Vpogled v vsebino e-mail poštne baze javnih uslužbencev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 06.09.2006 Številka: 0712-159/2006/2 Kategorije:Elektronska pošta --> Kategorije: Elektronska pošta Spoštovani,Dne 31.08.2006 smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede vpogleda v vsebino e-mail, poštne baze javnih uslužbencev. Navajate da ste, na podlagi suma zlorabe, v skladu z Zakonom o tajnih podatkih (Ur.l.RS, št. 50/06), Uredbo o varovanju tajnih podatkov (Ur.l.RS, št. 74/05) ter Uredbo o notranjem nadzoru nad izvajanjem Zakona o tajnih podatkih (Ur.l.RS, št. 106/02), izvedli izredni notranji nadzor nad obravnavanjem tajnega podatka. Zanima vas, ali so predsednik in člani komisije, ki izvajajo ta nadzor, pri nadzoru nad poslovanjem z dokumenti, ki vsebujejo tajne podatke in v primeru, ko gre za sum zlorabe tajnega podatka, ki bi bil lahko povezan z neupravičenim posredovanjem po službenem e-mailu, upravičeni do vpogleda v vsebino e–mail poštne baze javnih uslužbencev, ki so bili upravičeni prejemniki in so tako lahko povezani s sumom zlorabe tajnega podatka. Informacijski pooblaščenec je samostojen in neodvisen državni organ, ki je na podlagi
- člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/2005, v nadaljevanju ZInfP), med drugim pristojen za inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi. Pooblaščenec pri tem posebej poudarja, da Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur.l.RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ne pokriva celotnega spektra zasebnosti, pač pa zgolj tisti del, ki se nanaša na zbirke osebnih podatkov. ZVOP-1 predstavlja konkretizacijo ustavne pravice do varstva osebnih podatkov, ki je določena v
- členu Ustave RS. Prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja.
- odstavek
- člena Ustave RS določa, da zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Upoštevaje navedeno vam v nadaljevanju, na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena ZVOP-1 ter
- člena ZInfP, posredujemo naše neobvezujoče mnenje:Osebni podatek je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu z
- tč.
- člena kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, … zlasti zbiranje, pridobivanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago… Zbirka osebnih podatkov je v skladu z
- točko
- člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.ZVOP-1 v
- členu določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na to se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.V zvezi z vašim vprašanjem je potrebno najprej pojasniti razliko med vpogledom v vsebino e-mail poštne baze javnih uslužbencev in vpogledom v vsebino posameznega elektronskega sporočila, ki se v tej bazi nahaja. Pri tem je potrebno ugotoviti, kateri deli elektronskega sporočila sodijo pod okrilje varstva osebnih podatkov v smislu ZVOP-
- Elektronski naslov lahko predstavlja osebni podatek in sicer, kadar je posameznik na njegovi podlagi določen ali pa vsaj določljiv brez večjega napora (npr. xxxx.xx@gmail.com, yyyy.yyyyyyy@yahoo.com). Tudi službeni elektronski naslovi načeloma predstavljajo osebni podatek, ker iz njih (navadno) izhaja ime, priimek in zaposlitev posameznika, to pa so podatki, iz katerih je posameznika (dokaj enostavno) mogoče identificirati.Poštna baza elektronske pošte je sestavljena iz zbirk poslanih in prejetih elektronskih sporočil (t. i. inbox, outbox), ki vsebujeta:• zbirko elektronskih naslovov, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo ali ga je od naslovnika prejel;• datum in čas pošiljanja oziroma sprejema;• zadevo (subject);• drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom (priponka, velikost …).Z natančnim upoštevanjem