id="page_main" x-ms-format-detection="none"> Print deze pagina Afdrukformaat S M L XL Nieuwe JUPORTAL-zoekopdracht Sluit Tab Raad van State Vonnis/arrest van 21 augustus 2025 ECLI nr: ECLI:BE:RVSCE:2025:ARR.264.020 Rolnummer: A. 245466/XIV-39857 Zaak: Arrest 264020 - Overheidsopdrachten - 21/08/2025 Rechtsgebied: Bestuursrecht Invoerdatum: 2025-08-22 Raadplegingen: 86 - laatst gezien 2026-06-15 05:52 Fiche Arrest nr 264.020 van 21 augustus 2025 Overheidsopdrachten en openbare werken - Overheidsopdrachten Beslissing : Verwerping Thesaurus CAS: RAAD VAN STATE UTU-thesaurus: PUBLIEK EN ADMINISTRATIEF RECHT - RAAD VAN STATE - Arresten (Raad van State) Tekst van de beslissing ERROR JUPORTARobotRecordLienECLI WARNING ECLI:BE:RVSCE:2025:ARR.264.020 no lien 284809 identiques RAAD VAN STATE, AFDELING BESTUURSRECHTSPRAAK VOORZITTER VAN DE XIIe VAKANTIEKAMER nr. 264.020 van 21 augustus 2025 in de zaak A. 245.466/XIV-39.857 In zake: de NV DZJINTONIK bijgestaan en vertegenwoordigd door advocaten Thomas Eyskens, Sebastiaan De Meue en Junior Geysens kantoor houdend te 1000 Brussel Bischoffsheimlaan 33 bij wie woonplaats wordt gekozen tegen: de NV van publiek recht DE VLAAMSE RADIO- EN TELEVISIEOMROEPORGANISATIE bijgestaan en vertegenwoordigd door advocaten Bob Martens, Andi Zrza en Astrid Van Laer kantoor houdend te 1000 Brussel Wolstraat 70 bij wie woonplaats wordt gekozen -------------------------------------------------------------------------------------------------- I. Voorwerp van de vordering 1. De vordering, ingesteld op 1 augustus 2025, strekt tot de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid van de tenuitvoerlegging van “de beslissing van de VLAAMSE RADIO- EN TELEVISIEOMROEP- ORGANISATIE (VRT) van 18 juli 2025 tot gunning van de overheidsopdracht (diensten) met referentie 2024/OO/296 en met als voorwerp ‘Raamovereenkomst voor Resource Planning Tool’ aan de vennootschap naar Zweeds recht DRAMATIFY AB, en waarbij de offerte van DZJINTONIK nv onregelmatig is bevonden en om die reden wordt geweerd”. XIV-39.857-1/18 II. Verloop van de rechtspleging 2. Bij beschikking van 1 augustus 2025 werd, in samenspraak met het aangeduide lid van het auditoraat, de procedurekalender vastgesteld. De verwerende partij heeft een nota met opmerkingen en een administratief dossier ingediend. De partijen zijn opgeroepen voor de terechtzitting, die heeft plaatsgevonden op 20 augustus 2025, om 11.00 uur. Staatsraad Stephan De Taeye heeft verslag uitgebracht. Advocaat Sebastiaan De Meue, die verschijnt voor de verzoekende partij, en advocaten Andi Zrza en Bob Martens, die verschijnen voor de verwerende partij, zijn gehoord. Adjunct-auditeur Lennard Michaux heeft een met dit arrest eensluidend advies gegeven. Er is toepassing gemaakt van de bepalingen op het gebruik der talen, vervat in titel VI, hoofdstuk II, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973. III. Feiten 3.1. De verwerende partij schrijft op 25 juli 2024 een overheidsopdracht uit, met als voorwerp “Raamovereenkomst voor Resource Planning Tool”. Er wordt geopteerd voor een gunning op basis van een mededingingsprocedure met onderhandeling. 3.2. Op de opdracht vindt het bestek met referentie ‘2024/OO/296’ toepassing. De opdracht wordt daarin als volgt omschreven: XIV-39.857-2/18 “Met de opdracht ‘Raamovereenkomst voor Resource Planning Tool’ zoekt de aanbestedende overheid een dienstverlener die tegemoet kan komen aan de nood voor het uitvoeren van alle Resource Planning activiteiten die de aanbestedende overheid heeft. VRT is op zoek naar een SAAS Solution voor het uitvoeren van alle Resource Planning activiteiten binnen de verschillende afdelingen teneinde hiermee de huidige gebruikte applicaties te vervangen door één specifieke planningsapplicatie voor het plannen van mensen (interne en externe medewerkers) en middelen in media operations, projecten en/of ondersteunde diensten (e.g. catering, security, …) waar zowel transactionele data als masterdata voor HR- en financiële modules kunnen uitgewisseld worden via bestaande Middleware (via API’s/ Web Services). Het hoofduitgangspunt van de gezochte applicatie is een tool die voorziet in de mogelijkheden om de planning en opvolgactiviteiten van de verschillende afdelingen zoveel mogelijk te ondersteunen. De nadruk ligt dus op een applicatie die zowel planning als productie opvolging functionaliteiten aanbiedt (planning op dagbasis alsook lange termijnplanning) en dient geschikt te zijn voor gebruik bij media productie maar ook voor de ondersteunende afdelingen binnen VRT. Aanbieders worden verzocht om specifieke oplossingen aan te reiken en te beschrijven die zij kunnen leveren binnen de genoemde context, inclusief een toelichting over hoe deze bijdragen aan