Zbirka zdravnikov za neposredno trženje in katalog - IPRS

Zbirka zdravnikov za neposredno trženje in katalog + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem

2. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 22.02.2017 Številka: 0712-1/2017/245 Kategorije:Neposredno trženje, nagradne igre --> Kategorije: Neporedno trženje, nagradne igre Spoštovani, Informacijskemu pooblaščencu (v nadaljevanju IP) ste podali vprašanje ali je za vodenje evidence osebnih podatkov zdravnikov (ime in priimek, specializacija, mesto zaposlitve – institucije oz. podjetja in naslov, službeni elektronski naslov) potrebno pridobiti njihovo soglasje. Navedene osebne podatke bi uporabljali za planiranje obiskov strokovnih sodelavcev farmacevtskih podjetij in za obveščanje o strokovnih dogodkih. Zanima vas tudi, ali je takšno evidenco potrebno prijaviti pri IP. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju, na podlagi
3. točke prvega odstavka
4. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter
5. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Za obdelavo osebnih podatkov zdravnikov, torej že za sam vpis navedenih kategorij osebnih podatkov v evidence zasebnega podjetja in njihovo hranjenje, morate (tudi zaradi širšega nabora podatkov, kot jih dopušča
6. člen ZVOP-1) predhodno pridobiti njihovo osebno privolitev za točno določen in vnaprej opredeljen namen, t. j. izvajanje neposrednega trženja, kamor sodi tako obveščanje zdravnikov o strokovnih dogodkih, kot tudi obiski strokovnih sodelavcev farmacevtskih podjetij, ki bodo zdravnikom na kakršenkoli način predstavljali blago oz. proizvode in storitve ali jim jih ponujali. Dolžnost iz
7. člena ZVOP-1 velja za vsako zbirko osebnih podatkov posameznega upravljavca, ki ne sodi med izjeme iz
8. člena ZVOP-1, torej tudi za zbirko osebnih podatkov zdravnikov za namen izvajanja neposrednega trženja, pri čemer pa le-te ni potrebno samostojno, posebej prijavljati v register IP, če že imate prijavljeno katero od zbirk v okviru istega namena, torej neposrednega trženja. V tem primeru že prijavljeno zbirko osebnih podatkov za namen neposrednega trženja lahko samo dopolnite z ustreznimi informacijami. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju je podana v
9. členu ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Zbirka osebnih podatkov je v skladu s
10. točko
11. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi, pri čemer je strukturiran niz podatkov tak niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika. V konkretnem primeru ni povsem jasno, iz katerega vira in za kakšen namen ste osebne podatke zdravnikov pridobili in na kateri pravni podlagi jih vodite v svoji evidenci oz. zbirki osebnih podatkov, katere upravljavec ste. Glede na to, da jih nameravate uporabljati za namen izvajanja neposrednega trženja (t. j. planiranje obiskov strokovnih sodelavcev farmacevtskih podjetij in obveščanje o strokovnih dogodkih) pa domnevamo, da jih za ta namen niste pridobili na podlagi zakonske pravne podlage, kar pomeni, da za obdelavo osebnih podatkov zdravnikov za namen izvajanja neposrednega trženja predhodno potrebujete njihovo osebno privolitev (
12. točka
13. člena ZVOP-1). To potrebujete tudi iz razloga, ker kot upravljavec osebnih podatkov obdelujete širši nabor osebnih podatkov posameznih zdravnikov, kot je ta določen v ZVOP-1 za namen neposrednega trženja. Pravice in dolžnosti vašega podjetja, kot upravljavca osebnih podatkov zdravnikov za namen neposrednega trženja so podrobno urejene v
14. členu ZVOP-
