Zbirka osebnih podatkov o bivših zaposlenih + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 16.05.2007 Številka: 0712-430/2007/2 Kategorije:Delovna razmerja --> Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani, Dne 19.04.2007 je Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) preko elektronske pošte prejel vaše vprašanje v zvezi z varstvom osebnih podatkov. V navedeni elektronski pošti navajate:da podjetje nima zaposlenih, vendar jih je imelo v preteklosti, recimo pred 10-imi leti. Ali je tudi v tem primeru potrebno narediti zbirko osebnih podatkov zaposlenih oz. za koliko nazaj je to potrebno narediti (dilema zato, ker se podatke zaposlenih hrani trajno)?Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
- točke prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/04 in 113/05, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
- člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.Pooblaščenec navaja, da je zakonodajalec delovnopravno področje glede obdelave osebnih podatkov uredil z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) in z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02 in 79/06-ZZZPB-F, v nadaljevanju ZDR), v katerih je določno opredelil, katere osebne podatke delavcev lahko delodajalec obdeluje, namen obdelave le-teh ter rok hrambe. ZDR tako v prvem odstavku
- člena določa, da zakon ureja delovna razmerja, ki se sklepajo s pogodbo o zaposlitvi med delavcem in delodajalcem. V
- členu ZDR pa je urejeno varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov.Navedeno pomeni, da lahko delodajalec osebne podatke zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam, samo, če ima zato podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.ZEPDSV v
- členu eksplicitno določa, da delodajalci v skladu s tem zakonom vodijo 4 evidence, in sicer evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Nadalje 14.,
- in
- člen ZEPDSV določajo vodenje evidence o zaposlenih delavcih, evidence o stroških dela in evidence o izrabi delovnega časa. Navedeni členi v prvem odstavku določajo, da se evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela in evidenca o izrabi delovnega časa začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.Navedeno pomeni, da se omenjene evidence vodijo le za delavce, ki so v delovnem razmerju in ne pa tudi za tiste, katerim je delovno razmerje že prenehalo. Namen te ureditve izhaja iz tega, da se osebni podatki delavcev v delovnem razmerju obdelujejo na podlagi pogodbenega razmerja in se torej šteje, da lahko upravljavec osebnih podatkov (delodajalec) le te obdeluje toliko časa, dokler traja pogodbeno razmerje. Ko pa pogodbeno razmerje preneha obstajati, je namen, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali in nadalje obdelovali, dosežen, zaradi česa se lahko osebni podatki shranjujejo le toliko časa, kot to zahtevajo računovodski standardi ter davčna ali druga zakonodaja. Navedeno je tudi v skladu z
- členom ZVOP-1, ki določa rok hrambe osebnih podatkov, in sicer da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Zakon, ki določa, kaj se zgodi z osebnimi podatki na področju dela po izpolnitvi namena obdelave, je ZEPDSV. Ta zakon v tretjem odstavku
- člena, drugem odstavku
- člena in drugem odstavku
- člena določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela ter evidenca o izrabi delovnega časa in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Prav tako je tudi prejšnji Zakon o evidencah na področju dela iz leta 1990, ki se je uporabljal vse do uveljavitve ZEPDSV leta 2006, določal, da se podatki o delavcu, za katerega se neha voditi evidenca z dnem prenehanja delovnega razmerja, hranijo kot listina trajne vrednosti. Iz navedenih določb tako starega kot sedaj veljavnega zakona torej izhaja, da se osebni podatki bivših zaposlenih hranijo trajno.Glede na vaše skope navedbe ali delodajalec (podjetje) še obstaja ali ne, Pooblaščenec napotuje še na četrti odstavek
- člena, tretji odstavek
- člena ter tretji odstavek
- člena ZEPDSV, ki določajo, da ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu, o stroških dela in o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.Na podlagi navedenega Pooblaščenec zaključuje, da o delavcih, ki jim je prenehala pogodba o zaposlitvi, ni potrebno voditi evidenc, ki jih določa
- člen ZEPDSV, vendar pa to, v primeru, da te zbirke še vodite, ne pomeni, da za njih ni potrebno vzpostaviti kataloga zbirk osebnih podatkov (
- člen ZVOP-1) in jih tudi prijaviti v register zbirk osebnih podatkov (
- člen ZVOP-1). Ko torej delavcu preneha delovno razmerje, njegove podatke zbrišete iz evidenc, ki jih vodite na podlagi ZEPDSV, ter listine, ki jih določa
- člen ZEPDSV, vodite v posebni arhivski zbirki nekdanjih zaposlenih delavcev, ki mora zadostiti seveda vsem zahtevam ZVOP-
- S spoštovanjem,Informacijski pooblaščenec:Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026