de efficiëntie, effectiviteit en wendbaarheid van de aanbestedende overheid. Planningsbehoefte en Inplannen van Resources De Resource Planning Tool wordt in eerste instantie ingezet voor het plannen van mensen en middelen (zoals studio’s, captatiewagens, montagecellen, …) bij media en productie welke de afdelingen nieuws, sporza, tv-producties, crew en radio omvatten. VRT streeft ernaar om op een zo efficiënt mogelijke manier de juiste medewerkers en middelen op de juiste plaats en op het juiste tijdstip in te plannen met het oog op een optimale invulling van de verschillende projecten en producties. De geplande alsook de gepresteerde eenheden (mensen en middelen) zullen geïnterfaced worden met een achterliggende financiële tooling dewelke hiervoor een kost zal berekenen. In de planningsapplicatie worden de behoeftes (workorders) voor de verschillende producties of events opgesteld. Dit gebeurt a.d.h.v. templates, het kopiëren van vorige behoeftes of het aanmaken van een nieuwe behoefte. Een behoefte bestaat uit één of meerdere requirements (vraag naar vaardigheden en/of middelen) voor een bepaald project, locatie en tijd. Een behoefte kan ook worden aangevraagd in het systeem door bv. een producer, deze kan worden goed- of afgekeurd. Een goedgekeurde behoefte resulteert dan in een voorlopige reservatie. De mogelijkheid moet ook bestaan om te reserveren op basis van huidige beschikbaarheden. Nadien zullen de verschillende planners (verantwoordelijk voor bepaalde vakgroepen (bv. beeld, styling)/middelen) deze requirements gaan inplannen met nominatieve resources. Deze medewerkers en middelen kunnen zowel interne als externe zijn. XIV-39.857-3/18 Aangezien er voor elk project (productie, event, …) meerdere departementen (sport, NWS, CRW, catering, …) kunnen betrokken zijn, worden de projecten eventueel onderverdeeld in sub projecten waar elke dienst al dan niet zijn eigen behoeftes aan koppelt. Enerzijds zijn er VRT-diensten waar er een nood is voor een gedetailleerde registratie op dag- en uurbasis ter opvolging van hun projecten/producties - anderzijds zijn er diensten die eerder een macro planning zullen opmaken (bv planning op week/maandbasis) en de nood hebben om deze planning zo efficiënt mogelijk te kunnen opvolgen en hierop te kunnen rapporteren. De terugkoppeling van de effectieve gepresteerde uren (actuals) van deze geplande resources zullen bijgevolg als basis dienen voor de uiteindelijke loonberekening van hun prestatie gebonden vergoedingen (bv. zondagsuren, gemiste maaltijd, …) Naast deze behoeftes worden er ook afwezigheidscodes ingepland bij de medewerkers door de planners, zoals verlof, rust, feestdag, ziekte,... Het beheer van afwezigheden (aanvraag, goedkeuring tot registratie workflow) zal geïntegreerd moeten worden met het HR Core Systeem. De raadpleging en interactie rond de geplande uren dient zo intuïtief mogelijk aangeboden te worden aan de medewerker (bv via mobile, app, alerts en notificaties, …). Een geplande resource moet zijn eigen planning kunnen zien alsook deze van zijn mede-geplande medewerkers. Deze planning raadplegen moet ook mogelijk zijn buiten de VRT-omgeving en dit via een beveiligde connectie Verschillende stakeholders zijn betrokken in het planningsproces, zoals de projectleider, de producer, centrale planners (+/- 25 planners) en de ingeplande medewerkers zelf (totaal van +/- 1.500 betrokken stakeholders) Interfacing met Core HR, Finance ERP, Facility Management Systeem, Building Management en Warehouse Management Systeem is een vereiste. Er is een behoefte om een koppeling te hebben tussen het planningssysteem en het gebouwbeheersysteem (badge lezers van ruimtes) zodat de toegang kan gekoppeld worden aan de personen die voor een opdracht in een specifieke ruimte ingepland staan. De overheidsopdracht bestaat uit een vast en een voorwaardelijk gedeelte. Na sluiting van de opdracht treedt het vaste gedeelte in werking. Dit vaste gedeelte bestaat uit een volledige uitwerking van de definitieve aanpak van de implementatiefase met de gedetailleerde planning en documentatie van de bedrijfsprocessen die ondersteund moeten worden door de resourceplanningoplossing. Pas wanneer dit vaste gedeelte is aanvaard door de aanbestedende overheid kan worden overgegaan naar de voorwaardelijke gedeelten: de implementatie en de ingebruikname van de oplossing. Designfase Het vaste gedeelte bestaat uit een designfase die een cruciale stap is in het transformatieproject. De designfase verzekert dat de implementatie gebaseerd is op een wederzijds grondig begrepen en vastgelegde set van bedrijfsvereisten en procesverbeteringen, wat de kans op een succesvolle implementatie waarborgt. XIV-39.857-4/18 Van de inschrijver wordt verwacht om duidelijk te beschrijven in het plan van aanpak hoe deze designfase aangepakt zal worden. We denken hier vooral aan volgende aandachtspunten: Begrip van de huidige bedrijfsprocessen door de integrator: high level begrip van de bestaande bedrijfsprocessen om te begrijpen hoe deze processen momenteel verlopen, welke verbeteringen noodzakelijk zijn en waarom. Gezamenlijk definiëren van de gewenste toekomstige situatie (to-be processen): Gezamenlijk uitwerken en opstellen van de gewenste situatie van geïmpacteerde bedrijfsprocessen en hoe deze ondersteund moeten worden door de nieuwe oplossing(