15. V prvem odstavku tega člena je neposredno trženje opredeljeno kot obdelava osebnih podatkov za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev ali začasnega opravljanja del z uporabo poštnih storitev, telefonskih klicev, elektronske pošte ali drugih telekomunikacijskih sredstev v skladu z določbami prvega poglavja ZVOP-1, če drug zakon ne določa drugače. Drugi odstavek
16. člena nadalje določa katere podatke lahko za namen neposrednega trženja obdelujete kot upravljavec osebnih podatkov. To so: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko, naslov elektronske pošte ter številko telefaksa. Ostale osebne podatke iz vašega nabora (t. j. specializacija, mesto zaposlitve – institucije oz. podjetja in naslov) lahko obdelujete le na podlagi osebne privolitve posameznega zdravnika. Pri izvajanju neposrednega trženja morate upoštevati tudi zahtevo tretjega odstavka
17. člena ZVOP-1 in vsakega posameznega zdravnika ob izvajanju neposrednega trženja obvestiti o njegovih pravicah iz
18. člena ZVOP-
19. Te pravice posamezniku omogočajo, da lahko kadarkoli pisno ali na drug dogovorjen način zahteva, da kot upravljavec osebnih podatkov trajno ali začasno prenehate uporabljati njegove osebne podatke za namen neposrednega trženja. Upravljavec osebnih podatkov je dolžan v 15 dneh ustrezno preprečiti uporabo osebnih podatkov za namen neposrednega trženja ter o tem v nadaljnjih petih dneh pisno ali na drug dogovorjen način obvestiti posameznika, ki je to zahteval. Četrti odstavek
20. člena še določa, da je upravljavec osebnih podatkov, ki osebne podatke iz drugega odstavka istega člena posreduje drugim uporabnikom za namene neposrednega trženja ali pogodbenim obdelovalcem, o tem dolžan obvestiti posameznika in pred posredovanjem osebnih podatkov pridobiti njegovo pisno privolitev. Obvestilo posamezniku o nameravanem posredovanju osebnih podatkov mora vsebovati informacijo, katere podatke namerava posredovati, komu in za kakšen namen, pri čemer stroške takega obvestila krije upravljavec osebnih podatkov. Za celovitejše razumevanje četrtega odstavka
21. člena je potrebno upoštevati še prvi in drugi odstavek
22. člena ZVOP-1, ki ureja pogodbeno obdelavo osebnih podatkov. Pri tem je potrebno posebej izpostaviti, da v primeru, če osebne podatke zdravnikov obdelujete v imenu in za račun določenega upravljavca osebnih podatkov (torej kot pogodbeni obdelovalec skladno z
23. členom ZVOP-1, ki ureja pogodbeno obdelavo), te lahko obdelujete za namen neposrednega trženja le, če ste registrirani za opravljanje takšne dejavnosti in vas je upravljavec za namen izvajanja neposrednega trženja pisno pooblastil s pogodbo, ki vsebuje tudi dogovor o postopkih in ukrepih iz
24. člena ZVOP-1, katerih izvajanje nadzoruje upravljavec, vendar le pod pogojem, da je pred posredovanjem osebnih podatkov o tem obvestil posameznike oz. zdravnike in pridobil njihove pisne privolitve. Pri sami obdelavi zakonito pridobljenih osebnih podatkov zdravnikov morate poskrbeti tudi za njihovo ustrezno zavarovanje oziroma za zavarovanje zbirke osebnih podatkov. Več o zavarovanju osebnih podatkov si lahko preberete v priročniku IP za upravljavce osebnih podatkov, ki je dostopen na naših spletnih straneh: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura.pdf . Še zlasti, če boste blago in storitve zdravnikom ponujali oz. jih o njih obveščali (neposredno tržili) z uporabo sredstev elektronskih komunikacij (npr. po elektronski pošti), vas poleg vsega zgoraj navedenega opozarjamo, da neposredno trženje poleg ZVOP-1 urejata še Zakon o elektronskih komunikacijah (Ur. l. RS, št. 43/04 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZEKom-1) in Zakon o elektronskem poslovanju na trgu (Ur. l. RS, št. 69/09 uradno prečiščeno besedilo in 19/15, v nadaljevanju ZEPT), ki ju morate upoštevati, saj sta v razmerju do ZVOP-1 to specialna zakona. IP je v okviru svojih zakonskih pooblastil pristojen zgolj za nadzor nad izvajanjem ZVOP-1, zato ne more podajati zavezujočih tolmačenj predpisov ZEKom-1 in ZEPT, vas pa nanje opozarja, še zlasti na naslednje določbe, ki urejajo neposredno trženje. ZEKom-1 ureja vprašanja neposrednega trženja v
