1/5 Geschillenkamer Beslissing 159/2025 van 7 oktober 2025 Dossiernummer : DOS-2025-01406 Betreft : het weigeren in te gaan op een verzoek tot inzage van een ex-werknemer in zijn evaluaties De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit; Gelet op Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna “AVG”; Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit, hierna “WOG”; Gelet op het reglement van interne orde van de Gegevensbeschermingsautoriteit, zoals goedgekeurd door het Directiecomité op 25 april 2024 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 31 mei 2024; Gelet op de stukken van het dossier; Heeft de volgende beslissing genomen inzake: De klager: X, hierna “de klager”; De verweerder: Y, hierna “de verweerder”. Beslissing 159/2025 — 2/5 I. Feiten en procedure
- Het voorwerp van de klacht betreft het weigeren in te gaan op een verzoek tot inzage van een ex-werknemer in zijn evaluaties.
- Op 3 april 2025 dient de klager een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna "de GBA") tegen de verweerder.
- Op 8 april 2025 wordt de klacht door de Eerstelijnsdienst ontvankelijk verklaard op grond van de artikelen 58 en 60 van de WOG, wordt de klager hiervan op de hoogte gesteld overeenkomstig artikel 61 WOG en wordt de Geschillenkamer gevat op grond van artikel 92, 1° WOG.
- Op 1 september 2025 brengt de Geschillenkamer de partijen overeenkomstig artikel 95, §2 WOG op de hoogte van het feit dat onderhavig dossier aanhangig gemaakt werd, de inhoud van de klacht, en de mogelijkheid tot het raadplegen en het kopiëren van het dossier bij de griffie van de Geschillenkamer. De partijen worden uitgenodigd om hun eventuele opmerkingen hieromtrent over te maken aan de Geschillenkamer.
- Op 11 september 2025 ontvangt de Geschillenkamer opmerkingen van de verweerder op deze kennisgeving. II. Motivering
- De klager had op 14 augustus 2024 en op 2 september 2024 inzage gevraagd in zijn personeelsdossier nadat hij was ontslagen door de verweerder. De klager wou specifiek een kopie van zijn evaluatieverslagen. De verweerder weigerde op 6 september 2024 in te gaan op dit verzoek tot inzage en kopie, aangezien de klager deze evaluaties zelf had kunnen bekomen via het HR-portaal van de verweerder, voor hij was ontslagen.
- Naar aanleiding van een ingebrekestelling van de klager aan de verweerder, werd op 24 december 2024 nogmaals formeel inzage gevraagd in de evaluaties van de klager.
- Naar aanleiding van de klacht en de communicatie van de Geschillenkamer aan de verweerder van 1 september 2025, meldde de verweerder op 8 september 2025 dat hij de klager een kopie van zijn personeelsdossier en de evaluatieverslagen op datum van 19 juni 2025, zijnde 10 maanden na het initiële verzoek, had bezorgd
- De Geschillenkamer is van oordeel dat, op basis van de bovenstaande analyse, kan worden geconcludeerd dat de verweerder mogelijk de bepalingen van de AVG heeft geschonden, wat rechtvaardigt om over te gaan tot een beslissing in deze zaak op basis van artikel 95, § 1, 4° WOG, meer bepaald een waarschuwing te formuleren ten aanzien van de verweerder dat hij conform artikel 12.2 AVG de uitoefening van de rechten van een betrokkene, waaronder het recht op inzage, moet faciliteren en dat hij conform artikel 12.3 AVG Beslissing 159/2025 — 3/5 onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie moet geven aan de betrokkene aangaande het gevolg dat hij aan een verzoek geeft.
