Zapisnik pedagoške konference + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.11.2021 Številka: 07121-1/2021/2256 Kategorije: --> Kategorije: Elektronska pošta, Šolstvo Na IP ste se obrnili z vprašanjem, ali je v zapisnikih pedagoške konference, ki so interni in niso nikjer objavljani, treba anonimizirati imena učiteljev, ki postavijo vprašanja. Prav tako vas zanima, ali lahko z vodstvom (predvidevamo, da šole) komunicirate iz svojega osebnega elektronskega naslova. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali je v konkretnem primeru podana kršitev varstva osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava podatkov zakonita. Glede vašega vprašanja vam IP v okviru nezavezujočega mnenja ne more podati dokončnega odgovora, zato vam podaja splošne usmeritve in pojasnila zgolj glede obdelave osebnih podatkov. Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6
(1)Splošne uredbe o varstvu podatkov. Splošna uredba v prvem odstavku 6. člena opredeljuje zakonite pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, in sicer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: (
- a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (
- b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (
- c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (
- d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (
- e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (
- f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pri tem se točka (
- f)prvega pododstavka ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Zakon o osnovni šoli (Ur. l. RS, št. 18/06, uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZOsn) določa, da o različnih pravicah odloča učiteljski zbor (glej npr. 55. člen podaljšanje statusa učenca, 79. člen hitrejše napredovanje, 69. člen ponavljanje, idr.). Glede na Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Ur. l. RS, št. 16/12 in nasl.) se o sejah učiteljskih zborov piše zapisnik, ki mora vsebovati: kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotne, dnevni red, navedbo razprave in sklepov. Po mnenju IP glede na zgoraj navedeno pravno podlago ta obstaja za beleženje imena učitelja v zapisniku. Od organizacije in tematike, ki se na seji obravnava, pa je odvisno, ali je navedba imena učitelja v zapisniku pomembna in potrebna. To je še toliko bolj pomembno v luči načela najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru. Glede vprašanja o dopustnosti pošiljanja komunikacije delodajalcu po elektronski pošti vam IP odgovarja, da se moramo zavedati, da običajna elektronska pošta kot taka ne omogoča posebne varnosti in bi jo lahko v fizičnem svetu primerjali z dopisnico (niti ne s pismom v kuverti), kjer se lahko z vsebino komunikacije seznanijo vsi, ki sodelujejo pri njenem pošiljanju, posredovanju in dostavi. Zakonodaja zato upravičeno zahteva višji nivo varnosti, ko se prek nezavarovanih omrežji in storitev posredujejo podatki, ki so bolj občutljive narave (t.j. »občutljivi osebni podatki« po ZVOP-1 oziroma »posebne vrste osebnih podatkov« po Splošni uredbi), med katere sodijo osebni podatkov, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, in obdelava genetskih podatkov, biometričnih podatkov za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatkov v zvezi z zdravjem ali podatkov v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo. Kot ste gotovo seznanjeni namreč 2. odstavek 14. člena ZVOP-1 določa, da se pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Glede na inšpekcijsko prakso IP je bistveno zagotoviti, da so občutljivi osebni podatki med prenosom ustrezno šifrirani. Glede uporabe zasebne elektronske poštev vam pojasnjujemo, da je stvar presoje posameznika, s katerega elektronskega naslova bo komuniciral z delodajalcem glede lastnih delovnopravnih in drugih zasebnih zadev ter glede lastnih osebnih podatkov. Hkrati dodajamo, da glede službenih zadev, ki vključujejo obdelavo osebnih podatkov strank in drugih, pa lahko delodajalec predpiše, kaj šteje kot varno obliko komunikacije. Nekaj koristnih priporočil o varnosti na spletu najdete tudi na : https://www.varninainternetu.si. Upoštevati je treba tudi vsa ostala klasična priporočila za varnost podatkov in opreme, kot je redno posodabljanje operacijskega sistema, protivirusnih programov ipd. Več o tem, kako so osebni podatki varovani v šolstvu, si lahko preberete tudi v smernicah, ki jih je na to temo pripravil IP in so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/Brosura_ucitelji_koncna_CMYK.pdf. Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov. Prav tako pa so vam v pomoč lahko tudi ostale smernice in vodniki, dostopni na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/. Lep pozdrav, Mojca Prelesnik informacijska pooblaščenka Manja Resman Svetovalka IP To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija. Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema. O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
- si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026