Vzpostavitev liste umrlih - IPRS

Vzpostavitev liste umrlih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 13.04.2008 Številka: 0712-290/2008/2 Kategorije:Neposredno trženje, nagradne igre --> Kategorije: Neporedno trženje, nagradne igre Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaš e-mail, v katerem nas sprašujete, na kakšen način lahko vzpostavite listo umrlih oseb, s katero bi vsak direktni tržnik, ki pošilja pošto ali izvaja akcije telemarketinga, prečistil svojo bazo, da ne bi naslavljal/klical preminulih oseb, kar se sedaj redno pojavlja. Kot navajate, je ta pobuda nastala v Združenju za direktni marketing po vzoru drugih držav (Nemčija, Velika Britanija, ZDA,...), sedaj pa izvajalci posamezno vodijo svoje liste, kar je podvojeno ali celo potrojeno delo. Navajate še, da na prvi pogled sicer nimate pravne podlage za zbiranje, obstaja pa zelo resen in razumen interes, da se to vzpostavi. Uvodoma opozarjamo, da je Pooblaščenec z vidika varstva pravic posameznika glede zasebnosti pristojen le za vidik varstva osebnih podatkov v okviru zbirk osebnih podatkov in ne tudi za vse druge vidike pravice do zasebnosti ali zbirke, ki vsebujejo podatke, ki niso osebni podatki. V nadaljevanju vam zato na podlagi vašega elektronskega sporočila ter na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo; ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Kolikor je znano Pooblaščencu, za vzpostavitev liste umrlih ali za pridobivanje oziroma posredovanje podatka o tem, da je posameznik umrl, bodisi iz CRP ali matičnega registra, noben izmed registrov, ki bi to omogočal (CRP ali matični register), nima zahtevane zakonske podlage. Ne glede na to, da se Pooblaščenec vsekakor strinja z vašo utemeljitvijo takšne potrebe, pa bi bilo za dopustnost takšnega ukrepa potrebno ustrezno dopolniti enega od zakonov, bodisi ZCRP ali ZMatR ter opredeliti ustrezno tehnično rešitev, ki bi omogočila enoznačno določiti posameznika in takšno izmenjavo ob upoštevanju načela sorazmernosti. Pooblaščenec zato predlaga, da se s svojim predlogom obrnete neposredno na CRP oziroma ministrstvo za notranje zadeve, ki je lahko predlagatelj spremembe zakona. O b r a z l o ž i t e v:
6. Pravna podlaga za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov umrlih Pooblaščenec se strinja z vašimi ugotovitvami, da bi morali biti osebni podatki, ki jih različna podjetja v zasebnem sektorju obdelujejo za namene neposrednega trženja točni in ažurni, kar še posebej velja v primeru smrti posameznika, na čigar naslov podjetja zaradi neobveščenosti kasneje pošiljajo reklamna obvestila. To hkrati zahteva ZVOP-1, ki v
7. členu določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, točni in ažurni. V zvezi s tem pa ZVOP-1 v drugem odstavku le določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo. Ob tem se že na samem začetku postavlja vprašanje tehnične izvedljivosti takšnega ažuriranja glede na to, da lahko v skladu z ZVOP-1 za namene neposrednega trženja na podlagi uporabe podatkov, pridobljenih iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti upravljavec osebnih podatkov uporablja le naslednje osebne podatke, zbrane na zgoraj opisan način: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko, naslov elektronske pošte ter številko telefaksa. Na tej podlagi namreč ni mogoče enoznačno določiti posameznika v primeru, ko dve osebi z enakim imenom in priimkom živita na istem naslovu. Hkrati se seveda postavlja predvsem vprašanje pravne podlage za takšno ažuriranje zbirk osebnih podatkov podjetij, ki izvajajo direktno trženje tako na strani upravljavca zbirk v javnem sektorju (bodisi centralnega registra prebivalstva ali matičnega registra) kot tudi na strani upravljavcev zasebnega sektorja. Oboji namreč za kakršnokoli obdelavo osebnih podatkov v skladu z ZVOP-1 potrebujejo ustrezno pravno podlago. Glede javnega sektorja (to velja tako za Centralni register prebivalstva kot tudi matični register) veljajo strožja določila, tako se osebni podatki v javnem sektorju (kamor sodita oba registra, katerih upravljavec je ministrstvo za notranje zadeve) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. ZVOP-1 pa glede navedenega pozna tudi tri izjeme, in sicer se med drugim lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (četrti odstavek
8. člena ZVOP-1). V tem primeru po mnenju Pooblaščenca ni mogoče govoriti o nujnosti obdelave za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja. Nadalje je varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov urejeno v
9. členu ZVOP-1, ki določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov podatke o umrlem posamezniku posreduje samo tistim uporabnikom osebnih podatkov, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom. ZVOP-1 v
10. odstavku
11. člena še določa, da lahko osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, če umrli posameznik ni podal prepovedi iz prejšnjega odstavka, pisno prepovejo posredovanje njegovih podatkov, če zakon ne določa drugače. Po določbi
12. člena Zakona o dedovanju (Uradni list SRS, št. 15/1976, 23/1978, RS, št. 17/1991-I-ZUDE, 13/1994-ZN, 40/1994 Odl.US: U-I-3/93-17, 82/1994-ZN-B, 117/2000 Odl.US: U-I-330/97-28, 67/2001, 83/2001-OZ; v nadaljevanju ZD) predstavljajo prvi dedni red potomci in zakonec pokojnika in so dediči pred vsemi ostalimi. Če zapustnik nima potomcev ali ti ne dedujejo, pa nastopi drugi dedni red, ki ga po določbi