- en)en randapplicaties. Opstellen van een gedetailleerde projectplanning: het creëren van een tijdlijn en een overzicht van alle activiteiten, resources, deliverables, mijlpalen, e.d volgens RACI-principes die nodig zijn om de designfase en implementatie tot een goed einde te brengen. Identificeren van risico’s en mitigatiestrategieën: Analyse van mogelijke risico’s die zich kunnen voordoen tijdens de implementatie, samen met maatregelen om deze te mitigeren. Validatie van de designfase: Het design wordt ter validatie voorgelegd aan alle relevante stakeholders om te garanderen dat deze voldoet aan de verwachtingen van de aanbestedende overheid. Pas na interne validatie en goedkeuring van het design door de aanbestedende overheid kan de integrator overgaan naar de implementatiefase. De overheidsopdracht is een raamovereenkomst met één dienstverlener en omvat verschillende onderdelen, namelijk het overkoepelend projectmanagement, de implementatie (inclusief de nodige integratie(
- s)met andere software die VRT gebruikt), het gebruiksrecht, onderhoud en ondersteuning. De aanbestedende overheid heeft ook de mogelijkheid om deelopdrachten binnen deze raamovereenkomst te plaatsen om extra functionaliteiten toe te voegen aan de gekozen resourceplanningoplossing.” 3.3. Het aankondigingsbericht voor de opdracht wordt op 25 juli 2024 bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie. De uiterste datum voor indiening van aanvragen tot deelneming is 27 augustus 2024. 3.4. Na onderzoek van de uitsluitingsgronden en de kwalitatieve selectiecriteria selecteert de verwerende partij zeven ondernemingen, waaronder de verzoekende partij, voor de tweede fase van de procedure. XIV-39.857-5/18 3.5. Op 24 oktober 2024 verstuurt de verwerende partij de uitnodiging om deel te nemen aan de gunningsfase via het e-Procurement platform naar de geselecteerde kandidaten. 3.6. Luidens het bestek zijn er twee gunningscriteria, te weten ‘prijs’ en ‘kwaliteit’, met elk een gewicht van 50/100. Het gunningscriterium ‘kwaliteit’ wordt verder opgedeeld in de subgunningscriteria “plan van aanpak” (10/50), “functionele en niet-functionele vereisten” (30/50) en “use cases” (10/50). Het subgunningscriterium “functionele en niet-functionele vereisten” wordt in het bestek als volgt toegelicht: “Het gunningscriterium functionele vereisten wordt beoordeeld aan de hand van de antwoorden die de inschrijver heeft gegeven met behulp van het rekenblad ‘Bijlage A Technische vereisten’. Voor elke functionele en niet-functionele vereiste wordt in de kolom MoSCoW bepaald of het een M (Must have), S (Should have) of C (Could have) is. De W (Won’t have) is niet opgenomen. Voor de waarde M moet de kolom MoSCoW samen gelezen worden met de kolom Minimumvereiste. Voor vereisten die aangemerkt staan als M in combinatie met de waarde ‘ja’ bij minimumvereiste, toont de inschrijver aan dat hij hier al dan niet aan voldoet. De inschrijver moet aan elke minimumvereiste voldoen. Indien hij niet aan een bepaalde minimumeis voldoet, kan zijn offerte niet verder worden beoordeeld en komt de inschrijver dus ook niet meer in aanmerking voor gunning. Op basis van het rekenblad berekent de aanbestedende overheid voor elke inschrijver een totaalscore voor M, S, C op 100. Waarbij het gewicht van M 60 is, van S 30 en van C 10. Elke functionaliteit in M, S, C (buiten die M's die aangeduid zijn als minimumeis) wordt beoordeeld op 10 punten. De optelsom van de maximumscore van elke functionaliteit wordt herrekend naar het respectievelijke gewicht van M, S of C. Ook het resultaat van de inschrijvers wordt dan verhoudingsgewijs berekend. Inschrijvers moeten in dit stadium een minimum van 60% voor M halen om verder beoordeeld te kunnen worden. Offertes van inschrijvers die dit niet halen op dit criterium voldoen niet aan de minimumeisen en komen dus niet in aanmerking voor gunning. De score van de hoogst scorende inschrijver zal daarna worden herleid naar het maximum van de punten op dat onderdeel. De scores van de andere inschrijvers op dat onderdeel zullen op vergelijkbare wijze worden herleid volgens de regel van drie. Deze score wordt dan weer