Zbirka upravnih zadev in evidenca spisov kot zbirki osebnih podatkov - IPRS

Zbirka upravnih zadev in evidenca spisov kot zbirki osebnih podatkov + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 21.11.2006 Številka: 0712-355/2006/2 Kategorije:Register zbirk osebnih podatkov --> Kategorije: Register zbirk osebnih podatkov Spoštovani,Prejeli smo vašo elektronsko pošto z dne 13.11.
3. V njej navajate, da ste ob pripravi katalogov ter pripravi prijave v register zbirk osebnih podatkov v vašem upravnem organu naleteli na naslednjo dilemo. V mnenjih Informacijskega pooblaščenca ste zasledili stališče, da je vsaka upravna zadeva zbirka osebnih podatkov. Po določbah ZVOP-1 je potrebno podatke o vsaki zbirki podatkov prijaviti nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu) v register, ki ga ta vodi. 1.) Sprašujete ali je potrebno vsako upravno zadevo, ki jo vodite po določbah ZUP (vsak upravni postopek), prijaviti v register. Ali pa je morda potrebno pripraviti zbirko (zbir, razvid) upravnih zadev, ter prijaviti to?Pojasnjujete, da kot vsi državni upravni organi upravno poslovanje vodite s pomočjo računalniške aplikacije ____. Z njeno pomočjo se vse upravne zadeve evidentirajo po klasifikacijskih številkah in dodeljujejo v reševanje posameznim upravnim delavcem. Vzpostavljena je hierarhija pravic, ki so dodeljene posameznim delavcem: pravica pregledovanja, pravica spreminjanja zadev, pravica signiranja zadev, pravica določanja teh pravic, ... Tako se posamezne upravne zadeve fizično vodijo v zbirkah (stalna, tekoča, arhiv,...), njihovo vodenje pa je tudi informatizirano z aplikacijo ___, iz katere je določenim delavcem omogočen pregled vsebine nekaterih ali vseh upravnih zadev. 2) Zaradi navedenega vas zanima, ali je po našem mnenju potrebno v zvezi z navedenimi zbirkami in aplikacijami vzpostaviti katalog, ga prijaviti v register.Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi
4. točke prvega odstavka
5. člena ZVOP-1 ter
6. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Pooblaščenec uvodoma podaja nekaj splošnih povzetkov ZVOP-1 o katalogu in vnosu v register.Osebni podatek je v skladu s
7. tč.
8. člena katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
9. tč.
10. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na fukcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. Katalog in register zbirk urejajo členi 26 do 28 ZVOP-
11. Vsebina kataloga je določena v
12. členu ZVOP-
13. V skladu s
14. odst.
15. člena ZVOP-1 mora upravljavec osebnih podatkov za vsako zbirko osebnih podatkov vzpostavi katalog zbirke osebnih podatkov, ki vsebuje: - naziv zbirke osebnih podatkov; - podatke o upravljavcu osebnih podatkov (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko); - pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov; - kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki; - vrste osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov; - namen obdelave; - rok hrambe osebnih podatkov; - omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev; - uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov; - dejstvo, ali se osebni podatki iznašajo v tretjo državo, kam, komu in pravno podlago iznosa; - splošen opis zavarovanja osebnih podatkov; - podatke o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig; - podatke o zastopniku iz tretjega odstavka
16. člena tega zakona (za fizično osebo: osebno ime, naslov opravljanja dejavnosti ali naslov stalnega ali začasnega prebivališča, za samostojnega podjetnika posameznika pa še firmo, sedež in matično številko; za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež upravljavca osebnih podatkov in matično številko).
17. odst.
18. člena ZVOP-1 določa, da mora upravljavec osebnih podatkov skrbeti za točnost in ažurnost kataloga.
19. odst.
20. člena določa, katere dele kataloga mora upravljavec osebnih podatkov sporočiti državnemu nadzornemu organu (Informacijskemu pooblaščencu). Te podatke mora upravljavec sporočiti najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov. Upravljavec mora Pooblaščencu v skladu z
21. odst.
22. člena sporočiti tudi spremembe podatkov, in sicer najkasneje v osmih dneh od dneva spremembe.Na podlagi navedenega Pooblaščenec pojasnjuje, da ni potrebno prijaviti v register vsake upravne zadeve, ki jo vodite, ker posamezna upravna zadeva, torej vsak spis za sebe še ne predstavlja zbirke temveč je le del zbirke osebnih podatkov določenih upravnih zadev (vsak spis pa vsebuje istovrstne osebne podatke kot so ime in priimek strank v postopku, naslov, predmet upravnega postopka, ki je lahko osebni podatek, recimo denacionalizacija premoženja posameznika, dodelitev državljanstva, izdaja gradbenega dovoljenja….). Evidenca spisov oziroma aplikacija ____ pa predstavlja zbirko, kar pomeni, da morate o teh zbirkah (stalna, tekoča, arhiv) vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov (npr. evidenca zadev) in jih prijavit v register pri Pooblaščencu. Še več koristnih informacij se nahaja tudi na naši spletni strani www.ip-rs.si.S spoštovanjem. Informacijski pooblaščenec Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav., Pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026