Zbiranje osebnih podatkov pri javnih razpisih oziroma javnih naročilih - IPRS

Zbiranje osebnih podatkov pri javnih razpisih oziroma javnih naročilih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 04.02.2007 Številka: 0712-119/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja, Uradni postopki --> Kategorije: Uradni postopki, Delovna razmerja Spoštovani,prejeli smo vaše elektronsko sporočilo z dne 30.01.2007, v katerem nas sprašujete, ali je dopustno zbiranje osebnih podatkov s strani organov javnega sektorja pri javnih razpisih oziroma javnih naročilih, ko naročniki od ponudnikov zahtevajo podatke o zaposlenih kadrih, kopije obrazcev M1/M2, kopije delovnih knjižic ipd. Zanima vas, kaj storiti v takih primerih, saj v primeru, da zahtevanih dokazil ne predložite, avtomatično niste izbrani na javnem razpisu, ker ponudbo kot nepopolno izločijo. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Obdelavo osebnih podatkov, kamor štejemo tudi vodenje zbirk s podatki posameznika, ki so priloge prijavam na javne natečaje oziroma razpise javnih naročil, s katerimi se dodeljujejo javna sredstva, smiselno ureja
6. člen ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo določa zakon ali če je za obdelavo osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.Osebne podatke v javnem sektorju se v skladu s prvim odstavkom
7. člena ZVOP-1 lahko obdeluje samo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Isti odstavek navedenega člena nadalje določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika, če tako določa zakon. Ob tem je za obravnavo vašega vprašanja potrebno izpostaviti tudi določbo
8. odst.
9. čl., ki določa, da se ne glede na prvi odstavek tega člena v javnem sektorju lahko obdelujejo tudi tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.Ob tem Pooblaščenec opozarja na načelo sorazmernosti, kot ga določa
10. člen ZVOP-1 in pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja. Povedano v konkretnem primeru pomeni, da obstaja pravna podlaga za pridobivanje podatkov o izpolnjevanju t.i. kadrovskih pogojev s strani organov javnega sektorja prav v četrtem odstavku predhodno navedenega člena ZVOP-
11. Podatki, ki jih naročniki zahtevajo od podjetij v okviru razpisov oz. pri oddaji javnih naročil, na katerih se podeljujejo javna sredstva, namreč služijo nadzoru in transparentni porabi javnih sredstev. Temeljni namen in smisel javnega naročanja kot instituta je preglednost, odprtost, javnost in zakonitost porabe javnih sredstev. Ob tem ne gre zanemariti, da so posledično javni tudi rezultati takih natečajev in javnih naročil, saj mora organ svojo določitev o dodelitvi sredstev oz. oddaji naročila opreti na določena dejstva in okoliščine, ki morajo biti izkazane.Po mnenju Pooblaščenca je dokazila o delavcih z njihovimi osebnimi podatki (npr. fotokopije delovnih knjižic), dovoljeno posredovati organom javnega sektorja le v obsegu, ki je nujen za izvrševanje zakonitih nalog oziroma dokazovanje upravičenosti do javnih sredstev. Le na tak način namreč lahko organ zakonito izvaja svoje naloge ali obveznosti in preverja upravičenost posameznega zahtevka za dodelitev javnih sredstev ter tako sprejme ustrezno (zakonito) odločitev. Ob tem je potrebno opozoriti na že omenjeni upravičeni interes posameznika, ki ob obdelavi njegovih osebnih podatkov ne sme biti kršen. Upoštevaje navedeno je organom dovoljeno posredovati obrazce, ki vsebujejo osebne podatke posameznika, pod dvema pogojema: - če je bil posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, s tem seznanjen in, - če na dokazilu niso dostopni oziroma razvidni osebni podatki v nasprotju z načelom sorazmernosti, kot ga določa
12. člen ZVOP-1 in po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katerega se zbirajo in nadalje obdelujejo. Na koncu pa Pooblaščenec opozarja še na določbo
13. člena ZVOP-1, ki določa rok hrambe osebnih podatkov. Ta člen namreč določa, da se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. V skladu s tem mora organ osebne podatke, ki jih v okviru javnih natečajev oz. javnih naročil pridobi od pravnih oseb, po koncu ugotovitvenega postopka zbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. V upanju, da ste dobili odgovor na zastavljeno vprašanje vas lepo pozdravljamo.Informacijski pooblaščenec:Nataša Pirc, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026