herleid naar het maximum van 30 punten voor dit gunningscriterium. Oplossingen van inschrijvers waarvan meer functionaliteiten beter, vollediger en gebruiksvriendelijker aansluiten bij de eisen van de aanbestedende overheid zullen hoger scoren dan oplossingen van inschrijvers die daar minder in slagen.” XIV-39.857-6/18 3.7. De technische vereisten worden aldus vermeld in een bijlage A bij het bestek. De leidraad voor de inschrijver bij het invullen van deze bijlage luidt: “Leidraad: Prioriteit : Must Have, Should Have, Could Have; geeft het gewicht van de requirement Minimumvereisten : voorstellen die niet voldoen aan requirements die aangeduid zijn als minimum vereiste worden volledig uitgesloten Antwoord : Antwoord van de inschrijver/solution provider. Moet aangeven in welke mate en hoe de oplossing beantwoordt aan de requirement Geeft beknopte, maar duidelijke toelichting waaruit het antwoord of de bevestiging is af te leiden. Gelieve geen verwijzingen naar externe bestanden te gebruiken, enkel indien noodzakelijk.” 3.8.1. In de bijlage A worden onder meer de volgende minimale eisen gesteld: “- Lijn 34 op het tabblad ‘planning’: ‘Is het mogelijk om in de tool diensten/shifts te creëren vanuit boekingen?’ - Lijn 16 op het tabblad ‘medewerkersmanagement’: ‘Is het mogelijk om in de voorgestelde tool meerdere verschillende werkstelsels te definiëren?’” 3.8.2. De gehanteerde begrippen worden in de bijlage A bij het bestek als volgt gedefinieerd: “- Dienst: ‘Verzameling van gekoppelde requirements of gekoppelde boekingen voor 1 nog te plannen persoon of persoon’ - Boeking: ‘Wanneer een requirement wordt ingevuld door een resource, spreekt m’n van een boeking’ - Werkstelsel: ‘Arbeidsreglement, tewerkstellingspercentage, statuut. Een medewerker kan in tijd veranderen van werkstelsel. VRT heeft verschillende werkstelsels.’” 3.9. Zes van de zeven kandidaten dienen tijdig een offerte in. Op 25 januari 2025 dient de verzoekende partij – tijdig – haar offerte in. XIV-39.857-7/18 Wat de onder randnummer 3.8.1 vermelde minimale eis ‘planning’ betreft, antwoordt de verzoekende partij op de vraag “Is het mogelijk om in de tool diensten te creëren vanuit boekingen?”: “Ja dat kan”. Wat de minimale eis ‘medewerkersmanagement’ betreft, antwoordt de verzoekende partij op de vraag “Is het mogelijk om in de voorgestelde tool meerdere verschillende werkstelsels te definiëren?”: “Ja dat kan, als type contract”. 3.10. In het kader van het derde subgunningscriterium inzake kwaliteit, “use cases”, presenteren de verschillende inschrijvers tijdens een demomoment de “use cases” zoals omschreven in de bijlage F bij het bestek. De verzoekende partij presenteert deze “use cases” op 6 februari 2025. Uit de demosessies blijkt dat één inschrijver, F., niet voldoet aan de minimale score van 6 op 10 punten op dit subgunningscriterium, waardoor haar offerte niet verder voor gunning in aanmerking komt. 3.11. Aan de overige inschrijvers vraagt de verwerende partij om hun offertes op de aangegeven punten aan te passen of te verduidelijken. Zo wordt de verzoekende partij op 5 maart 2025 gevraagd om tegen 12 maart 2025 het gedetailleerde projectplan, inclusief tijdslijnen en mijlpalen, aan de verwerende partij te bezorgen, wat de verzoekende partij binnen het vooropgestelde tijdsbestek ook doet. 3.12.1. Op 17 maart 2025 stuurt de verwerende partij de volgende e-mail aan de verzoekende partij: “[…] In de eerste plaats wil ik meegeven dat ik vanuit VRT Aankoop het dossier 2024-OO-296-Raamovereenkomst voor Resource Planning Tool verder zal begeleiden doorheen de procedure ter vervanging van collega [F.]. Vervolgens willen we vanuit VRT schakelen richting onderhandelingsrondes en beperking van aantal inschrijvers zoals beschreven in het bestekdocument. Daarom willen we jullie uitnodigen voor een eerste infosessie met focus op de functionele requirements en in het bijzonder of de minimale eisen en de must haves zijn afgedekt. Hierbij XIV-39.857-8/18 de inventaris van opmerkingen die we tijdens deze sessie willen bespreken in bijlage. Belangrijk in deze is het bewaken van ons vooropgesteld tijdspad richting gunning en omwille daarvan willen we volgend moment voorstellen : • Woensdag 26 maart 2025 om 15u - 17u • Via Teams Dank voor de bevestiging van deelname aan deze sessie indien nodig zoeken we een ander gemeenschappelijk moment; gelieve ook door te geven welke personen we allemaal dienen uit te nodigen via Teams (een mailadres is daar genoeg) of voor fysiek op VRT wil/kan aanwezig zijn (naam en nummerplaat voor parking).” 