13. člena ZD predstavljajo pokojnikovi starši in njegov zakonec. Za navedeni primer pa sta bistvena tudi oba specialna zakona, ki urejata obdelavo osebnih podatkov v navedenih registrih. Kot določa v
14. členu Zakon o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 72/06, uradno prečiščeno besedilo; ZCRP) se v centralnem registru prebivalstva (v nadaljevanju CRP) centralno zbirajo, obdelujejo, hranijo in uporabljajo podatki o prebivalstvu z namenom spremljati stanje in gibanje prebivalstva za potrebe državnih organov in drugih uporabnikov, ki jih potrebujejo za opravljanje predpisanih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ter za namene izvajanja statističnih, socioekonomskih in drugih raziskovanj, za katere imajo zakonsko podlago. Podobno določa tudi Zakon o matičnem registru (Uradni list RS, št. 59/06, uradno prečiščeno besedilo; ZMatR), ki med drugim ureja vpis smrti posameznika v matični register, v
15. členu pa določa, da mora matičar o vpisu smrti ter o spremembi drugih podatkov, vpisanih v matični register, najpozneje v treh dneh obvestiti vse organe, ki imajo zakonsko podlago za pridobitev teh podatkov (med drugim tudi Centralni register prebivalstva na podlagi
16. člena ZMatR). ZMatR glede posredovanja podatkov iz matičnega registra določa, da osebne podatke iz matičnega registra lahko uporabljajo za opravljanje nalog iz svojega delovnega področja delavci ministrstva, pristojnega za upravne notranje zadeve in pristojnega organa ter tudi drugi uporabniki, ki so za njihovo pridobivanje pooblaščeni z zakonom ali s pisno privolitvijo posameznika. Nadalje
17. člen ZMatR v drugem odstavku določa, da se v primeru, da vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, izpiski in potrdila iz matičnega registra lahko izdajo osebam, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. Ožji družinski člani po tem zakonu so: zakonec, otroci in starši umrlega. Podobno določa ZMatR v drugem odstavku
18. člena glede vpogleda, in sicer imajo v primeru, da vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, pravico do vpogleda v njegove osebne podatke v matičnem registru osebe, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo teh osebnih podatkov in če temu ožji družinski člani ne nasprotujejo. Pristojni organ, pri katerem je posameznik vpisan v matični register, pa lahko v skladu s
19. členom ZMatR posreduje osebne podatke iz matičnega registra uporabnikom, ki jih potrebujejo za vzdrževanje registrov in evidenc iz svojega delovnega področja, če so za pridobitev teh podatkov pooblaščeni z zakonom. Podatke iz prejšnjega odstavka lahko uporabnikom namesto pristojnega organa posreduje ministrstvo, pristojno za upravne notranje zadeve. Uporabniki morajo za posredovanje podatkov z uporabo informacijsko telekomunikacijske tehnologije izpolnjevati tehnične in druge pogoje, ki jih določi minister, pristojen za upravne notranje zadeve, ki določi tudi način posredovanja teh podatkov. Za posredovanje podatkov uporabnikom iz prvega odstavka tega člena na elektronski način ali z neposredno računalniško povezavo je potrebno predhodno soglasje ministra, pristojnega za upravne notranje zadeve. Glede pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju ZVOP-1 v prvem odstavku
20. člena določa, da se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju (kamor sodijo tudi zasebna podjetja) obdelujejo le, če tako določa zakon, ali če je posameznik v to privolil, tretji odstavek istega člena pa določa, da se ne glede na prvi odstavek tega člena lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno potrebno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Pooblaščenec meni, da bi ob obstoju ustrezne pravne podlage na strani CRP oziroma matičnega registra tovrstno obdelavo podatkov o tem, da je posameznik umrl, lahko šteli kot nujno potrebno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja, kar je hkrati v interesu posameznikov, predvsem pokojnikovih bližnjih, ki bi jim lahko z izvajanjem neposrednega trženja na naslov, telefonsko številko, naslov elektronske pošte ali številko telefaksa povzročili dodatne bolečine. Ti interesi v takšnem primeru po mnenju Pooblaščenca prevladujejo nad interesi pokojnika, na katerega se nanašajo osebni podatki, zato s tem le-ta ne bi bila nesorazmerno prizadeta pod pogojem, da se najde ustrezna tehnična rešitev, ki ne bi nesorazmerno posegala v zasebnost pokojnika, in zakonska podlaga na strani javnega sektorja. Kolikor je znano Pooblaščencu, oba registra nimata potrebne zahtevane zakonske podlage, za pridobivanje oziroma posredovanje podatka o tem, da je posameznik umrl, bodisi iz CRP ali matičnega registra. Ne glede na to, da se Pooblaščenec vsekakor strinja z vašo utemeljitvijo takšne potrebe, pa bi bilo za to potrebno ustrezno dopolniti enega od zakonov, bodisi ZCRP ali ZMatR ter opredeliti ustrezno tehnično rešitev, ki bi omogočala enoznačno določitev posameznika in takšno izmenjavo ob upoštevanju načela sorazmernosti. Pooblaščenec zato predlaga, da se s svojim predlogom obrnete neposredno na CRP oziroma ministrstvo za notranje zadeve. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026