Vpogled v elektronsko pošto zaposlenega + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.03.2010 Številka: 0712–2/2010/418 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je 9.3.2010 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da imate v pogodbi o zaposlitvi določilo, da lahko delodajalec vpogleduje tudi v vašo elektronsko pošto. Zanima vas ali je takšno določilo skladno z vidika Zakona o varstvu osebnih podatkov? Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- tč.
- odst.
- čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Kolikor bi določilo v pogodbi o zaposlitvi delodajalcu dajalo t.i. generalno pooblastilo za pregledovanje vaše elektronske pošte, je po mnenju Pooblaščenca sporno tako z vidika varstva osebnih podatkov kot tudi z vidika širše pravice do zasebnosti. Ker je dopustno obdelovati le osebne podatke, ki so primerni in potrebni za dosego določenega namena, je delodajalec dolžan vnaprej opredeliti namene (primere, okoliščine), zaradi katerih je potrebna obdelava elektronskih sporočil, naslovljenih na vas. Primeri, ko bi bilo to dopustno, so po mnenju Pooblaščenca, zelo redki in izjemni (npr. grozeča poslovna škoda zaradi pomanjkanja podatka, ki ga ima dolgotrajno odsotni delavec in nemožnost pridobitve osebne privolitve za konkreten vpogled). Tudi za te primere, pa bi bilo potrebno razlikovati med primeru, ko bi bilo primerno vpogled dopustiti le do ravni t.i. prometnih podatkov in tistimi, ko je upravičena zahteva delodajalca za vpogled v samo vsebino elektronskega sporočila. Z vpogledom v t.i. prometne podatke pridobi delodajalec vedenje o pošiljatelju, datumu pošte in opisu zadeve. V vsebino same pošiljke bi po mnenju Pooblaščenca delodajalec lahko vpogledal le izjemoma in praviloma na podlagi vsakokratne izrecne privolitve zaposlenega – vezane na konkretno elektronsko sporočilo, predvsem v primerih, ko sporočila ne bi mogel pridobiti od pošiljatelja. Kadar bi delodajalec sumil, da zaposleni prek elektronske pošte izvršuje kaznivo dejanje, je dolžan o tem obvestiti organe pregona in jim prepustiti nadaljnje ukrepanje. O b r a z l o ž i t e v: Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91, s spremembami, v nadaljevanju Ustava) v
- odst.
- člena določa, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov. Prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja.
- odst.
- člena določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Ta pravica je posebej urejena v ZVOP-
- Ustava v
- odst.
- člena zagotavlja tajnost pisem in drugih občil. V
- odst. pa Ustava določa, da lahko samo zakon predpiše, da se na podlagi odločbe sodišča za določen čas ne upošteva varstvo tajnosti pisem in drugih občil in nedotakljivost človekove zasebnosti, če je to nujno za uvedbo ali potek kazenskega postopka ali za varnost države. Pooblaščenec uvodoma poudarja, da ZVOP-1 ne pokriva celotnega spektra zasebnosti, pač pa zgolj tisti del, ki se nanaša na zbirke osebnih podatkov. ZVOP-1 je torej konkretizacija ustavne pravice do varstva osebnih podatkov, ki je določena v
- členu Ustave. Pooblaščenec poudarja, da je vprašanje, ki ste nam ga zastavili, zelo občutljivo v odnosu delodajalec – delojemalec, saj obstaja odprta dilema, kakšno stopnjo zasebnosti lahko delojemalec upravičeno pričakuje in kdaj pomeni poseg v komuniciranje zaposlenega poseg v nedotakljivost njegove zasebnosti. Na eni strani imamo interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi (npr. telefoni, računalniškimi omrežji) in delovnim procesom, na drugi strani je legitimen interes zaposlenega, ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in delno samostojnost in zaupnost tudi na delovnem mestu, kot to tudi izhaja iz sodbe Evropskega sodišča za človekove pravice Halford v. Združeno kraljestvo. Iz omenjene sodbe Evropskega sodišča za človekove pravice in tudi ustavnopravne teorije in ZVOP-1 pa nadalje še izhaja, da predstavlja v okviru elektronske pošte osebni podatek zgolj prometni podatek, ki ustreza definiciji strukturiranega niza podatkov, ki se nahajajo v neki zbirki osebnih podatkov. Pri elektronski pošti zato v domet ZVOP-1 pade le njen prometni podatek, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte varovana v okviru
- čl. KZ. Ker je Pooblaščenec v skladu s
- in
- tč.
