Zahteva zavarovalnice za posredovanje kopij določenih dokumentov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 17.02.2022 Številka: 07121-1/2021/180 Kategorije: --> Kategorije: Zavarovalništvo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zahteve zavarovalnice po posredovanju kopij določenih dokumentov z vašimi osebnimi podatki. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa v okviru mnenja presojati ustreznosti posameznih obdelav osebnih podatkov z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali upravnega postopka. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za obdelavo konkretnih osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava podatkov zakonita. IP splošno pojasnjuje, da mora vsak upravljavec za zakonito obdelavo osebnih podatkov imeti ustrezno pravno podlago iz 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«. Kopiranje osebne izkaznice podrobneje ureja Zakon o osebni izkaznici (ZOIzk-1; Uradni list RS, št. 35/11, 41/21, 199/21), ki v 4. členu določa, da smejo upravljavci zbirk osebnih podatkov osebne izkaznice kopirati samo v primerih, ki jih določa zakon. Osebno izkaznico je za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice. Ob kopiranju osebne izkaznice je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije. Izjemoma je kopiranje osebne izkaznice dopustno že na podlagi določb ZOIzk-1 brez izrecne podlage v drugem področnem zakonu. Tako lahko osebno izkaznico poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana. Pojma finančna družba in finančna storitev po tem zakonu imata enak pomen kot v zakonu, ki ureja bančništvo (ZBan-3). V skladu s 3. točko prvega odstavka 6. člena ZBan-2 med dodatne finančne storitve sodi tudi upravljanje pokojninskih skladov po zakonu, ki ureja pokojninsko in invalidsko zavarovanje. V vašem zaprosilu za mnenje navedena zavarovalnica ima tako kot upravljavec pokojninskega sklada, v katerega ste vključeni, zakonsko pravno podlago za kopiranje osebnih dokumentov za v zakonu določene namene, kot je npr. izplačilo odkupne vrednosti vašega premoženja v vzajemnem pokojninskem skladu na podlagi 206. člena Zakona o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (ZPIZ-2; Uradni list RS, št. 96/12, 39/13, 99/13 – ZSVarPre-C, 101/13 – ZIPRS1415, 44/14 – ORZPIZ206, 85/14 – ZUJF-B, 95/14 – ZUJF-C, 90/15 – ZIUPTD, 102/15, 23/17, 40/17, 65/17,28/19, 75/19, 139/20, 189/20 - ZFRO, 51/21, 121/21, 162/21, 196/21 - ZDOsk, 10/22), upoštevajoč zgoraj navedene določbe o oznaki kopije z namenom preprečevanja zlorab. IP nadalje pojasnjuje še, da mu ni znana pravna podlaga (razen vaše privolitve, ki pa v konkretnem primeru glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje najverjetneje ne obstaja), v skladu s katero bi zavarovalnica od vas kot stranke lahko zahtevala tudi fotokopijo bančne kartice. Zato vam predlagamo, da se v prvi vrsti obrnete na zavarovalnico in zahtevate, da vas seznanijo s pravno podlago za tovrstno zbiranje osebnih podatkov. V skladu s prvim odstavkom 13. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov je upravljavec osebnih podatkov namreč dolžan posamezniku, kadar od njega pridobiva osebne podatke, zagotoviti določene informacije, med drugim tudi informacijo o namenih, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravni podlagi za njihovo obdelavo. Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave. V konkretnem primeru bi bilo treba, v primeru obstoja pravne podlage, torej izkazati, zakaj je za dosego želenega namena (izplačilo pokojninske rente) treba fotokopirati zahtevane dokumente oziroma zakaj istega namena ni mogoče doseči z vpogledom vanje (npr. ob vašem osebnem obisku poslovalnice) ali prepisom potrebnih podatkov z njih. IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru nezavezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje oziroma za njihovo posredovanje zavarovalnici. IP ob tem ponavlja, da lahko konkretno presojo zakonitosti obdelave v posameznem primeru opravi le v okviru inšpekcijskega ali upravnega postopka. S spoštovanjem. Pripravil: Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026