Zbiranje podatkov o premoženjskem stanju članov društva - IPRS

Zbiranje podatkov o premoženjskem stanju članov društva + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 15.09.2021 Številka: 07121-1/2021/1791 Kategorije: --> Kategorije: Društva, Pravne podlage, Zbirke osebnih podatkov Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da sodelujete pri organizaciji slovenske odprave na Svetovni skavtski jamboree, ki bo leta 2023 v Južni Koreji. Organizator odprave je Zveza tabornikov Slovenije. Korejska skavtska zveza je ponudila kritje stroškov odprave za 9 udeležencev in vodnika iz Slovenije, upravičence pa mora izbrati Zveza tabornikov Slovenije po lastnih merilih, vendar tako, da bo omogočila udeležbo tistim članom, ki si sicer ne bi mogli privoščiti precej velikega finančnega bremena. Organizatorju v Korejo boste sporočili le imena upravičencev, ne pa tudi razloga za njihov izbor. Zanima vas, katere podatke lahko Zveza tabornikov Slovenije zbira od članov v ta namen. Kot možno merilo ste pomislili na dohodek na družinskega člana, ki je razviden iz raznih odločb s področja socialnega varstva (npr. otroški dodatki, socialna podpora ipd.). Navajate, da gre za udeležence med
3. in
4. letom starosti. Pred objavo razpisa bi radi preverili ali take podatke sploh smete zbirati od članov, ki se bodo prijavili v ta program. Zanima vas, ali lahko pridobite kakšen drug podatek, na podlagi katerega bi lahko izbrali finančno šibkejše člane? Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s
5. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
6. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
7. točko prvega odstavka
8. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter
9. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP pojasnjuje, da je v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v društvih izdal smernice: Društva in varstvo osebnih podatkov, ki so dostopne na spletni strani IP. Za določitev vrste osebnih podatkov, ki naj se zbirajo je pomembno zlasti, da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („načelo najmanjšega obsega podatkov“). Ker gre v vašem primeru za podelitev sredstev na razpisu, ki je financiran iz zasebnih sredstev, je lahko določen katerikoli dopusten namen. IP se torej ne more opredeljevati do pogojev ali meril za izbor. Opozarjamo pa, da če za edino merilo za izbor določite višino izračunanega fiktivnega dohodka na družinskega člana, ki izhaja npr. iz odločbe o podelitvi otroškega dodatka, lahko nastopijo težave pri ugotavljanju te okoliščine. Z vidika varstva osebnih podatkov je namreč sporno, če bi kot dokazilo zahtevali kopijo odločbe za določitev otroškega dodatka, saj iz te odločbe izhaja mnogo okoliščin, ki se upoštevajo za izračun fiktivnega dohodka na družinskega člana (npr. plače, drugi dohodki družinskih članov, višina sredstev na TRR, lastništvo nepremičnin, itd.) – vseh teh podatkov pa ne bi bilo potrebno zbirati, če bi se kot merilo za izbor določil zgolj končni izračun. Poleg navedenega iz tovrstnih odločb izhajajo podatki vseh družinskih članov in družinska razmerja, ki niso relevantna za potrebe predmetnega izbora. Za zagotavljanje ustrezne ravni varstva osebnih podatkov je tako bolje, če se ta podatek ugotavlja z izjavo, v katero prijavitelj vpiše podatek iz odločbe (ali označi vnaprej določene zneske v razponu), hkrati pa se zaveže, da bo na zahtevo izdajatelja razpisa predložil dokazilo na vpogled, če bo po tem merilu izbran. Možnost je tudi, da se določen izračunan fiktivni dohodek določi kot pogoj za sodelovanje na razpisu (npr. največ xy eur) – kar lahko prijavitelji zagotovijo z izjavo, kot podrobnejša merila za izbor pa lahko določite druge okoliščine. Na ta način se izognete zbiranju podatkov o točnem znesku fiktivnega dohodka na družinskega člana, ki izhaja iz odločbe. V primeru suma verodostojnosti pa se lahko zahteva dokazilo na vpogled. Obdelava osebnih podatkov je dopustna zgolj na ustrezni pravni podlagi. Glede pravne podlage je treba poudariti, da je izbira ustrezne pravne podlage odgovornost upravljavca osebnih podatkov in se določi glede na konkretne okoliščine. IP zato ne more v imenu upravljavca izbirati ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru. Kot izhaja iz uvodoma navedenih smernic, za obdelavo osebnih podatkov članov društev najpogosteje pridejo v poštev naslednje pravne podlage: točka (b) člena 6