1/6 Geschillenkamer Beslissing ten gronde 62/2025 van 26 maart 2025 Dossiernummer : DOS-2020-01328 Betreft : Klacht inzake de publicatie van persoonsgegevens van jubilarissen in een brochure n.a.v. een jubileum georganiseerd door de stad De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, samengesteld uit de heer Hielke HIJMANS, voorzitter, alleenzetelend ; Gelet op Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna “AVG”; Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit, hierna “WOG”1; Gelet op het reglement van interne orde, zoals goedgekeurd door de Kamer van Volksvertegenwoordigers op 20 december 2018 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 15 januari 2019; Gelet op de stukken van het dossier; Heeft de volgende beslissing genomen inzake: De klager: X, hierna “de klager” De verweerder: Stad Y, hierna “de verweerder” 1 De GBA herinnert eraan dat de wet van 25 december 2023 tot wijziging van de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit (WOG), en het nieuw reglement van interne orde van de GBA, op 1 juni 2024 in werking zijn getreden. De nieuwe bepalingen zijn van toepassing op klachten, bemiddelingsdossiers, verzoeken, inspecties en procedures voor de Geschillenkamer die aanvangen vanaf deze datum. De nieuwe WOG is beschikbaar via deze link: https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi loi/change lg.pl?language=nl&la=N&cn=2017120311&table name=wet, en het reglement van interne orde via deze link: < https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/reglement-vaninterne-orde-van-de-gegevensbeschermingsautoriteit.pdf>. Dossiers die zijn aangevat vóór 1 juni 2024, waar dit dossier deel van uitmaakt, zijn daarentegen onderworpen aan de bepalingen van de WOG en het reglement van interne orde zoals deze bestonden vóór deze datum. Beslissing ten gronde 62/2025 — 2/6 I. 1. Feiten en procedure Op 13 maart 2020 dient de klager een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit tegen verweerder. 2. Het voorwerp van de klacht betreft de vermeende onrechtmatige verwerking van de naam en voornaam van de klager door de verweerder. De verweerder is Stad Y. Deze stuurt een brief naar al haar inwoners die in 2020 vijftig jaar worden om hen uit te nodigen op een feest dat naar jaarlijkse traditie door haar wordt georganiseerd. De uitnodiging per brief wordt vergezeld van een brochure waarin de naam en de voornaam van alle jubilarissen werden gepubliceerd. In totaal gaat het om de publicatie van 620 namen, inclusief die van de klager. De klager voert aan dat alle geadresseerde jubilarissen daardoor kennis kunnen nemen van haar naam, voornaam, leeftijd en de stad waar zij woonachtig is, en dat dit een inbreuk op haar privacy vormt. 3. Op 16 maart 2020 wordt de klacht door de Eerstelijnsdienst ontvankelijk verklaard op grond van de artikelen 58 en 60 WOG en wordt de klacht op grond van artikel 62, § 1 WOG overgemaakt aan de Geschillenkamer. 4. Op 23 april 2020 beslist de Geschillenkamer op grond van artikel 95, § 1, 1° en artikel 98 WOG dat het dossier gereed is voor behandeling ten gronde. 5. Op 23 april 2020 worden de betrokken partijen per aangetekende zending in kennis gesteld van de bepalingen zoals vermeld in artikel 95, § 2, alsook van deze in artikel 98 WOG. Tevens worden zij op grond van artikel 99 WOG in kennis gesteld van de termijnen om hun verweermiddelen in te dienen. 6. De uiterste datum voor ontvangst van de conclusie van antwoord van de verweerder werd daarbij vastgelegd op 25 mei 2020, deze voor de conclusie van repliek van de klager op 8 juni 2020 en deze voor de conclusie van repliek van de verweerder op 22 juni 2020. Gezien de klager slechts op 24 juni 2020 kennis kon nemen van de conclusie van antwoord van de verweerder, werd de uiterste datum voor de conclusie van repliek van de klager verlengd tot 23 juli 2020 en deze voor de conclusie van repliek van de verweerder tot 13 augustus 2020. 7. Op 20 mei 2020 ontvangt de Geschillenkamer de conclusie van antwoord vanwege de verweerder. Daarin wordt eerst een chronologie geschetst van de feiten die zich hebben voorgedaan voorafgaand aan de indiening van de klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hierin voert zij aan dat het stadsbestuur zelf twee klachten ontving omtrent de publicatie van de namen in de brochure. Naar aanleiding hiervan besloot de functionaris voor gegevensbescherming van de verweerder het incident op 9 maart 2020 te melden bij de Vlaamse Toezichtcommissie als gegevenslek. 2 Verder legt verweerder uit dat de verwerking van de namen en adressen van de jubilarissen met het oog 2 Bijlage 1 conclusie van antwoord van de verweerder. Beslissing ten gronde 62/2025 — 3/6 op het versturen van de uitnodigingen kadert binnen een specifiek doelgroepenbeleid van het stadsbestuur waartoe werd beslist op basis van haar eigen autonomie. Voor het versturen van de uitnodigingen werd door de verweerder de bevolkingsregisters geraadpleegd, waartoe zij werd gemachtigd door het College van Burgemeester en Schepenen van de stad op 21 januari 2020.3 De verweerder beroept zich derhalve uitdrukkelijk op artikel 6.1
