← Slovenija

Zahteva društva za informacijo o dopustu v okviru disciplinske obravnave - IPRS

Zahteva društva za informacijo o dopustu v okviru disciplinske obravnave + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

  2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.08.2022 Številka: 07121-1/2022/893 Kategorije: --> Kategorije: Društva, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas seznanjate, da ste od disciplinskega organa v okviru društva prejeli poziv, da jim za potrebe ugotavljanja opravičenosti od disciplinske obravnave posredujete potrdilo o rezervaciji dopusta s podrobno opredelitvijo kje in kdaj boste na dopustu. Pojasnjujete nam, da jim teh podatkov ne želite razkriti. *** Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
  3. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
  4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
  5. točko prvega odstavka
  6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
  7. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
  8. Za obdelavo osebnih podatkov članov društev najpogosteje pridejo v poštev naslednje pravne podlage: - osebna privolitev, - zakon, ki določa obveznost društva glede zbiranja in/ali določenih oblik obdelave osebnih podatkov, - obdelava osebnih podatkov v zvezi s pogodbo oziroma pogodbenim razmerjem, - kadar obstaja zakoniti interes, ki prevlada nad interesom ali temeljnimi pravicami in svoboščinami posameznika.
  9. Obdelava osebnih podatkov v društvu se šteje za zakonito, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitega delovanja društva in je torej odvisna od nalog in dejavnosti, ki jih določajo pravila za delovanje društva.
  10. Upravljavci lahko obdelujejo samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave.
  11. Društva morajo pri obdelavi osebnih podatkov svojih članov poskrbeti, da je posameznik pri zbiranju osebnih podatkov ustrezno obveščen: komu daje podatke, katere in zakaj ter kakšne pravice ima. O b r a z l o ž i t e v: IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali drugega upravnega postopka ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov in podajati konkretnih stališč v zvezi s posameznimi vprašanji s področja varstva osebnih podatkov, pač pa lahko izven teh postopkov podaja le neobvezujoča mnenja in pojasnila, ki so podana izključno z vidika varstva osebnih podatkov. Kar zadeva obdelavo osebnih podatkov v društvih, vam pojasnjujemo, da je IP zaradi vprašanj, ki se porajajo v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v društvih, pripravil smernice »Društva in varstvo osebnih podatkov. Smernice so objavljene na spletni strani IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Drustva_in_varstvo_osebnih_podatkov.pdf zato vam predlagamo, da si jih ogledate, saj podajajo odgovore na najpogosteje zastavljena vprašanja, s katerimi se soočajo društva pri obdelavi osebnih podatkov svojih članov. V zvezi s tem pa pojasnjujemo, da društva v okviru svojega delovanja nedvomno obdelujejo osebne podatke svojih članov (v kolikor so člani fizične osebe). Obdelava osebnih podatkov pa je dopustna zgolj na ustrezni pravni podlagi. Glede pravne podlage je treba poudariti, da je izbira ustrezne pravne podlage odgovornost upravljavca osebnih podatkov in se določi glede na konkretne okoliščine. IP zato ne more v imenu upravljavca izbirati ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru. Kot izhaja iz uvodoma navedenih smernic, za obdelavo osebnih podatkov članov društev najpogosteje pridejo v poštev naslednje pravne podlage: - osebna privolitev - člen 6

