Vzpostavitev aplikacije za merjenje aktivnosti zaposlenih - IPRS

Vzpostavitev aplikacije za merjenje aktivnosti zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.07.2021 Številka: 07120-1/2021/360 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Moderne tehnologije, Ocene učinkov v zvezi z varstvom podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje in sicer ste pojasnili, da želite na ministrstvu vzpostaviti aplikacijo za spremljanje aktivnosti in obremenjenosti javnih uslužbencev. Aplikacija bo v lasti ministrstva z avtorskimi pravicami in s pridržano kodo. Namen aplikacije bo vpogled v dnevne, tedenske in mesečne delovne aktivnosti vsakega javnega uslužbenca in primerjava analize obremenjenosti javnih uslužbencev, kar naj bi omogočilo lažje razpolaganje s kadri. V celoti bo aplikacija nadomestila dnevna, tedenska in mesečna poročila javnih uslužbencev. Aplikacija ne bo povezana z drugimi aplikacijami (npr. z evidenco delovnega časa, dokumentarnim sistemom, ipd.), njeno delovanje naj bi bilo bo v skladu z vsemi varnostnimi protokoli. Dostop do aplikacije bodo imeli izključno javni uslužbenci ministrstva. Aplikacija naj bi vsebovala osebne podatke o javnih uslužbencih, to je ime in priimek, šifra delovnega mesta, elektronska pošta in notranjo organizacijsko enoto, v katero je javni uslužbenec razporejen. Uporabniki naj bi v aplikacijo vnašali naslednje podatke: vrsta aktivnosti (izdelava, preučevanje, potrjevanje,..), tip dokumenta (poročilo, poziv, obvestilo,..), izbira zahtevnosti (lažje, srednje, težko), predviden čas (izpolnjen po predhodni potrditvi vodje notranje organizacijske enote glede na vrsto aktivnosti, tip dokumenta, zahtevnost dela, dejansko porabljen čas za opravo določene naloge, opomba in datum oprave naloge. Zaradi varstva osebnih podatkov javnih uslužbencev prosite za naše mnenje o tem, na kakšen način in pod kakšnimi pogoji sme ministrstvo uporabljati in obdelovati osebne podatke javnih uslužbencev za potrebe delovanja aplikacije. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) uvodoma ugotavlja, da na podlagi opisa načina delovanja aplikacije, kot je razviden iz projektne naloge, ki ste je priložili zaprosilu za mnenje, izhaja, da gre za programsko rešitev, ki naj bi bila namenjena lažjemu vnosu podatkov o opravljenih nalogah in porabljenem času ter naj bi s tem olajšala pregled nad obsegom opravljenih nalog in obremenjenostjo javnih uslužbencev. Glede na nabor osebnih podatkov, ki naj bi se obdelovali v okviru predvidene programske rešitve, ne gre za obdelavo dodatnih ali novih osebnih podatkov zaposlenih, saj se predvidoma že sedaj podatki o opravljenih nalog zbirajo v okviru različnih poročil o delu, verjetno pa ne na tak način, računalniško podprto, obdelava teh podatkov pa je lahko upravičena za ustrezno dodeljevanje delovnih nalog, nadzor nad njihovim opravljanjem ter obremenjenostjo zaposlenih. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Priporočamo vam, da pred zagonom aplikacije izvedete oceno učinkov na varstvo podatkov ter tako pravočasno naslovite vsa tveganja z vidika varstva osebnih podatkov, kakor tudi dolžnosti, ki jih imate kot zavezanec po Splošni uredbi (npr. glede varnosti podatkov (člen 32 splošne uredbe in
8. ter
9. člen ZVOP-1), informiranosti posameznikov (člen 13 Splošne uredbe), evidentiranja dejavnosti obdelave (člen 30 Splošne uredbe) in drugih). Vse informacije o ocenah učinka, vključno s smernicami IP na to temo, so na voljo na povezavi: https://www.ip-rs.si/?id=101 V izdelavo ocene učinka naj bi bila vključena tudi pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov, skladno z oziroma v okviru nalog, kot jih določa člen 39 Splošne uredbe. S spoštovanjem, Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravil: mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026