Zbiranje potrdil o nekaznovanosti + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 11.11.2012 Številka: 0712-117/2012/2 Kategorije:Delovna razmerja, Pridobivanje OP iz zbirk --> Kategorije: Delovna razmerja, Pridobivanje OP iz zbirk Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše vprašanje, glede dopustnosti zbiranja potrdil o nekaznovanosti za bodoče sodelavce, torej, kandidate za določeno zaposlitev. Navajate, da imajo zaposleni v maloprodaji dnevno opravka z več tisoč evri gotovine in drugih vrednostnih papirjev. Zaposleni na bencinskem servisu pa tudi vpogled v stanje videonadzornega sistema, tehničnega varovanja, dostop do vsebine sefa, šifer za vklop in izklop alarmnega sistema. Glede na občutljivost tovrstnih delovnih mest menite, da bi bila navedena zahteva po zbiranju teh potrdil upravičena na podlagi
- člena ZDR in nas prosite za mnenje ali bi bilo to v skladu z ZVOP-1 upravičeno. V nadaljevanju vam na podlagi vašega elektronskega sporočila ter na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo; ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS; ZInf) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pooblaščenec ugotavlja, da delodajalec v primeru, ko so izpolnjeni pogoji iz
- člena ZDR, torej če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, od kandidatov za zaposlitev lahko zahteva predložitev potrdila o nekaznovanosti. Potrdilo o nekaznovanosti lahko gospodarska družba za tista delovna mesta, za katera je to utemeljeno zaradi narave dela, pridobi v skladu z navedenim členom ZDR, torej ima za pridobitev konkretnega osebnega podatka podlago v zakonu, kar je v skladu z ZVOP-
- V primeru, ki ga opisujete, je merilo zagotavljanje varnosti oz. zmanjšanje t.i. operativnega tveganja na najnižjo možno raven na vnaprej določenih delovnih mestih (delovna mesta, ki so neposredno povezana z organizacijo in rokovanjem z gotovino in varnostno občutljivimi podatki o varovanju, katerih zloraba lahko pomeni veliko moralno in materialno škodo, v najhujših oblikah pa človeška življenja: ropi, napadi, ugrabitve..). Potrdilo o nekaznovanosti se mora nanašati na nekaznovanost za kazniva dejanja s področja varstva premoženja oziroma življenja. Pridobivanje splošnih potrdil o nekaznovanosti (tudi za kazniva dejanja, ki niso v nikakršni zvezi z objekti varstva pri delodajalcu) bi bilo prekomerno. Predložitev potrdila boste zahtevali od tistih delavcev, ki delajo na delovnih mestih, na katerih po sistemizaciji obstaja večje tveganje za ogrožanje varovanih dobrin (premoženja delodajalca) - in ne za vse zaposlene. O b r a z l o ž i t e v: Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju navaja
- člen ZVOP-
- Po določbi prvega odstavka
- člena ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na navedeno, se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek
- člena). Ne glede na prvi odstavek
- člena ZVOP-1 se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. To pomeni, da sta v zasebnem sektorju glede dopustnosti obdelave osebnih podatkov zakonsko dovoljenje in posameznikova osebna privolitev načeloma izenačena. Vendar pa je v primeru delovnopravnih razmerij ne glede na načelno izenačenost obeh oblik v nekaterih primerih predvsem zaradi varstva interesa šibkejše stranke (v konkretnem primeru so to zaposleni) nujno potrebno z zakonom predpisati oz. omejiti obdelavo osebnih podatkov tudi na področju zasebnega sektorja. Ključni razlog za nujnost določanja dopustne obdelave osebnih podatkov v zakonu v zasebnem sektorju je v zagotavljanju spoštovanja minimalnih standardov in pravil v zvezi z obdelavo osebnih podatkov na tistih področjih, ki so izrazito subtilne narave in bistveno posegajo v pravni položaj posameznikov. Tak primer je področje delovno-pravne zakonodaje (na primer vodenje evidenc na področju dela), katere namen je zavarovanje delavca oz. posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Delodajalec mora namreč že po določbi
- člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR) varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Po določbi
- odstavka
- člena ZDR se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Iz
- odstavka istega člena izhaja, da lahko osebne podatke delavcev zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Prav tako se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ni več zakonske podlage, takoj zbrisati in prenehati uporabljati (
- odstavek
- člena). Gospodarska družba lahko kot delodajalec zbira osebne podatke svojih zaposlenih na podlagi Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 42/2006; v nadaljevanju ZEPDSV) in ZDR. V
- členu ZEPDSV določa podatke, ki jih delodajalec lahko vključi v evidenco o zaposlenih delavcih, in ta ne vsebuje podatka o nekaznovanosti. Zato je tu potrebno upoštevati ZDR. V
- odstavku
- člena ZDR je konkretizirano načelo sorazmernosti iz
- člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Ker navedena določba
- člena ZDR dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez izrecne podlage v zakonu, lahko delodajalec od delavca sicer zahteva določene podatke, vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da mora delodajalec natančno obrazložiti oz. izkazati, za kaj zahtevane osebne podatke potrebuje. Če delodajalec tega ne naredi, podatkov od delavca ne sme zahtevati. Če se izkaže, da delodajalec določen osebni podatek potrebuje za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oz., da bo zaposleni s posredovanjem zahtevanega podatka pridobil določene ugodnosti, potem jih lahko zbira, vendar le na podlagi osebne privolitve zaposlenega. Pooblaščenec pri tem opozarja, da je treba pri ugotavljanju dopustnosti zbiranja potrdil o nekaznovanosti razlikovati med že zaposlenimi delavci ter kandidati za zaposlitev. Pooblaščenec poudarja, da je glede zahtev potrdila o nekaznovanosti od že zaposlenih delavcev delodajalec omejen, saj gre za zaposlene, ki so v času zaposlitve izpolnjevali vse pogoje. Okoliščina, ko bi npr. delodajalec takšno potrdilo lahko naknadno zahteval od zaposlenega nastane zgolj v primeru, da se spremeni sistemizacija za konkretno delovno mesto, na katerem je zaposleni zaposlen, ter se kot pogoj po novem zahteva tudi nekaznovanost, Tudi v tem primeru pa je postopek pridobitve takšnega potrdila o nekaznovanosti nekoliko težavnejši. Pojavi se namreč vprašanje, kakšne možnosti (morebitno prekinitev delovnega razmerja) ima delodajalec na voljo, če delavec odkloni zahtevo in ne prinese zahtevanega potrdila oz., če delavec ni nekaznovan. Prav tako je ločeno vprašanje, kako bo delodajalec uredil pogodbeno razmerje z delavcem glede na spremenjene okoliščine. Vendar Pooblaščenec ni pristojen organ za odločanje o tovrstnih vprašanjih. V primeru zahteve za pridobitev potrdila od kandidatov za zaposlitev so ključna določila
- člena ZDR, ki določajo, da sme delodajalec od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela. Delodajalec pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oz. zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oz. drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. Isti člen v
- odstavku določa, da mora delodajalec pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi za nedoločen ali za določen čas seznaniti kandidata z delom, pogoji dela ter pravicami in obveznostmi delavca in delodajalca, ki so povezane z opravljanjem dela na delovnem mestu, za katerega se sklepa pogodba o zaposlitvi.
