Zbirka osebnih podatkov in struktura nizov - IPRS

Zbirka osebnih podatkov in struktura nizov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.05.2007 Številka: 0712-456/2007/2 Kategorije:Register zbirk osebnih podatkov --> Kategorije: Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani, prejeli smo vaše elektronsko vprašanje.Sprašujete nas, ali je vaš arhiv, v katerem se nahajajo dokumenti, ki omenjajo tudi vaše delavce, tudi zbirka osebnih podatkov, za katero morate pripraviti katalog zbirke in ga posredovati Informacijskemu pooblaščencu. Zanima vas, ali morate pregledati cel arhiv, da ugotovite, kateri podatki so v njem omenjeni oziroma zapisani. Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člen ZVOP-1 ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje. Osebni podatek je v skladu z
6. tč.
7. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.Zbirka osebnih podatkov je v skladu z
8. tč.
9. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.Upravljavec osebnih podatkov je v skladu z
10. tč.
11. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave. Iz zgornje definicije zbire osebnih podatkov sledi, da je določeno zbirko podatkov treba šteti za zbirko osebnih podatkov, če so izpolnjeni naslednji pogoji: - gre za osebne podatke, - gre za strukturiran niz teh podatkov, - je ta dostopen v skladu s posebnimi merili.Da lahko govorimo o strukturiranem nizu podatkov, morata biti izpolnjena dva predpogoja:- struktura niza je vnaprej določena; - določitev meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne predstavlja nesorazmernega napora.Prvi predpogoj, da lahko govorimo o strukturiranem nizu podatkov, je, da je bila struktura niza določena vnaprej. To je vsekakor potrebni pogoj pri oblikovanju, upravljanju in delu z zbirkami podatkov, ki so računalniško podprte, prav tako pa je treba vnaprej določiti strukturo tudi pri vsaki ročno vodeni zbirki podatkov, sicer bi bila takšna zbirka neuporabna. To je skladno z razlago namena zakonodajalca, da gre pri zbirki podatkov predvsem za evidence, registre in baze podatkov.Drugi predpogoj, da lahko govorimo o strukturiranem nizu podatkov, je, da določitev meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne predstavlja nesorazmernega napora. Določitev meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, gre gledati predvsem z vidika, ali bi določitev meril predstavljala nesorazmeren napor z vidika porabljenega časa in sredstev. Pri strukturiranem nizu podatkov je mogoče na podatkih neposredno ali ob minimalnih prilagoditvah izvajati operacije, ki omogočajo pravilno umestitev podatkov v bazo oziroma zbirko podatkov, pri nestrukturiranem nizu podatkov pa zahtevajo takšna dejanja občutno večje vložke. Odgovor na vaše vprašanje je torej odvisen od tega, ali arhiv, o katerem govorite, predstavlja strukturiran niz osebnih podatkov, ki je dostopen na podlagi posebnih meril. Če torej sistem vodenja vašega arhiva omogoča dostopanje do osebnih podatkov posameznega delavca na podlagi njegovega imena in priimka ali drugih njegovih identifikacijskih znakov (npr. EMŠO, številka delovne knjižice, datum sklenitve delovnega razmerja, itd.), gre pri tem za zbirko osebnih podatkov v smislu
12. tč.
13. člena ZVOP-
14. Za zbirko osebnih podatkov tako vsekakor gre, če je vaš arhiv npr. sestavljen enako kot kadrovska evidenca, t.j. iz kadrovskih map vaših zaposlenih. Če pa, na drugi strani, omenjena neposredna dostopnost oziroma iskanje osebnih podatkov zaposlenih, ki se nahajajo v vašem arhivu ni mogoča, in se osebni podatki omenjenih oseb zgolj slučajno pojavljajo v arhivu kot zbirki (npr. tehničnih) podatkov, pa tak arhiv ne predstavlja zbirke osebnih podatkov v smislu ZVOP-1.Ne glede na navedeno, pa vas obveščamo, da bo novela zakona o varstvu osebnih podatkov, ki je že bila sprejeta na Vladi Republike Slovenije, prinesla novosti pri razbremenitvi precejšnjega števila upravljavcev zbirk osebnih podatkov, zato vas Pooblaščenec v nadaljevanju seznanja s predlaganimi spremembami.Zakonu o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05 – ZInfP) se za tretjim odstavkom
15. člena dodata nova četrti in peti odstavek, ki se glasita: