Zbiranje zasebnih e-naslovov s strani delodajalca + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 03.04.2009 Številka: 0712-109/2009/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da bi želeli zbirati zasebne e-naslove zaposlenih ... z namenom razpošiljanja hitrejših novic zaposlenim delavcem v obliki e-biltena ... Prosite za pisno navodilo o tem vprašanju in za pregled dopisa, ki naj bi ga morali pripraviti v skladu z navodili Pooblaščenca. V nadaljevanju postavljate vprašanje v zvezi z dopustnostjo objave fotografij v komunikacijskem vodniku. Informacijski pooblaščenec vam na podlagi posredovanih informacij v skladu z
- členom Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51-2007-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZVOP-1-UPB1), posreduje neobvezno mnenje. Pooblaščenec ugotavlja, da lahko zasebne elektronske naslove zaposlenih delavcev, za namene obveščanja delavcev o dogajanju v družbi, zbirate na podlagi osebne privolitve posameznikov. Pooblaščenec pa opozarja, da ne vidi nobene potrebe po pošiljanju službenih novic na zasebne e naslove, temu so primarno namenjeni službeni e naslovi. Osebni podatek je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je v skladu z
- točko
- člena ZVOP-1 določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Elektronski naslov posameznika ustreza definiciji osebnega podatka, kadar iz njega izhajajo podatki, na podlagi katerih je posameznik določen ali določljiv, pri čemer identifikacija ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Elektronski naslovi, iz katerih so razvidni ime, priimek in zaposlitev posameznika (v konkretnem primeru želite zbirati sicer zasebne e naslove, iz katerih zaposlitev ne bo razvidna, a zanje tako ali tako veste, da so zaposleni na Pošti Slovenije) so podatki, ki zadostujejo, da lahko posameznika določimo ali pa je ta vsaj določljiv brez večjega napora. Ti trije osebni podatki pa (navadno) omogočijo dokaj enostavno identifikacijo posameznika. Glede na povedano je Pooblaščenec mnenja, da bo zbirka elektronskih naslovov za potrebe informiranja zaposlenih predstavljala zbirko osebnih podatkov v smislu ZVOP-1, v zbirki elektronskih naslovov se bodo namreč zagotovo nahajali takšni elektronski naslovi, ki bodo vsebovali dovolj podatkov za identifikacijo posameznika. Splošna pravna podlaga za dopustno obdelavo osebnih podatkov je navedena v prvem odstavku
- člena ZVOP-1 in določa, da se ti podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Naslednji odstavek istega člena določa, da mora biti namen obdelave določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju, kamor spada tudi vaša družba, je vsebovana v
- členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se lahko osebni podatki v zasebnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Pooblaščenec ugotavlja, da lahko zasebne elektronske naslove zaposlenih zbirate le na podlagi osebne privolitve posameznikov. Osebna privolitev je v skladu s
- točko
- člena ZVOP-1 prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika. Pri tem pa pooblaščenec opozarja še na določila
- člena ZVOP-1, ki določa: Če se osebni podatki zbirajo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, mora upravljavec osebnih podatkov ali njegov zastopnik posamezniku sporočiti naslednje informacije, če z njimi posameznik še ni seznanjen: - podatke o upravljavcu osebnih podatkov in njegovem morebitnem zastopniku (osebno ime, naziv oziroma firma in naslov oziroma sedež), - namen obdelave osebnih podatkov. Če je glede na posebne okoliščine zbiranja osebnih podatkov iz prejšnjega odstavka potrebno, da se zagotovi zakonita in poštena obdelava osebnih podatkov posameznika, mora oseba iz prejšnjega odstavka posamezniku sporočiti tudi dodatne informacije, če posameznik z njimi še ni seznanjen, zlasti: - navedbo uporabnika ali vrste uporabnikov njegovih osebnih podatkov, - navedbo, ali je zbiranje osebnih podatkov obvezno ali prostovoljno, ter možne posledice, če ne bo prostovoljno podal podatkov (opozarjamo pa, da odklonitev posredovanja zasebnega e naslova ne more imeti nobenih posledic za delovno razmerje, kot zgolj te, da ne bo obveščen o dogodkih v podjetju – če boste želeli delavce, ki ne bodo privolili v posredovanje zasebnih e naslovov, obveščati o dogodkih v podjetju, boste morali zanje poiskati nadomestne rešitve), - informacijo o pravici do vpogleda, prepisa, kopiranja, dopolnitve, popravka, blokiranja in izbrisa osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. V kolikor boste zbirali tudi elektronske naslove delavčevih partnerjev ali družinskih članov, morate osebno privolitev za obdelavo osebnih podatkov pridobiti od njih osebno, saj kot je navedeno zgoraj, je osebna privolitev prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen. Prav tako pa lahko posameznik kadarkoli prekliče svojo privolitev za obdelavo osebnih podatkov ali pa iz zbirke osebnih podatkov zahteva izbris svojih osebnih podatkov. Pooblaščenec pa opozarja, da ne vidi nobene potrebe po pošiljanju službenih novic na zasebne e naslove, temu so primarno namenjeni službeni e naslovi. Informacijski pooblaščenec je v zvezi z objavo fotografij iz vidika ZVOP-1 že izdelal nekaj pravnih mnenj, v katerih lahko najdete odgovor na vaše vprašanje in se seznanite predvsem s pravno regulacijo na tem področju. Mnenja so dostopna na spletni strani Pooblaščenca http://www.ip-rs.si, poiščete pa jih s pomočjo iskalnika, tako da v iskalnik vpišete pojem »fotografija« ali številko mnenja, pri čemer vam posebej priporočamo mnenji številka: 0712-1027/2007/2 z dne
- 2007 in 0712-984/2007/2 z dne
- S spoštovanjem, Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav. pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026