako poseg v zasebnost posameznika kot praviloma tudi kršitev določb ZVOP-
- Zato mora delodajalec zaposlenemu omogočiti, da pred morebitnim pregledom elektronske pošte zasebno korespondenco in druge zasebne zadeve na zahtevo delodajalca sam odstrani z delovnih sredstev. Ker pa pri tem obstaja možnost, da delavec v škodo delodajalca poseže tudi v službena pisanja in korespondenco oz. službene datoteke, menimo, da je primerno, dokler morebitni zakon ne določi drugače, z internim aktom delodajalca vnaprej določiti situacije, ko lahko delodajalec opravlja nadzor tudi nad t.i. informacijsko zasebnostjo delavca na delovnem mestu (npr. s komisijskim pregledom predala elektronske pošte oz. datotek na računalniku), seveda ob privolitvi in prisotnosti zaposlenega. Pravica delodajalca do vpogleda v tovrstne datoteke pa ne more biti absolutna, saj jo omejuje pravica delavca do zasebnosti, kot izhaja iz določb Ustave RS, Evropske konvencije o človekovih pravicah ter judikatov ESČP.Če bi vas torej delodajalec predhodno seznanil, da se lahko v prometne podatke vašega službenega elektronskega naslova na vašem službenem računalniku ob utemeljeni potrebi (kot jo določa interni akt delodajalca) tudi vpogleda, bi bil vpogled v prometne podatke ob vaši prisotnosti (ali potem, ko bi vi izjavili, da v službenem elektronskem predalu nimate zasebnih pisanj oz. vam je dana možnost, da jih izločite, in to tudi storite) po našem mnenju dopusten. V konkretnem primeru pa gre za neposredno dostopanje do vaše elektronske pošte s strani delodajalca, kar pomeni da delodajalec lahko vsak čas brez nadzora pregleduje elektronsko pošto, ki prihaja na vaš elektronski naslov. Glede na vse zgoraj navedeno, menimo, da gre v takem primeru nedvomno za prekomerno obdelavo prometnih podatkov elektronske pošte zaposlenega.Na tem mestu opozarjamo tudi, da je delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov, zavezan tudi z
- členom ZVOP-1, po katerem se lahko osebni podatki shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Posledično delodajalec po prenehanju delovnega razmerja mora izbrisati oz. uničiti ali prekriti tiste osebne podatke, ki jih ne potrebuje več za dosego namena – izpolnjevanja pogodbe o zaposlitvi. Zato je delodajalec tudi dolžan blokirati vaš elektronski naslov in zbrisati vašo elektronsko pošto. Seveda pa bi vam v času teka odpovednega roka moral omogočiti, da si po potrebi skopirate vaše osebne podatke. Če, da je prišlo do kršitve ZVOP-1, lahko podate prijavo pri nas na povezavi: https://www.ip-rs.si/kazalo-kontakt-iskalnik/kontakt/. Na koncu še dodajamo, da je po našem Kazenskem zakoniku kaznivo dejanje, če se nekdo z uporabo tehničnih sredstev neupravičeno seznani s sporočilom, ki se prenaša po telefonu ali s kakšnim drugim elektronskim komunikacijskim sredstvom. Za pregon tega kaznivega dejanja je pristojno državno tožilstvo. S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026