- člen ZDR v zvezi s tem določa, da mora že objava prostega delovnega mesta med drugim vsebovati pogoje za opravljanje dela. Za navedeni primer so bistvena tudi določila
- člena ZDR, ki opredeljujejo, da je pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi kandidat dolžan med drugim predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njemu znanih drugih okoliščinah, ki ga kakorkoli onemogočajo ali bistveno omejujejo pri izvrševanju obveznosti iz pogodbe. Iz navedenega izhaja, da mora delodajalec v primeru, da ocenjuje, da je za določena delovna mesta zaradi narave dela potrebna predhodna nekaznovanost posameznika, tako nekaznovanost opredeliti kot pogoj za zasedbo določenega delovnega mesta in s tem predhodno seznaniti vse morebitne kandidate (v objavi prostega delovnega mesta). Pri določanju delovnih mest, za katera se kot pogoj za zaposlitev zahteva nekaznovanost, mora delodajalec prav tako upoštevati načelo sorazmernosti in kot taka opredeliti zgolj tista delovna mesta, pri katerih obstaja povečano tveganje za ogrozitev premoženja delodajalca. V primeru, ki ga opisujete, je merilo zagotavljanje varnosti oz. zmanjšanje t.i. operativnega tveganja na najnižjo možno raven na vnaprej določenih delovnih mestih (delovna mesta, ki so neposredno povezana z organizacijo in rokovanjem z gotovino in varnostno občutljivimi podatki o varovanju, katerih zloraba lahko pomeni veliko moralno in materialno škodo, v najhujših oblikah pa ogrozi človeška življenja: ropi, napadi, ugrabitve..). Po mnenju Pooblaščenca ne bi bila sorazmerna rešitev, da bi npr. za vsa delovna mesta zahtevali potrdila o nekaznovanosti. Prav tako je ob tem treba poudariti, da delodajalec v opisanem primeru ni upravičen zahtevati od kandidatov potrdil o nekaznovanosti za vsa kazniva dejanja, ampak zgolj za kazniva dejanja s področja varstva premoženja oziroma življenja. Pridobivanje splošnih potrdil o nekaznovanosti (tudi za kazniva dejanja, ki niso v nikakršni zvezi z objekti varstva pri delodajalcu) bi bilo prekomerno. Potrdila lahko delodajalec zahteva zgolj od posameznika in ne neposredno iz kazenske evidence. V kolikor posameznik takšnega potrdila ne posreduje, lahko delodajalec to šteje kot neizpolnjevanje pogojev razpisa za delovno mesto, ne more pa takšnega potrdila sam pridobivati iz kazenske evidence. Pooblaščenec na podlagi navedenega pojasnjuje, da je delodajalec pri iskanju novih delavcev v okviru zakonsko določenih omejitev svoboden pri določanju pogojev, ki jih mora izpolnjevati posameznik za določeno delovno mesto. Prav tako delodajalec v teh okvirih sam izbere najprimernejšega kandidata, s katerim sklene pogodbo o zaposlitvi. V skladu z navedenim ima delodajalec pravico, da od kandidatov za zaposlitev na določenih delovnih mestih zahteva potrdilo o nekaznovanosti za določena kazniva dejanja, vendar mora biti to določeno že v fazi objave prostega delovnega mesta, kot to določa
- člen ZDR. Potrebo po zbiranju podatka o nekaznovanosti je potrebno presojati za vsak primer (torej vsako delovno mesto) posebej, pri čemer je potrebno upoštevati načelo sorazmernosti (
- člen ZVOP1). Pooblaščenec opozarja, da je podatek, ali je nekdo vpisan ali izbrisan iz kazenske evidence (torej podatek o nekaznovanosti) ter podatek o vpisu ali izbrisu iz evidence prekrškov, v skladu z
- točko
- člena ZVOP-1 občutljiv osebni podatek. Za občutljive osebne podatke
- člen ZVOP-1 določa strožje pogoje obdelave, in sicer se lahko občutljivi osebni podatki obdelujejo med drugim le: če je posameznik za to podal izrecno osebno privolitev, ki je praviloma pisna; če je obdelava potrebna zaradi izpolnjevanja obveznosti in posebnih pravic upravljavca osebnih podatkov (v vašem primeru delodajalca) na področju zaposlovanja v skladu z zakonom, ki določa tudi ustrezna jamstva pravic posameznika; če tako določa drug zakon zaradi izvrševanja javnega interesa. Zakon za te podatke zahteva tudi strožje zavarovanje.
- člen ZVOP-1 tako med drugim določa, da morajo biti občutljivi osebni podatki pri obdelavi posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih. Iz zgoraj pojasnjenega Pooblaščenec zaključuje, da delodajalec v primeru, ko so izpolnjeni pogoji iz
- in
- člena ZDR, torej če je to upoštevajoč načelo sorazmernosti vnaprej določeno kot pogoj za zasedbo določenega delovnega mesta, od kandidatov za zaposlitev lahko zahteva predložitev potrdila o nekaznovanosti. Pooblaščenec poudarja, da pa mora delodajalec glede zahtev potrdila o nekaznovanosti od že zaposlenih delodajalec upoštevati tudi ostala določila ZDR glede ukrepov v primeru, da že zaposleni delavec naknadno ne izpolnjuje pogojev za zaposlitev, ker bodisi ni nekaznovan bodisi ne želi dostaviti potrdila o nekaznovanosti. Prijazen pozdrav, Informacijski pooblaščenec: Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav., pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026