3.12.2. Bij de e-mail is een bijlage “inventaris van opmerkingen” met bijkomende vragen gevoegd. Wat de minimale eis ‘planning’ betreft – “Is het mogelijk om in de tool diensten te creëren vanuit boekingen?” – wordt bijkomend gevraagd: “Is het mogelijk om in de tool diensten te creëren vanuit boekingen? Met diensten bedoelen we het combineren van verschillende taken die starten op éénzelfde dag dit om te gebruiken naar uurafrekening van personeel. Vb; job A 12/3 van 10:30-14:00, job B 12/3 van 16:00-01:30, dienst = 10:30-01:30 […]” Wat betreft de minimale eis ‘medewerkersmanagement’ – “Is het mogelijk om in de voorgestelde tool meerdere verschillende werkstelsels te definiëren?” – wordt bijkomend gevraagd: “Is het mogelijk om in de voorgestelde tool meerdere verschillende werkstelsels te definiëren? Hoe definieer je een werkstelsel en hoe kan je hier regels aan toevoegen. Kunnen regels voor verschillende werkstelsels gelden, of is het per werkstelsel te definiëren?” 3.13. Vervolgens vindt met de verschillende kandidaten een online informatiesessie plaats aangaande de functionele en niet-functionele vereisten, waaronder de minimale eisen. Met de verzoekende partij vindt deze sessie op 26 maart 2025 plaats. XIV-39.857-9/18 3.14. Op 28 maart 2025 stuurt de verwerende partij de volgende e-mail aan de verzoekende partij: “[…] Naar aanleiding van onze mededeling van donderdag 13 maart en onze vraag- en antwoordsessie willen wij graag duidelijkheid verschaffen over de volgende stappen binnen deze aanbestedingsprocedure: - Recordings of the Q&A: https://we.tl/t-FTU8rmEezJ - Minimale vereisten: tijdens de vraag- en antwoordsessie hebben we onze opmerkingen met betrekking tot de minimale vereisten in onze XLS doorgenomen. U had de gelegenheid om uitleg en verduidelijking te geven over bepaalde aspecten die van beide kanten verkeerd geïnterpreteerd konden worden. Je nam ons mee door de applicatie om ons de oplossingen voor onze vragen te laten zien. We hebben de inspanningen tijdens deze sessie erg gewaardeerd. Omdat we de onderhandelingsfase alleen kunnen voortzetten op basis van een regulier aanbod, moet u al uw antwoorden en toelichtingen schriftelijk bevestigen. U ontvangt een uitnodiging via het E- procurement platform om de benodigde documenten te uploaden: ° Oorspronkelijke offerte ° Document met de bevestiging van de minimale vereisten. Gelieve in bijlage A ‘technische vereisten’ in een nieuwe kolom ook aan te geven in welke stadium aan deze minimale eis kan voldaan worden: - standaard: om aan te geven dat het vandaag standaard in de oplossing zit en de behoefte/requirement ‘out of the box’ afgedekt is - configuratie: om aan te geven dat het vandaag standaard in de oplossing zit maar configuratie vereist om de behoefte/requirement af te dekken. - software development: om aan te geven dat het vandaag nog niet standaard in de applicatie zit en extra software development vraagt om aan de behoefte/requirement te voldoen. - product roadmap: om aan te geven dat het vandaag nog niet standaard in de applicatie zit, extra software development vraagt om aan de behoefte/requirement te voldoen en het reeds in jullie product roadmap zit. Graag bevestiging van tijdslijn (bijv oplevering Q1/2026) - Mijlpalen : ° u ontvangt een officiële uitnodiging om uw offerte te regulariseren tegen 2 april 2025 ; met de bevestiging van uw antwoorden tijdens de vraag- en antwoordsessie; gelieve alle voorgestelde wijzigingen te markeren in de XLS. ° 2 april: na ontvangst van je geregulariseerde aanbod zullen we de minimale vereisten beoordelen: - als je dit haalt, ga je naar de volgende ronde - zo niet, dan is je aanbod niet geldig en stopt de procedure. ° Andere vragen : zoals vermeld tijdens de Q&A sessie, hebben we XIV-39.857-10/18 nog enkele andere vragen (geen minimumvereisten). We zullen je deze inventaris zo snel mogelijk toesturen. Je antwoorden hebben geen invloed op onze beoordeling van de minimale vereisten op 2 april. ° 9 april: als je voldoet aan de minimale eisen, ontvangen we graag een herziene offerte op basis van onze aanvullende vragen (extra uitleg + onderhandelingen). Op het moment van communicatie zullen we ook beslissen of we de aanbestedingsprocedure voortzetten met een gereduceerd aantal inschrijvers. Hopelijk is dit allemaal duidelijk voor je, mocht je nog vragen hebben aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.” 3.15. In een e-mail van diezelfde dag, deelt de verwerende partij aan de verzoekende partij nog het volgende mee: “[…] U heeft zojuist de officiële uitnodiging via het E-procurementplatform ontvangen om uw offerte te regulariseren. We zouden graag uw originele offerte ontvangen met speciale aandacht voor het document (Bijlage A – Technische vereisten) waar u een kolom met aanvullende informatie over de gevraagde minimale vereisten zou moeten toevoegen. Als u verwijst naar andere documenten (print screens, video, powerpoint, …) zou dit mogelijk zijn. Deadline: woensdag 2 april 2025 om 9 uur lokale tijd. Hopelijk is alles duidelijk. Als u nog vragen heeft, aarzel dan niet om ze te stellen.” 