(1a)Splošne uredbe, - zakon, ki določa obveznost društva glede zbiranja in/ali določenih oblik obdelave osebnih podatkov - člen 6
(1c)Splošne uredbe, - obdelava osebnih podatkov v zvezi s pogodbo oziroma pogodbenim razmerjem - člen 6
(1b)Splošne uredbe, - kadar obstaja zakoniti interes, ki prevlada nad interesom ali temeljnimi pravicami in svoboščinami posameznika - člen 6
(1f)Splošne uredbe. IP je za obdelavo osebnih podatkov v društvih tudi sprejel tolmačenje, da kadar društva izvajajo dejavnosti, ki jih določajo pravila delovanja društva, potem obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi točke b) oziroma točke f) člena 6
(1)Splošne uredbe. Navedeni pravni podlagi prideta v poštev zlasti v povezavi s pravili delovanja društva, ki jih določajo temeljni ter drugi akti, Zakon o društvih in drugi predpisi (v nadaljevanju: pravila za delovanje društva). IP namreč članstvo v društvu razume kot skupek pravic in obveznosti, ki jih član sprejme z včlanitvijo, pravice in obveznosti pa določajo prej navedena pravila za delovanje društva, ki veljajo za člane. Pravno razmerje med članom in društvom je za potrebe varstva osebnih podatkov treba razumeti kot pogodbeno razmerje oziroma razmerje, preko katerega se uresničuje zakoniti interes za delovanje društva. Če določeno dejanje obdelave osebnih podatkov v društvu pomeni izvajanje dejavnosti društva, ki je v skladu s pravili delovanja društva, potem je praviloma zagotovljena tudi pravna podlaga za obdelavo v skladu z navedenima določbama 6
(1)(b) ali 6
(1)(
  1. f)Splošne uredbe, ali povedano drugače, obdelava osebnih podatkov v društvu se šteje za zakonito, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitega delovanja društva in je torej odvisna od nalog in dejavnosti, ki jih določajo pravila za delovanje društva. Dodatno utemeljitev glede pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov za namene delovanja društev po Splošni uredbi je IP zapisal podrobneje tudi v svojem mnenju št. 0712-1/2018/622 z dne 18. 3. 2019, ki je dostopno na naslednji povezavi: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/splo%C5%A1no-glede-obdelave-osebnih-podatkov-v-dru%C5%A1tvih. V zgoraj omenjenem mnenju in smernicah, je IP zavzel tudi stališče glede uporabe pravne podlage privolitve pri obdelavi osebnih podatkov v društvih. Osebna privolitev kot temelj za obdelavo osebnih podatkov bi prišla v poštev le pod pogojem, da je privolitev specifična, informirana, razumljiva, prostovoljna, dana z nedvoumnim pritrdilnim dejanjem in da je dokazljiva[1]. V praksi bi prišla v poštev najverjetneje predvsem v situacijah, ko obdelava osebnih podatkov ni potrebna za izvajanje temeljnih dejavnosti društva (npr. ko bi šlo za posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam, kar vključuje tudi javno objavo, ki ni potrebna za delovanje društva). Dodatno še opozarjamo, da kljub temu, da upravljavec za določeno obdelavo osebnih podatkov zagotovi ustrezno in zakonito pravno podlago, mora v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. Načelo najmanjšega obsega podatkov tako določa, da morajo biti (pod pogojem, da obstaja pravna podlaga) osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Dodatno IP še opozarja, da morajo društva pri obdelavi osebnih podatkov svojih članov poskrbeti, da je posameznik pri zbiranju osebnih podatkov ustrezno obveščen, komu daje podatke, katere in zakaj ter kakšne pravice ima. V povezavi s tem člen 13. Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da je upravljavec dolžan v primeru, kadar so bili osebni podatki pridobljeni od posameznika, na katerega se ti nanašajo, le-temu takrat, ko pridobi osebne podatke, zagotoviti naslednje informacije: - identiteto in kontaktne podatke upravljavca in njegovega predstavnika, kadar ta obstaja; - kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo podatkov, kadar ta obstaja; - namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravno podlago za njihovo obdelavo; - kadar obdelava temelji na točki (
  2. f)člena 6
(1), zakonite interese, za uveljavljanje katerih si prizadeva upravljavec ali tretja oseba; - uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, kadar obstajajo; - kadar je ustrezno, informacije o tem, da namerava upravljavec prenesti osebne podatke uporabniku v tretji državi ali mednarodni organizaciji, ter o obstoju ali neobstoju sklepa Komisije o ustreznosti ali v primeru prenosov iz člena 46 ali 47 ali drugega pododstavka člena 49
(1)sklic na ustrezne ali primerne zaščitne ukrepe in sredstva za pridobitev njihove kopije ali kje so na voljo; Dodatno drugi odstavek
  1. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov zahteva med drugim tudi zagotovitev informacij o roku hrambe, obstoju pravic posameznika in možnosti pritožbe nadzornemu organu. IP je za pomoč upravljavcem pri seznanjanju svojih uporabnikov/strank/članov glede obdelave osebnih podatkov pripravil tudi vzorca obvestil, ki sta dostopna na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/vzorci/VZOREC_OBVESTILA_POSAMEZNIKOM_GLEDE_OBDELAVE_OSEBNIH_PODATKOV.docx V kolikor je za vas relevantno (npr. če ste osebne podatke že posredovali), pa pojasnjujemo tudi, da ima vsak posameznik pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki skladno s Splošno uredbo, ki je opredeljena v
  2. členu Splošne uredbe. Prvi odstavek
  3. člena Splošne uredbe tako določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in informacije, kot so nameni obdelave, pravna podlaga za obdelavo, predvideno obdobje hrambe, uporabniki osebnih podatkov, itd. Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/ oz. v številnih naših že objavljenih mnenjih (npr. mnenje IP št. 07121-1/2022/628 z dne
  5. 2022). V upanju, da smo odgovorili na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo. Pripravil: Grega Rudolf, asistent svetovalca pri IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka [1] IP je glede veljavnosti privolitve pripravil naslednjo infografiko: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/png/infografike/pravne_podlage_zasebni_sektor_s_pogoji_privolitve.pdf O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026

🔗 Na uradni vir

Razlaga UI na podlagi uradnega besedila zakona. Okvirna, ne nadomešča pravnega nasveta.