definicije zbirke osebnih podatkov se da ugotoviti, da sta obe zbirki (t. i. inbox, outbox), zbirki osebnih podatkov, saj, kot že ugotovljeno, elektronski naslov posameznika lahko pomeni osebni podatek (izjema bi bila, če tudi en elektronski naslov v takšni zbirki ne bi bil osebni podatek), več elektronskih naslovov posameznikov pa se da urediti v strukturiran niz podatkov, ki se ga da obdelovati po abecednem vrstnem redu, po datumu prejema ali oddaje, po velikosti ipd. Pogosto se da iz vhodne in izhodne elektronske pošte (predvsem iz podatkov o pošiljatelju in po navedeni zadevi – subject) ugotoviti tudi druge osebne podatke posameznika, kot so zdravstveno stanje posameznika, versko prepričanje, sindikalno pripadnost (vsi ti podatki so tudi občutljivi osebni podatki), sorodstvena in drugačna razmerja, premoženjsko stanje itd.Glede same vsebine elektronskega sporočila je potrebno ugotoviti, da sicer predstavlja del pravice do zasebnosti, da pa ne sodi v okvir ZVOP-1, ker, v skladu z definicijo zbirke osebnih podatkov, (običajno) ne gre za zbirko osebnih podatkov. Navedeno vprašanje se nanaša na pravico do varstva tajnosti pisem in drugih občil, ki je določena v
- členu Ustave RS. Zanima vas, ali člani komisije, ki izvajajo notranji nadzor nad poslovanjem z dokumenti, ki vsebujejo tajne podatke, lahko vpogledajo v vsebino e–mail poštne baze javnih uslužbencev. Menimo, da je v konkretnem primeru potrebno upoštevati določbe
- poglavja (člen
- – 90) ZVOP-1, ki urejajo strokovni nadzor.
- člen ZVOP-1 med drugim določa, da lahko izvajalec strokovnega nadzora obdeluje osebne podatke, ki jih obdelujejo upravljavci osebnih podatkov, nad katerimi ima po zakonu pristojnost izvajati strokovni nadzor. Pri tem ima izvajalec strokovnega nadzora pravico do vpogleda, izpisa, prepisovanja ali kopiranja vseh osebnih podatkov, pri njihovi obdelavi za namene strokovnega nadzora in izdelave poročila ali ocene pa je dolžan varovati njihovo tajnost. V poročilu ali oceni ob zaključku strokovnega nadzora lahko izvajalec strokovnega nadzora zapiše le tiste osebne podatke, ki so nujni za dosego namena strokovnega nadzora. Iz
- člena Zakona o tajnih podatkih (Ur.l.RS, št. 50/06, v nadaljevanju ZTP) izhaja, da se mora v vsakem organu in organizaciji v skladu s tem zakonom in predpisi, sprejetimi na njegovi podlagi, vzpostaviti sistem postopkov in ukrepov varovanja tajnih podatkov, ki ustreza določeni stopnji tajnosti in onemogoča njihovo razkritje nepoklicanim osebam. Postopki in ukrepi iz prejšnjega odstavka morajo, med drugim, obsegati tudi kontrolo in evidentiranje dostopov do tajnih podatkov ter kontrolo in evidentiranje pošiljanja in distribucije tajnih podatkov. Upoštevaje
- člen ZTP se za notranji nadzor nad izvajanjem tega zakona, v organih in organizacijah, ki obravnavajo tajne podatke stopnje tajnosti ZAUPNO ali višje stopnje tajnosti, sistemizira delovno mesto ali se za izvajanje teh nalog posebej zadolži obstoječo organizacijsko enoto organa ali organizacije. Iz opisa konkretnega primera izhaja, da je bila komisija za nadzor nad tajnimi podatki ustanovljena za izvajanje izrednega notranjega nadzora nad poslovanjem s tajnim podatkom in sicer zaradi suma zlorabe tajnega podatka. Upoštevaje navedeno menimo, da gre v konkretnem primeru za izvajanje strokovnega nadzora po
- členu ZVOP-1, iz česar izhaja, da predsednik in člani komisije, ki izvajajo ta nadzor, lahko vpogledajo v vsebino e–mail poštne baze javnih uslužbencev, če in kadar so povezani s sumom zlorabe tajnega podatka. V upanju, da ste dobili odgovor na vaše vprašanje, vas vljudno pozdravljam.S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec:Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026