3.16.1. Op 1 april 2025 bezorgt de verzoekende partij aan de verwerende partij een geregulariseerde offerte met bijkomende informatie. Met betrekking tot de minimale eis inzake ‘planning’ – “Is het mogelijk om in de tool diensten te creëren vanuit boekingen ?” – geeft zij aan: “SOFTWARE DEVELOPMENT. Ja het is mogelijk om in de tool Diensten - gecombineerde taken te gebruiken voor uurafrekening - standaard te creëren vanuit boekingen. Uit de demo is gebleken dat jullie dit op een specifieke manier wensen. Dit kunnen wij verwezenlijken mits software development. We kunnen hierbij garanderen dat dit realtime kan gebruikt worden in de tellers zonder nadelige performantie impact.” XIV-39.857-11/18 3.16.2. Wat de minimale eis inzake ‘medewerkersmanagement’ betreft – “Is het mogelijk om in de voorgestelde tool meerdere verschillende werkstelsels te definiëren?”) – vermeldt de verzoekende partij: “SOFTWARE DEVELOPMENT. Ons antwoord op de initiële vraag was positief. Wij kunnen standaard werkstelsels en regels definiëren in de tool. Uit de demo is gebleken dat jullie de regels van de verschillende werkstelsels wensen toe te voegen, te configureren en zelfstandig te beheren in de DT tool. Dit kan met software development. Wij garanderen dat deze software-ontwikkeling éénmalig is, dat deze nadien via configuratie kan beheerd worden. Dit onderdeel wordt een integraal deel van ons product en zal in de toekomst dan ook onderhouden worden.” 3.17. Na een onderzoek naar de regelmatigheid van de offertes, komt de verwerende partij in het gunningsverslag tot de conclusie dat de offerte van de verzoekende partij niet voldoet aan de twee hiervoor vermelde minimale eisen, waardoor verzoeksters offerte substantieel onregelmatig is, en dat zij niet de minimale score van 60% voor ‘must haves’ behaalt. 3.18. Op 14 april 2025 deelt de verwerende partij middels een telefoongesprek aan de verzoekende partij mee dat haar offerte niet aan de minimale eisen voldoet. 3.19. Met een e-mail van 16 april 2025 en een aangetekende brief van 13 mei 2025 vraagt de verzoekende partij aan de verwerende partij om meer uitleg over haar beslissing. 3.20. Op basis van het gunningsverslag wordt uiteindelijk besloten dat de opdracht dient gegund te worden aan Dramatify AB (97.72/100). 3.21. Met een aangetekende brief en een e-mail van 18 juli 2025 worden de inschrijvers, waaronder de verzoekende partij, er door de verwerende partij van in kennis gesteld dat de opdracht werd gegund en dat verzoeksters offerte onregelmatig werd bevonden, en daarom werd geweerd. XIV-39.857-12/18 IV. Herinnering aan de schorsingsvoorwaarden 4. Krachtens artikel 17, §§ 1, 5 en 6, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State, gelezen in samenhang met de artikelen 15 en 31 van de wet van 17 juni 2013 ‘betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies’, moet enkel worden onderzocht of in de voorliggende vordering tot schorsing die is ingesteld volgens de procedure bij uiterst dringende noodzakelijkheid, een ernstig middel waarvan het onderzoek zich leent voor een versnelde behandeling of een klaarblijkelijke onwettigheid wordt aangevoerd. V. Onderzoek van het enige middel Uiteenzetting van het middel 5. De verzoekende partij voert in haar enig middel de schending aan van artikel 76 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 ‘plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren’, artikel 4, eerste lid, 8°, en artikel 5, eerste lid, 8°, van de wet van 17 juni 2013 ‘betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies’, de artikelen 2 en 3 van de wet van 29 juli 1991 ‘betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen’, alsook van het materiëlemotiverings- en zorgvuldigheidsbeginsel als algemene beginselen van behoorlijk bestuur. 6.1. In een eerste middelonderdeel bekritiseert de verzoekende partij het motief dat haar offerte onregelmatig is omdat ze niet zou voldoen aan de minimale eis ‘planning’ – ‘Is het mogelijk om in de tool diensten/shifts te creëren vanuit boekingen?’ – en de minimale eis ‘medewerkersmanagement’ – “Is het mogelijk om in de voorgestelde tool meerdere verschillende werkstelsels te definiëren ?” –, om reden dat deze minimale eisen niet standaard in de tool aanwezig zijn en software development vereisen. Uit geen enkel stuk blijkt volgens de verzoekende partij dat software development niet is toegestaan in het kader van de minimale eisen of anderszins zal leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. XIV-39.857-13/18 6.2. In een tweede middelonderdeel bekritiseert de verzoekende partij de overweging van de bestreden beslissing dat haar offerte de minimale score van 60% op de “must haves” binnen het gunningscriterium ‘functionele en niet- functionele vereisten’ niet zou halen, waardoor ze ook niet in aanmerking zou komen voor een verdere beoordeling. Haar offerte haalt wel degelijk de minimale score van 60% op de “must haves”, zoals blijkt uit de door haar ingevulde ‘Bijlage A. Technische vereisten’ bij de offerte. Beoordeling 7. Artikel 76, § 1, van het koninklijk besluit van 18 april 2017 ‘plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sector’ (hierna: het koninklijk besluit plaatsing 2017) bepaalt: “De aanbestedende overheid gaat na of de offertes regelmatig zijn. De offerte kan substantieel of niet substantieel onregelmatig zijn. Een offerte is substantieel onregelmatig wanneer ze van aard is de inschrijver een discriminerend voordeel te bieden, tot concurrentievervalsing te leiden, de beoordeling van de offerte van de inschrijver of de vergelijking ervan met de andere offertes te verhinderen, of de verbintenis van de inschrijver om de opdracht onder de gestelde voorwaarden uit te voeren onbestaande, onvolledig of onzeker te maken. De volgende onregelmatigheden worden met name als substantieel beschouwd : […] 3° de niet-naleving van de minimale eisen en de vereisten die als substantieel worden aangemerkt in de opdrachtdocumenten.” 8. Blijkens het gunningsverslag wordt de offerte van de verzoekende partij om de volgende redenen onregelmatig bevonden: “De tool voldoet niet aan volgende 2 minimum vereisten: - tab ‘Planning’ lijn 34 ‘Is het mogelijk om in de tool diensten/shifts te creëren vanuit boekingen?’ - tab ‘Medewerkersmanagement’ lijn 16 ‘Is het mogelijk om in de voorgestelde tool meerdere verschillende werkstelsels te definiëren?’ hebben we gefocust op de minimale vereisten en must haves, waarbij duidelijk werd dat een aantal zaken niet standaard in de tool aanwezig zijn en software development vereisen. Deze extra aanpassingen staan op moment van demo niet op de roadmap van de aanbieder en er is ook geen XIV-39.857-14/18 financiële raming opgemaakt in de offerte voor deze extra na de demo en het evalueren van de initiële geschreven antwoorden op de functionele requirements aanpassingen. Het betreft fundamentele aspecten met betrekking tot het beheer en de werking van de verschillende VRT-werkstelsels. Ook ontbreekt het concept ‘dienst’ (=verschillende geplande taken die in één dienst/shift gerealiseerd moeten worden) in het kader van een correcte uurregistratie van personeel volgens de specifieke werkstelselregels van de VRT. Ook op het vlak van flexibel gedifferentieerd publiceren is het huidige systeem te beperkt. De huidige functionele werking van de tool is niet geschikt om te voldoen aan de vereisten van VRT. Bij de overige inschrijvers die wel regelmatig werden beschouwd, waren deze elementen wel standaard aanwezig. Naast het niet behalen van deze 2 minimum vereisten hebben we bij de verdere beoordeling van de offerte van deze inschrijver vastgesteld dat de minimale score van 60% op de ‘must haves’ binnen het gunningscriterium ‘functionele en niet-functionele vereisten’ niet gehaald werd, waardoor ze ook niet verder in aanmerking komen voor verdere beoordeling. De gevraagde minimum vereisten werden niet gesteld binnen het huidige gebruik van deze tooling binnen VRT.” 9. De offerte van de verzoekende partij wordt volgens het gunningsverslag derhalve onregelmatig bevonden omdat niet aan de volgende minimale eisen is voldaan: “- tab ‘Planning’ lijn 34 ‘Is het mogelijk om in de tool diensten/shifts te creëren vanuit boekingen?’ - tab ‘Medewerkersmanagement’ lijn 16 ‘Is het mogelijk om in de voorgestelde tool meerdere verschillende werkstelsels te definiëren?’” 10. Het is in de eerste plaats aan de aanbestedende overheid om de technische specificaties in het bestek vast te stellen en te interpreteren. Het is immers zij die haar behoeften bepaalt. Het komt niet aan de Raad van State toe om een eigen beoordeling te maken van de technische mogelijkheden van de door een inschrijver voorgestelde oplossingen, en dus om na te gaan of die voldoen aan de vereisten van het bestek. Zulks zou tot gevolg hebben dat de Raad van State in de plaats van het bestuur de offerte beoordeelt. Hij is wel bevoegd om desgevraagd na te gaan of de aanbestedende overheid is uitgegaan van de juiste feitelijke gegevens, of zij die XIV-39.857-15/18 correct heeft beoordeeld en of zij op grond daarvan binnen de perken van de redelijkheid tot haar besluit is gekomen. 