25. členu in pravi, da je uporaba elektronske pošte za namene neposrednega trženja, dovoljena samo na podlagi naročnikovega ali uporabnikovega predhodnega soglasja. Ne glede to, pa lahko fizična ali pravna oseba, ki od kupca svojih izdelkov ali storitev pridobi njegov elektronski naslov za elektronsko pošto, ta naslov uporablja za neposredno trženje svojih podobnih izdelkov ali storitev pod pogojem, da kupcu ponuja jasno in izrecno možnost, da brezplačno in enostavno zavrne takšno uporabo svojega elektronskega naslova takrat, ko so ti podatki za stike pridobljeni in ob vsakem sporočilu v primeru, da kupec ni zavrnil takšne uporabe že na začetku. Navedena ureditev se skladno s četrtim odstavkom istega člena uporablja le za fizične osebe. ZEPT področje neposrednega trženja ureja v
26. členu. Prvi odstavek določa informacije, ki morajo iz komercialnega sporočila jasno izhajati in pravi, da lahko ponudnik storitev pošilja komercialna sporočila, ki so del storitev informacijske družbe, če: – je komercialno sporočilo kot tako jasno razpoznavno, – je nedvoumno navedena fizična ali pravna oseba, v imenu katere je komercialno sporočilo poslano, – so jasno in nedvoumno navedeni pogoji za sprejem posebnih ponudb, ki so povezane s popusti, premijami in darili, ki morajo biti kot taki nedvoumno označeni, in – so jasno in nedvoumno ter lahko dostopno navedeni pogoji za sodelovanje v nagradnih tekmovanjih ali igrah na srečo, ki morajo biti kot taki jasno razpoznavni. Zgoraj navedeni pogoji iz prvega odstavka
27. člena ZEPT veljajo za vse naslovnike komercialnih sporočil, tako fizične, kot tudi pravne osebe, medtem, ko mora biti za posredovanje elektronskih sporočil fizičnim osebam izpolnjen tudi pogoj glede predhodnega soglasja iz prvega odstavka
28. člena ZEKom-1, oziroma pogoj glede ponujanja podobnih izdelkov ali storitev kupcem na podlagi drugega odstavka
29. člena ZEKom-
30. Ker pa nadzorni organi pri izvajanju vseh zgoraj navedenih zakonov v zadnjem času zaznavajo porast različnih oblik kršitev določb, ki ureja neposredno trženje storitev (še zlasti po elektronski pošti), vam predlagamo, da se seznanite tudi z izhodišči oziroma pravili, ki jih mora poznati vsako podjetje, ki izvaja neposredno trženje po elektronski pošti, objavljeno na naslednji IP spletni strani: https://www.ip-rs.si/novice/sporocilo-za-javnost-informacijskega-pooblascenca-in-agencije-za-komunikacijska-omrezja-i-1027 Dolžnost vpisa zbirk osebnih podatkov v register IP upravljavcem (razen tistim, ki sodijo med izjeme iz
31. člena ZVOP-1, kot npr. upravljavci z manj kot 50 zaposlenimi, ipd.) nalaga
32. člen ZVOP-1, pri čemer oblika ali format določene zbirke (npr. ali gre za eno ali več tabel oz. baz s podatki, ali drugo obliko zbirke osebnih podatkov) ne igra vloge. Dolžnost iz
33. člena ZVOP-1 tako vsekakor velja tudi za zbirko osebnih podatkov zdravnikov za namen izvajanja neposrednega trženja, pri čemer pa le-te ni potrebno samostojno, posebej prijavljati v register IP, če že imate prijavljeno katero od zbirk v okviru istega namena, torej neposrednega trženja. V tem primeru že prijavljeno zbirko osebnih podatkov za namen neposrednega trženja lahko samo dopolnite z informacijami, ki opišejo evidenco osebnih podatkov zdravnikov za namen neposrednega trženja. Lep pozdrav, Pripravila: mag. Petra Ratajec državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026