Zbiranje podatkov o kupcih, ki uveljavljajo reklamacijo + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.05.2008 Številka: 0712-456/2008/2 Kategorije:Trgovinska dejavnost --> Kategorije: Trgovinska dejavnost Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da v trgovskem podjetju, kjer ste zaposleni kot vodja poslovalnice, zbirate tudi podatke svojih kupcev, in sicer v primeru dvomljive reklamacije oz. zamenjave kupljenega blaga brez računa. Podatkov ne obdelujete, niti jih nikomur ne posredujete, ampak so samo vpisani v vašo evidenco. Navajate, da zbiranje teh podatkov utemeljujete s tem, da želite na ta način ugoditi vaši stranki in se hkrati zaščititi, da ne bi prišlo do zlorabe vaše "ustrežljivosti" in bi iste stranke na enak način nenehno uveljavljale svoje reklamacije. Navajate še, da se z zbiranjem teh podatkov želite zaščititi tudi pred zamenjavo ukradenih izdelkov. V zvezi s tem vas zanima, ali s takim zbiranjem osebnih podatkov kršite Zakon o varstvu osebnih podatkov. V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04, 113/05, 51/07-ZUstS in 67/07; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji: V zgoraj opisano evidenco lahko uvrstite samo tiste vaše kupce, ki v to osebno privolijo in vam po lastni volji posredujejo svoje osebne podatke. Informacijski pooblaščenec pri tem opozarja, da kupcu, ki lahko z računom ali na kakršenkoli drugačen način dokaže, da je blago res kupil v vaši trgovini, zamenjave blaga oziroma odprave napake na tem blagu ne smete pogojevati s posredovanjem njegovih osebnih podatkov za potrebe vaše evidence, niti nimate nobene pravne podlage, da bi posameznikom omejevali pravico do reklamacije. Kar se tiče ukradenega blaga, pa takšen posameznik, ki bi hotel zamenjati ukradeno blago, zagotovo ne bo imel računa niti garancijskega lista, ki ga imate pravico zahtevati ob reklamaciji, torej na ta način morebitnih tatov ne boste »ujeli« ali se pred njimi zaščitili. Nobeden od vaših razlogov po mnenju Pooblaščenca ni dopusten za kreiranje zbirke osebnih podatkov kupcev, ki koristijo reklamacije za namene, ki ste jih opisali. Obrazložitev: Osebni podatek je v skladu s
- tč.
- člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je v skladu s
- tč.
- člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
- tč.
- člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s
- tč.
- člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Skladno z
- čl. ZVOP-1 se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov za zasebni sektor (kamor, v skladu z
- tč.
- odst. spada tudi vaše trgovsko podjetje) je podana v
- čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Izjemi sta določeni še za osebne podatke posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe in pa za osebne podatke, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Iz povedane pravne podlage sledi, da bi v vašem primeru lahko šlo za obdelavo osebnih podatkov kupca, ki je potrebna in primerna za izpolnjevanje prodajne pogodbe, ki jo vaše podjetje sklene s kupcem. To pomeni, da morate izkazati, da sta zbiranje omenjenih podatkov od kupcev in njihova nadaljnja obdelava potrebna in primerna za izvedbo reklamacije kupljenega blaga. Iz navedb v vašem dopisu, da take osebne podatke zbirate le v primerih, ko gre za dvomljive reklamacije oziroma, ko stranka zahteva zamenjavo kupljenega blaga brez računa, Informacijski pooblaščenec sklepa, da za izvedbo reklamacije načeloma ne potrebujete osebnih podatkov, in da jo lahko izvedete zgolj na podlagi predloženega računa. Informacijski pooblaščenec na podlagi povedanega ocenjuje, da je v primerih dvomljivih reklamacij oziroma izgube računa problem v dokazovanju, da je stranka blago res kupila od vas oziroma v vaši trgovini, tj. da je res stranka prodajne pogodbe, kar pomeni, da lahko od take stranke na podlagi
- odst.
- člena zbirate njene osebne podatke, samo v primeru, če je tako zbiranje potrebno in primerno za dokazovanje, da je stranka blago res kupila v vaši trgovini. Vendar pa pri evidenci, ki jo opisujete v vašem dopisu, ne gre za primer zbiranja osebnih podatkov v namene dokazovanja, da je posameznik izdelek res kupil v vaši poslovalnici, da je torej res stranka konkretne pogodbe, kar pomeni, da osebnih podatkov od posameznikov ne zbirate, ker bi bilo to potrebno in primerno za izvedbo reklamacije, torej za izpolnjevanje prodajne pogodbe, ampak za namen preprečevanja goljufij, ki je seveda legitimen interes trgovca. To pomeni, da v vašem primeru pride kot pravna podlaga za zbiranje osebnih podatkov od vaših kupcev v poštev samo njihova osebna privolitev v takšno zbiranje. V svojo evidenco lahko torej uvrstite samo tiste kupce, ki v to osebno privolijo in vam po lastni volji posredujejo svoje osebne podatke. Informacijski pooblaščenec pri tem opozarja, da kupcu, ki lahko z računom ali na kakršenkoli drugačen način (npr. z ogledom posnetkov videonadzora) dokaže, da je blago res kupil v vaši trgovini, zamenjave blaga oziroma odprave napake na tem blagu ne smete pogojevati s posredovanjem njegovih osebnih podatkov za potrebe vaše evidence. S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026