Zahteva za dostop do kontaktnih podatkov vseh zaposlenih javnih uslužbencev - IPRS

Zahteva za dostop do kontaktnih podatkov vseh zaposlenih javnih uslužbencev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.06.2022 Številka: 07120-1/2022/213 Kategorije: --> Kategorije: Elektronska pošta, Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste na upravo univerze prejeli zahtevo prosilca za posredovanje elektronskega seznama vseh zaposlenih po organizacijskih enotah tako na univerzi kot na posameznih članicah z imenom, priimkom, stopnji izobrazbe, klasifikacijo delovnega mesta in e-naslovom uslužbenca/akademskega sodelavca. Glede celotnega seznama pojasnjujete, da na univerzi s takšnim seznamom ne razpolagate, pri čemer vas zanima, ali naj zahtevo delno odstopite članicam ali jih pozovete, da naj vam zahtevane podatke pripravijo in posredujejo, odločili pa bi na ravni univerze. Glede posredovanja e-naslovov zaposlenih pa nadalje sprašujete, ali je dovolj, da prosilcu posredujete zgolj podatek o kontaktnemu e-naslovu univerze oziroma posamezne članice, saj naj s tem po praksi IP, ki jo citirate, ne bi bila v ničemer okrnjena njegova možnost komuniciranja z organom oz. z zaposlenimi pri organu. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi
3. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
4. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba),
5. točke prvega odstavka
6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
7. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. IP je v svojih odločbah že odločal o tem, da so e-naslovi javnih uslužbencev načeloma varovani osebni podatki, v kolikor ne gre podatke, ki jih javni organ lahko objavi ali posreduje z namenom komuniciranja z javnostjo (
8. člen ZVOP-1). Natančnejših odgovorov vam IP ne more posredovati, saj je na področju dostopa do informacij javnega značaja pritožbeni organ. Obrazložitev Uvodoma pojasnjujemo, da je IP na področju dostopa do informacij javnega značaja pritožbeni organ, zato se v konkretnih zadevah ne more in ne sme opredeljevati izven pritožbenega postopka, ki bi ga lahko v prihodnosti vodil. Zato vam lahko odgovorimo zgolj v smislu splošne in že uveljavljene prakse in glede obdelave osebnih podatkov po Splošni uredbi, kadar z odgovorom ne bi prejudicirali odločitve v morebitnem pritožbenem postopku po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s sprem. in dop., v nadaljevanju ZDIJZ). Vaše zaprosilo mnenje je sestavljeno iz dveh delov, zato vam v nadaljevanju podajamo odziv IP na posamezen del vašega zaprosila. Posredovanje celotnega zahtevanega seznama V vašem dopisu pojasnjujete, da na univerzi ne razpolagate s celotnim seznamom zaposlenih na univerzi in njenih članicah, ki bi vključeval ime, priimek, stopnjo izobrazbe, klasifikacijo delovnega mesta in e-naslov uslužbenca oz. akademskega sodelavca. Zanima vas, ali naj zahtevo delno odstopite članicam ali jih pozovete, da naj vam zahtevane podatke pripravijo in posredujejo, odločili pa bi na ravni univerze. Odločitev glede obravnave zahteve po ZDIJZ, kot jo izpostavljate, sodi na področje notranje-organizacijske strukture univerze ter razmejitve odnosov in pristojnosti med univerzo in članicami, v katero IP ne more posegati, poleg tega pa za takšno presojo niti nima dovolj informacij. Odločitev namreč neizogibno izhaja iz vaših internih aktov o notranji organizaciji in strukturi ter razdelitvi pristojnosti oziroma pooblastil med univerzo ter članicami. V kolikor sami ne veste, kako ravnati in potrebujete usmeritev, je pristojni organ za takšna pojasnila postopkovne narave ZDIJZ Ministrstvo za javno upravo. Posredovanje e-naslovov vseh javnih uslužbencev Iz zgoraj pojasnjenih razlogov, ki omejujejo našo pristojnost, IP v mnenju ne more opraviti predhodne presoje, ali bi zadostili zahtevi prosilca po ZDIJZ, če bi ga zgolj napotili na kontaktni e-naslov univerze oziroma posamezne članice. Odločitev o tem morate sprejeti sami, pri čemer že navajate določeno prakso IP, ki vam je lahko v pomoč pri odločitvi. Glede same pravne podlage za posredovanje e-poštnih naslovov javnih uslužbencev, pa je IP v preteklosti že večkrat odločil in v neobveznih mnenjih zapisal, da so službeni elektronski naslovi javnih funkcionarjev ali javnih uslužbencev varovani osebni podatki. Pri tem pa je treba upoštevati tudi določbo drugega odstavka
9. člena ZVOP-
10. Ta določa, da lahko upravljavci osebnih podatkov javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, do uveljavitve posebnega zakona, ki bo uredil ta vprašanja. Navedena določba
11. člena ZVOP-1 vam daje možnost presoje, katere osebne podatke zaposlenih boste (ali ste že) objavili na spletu za namen komuniciranja s tretjimi osebami (javnostjo) in ki jih smete posredovati tudi prosilcu. Navedeno pa seveda predstavlja "le" pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih na spletu in posredovanje tretjim osebam (odgovarja na vprašanje, katere podatke smete posredovati),, ne odgovarja pa na vaše vprašanje, ali zadostite zahtevi prosilca po ZDIJZ z napotilom na splošni kontaktni e-naslov univerze oziroma članic (torej katere podatke morate posredovati). Tega odgovora vam IP, kot rečeno, žal ne more podati, saj bi vprašanje lahko predstavljalo predmet presoje v morebitnem prihodnjem pritožbenem postopku. Poleg odločb IP, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje (torej odločbi št. 090-59/2009 in 090- 179/2010) se lahko seznanite tudi z odločitvijo IP št. 090-102/2013/2 z dne
13. 2013 ter razlogi zanjo. V vsakem primeru je treba torej pri morebitnem posredovanju seznama zaposlenih glede njihovih e-naslovov upoštevati, da gre za varovane osebne podatke, v kolikor še niso objavljeni na spletu v skladu s
14. členom ZVOP-
15. Navedeno je IP izpostavil tudi npr. v mnenju št. 07121-1/2021/1092 z dne
17. 2021, ki je dostopno prek povezave https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/elektronski-naslov-javnih-funkcionarjev. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026