11. Het is de verantwoordelijkheid van de verzoekende partij, als inschrijver, om voldoende omstandig en duidelijk uiteen te zetten hoe de door de aanbestedende overheid aangeduide minimale eisen zullen worden gerespecteerd. In dit verband wordt in het bestek uitdrukkelijk gesteld dat de inschrijver dient aan te tonen dat hij aan de minimumvereisten voldoet. Indien hij niet aan een bepaalde minimumeis voldoet, “kan zijn offerte niet verder worden beoordeeld en komt de inschrijver dus ook niet meer in aanmerking voor gunning” (randnummer 3.6). 12. De verzoekende partij betwist niet dat de onder randnummer 9 vermelde vereisten “minimale eisen” betreffen, waarvan de niet-naleving overeenkomstig artikel 76, § 1, van het koninklijk besluit plaatsing 2017 tot een substantiële onregelmatigheid leidt. Wel argumenteert zij in het eerste middelonderdeel dat de verwerende partij ten onrechte haar offerte substantieel onregelmatig heeft verklaard om reden dat “software development” nodig is om aan de twee kwestieuze minimale eisen te voldoen. 13. Uit de motivering van de bestreden beslissing blijkt prima facie evenwel dat de verwerende partij verzoeksters offerte in wezen substantieel onregelmatig heeft verklaard, niet omdat zij “software development” vereist, doch wel omdat verzoekster niet afdoende concreet maakt hoe zij op basis van de “software development” aan de minimale eisen zal voldoen. De verwerende partij is in het gunningsverslag op het eerste gezicht van oordeel dat uit verzoeksters offerte onvoldoende blijkt op welke manier zij zich ertoe verbindt om aan de kwestieuze minimale eisen te voldoen. In dit verband wordt er in het gunningsverslag op gewezen dat de vereiste extra aanpassingen op moment van demo niet op de roadmap van de aanbieder staan, en dat er voor deze “extra” ook geen financiële raming in de offerte is opgemaakt (randnummer 8). 14. Het stond aan de verzoekende partij om, gelet op het feit dat “software development” nodig bleek, voldoende zekerheid te bieden over de ECLI:BE:RVSCE:2025:ARR.264.020 XIV-39.857-16/18 concrete stappen die in dit kader ondernomen zouden worden, en zodoende aan te tonen dat aan de kwestieuze minimale eisen wordt voldaan. De “garantie” vanwege de verzoekende partij, in verband met de kwestieuze minimale eis ‘planning’, dat de te ontwikkelen software “realtime kan gebruikt worden in de tellers zonder nadelige performantie impact” (randnummer 3.16.1), en haar “garantie”, wat de kwestieuze minimale eis inzake ‘medewerkersmanagement’ betreft, dat de te ontwikkelen software “nadien via configuratie kan beheerd worden”, en dat dit onderdeel “een integraal deel van ons product [wordt] en […] in de toekomst dan ook [zal] onderhouden worden” (randnummer 3.16.2), kunnen daar prima facie niet toe volstaan. 15. In de huidige stand van het geding blijkt niet dat het oordeel van de verwerende partij de grenzen van de redelijkheid is te buiten gegaan, of dat zij anderszins onwettig heeft gehandeld. Voorshands wordt aangenomen dat de verwerende partij de offerte van de verzoekende partij op goede gronden onregelmatig heeft bevonden. 16. Het eerste middelonderdeel wordt verworpen. 17. In het gunningsverslag wordt als bijkomend argument aangevoerd dat “we bij de verdere beoordeling van de offerte van deze inschrijver [hebben] vastgesteld dat de minimale score van 60% op de ‘must haves’ binnen het gunningscriterium ‘functionele en niet-functionele vereisten’ niet gehaald werd, waardoor ze ook niet verder in aanmerking komen voor verdere beoordeling” (randnummer 8). 18. Met de verwerende partij wordt prima facie aangenomen dat het tweede middelonderdeel betrekking heeft op een overtollig motief. Zelfs al zou die kritiek ernstig zijn, dan nog zou ze de schorsing van de tenuitvoerlegging van het onregelmatig bevinden van de offerte van de verzoekende partij niet kunnen verantwoorden. 19. Het tweede middelonderdeel wordt verworpen. 20. Het middel wordt in zijn geheel verworpen. XIV-39.857-17/18 VI. Besluit 21. Het enige middel is niet ernstig gebleken. De vordering tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid wordt dan ook verworpen. BESLISSING 1. De Raad van State verwerpt de vordering. 2. De verzoekende partij wordt verwezen in de kosten van de vordering tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid, begroot op een rolrecht van 200 euro, een bijdrage van 26 euro, en een rechtsplegingsvergoeding van 770 euro, die verschuldigd is aan de verwerende partij. Dit arrest is uitgesproken te Brussel, op eenentwintig augustus tweeduizend vijfentwintig, door de Raad van State, XIIe vakantiekamer, samengesteld uit: Stephan De Taeye, staatsraad, waarnemend voorzitter, bijgestaan door Elisabeth Impens, griffier. De griffier De voorzitter Elisabeth Impens Stephan De Taeye XIV-39.857-18/18 PDF document ECLI:BE:RVSCE:2025:ARR.264.020 Print deze pagina Afdrukformaat S M L XL Nieuwe JUPORTAL-zoekopdracht Sluit Tab <div