- Onderhavige beslissing is een prima facie beslissing genomen door de Geschillenkamer overeenkomstig artikel 95 van de WOG op grond van de door de klager ingediende klacht, in het kader van de “procedure voorafgaand aan de beslissing ten gronde” 1 en geen beslissing ten gronde van de Geschillenkamer in de zin van artikel 100 van de WOG. De Geschillenkamer heeft aldus beslist om op grond van artikel 58.2.a) AVG en artikel 95, § 1, 4° van de WOG, een waarschuwing te formuleren ten aanzien van de verweerder voor wat betreft het ogenschijnlijk initieel weigeren van een verzoek tot inzage in de persoonsgegevens van de klager en voor wat betreft het alsnog verlenen van inzage nadat de termijn van een maand was verstreken zonder enige informatie aan de klager omtrent zijn verzoek.
- Onderhavige beslissing heeft tot doel de verweerder in kennis te stellen van het feit dat deze mogelijk een inbreuk op de bepalingen van de AVG heeft gepleegd en deze in de mogelijkheid te stellen zich alsnog te conformeren met voornoemde bepalingen.
- Indien de verweerder niet akkoord gaat met de inhoud van onderhavige prima facie beslissing en van mening is dat hij feitelijke en/of juridische argumenten kan aanvoeren die tot een nieuwe beslissing zouden kunnen leiden, kan hij een verzoek tot heroverweging indienen bij de Geschillenkamer volgens de procedure vastgesteld in artikel 98 juncto artikel 99 van de WOG, bekend als een “behandeling ten gronde”. Dit verzoek moet worden gestuurd naar het e-mailadres litigationchamber@apd-gba.be binnen een termijn van 30 dagen na kennisgeving van deze prima facie beslissing.
- In geval van een voortzetting van de behandeling van de zaak ten gronde, zal de Geschillenkamer de partijen op grond van artikel 98, 2° en 3° juncto artikel 99 van de WOG uitnodigen hun verweermiddelen in te dienen alsook alle stukken die zij nuttig achten bij het dossier te voegen. De onderhavige beslissing wordt desgevallend definitief opgeschort.
- Tot slot wijst de Geschillenkamer er volledigheidshalve op dat een behandeling ten gronde van de zaak kan leiden tot het opleggen van de maatregelen vermeld in artikel 100 van de WOG
- 1 Afdeling 3, Onderafdeling 2 van de WOG (artikelen 94 t.e.m. 97). 2 "Artikel
- §
- De geschillenkamer heeft de bevoegdheid om: 1° een klacht te seponeren; 2° de buitenvervolgingstelling te bevelen; 3° de opschorting van de uitspraak te bevelen; 4° een schikking voor te stellen; 5° waarschuwingen en berispingen te formuleren; 6° te bevelen dat wordt voldaan aan de verzoeken van de betrokkene om zijn rechten uit te oefenen; 7° te bevelen dat de betrokkene in kennis wordt gesteld van het veiligheidsprobleem; 8° te bevelen dat de verwerking tijdelijk of definitief wordt bevroren, beperkt of verboden; 9° te bevelen dat de verwerking in overeenstemming wordt gebracht; Beslissing 159/2025 — 5/5 het Marktenhof overeenkomstig artikel 1034quinquies van het Ger.W.4, of via het e-Deposit informaticasysteem van Justitie (artikel 32ter van het Ger.W.). ( Get). Hielke HIJMANS Directeur van de Geschillenkamer 4 2° de naam, voornaam, woonplaats van de verzoeker en, in voorkomend geval, zijn hoedanigheid en zijn rijksregisterof ondernemingsnummer; 3° de naam, voornaam, woonplaats en, in voorkomend geval, de hoedanigheid van de persoon die moet worden opgeroepen; 4° het voorwerp en de korte samenvatting van de middelen van de vordering; 5° de rechter voor wie de vordering aanhangig wordt gemaakt; 6° de handtekening van de verzoeker of van zijn advocaat." "Het verzoekschrift met zijn bijlage wordt, in zoveel exemplaren als er betrokken partijen zijn, bij aangetekende brief gezonden aan de griffier van het gerecht of ter griffie neergelegd."