- odst.
- čl. ZVOP-1 pristojen le za dajanje neobveznih mnenj o skladnosti kodeksov poklicne etike, splošnih pogojih poslovanja oziroma njihovih predlogov s predpisi s področja varstva osebnih podatkov in za dajanje mnenj, pojasnil in stališč o vprašanjih s področja varstva osebnih podatkov, so zato v nadaljevanju z vidika ZVOP-1 obravnavani le prometni podatki elektronske pošte.
- odst.
- čl. ZVOP-1 določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, obdelava osebnih podatkov pa je v skladu s
- odst.
- čl. ZVOP-1 dopustna tudi v primeru, ko je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Komentar Ustave tako pojasnjuje, da je v takšni situaciji na eni strani prisoten interes delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo. Na drugi strani pa obstaja interes posameznika (zaposlenega), ki utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti in zaupnosti na delovnem mestu (podrobneje glej Komentar Ustave, str. 401). Po mnenju Pooblaščenca je treba izhajati iz dejstva, da lahko zaposleni na naslov delodajalca prejme tudi povsem zasebno pisanje – tako po navadni kot tudi po elektronski pošti. Za zasebno pisanje, ki pride potom navadne pošte, štejemo pošiljke, ki so naslovljene na zaposlenega (njegovo osebno ime), ne na delodajalca in poslane na naslov delodajalca. Pošiljk, ki prispejo v elektronski predal, na ta način ni mogoče ločevati, saj so vse naslovljene na elektronski naslov delavca, njihova vsebina pa je lahko službena ali zasebna. To dejstvo je dolžan spoštovati tudi delodajalec. Tako določilo v pogodbi o zaposlitvi, da delodajalec lahko pregleduje vašo elektronsko pošto, ne sme pomeniti generalnega pooblastila za delodajalca, da lahko kadarkoli in brez vaše vednosti pregleduje vašo elektronsko pošto. Določilo lahko pomeni le seznanitev delavca z možnostjo pregleda elektronske pošte v primerih vnaprej določenih s strani delodajalca (za katere namene, ob katerih okoliščinah…) – v internem aktu. Seveda morajo biti takšni razlogi taksativno navedeni in izjemni. Tudi za te primere, pa bi bilo primerno vpogled dopustiti le do ravni t.i. prometnih podatkov. Tako pridobi delodajalec vedenje o pošiljatelju, datumu pošte in opisu zavede. V vsebino same pošiljke bi po mnenju Pooblaščenca delodajalec lahko vpogledal le izjemoma in praviloma na podlagi vsakokratne izrecne privolitve zaposlenega – vezane na konkretno elektronsko sporočilo in predvsem v primerih, ko sporočila ne bi mogel pridobiti od pošiljatelja. Kadar bi delodajalec sumil, da zaposleni prek elektronske pošte izvršuje kaznivo dejanje, je dolžan o tem obvestiti organe pregona in jim prepustiti nadaljnje ukrepanje. Seveda pa to ne pomeni, da delodajalec zaposlenemu ne sme omejiti uporabe vašega službenega elektronskega naslova, če bi se iz drugih razlogov (ne z vpogledom v zasebno pošto, pač pa denimo na podlagi odzivov tretjih oseb na vaša sporočila, počasno delovanje omrežja zaradi pošiljanja slikovnih ali zvočnih datotek, povečano število virusov …) izkazalo, da vašega elektronskega naslova ne uporabljate v skladu z vsem navedenim in v skladu s politiko delodajalca glede uporabe službenih sredstev. Kot je že navedeno, sta namreč oprema in službeni elektronski naslov last delodajalca, delavec pa ima kot imetnik zgolj pravico do uporabe; zato lahko delodajalec uporabo službenega elektronskega naslova tudi omeji. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026