Zahteva člana sveta zavoda za vpogled v pogodbe o zaposlitvi - IPRS

Zahteva člana sveta zavoda za vpogled v pogodbe o zaposlitvi + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 28.10.2022 Številka: 07121-1/2022/1174 Kategorije: --> Kategorije: Razno Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da prihajate iz zavoda, v katerem svet zavoda kot organ tega zavoda sestavljajo trije člani. Predstavnik ustanovitelja kot eden od članov sveta zavoda zahteva od direktorja zavoda Katalog delovnih mest v strokovni službi, Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest ter pogodbe o zaposlitvi vseh zaposlenih v zavodu. Zanima vas, ali je predstavnik ustanovitelja upravičen do prejema pogodb o zaposlitvi zaposlenih ob dejstvu, da je na podlagi statuta zavoda direktor tisti, poleg drugih nalog, vodi strokovno delo zavoda, sklepa pogodbe o zaposlitvi z delavci in je odgovoren za nemoteno delovanje zavoda. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V konkretnem primeru gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca, saj je svet zavoda kot njegov organ del samega zavoda. Člani sveta zavoda kot del upravljavca lahko obdelujejo osebne podatke, ki jih potrebujejo za izvrševanje svojih zakonskih in statutarnih nalog. Presojo o tem, ali osebne podatke potrebujejo za izvrševanje takšnih nalog, pa je izključno na upravljavcu, torej zavodu. Obrazložitev Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V
8. členu Splošne uredbe so tako določene pravne podlage; med drugim je obdelava zakonita, če je podana privolitev posameznika, če je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca, za zaščito življenjskih interesov posameznika, zaradi javnega interesa ali zakonitih interesov upravljavca (vse pod določenimi strogimi pogoji). V konkretnem primeru pa gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca, saj je svet zavoda kot njegov organ del samega zavoda. Člani sveta zavoda kot del upravljavca lahko obdelujejo osebne podatke, ki jih potrebujejo za izvrševanje svojih zakonskih in statutarnih nalog. Upravljavec, torej sam zavod, pa mora presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko in mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. Glede na pristojnosti sveta zavoda je torej treba presoditi, katere podatke člani sveta potrebujejo za opravljanje svojih nalog.
9. člen Zakona o zavodih (Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC in 127/06 – ZJZP) določa, da svet zavoda sprejema statut oziroma pravila in druge splošne akte zavoda, sprejema programe dela in razvoja zavoda ter spremlja njihovo izvrševanje, določa finančni načrt in sprejema zaključni račun zavoda, predlaga ustanovitelju spremembo ali razširitev dejavnosti, daje ustanovitelju in direktorju zavoda predloge in mnenja o posameznih vprašanjih in opravlja druge z zakonom ali aktom o ustanovitvi oziroma s statutom ali pravili zavoda določene zadeve. Natančnejšo opredelitev nalog sveta zavoda ste nam posredovali v vašem zaprosilu za mnenje, in poleg zgoraj, zakonsko že naštetih nalog: - imenuje in razrešuje disciplinsko komisijo, strokovni svet, častno razsodišče, glavnega in odgovornega urednika e-glasila - rešuje ugovore zoper opravljene storitve tolmačenja kot II. stopenjski organ - ugotavlja odgovornost in ukrepe ter posledice v primeru ugotovljene odgovornosti za storjene kršitve dolžnosti tolmačev - sklepa o stimulaciji za delo direktorja/direktorice - določa načine kritja primanjkljaja sredstev združenja ali razporeditve sredstev v dejavnost združenja. Glede na to, da člani sveta agencije sodelujejo pri sprejemanju programa dela in finančnega načrta, letnega poročila in drugih poročil zavoda ter na drug način opravljajo naloge enega od dveh organov zavoda, je verjetno, da imajo zaradi opravljanja svojih pristojnosti pravico do vpogleda v določene osebne podatke, ki izhajajo med drugim iz sklenjenih in/ali realiziranih pogodb o zaposlitvi. V prvi vrsti je treba torej presoditi, ali člani sveta zavoda potrebujejo dostop do kopij pogodb o zaposlitvi za izvajanje nalog, ki so jim zaupane skladno z vašim statutom in zakonom. Z namenom, da bi lahko izvajal naloge spremljanja izvrševanje programov dela, določanja finančnega načrta, sprejema zaključnega računa, določanja načinov kritja primanjkljaja sredstev ali razporeditev sredstev itd., se zdi neizogibno, da bi bil svet zavoda upravičen do določenih osebnih podatkov. Do katerih osebnih podatkov je upravičen, pa mora presoditi upravljavec sam. Izjemnega pomena je tudi dolžnost varovanja osebnih podatkov, saj so člani sveta zavoda, ki se seznanijo z določenimi osebnimi podatki, te podatke dolžni varovati in jih brez ustrezne pravne podlage ne smejo posredovati izven upravljavca. Za konec naj še omenimo, da odstotek, v katerem ustanovitelj financira vaš zavod, ne vpliva na upravičenje člana sveta zavoda (predstavnika ustanovitelja), temveč je treba presojo opraviti glede na izvajanje funkcije člana sveta zavoda. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026