Vpogled v osebni karton študenta - IPRS

Vpogled v osebni karton študenta + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.12.2011 Številka: 0712-232/2011/3 Kategorije:Šolstvo --> Kategorije: Šolstvo Prejeli smo vaš dopis, v katerem nas sprašujete, kdaj je s strani visokošolskega učitelja dovoljen vpogled v osebni karton študenta preko intraneta. Naknadno ste pojasnili, da lahko vaši študenti v okviru posameznih študijskih programov sami izbirajo predmete, ki jih želijo poslušati in na koncu opravljati izpit. Prav tako lahko študent pridobi določen obseg znanja tudi v tujini in posledično se mu priznajo kot opravljeni določeni predmeti študijskega programa, ki ga je vpisal. Mentor pa mora na zagovoru diplomskega dela vedeti, katere predmete je študent opravil v okviru štiriletnega študija, in katero znanje je pridobil. Le tako lahko mentor in komisija na zagovoru diplomskega dela preverjata pridobljeno znanje glede na opravljene obveznosti posameznega študenta in hkrati ustrezno ocenita, ali je dokazal znanje, ki ga je pridobil tekom študija in ga zagovarjal v okviru diplomskega dela. Na podlagi navedenega želite mentorjem omogočiti vpogled v osebni karton študenta. Zanima vas, ali bi s tehnološko rešitvijo, ki bi omogočala vpogled mentorjem samo v tisti del osebnega kartona študenta, ki se nanaša na ocene študenta, zadostili zahtevam varstva osebnih podatkov in ostali v okvirjih namena zbiranja, obdelovanja in posredovanja osebnih podatkov, kot jih določa Zakon o visokem šolstvu. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: V opisanem primeru gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca – znotraj visokošolskega zavoda. Za te primere velja, da pooblastila za obdelavo osebnih podatkov določa predstojnik. Glede na potrebe delovnega procesa naj bi imel zaposleni dostop le do tistih osebnih podatkov, ki jih potrebuje za opravljanje svojih delovnih nalog. Pooblaščenec je zato vpogledal v Pravila Ekonomske fakultete Univerze v Ljubljani in na podlagi tega ugotovil naslednje. Člani Komisije za javni zagovor diplomskega dela lahko obdelujejo le tiste podatke, ki jih potrebujejo za podajo končne ocene diplomiranja študenta. Njihova naloga ni preverjanje, ali je študent izpolnil vse svoje študijske obveznosti, saj to nalogo opravlja Referat. Komisija za javni zagovor diplomskega dela le ugotovi, kar ji predhodno (najverjetneje na diplomskem listu študenta) potrdi že Referat – torej, da je študent izpolnil svoje študijske obveznosti in s kakšno povprečno oceno. Posledično Komisija za javni zagovor diplomskega dela nima pravne podlage za vpogled v osebni karton študenta. O b r a z l o ž i t e v: Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju, kamor kot zavod sodi tudi vaša fakulteta, določa ZVOP-1 v
6. členu, po katerem se osebni podatki v zasebnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Zakonsko pravno podlago v konkretnem primeru predstavlja Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 67/93 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZViS), ki v
7. členu določa, katere evidence z osebnimi podatki študentov vodijo visokošolski zavodi, med katerimi je tudi osebni karton, ki se vodi za vsakega študenta od vključitve v študij do končanja študija oziroma do izpisa. Navedena evidenca obsega: ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, podatke o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih. Glede na določbe
8. člena ZViS se osebni podatki študentov iz navedene evidence zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij, povezane z uresničevanjem pravic študentov po posebnih predpisih. Nedvomno torej lahko visokošolski zavodi za namene izvajanja svojih dejavnosti obdelujejo navedene osebne podatke študenta. Vendar pa ZViS ne vsebuje podrobnejših določb o načinu diplomiranja oz. zaključka študija in priznavanju izpitov in drugih študijskih obveznostih kot dejavnostih visokošolskih zavodov. V skladu z določbami drugega odstavka