- e)AVG om die verwerking te rechtvaardigen. Tot slot geeft de verweerder toe dat de publicatie van de namen van de jubilarissen in de brochure, en daarmee ipso facto ook hun leeftijd, gebeurde zonder geldige rechtsgrond. Die verwerking noemt zij zelf onrechtmatig, en daarom een inbreuk op de AVG. 8. Op 7 juli 2020 ontvangt de Geschillenkamer de conclusie van repliek van de klager. De klager stelt ter illustratie dat zij, door de brochure te combineren met de achternaam van de tweede persoon die een klacht had ingediend bij de verweerder over de publicatie, zoals blijkt uit de stukken4, gemakkelijk de precieze woonplaats en het telefoonnummer van die persoon kon achterhalen. 9. De Geschillenkamer ontvangt geen verdere conclusie van de verweerder. II. Motivering II.1. Wat betreft de rechtmatigheid van de verwerkingen 10. De Geschillenkamer herinnert eraan dat ingevolge artikel 5.1
- a)AVG persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant dienen te worden verwerkt. Meer bepaald wijst de Geschillenkamer op de concretisering van het rechtmatigheidsbeginsel zoals opgenomen in artikel 6.1 AVG, dat voorschrijft dat elke verwerking van persoonsgegevens moet berusten op een rechtsgrondslag. Dit wil zeggen dat een verwerkingsverantwoordelijke niet mag starten of doorgaan met een verwerking zonder zich te beroepen op één van de in artikel 6.1 AVG opgesomde voorwaarden. De Geschillenkamer benadrukt hierbij dat elke afzonderlijke verwerking een afzonderlijke rechtsgrond vereist. II.1.1. Raadpleging van bevolkingsregisters 11. De Geschillenkamer stelt vast dat de verweerder zich uitdrukkelijk beroept op artikel 6.1
- e)AVG om de bevolkingsregisters te raadplegen en de namen, leeftijden en adressen van haar inwoners te controleren met als doel jubilarissen uit te nodigen voor een feest dat door haar georganiseerd wordt. 12. De Geschillenkamer herinnert eraan dat een verwerkingsverantwoordelijke die zich beroept op artikel 6.1.
- e)AVG moet kunnen aantonen dat de verwerking noodzakelijk is voor de 3 Bijlage 5 conclusie van antwoord van de verweerder. 4 Bijlage 2 conclusie van antwoord van de verweerder. Beslissing ten gronde 62/2025 — 4/6 vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan haar is opgedragen. Hierbij merkt de Geschillenkamer op dat de taak van algemeen belang, of het openbaar gezag, door een norm moet opgedragen zijn aan de verwerkingsverantwoordelijke.5 13. Hiertoe wijst de verweerder op artikel 5 van het Koninklijk Besluit betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister van 16 juli 19926, dat bepaalt dat de raadpleging van het bevolkingsregister door de gemeentelijke diensten en de diensten afhankelijk van het O.C.M.W is toegestaan voor ‘interne doeleinden’. De Geschillenkamer is van oordeel dat dit artikel inderdaad kan dienen als rechtsgrond op grond van nationaal recht zoals bedoeld in artikel 6.3. AVG, maar stelt vast dat aan de inhoud van het begrip ’interne doeleinden’ evenwel geen sluitende definitie werd gegeven. 14. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) heeft in het verleden uitgelegd dat het consulteren van de bevolkingsregisters steeds moet gedekt zijn door een beslissing van het gemeentebestuur, zoals een college van burgemeesters en schepenen.7 De machtiging om het bevolkingsregister te raadplegen moet steeds gebeuren in functie van de ‘interne doeleinden’, hetgeen inhoudt dat het moet gaan om doeleinden die kaderen binnen de bevoegdheid van de gemeente uit hoofde van haar opdracht als openbaar bestuur. De Ministeriële Omzendbrief van 1 juli 2011 omtrent de raadpleging van bevolkingsregisters voor interne doeleinden8 voegt daaraan toe dat het zowel kan gaan om toegewezen bevoegdheden, als om initiatieven die de gemeente neemt op basis van haar autonomie. De verweerder voert aan dat de raadpleging van het bevolkingsregister in casu kaderde binnen het specifieke doelgroepenbeleid van het stadsbestuur, waartoe werd beslist op basis van haar eigen autonomie. 15. De Geschillenkamer stelt vast dat het College van Burgemeester en Schepenen van de stad op 21 januari 2020 het stadsbestuur inderdaad gemachtigd heeft om het bevolkingsregister te raadplegen om de jubilarissen in casu uit te nodigen.9 De Geschillenkamer concludeert dat de gegevens die door de verweerder zijn geraadpleegd, uitsluitend zijn gebruikt voor het uitnodigen van 50-jarige inwoners voor een ontvangst door het stadsbestuur, zoals vastgelegd in het collegebesluit. Bijgevolg is de Geschillenkamer van oordeel dat de verweerder zich rechtmatig kon beroepen op artikel 6.1.
