Zbiranje OP za včlanitev - IPRS

Zbiranje OP za včlanitev + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 25.11.2007 Številka: 0712-1025/2007/2 Kategorije:Društva --> Kategorije: Društva Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 16.
3. 2007 prejel vaše e-sporočilo, v katerem nas sprašujete o primernosti uporabe davčne številke v smislu ključne oznake članov ...() v enotni bazi podatkov ... V nadaljevanju dopisa navajate razloge za zbiranje davčne številke in za prenehanje zbiranja EMŠO. V zaključku dopisa navajate svoje pomisleke glede razmišljanja nekaterih članov ... o ponovni uvedbi zbiranja EMŠO kot ključnega identifikatorja. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007, uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter
6. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: Pooblaščenec poudarja, da ob primerjavi EMŠO in davčne številke pomeni slednja bistveno manjši poseg v zasebnost. Davčna številka je z vidika natančne identifikacije posameznika primernejša, saj EMŠO razkrije več podatkov o posamezniku. Pooblaščenec priporoča, da se EMŠO uporablja v izjemnih primerih, ko razkritje EMŠO res terja potreba po višji stopnji pravne varnosti. V konkretnem primeru po mnenju Pooblaščenca takšna potreba ni izkazana. Vaša odločitev, da boste zbirali davčno številko in jo uporabili kot identifikacijsko številko članov posamezne ...in tudi ...je zakonsko dopustna. Pooblaščenec priporoča, da na vlogi za sprejem v članstvo navedete, da se kot člansko številko upošteva davčno številko člana, s čimer se član izrecno strinja s podpisom vloge za sprejem v članstvo. O b r a z l o ž i t e v: Osebni podatek je v skladu s
7. točko
8. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, pri čemer je posameznik določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Obdelava osebnih podatkov pomeni v skladu s
9. točko
10. člena ZVOP-1 kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Splošna opredelitev obdelave osebnih podatkov je podana v
11. členu ZVOP-
12. Ta v
13. odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika,
14. odstavek istega člena pa nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov, ki mora biti ustavno in zakonsko dopusten, obdelovati pa se smejo le tiste osebne podatke, ki so primerni in nujno potrebni za uresničitev opredeljenega namena in ne pomenijo neupravičenega posega v zasebnost in dostojanstvo posameznika. Pri obdelavi osebnih podatkov je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, ki je kot temeljno načelo, opredeljeno v
15. členu ZVOP-1, in določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni, glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju navaja
16. člen ZVOP-
17. Po določbi prvega odstavka
18. člena ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na navedeno, se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek
19. člena). Ne glede na prvi odstavek
20. člena ZVOP-1 se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. ...je bil z odločbo Ministrstva za okolje in prostor podeljen status društva, ki deluje v javnem interesu na področju ohranjanja narave za nedoločen čas (..., citirano 22.11.2007). V skladu s
21. točko
22. člena Zakona o društvih (Uradni list RS, št. 61/2007; v nadaljevanju ZDru-1) so društva pravne osebe zasebnega prava, zato lahko obdelujejo osebne podatke v skladu z zgoraj navedenim
23. členom ZVOP-
24. ENOTNA MATIČNA ŠTEVILKA OBČANA (EMŠO) Zakon o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 72/2006, uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZCRP) v prvem odstavku
25. člena določa, da je enotna matična številka občana (EMŠO) v Republiki Sloveniji osebna identifikacijska številka in je identifikacija za enoznačno opredelitev posameznika. EMŠO po tem odstavku predstavlja temeljni, z matematično metodo izračunani numerični standa.... V drugem odstavku istega člena pa ZCRP določa, da je identifikacija namenjena vodenju in vzdrževanju zbirk podatkov o prebivalstvu, povezovanju podatkov v teh zbirkah ter racionalizaciji dela državnih organov in drugih uporabnikov, ki imajo zakonsko podlago.