9. člena ZViS se podrobneje pravila in postopki o dokončanju izobraževanja ter priznavanju izpitov in drugih študijskih obveznostih, opravljenih na različnih visokošolskih zavodih uredijo s statutom visokošolskega zavoda. V konkretnem primeru Ekonomska fakulteta (EF) predstavlja eno izmed rednih članic Univerze v Ljubljani. Statut Univerze v Ljubljani (Ur. l. RS, št. 8/2005 s spremembami in dopolnitvami, Statut) v
10. členu določa, da je diplomski izpit zaključni izpit, ki ga mora študent opraviti, kadar je tako določeno s študijskim programom. Obseg, vsebina in način opravljanja diplomskega izpita se določijo s študijskim programom. Iz
11. člena Statuta izhaja, da se s študijskim programom lahko določi, da mora študent ob koncu študija izdelati diplomsko delo. Diplomsko delo se glede na
12. člen lahko sprejme in oceni, potem ko je študent opravil druge študijske obveznosti, predpisane s študijskim programom. Prav tako v
13. členu Statut določa, da postopek prevzema, izdelave, zagovora in ocene diplomskega dela določi senat članice. Senat EF je sprejel Pravila Ekonomske fakultete Univerze v Ljubljani (v nadaljevanju Pravila), ki v
14. členu določajo, da EF s pravilniki in navodili, ki jih na predlog Komisije za študijske zadeve in Komisije za znanstveno raziskovalno delo in doktorski študij sprejme Senat, ureja postopke in načine priprave, prijave in izdelave ter zagovora zaključne strokovne naloge, diplomskih, specialističnih, magistrskih in doktorskih del. EF je tako sprejela Pravilnik o diplomskem delu Univerzitetnega študijskega programa Ekonomija, ki v
15. členu določa, da kandidat predloži diplomsko delo v oceno, ko opravi vse študijske obveznosti, predpisane s študijskim programom. Glede na drugi odstavek
16. člena preveri izpolnjevanje študijskih obveznosti Referat in če ne ugotovi pomanjkljivosti, razpiše v najkrajšem možnem času datum zagovora. Kandidat mora diplomsko delo v skladu z
17. členom javno zagovarjati pred člani Komisije za javni zagovor diplomskega dela. Pred javnim zagovorom prejmejo glede na
18. člen člani komisije diplomski list kandidata z osebnimi podatki in podatki o doseženih študijskih rezultatih. Javni zagovor poteka tako, da predsednik komisije najprej poda kratek življenjepis kandidata z ugotovitvijo, da je le-ta opravil vse s študijskim programom predvidene obveznosti. Pri določanju končne cene diplomiranja se v skladu s četrtim odstavkom
19. člena upošteva tudi povprečna ocena iz celotnega študija. Identične določbe vsebuje tudi Pravilnik o diplomskem delu Univerzitetne poslovne in ekonomske šole. Postopek pa je drugačen v primeru zaključka študija s strokovno nalogo. Ker pa se vaše vprašanje ne nanaša na tovrstni študij, se Pooblaščenec ni podrobneje opredelil do teh postopkov. Glede na vse navedeno, je torej Referat tisti, ki preveri, ali je študent izpolnil vse svoje študijske obveznosti. Šele če Referat ugotovi, da so ti pogoji izpolnjeni, razpiše datum zagovora. Kot izhaja iz navedenih pravilnikov, predsednik Komisije za javni zagovor diplomskega dela le ugotovi, da je študent opravil vse s študijskim programom predvidene obveznosti, in torej navedenega ne preverja, saj to stori že pred razpisom datuma zagovora Referat. Pooblaščenec sklepa, da je iz diplomskega lista kandidata, ki ga prejme Komisija za javni zagovor diplomskega dela, razvidno, da je študent izpolnil svoje študijske obveznosti in kakšna je njegova povprečna ocena iz celotnega študija. Posledično Komisija za javni zagovor diplomskega dela ne potrebuje še dodatnih podatkov oz. vpogleda v osebni karton študenta, saj vse, kar potrebuje, pridobi že iz diplomskega lista. Pooblaščenec še na koncu dodaja, da bi bilo drugače, če bi pravilnika Komisiji za javni zagovor ali mentorju nalagala, da mora le-ta preveriti, ali je študent izpolnil svoje študijske obveznosti. V takem primeru bi Komisija za javni zagovor ali mentor lahko imela dostop do tistih podatkov študenta, ki bi jih potrebovala za dosego svojih nalog. S spoštovanjem, INFORMACIJSKI POOBLAŠČENEC Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026