- e)AVG. Zij acht de raadpleging van 5 Art. 6.3. AVG 6 Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, B.S. 15 augustus 1992, blz. 18041 7 CBPL, Aanbeveling nr. 06/2012 m.b.t. het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters in toepassing van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (CO-AR-2011-009), 2 mei 2012 8 Ministerieel Omzendbrief BB 2011/2 van 1 juli 2011 van de Vlaamse Minister van Bestuurszaken betreffende de raadpleging van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden, B.S. 27 juli 2011 9 Zie bijlage 5, collegebesluit van 21 januari 2020, Art. 1: “Het college van burgemeester en schepenen staat de volgende doelgroepspecifieke raadplegingen van het bevolkingsregister toe voor de legislatuur 2020-2025 : […] 50-jarigen om uitnodigingen te versturen voor ontvangst door bestuur; […]” Beslissing ten gronde 62/2025 — 5/6 het bevolkingsregister noodzakelijk voor de vervulling van het interne doeleinde van de verweerder, en meent dat de interne doeleinden opgesomd in voornoemd collegebesluit kunnen gezien worden als dienend ter verwezenlijking van het lokale algemeen belang, het welzijn van de burgers en het maximaal betrekken van de inwoners bij het stadsbeleid. II.1.2. Publicatie van namen in de uitnodigingsbrochure 16. Uit de stukken aangevoerd door de klager blijkt dat alle jubilarissen met naam en voornaam werden gepubliceerd in een brochure die door het stadsbestuur werd toegevoegd bij de uitnodiging. In totaal gaat het om de publicatie van 620 namen, inclusief die van de klager. De Geschillenkamer stelt vast dat de verweerder hierdoor niet alleen de namen van de betrokkenen heeft bekendmaakt, maar ipso facto ook hun leeftijd (50 jaar) en woonplaats (Stad Y). 17. De Geschillenkamer brengt nogmaals in herinnering dat conform het rechtmatigheidsbeginsel uit artikel 6.1. AVG elke verwerking van persoonsgegevens moet steunen op een rechtsgrond. 18. In casu merkt de Geschillenkamer op dat de publicatie van de naam en voornaam van de betrokkenen een afzonderlijke verwerking uitmaakt, waarvoor een afzonderlijke rechtsgrond is vereist. De verweerder geeft zelf uitdrukkelijk toe dat de publicatie van de namen in de brochure gebeurde zonder geldige rechtsgrond. Hierdoor concludeert de Geschillenkamer dat deze verwerking onrechtmatig is, en stelt zij vast dat er een inbreuk op artikel 6.1. AVG werd gemaakt. III. Maatregelen 19. De Geschillenkamer wijst erop dat er geruime tijd verstreken is tussen het neerleggen van de laatste conclusie in dit dossier, en het nemen van de voorliggende beslissing. De Geschillenkamer wenst zich hiervoor uitdrukkelijk bij de betrokken partijen te verontschuldigen. 20. De Geschillenkamer neemt dit verstrijken van tijd in rekening bij het bepalen van de gepaste maatregel in dit dossier – zonder dat het verstrijken van tijd op zich een reden kan zijn om geen sanctie op te leggen. 21. De Geschillenkamer overweegt eveneens dat de verweerder in de procedure goed heeft meegewerkt en haar fout heeft toegegeven. 22. Gezien de inbreuk vaststaat en niet wordt betwist, legt de Geschillenkamer wel een berisping op in de zin van artikel 100 § 1, 5° WOG, voor wat betreft de publicatie van de namen van de betrokken 50-jarigen in de litigieuze brochure.