26. člen ZCRP določa uporabo EMŠO, in sicer po prvem odstavku morajo EMŠO uporabljati upravljavci zbirk podatkov (registrov, evidenc ipd.), ki jih vodijo o posamezniku na podlagi zakona, na področjih: statistike, notranjih zadev, zdravstvenega varstva in zdravstvenega zavarovanja, davkov in carine, obrambe, geodetske službe, urejanja prostora in ekološke zaščite, zaposlovanja in spremljanja delovne sile, pokojninskega in invalidskega zavarovanja, pravosodja, šolstva, socialnega varstva in drugi uporabniki, določeni z zakonom oziroma upravljavci zbirk podatkov, določeni z zakonom, ki v teh zbirkah podatkov uporabljajo EMŠO. Drugi odstavek
27. člen ZCRP določa, da se EMŠO lahko vpisuje tudi v javne listine, ki se na podlagi zbirk iz prejšnjega odstavka izdajajo posameznikom. Tretji odstavek
28. člen ZCRP določa, da kdor pridobiva EMŠO, je dolžan navesti zakonsko podlago in namen pridobivanja EMŠO, v primeru pisne privolitve pa posameznika seznaniti z namenom pridobivanja. DAVČNA ŠTEVILKA V zvezi z davčno številko Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 21/2006, uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDavP-1) v
29. členu z naslovom Identifikacijska številka za davčne namene določa, da se zavezancu za davek pod določenimi zakonskimi pogoji dodeli davčna številka, ki se uporablja v zvezi z vsemi davki. Tako EMŠO kot davčna številka sta enoznačna identifikatorja posameznika, zato se postavlja vprašanje potrebnosti zbiranja obeh EMŠO. EMŠO pomeni osnovno in najtočnejšo identifikacijo posameznika. Iz nje se lahko razberejo tudi drugi podatki o posamezniku, kot sta njegova starost in spol. Informacijski pooblaščenec zato meni, da zbiranje EMŠO poleg davčne številke za včlanitev v društvo ni ne potrebno in ne primerno, predvsem pa ne v skladu z načelom sorazmernosti, ki ga določa
30. člen ZVOP-
31. To stališče Pooblaščenec utemeljuje tudi z odločbo Ustavnega sodišča (US) št. U-I-229/03-18, z dne 09.02.2006, kjer je US med drugim zapisalo, da popolno identifikacijo posameznika omogoča tako podatek o EMŠO kot tudi podatek o davčni številki. Po mnenju US to pomeni, da je določitev kar dveh podatkov, ki omogočata popolno identifikacijo posameznika, odveč, saj zadostuje zgolj eden. Zbiranje dveh enoznačnih identifikatorjev ni in ne more biti ne primerno in ne potrebno in je v nasprotju s
32. členom ZVOP-1, saj natančno identifikacijo, v obsegu, primernem za poslovanje, omogoča že davčna številka. Načelo velja za vsakršno obdelavo osebnih podatkov, tudi za obdelavo, ki jo izvajajo subjekti zasebnega sektorja na podlagi osebne privolitve posameznika ali če so z njim v pogodbenem razmerju. Glede na določbo
33. odstavka
34. člena ZVOP-1 lahko ...na podlagi osebne privolitve zbira tako davčno številko kot tudi EMŠO. Pri tem Pooblaščenec poudarja, da se lahko EMŠO zbira le na podlagi pisne privolitve posameznika, seveda ob predhodni seznanitvi z namenom zbiranja omenjenega osebnega podatka (
35. odstavek
36. člena ZCRP). Tudi
37. člen ZVOP-1 določa, da se osebni podatki lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter da se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Določitev namena je odvisna od tega, ali gre za obdelavo na podlagi zakona ali za obdelavo osebnih podatkov zgolj na podlagi osebne privolitve posameznika. V konkretnem primeru gre za obdelavo na podlagi osebne privolitve posameznika, kateri mora biti predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pooblaščenec ugotavlja, da ima ribiška družina (v nadaljevanju ...) na obrazcu »Vloga za sprejem v članstvo« izjavo »Strinjam se, da uporablja ... moje osebne podatke v evidenci članstva in za potrebe zvez ali združenj, v katere je včlanjena ali jih je ustanovila«. Posameznik s podpisom soglaša, da se njegovi osebni podatki uporabljajo za navedene namene, prav tako s podpisom potrjuje, da je seznanjen s pogoji članstva v .... To pomeni, da način pridobivanja osebnih podatkov s strani ... ni v nasprotju z določili ZVOP-1, saj se podatki pridobivajo izključno na podlagi pisne privolitve posameznika, ki pa je predhodno seznanjen s pogoji članstva in namenom obdelave osebnih podatkov. Vendar pa Pooblaščenec pripominja, da je navedeni namen obdelave osebnih podatkov presplošen, saj bi moralo biti natančneje določeno, za kakšne potrebe jih bodo zveze in združenja uporabljala in katere so te zveze oziroma združenja. Vaša odločitev, da boste zbirali davčno številko in jo uporabili kot identifikacijsko številko članov posamezne ...in tudi ...je zakonsko dopustna. Pooblaščenec priporoča, da na vlogi za sprejem v članstvo v ... navedete, da se kot člansko številko članov ... upošteva davčno številko člana, s čimer se član izrecno strinja s podpisom vloge za sprejem v članstvo. Glede razmišljanja o ponovni uvedbi zbiranja EMŠO kot ključnega identifikatorja pa Pooblaščenec meni, da za to dejanje ni nobene potrebe. Zbiranje obeh številk bi bilo nedopustno, zbiranje EMŠO pa bi bilo prekomerno in povsem odveč, saj že zbirate podatke o datumu rojstva in spolu člana .... Pooblaščenec poudarja, da ob primerjavi EMŠO in davčne številke pomeni slednja bistveno manjši poseg v zasebnost. Davčna številka je z vidika natančne identifikacije posameznika primernejša, saj EMŠO razkrije več podatkov o posamezniku. Pooblaščenec priporoča, da se EMŠO uporablja v izjemnih primerih, ko razkritje EMŠO res terja potreba po višji stopnji pravne varnosti. V konkretnem primeru takšna potreba ni izkazana, poleg tega pa ste navedli, da se davčna številka uporablja tudi za druge namene (za potrebe računovodstva) in ne samo kot članska številka. Glede na vse navedeno Pooblaščenec zaključuje, da zbiranje davčne številke ni v nasprotju z določbami ZVOP-
38. Pooblaščenec poudarja, da je članstvo v društvu prostovoljno in se izvrši na podlagi osebne privolitve posameznika, ki zakonsko dopustne pogoje včlanitve v društvo sprejme ali, če se z njimi ne strinja, zavrne. Enako velja za zbiranje osebnih podatkov, pri čemer je nujno potrebno upoštevati načelo sorazmernosti in zbirati le tiste podatke, ki so primerni in potrebni. Za vsak osebni podatek, ki se od posameznika zahteva, je potrebno izkazati zakonsko dopusten namen obdelave. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026