Beslissing ten gronde nr. 74/2025

1/18 Geschillenkamer Beslissing ten gronde 74/2025 van 23 april 2025 Dossiernummer: DOS-2022-04482 Betreft: klacht met betrekking tot de vereiste van een foto van de identiteitskaart voor de afgifte van een aangetekende zending door Bpost De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, bestaande uit de heer Hielke Hijmans, voorzitter, en de heren Romain Robert en Dirk Van Der Kelen, leden; Gelet op Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna "AVG"; Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit, hierna "WOG"1 ; Gelet op het reglement van interne orde, zoals goedgekeurd door de Kamer van Volksvertegenwoordigers op 20 december 2018 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 15 januari 2019; Gelet op de stukken van het dossier; Heeft de volgende beslissing genomen inzake: De klager: X, hierna “de klager", De verweerder: BPOST NV, Anspachlaan 1, bus 1, 1000 Brussel, met ondernemingsnummer BE.214.596.464, vertegenwoordigde door mr. Heidi Waem en mr. Simon Verschaeve, hierna "de verweerder" 1 De GBA herinnert eraan dat de wet van 25 december 2023 tot wijziging van de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit (WOG), en het nieuwe Reglement van interne orde van de GBA, op 1 juni 2024 in werking zijn getreden. De nieuwe bepalingen zijn van toepassing op klachten, bemiddelingsdossiers, verzoeken, inspecties en procedures voor de Geschillenkamer die aanvangen vanaf deze datum. De nieuwe WOG is beschikbaar via deze link: https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi loi/change lg.pl?language=nl&la=N&cn=2017120311&table name=wet, en het Reglement van interne orde via deze link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/reglement-vaninterne-orde-van-de-gegevensbeschermingsautoriteit.pdf. Dossiers die zijn aangevat vóór 1 juni 2024 – waaronder het onderhavige dossier – blijven onderworpen aan de bepalingen van de WOG en het Reglement van interne orde zoals die bestonden vóór die datum. Beslissing ten gronde 74/2025 - 2/18 I. Feiten en procedure 1. Het voorwerp van de klacht betreft het fotograferen van identiteitskaarten van ontvangers van aangetekende zendingen (hierna “praktijk inzake bezorging van aangetekende zendingen”). 2. Op 28 oktober 2022 wordt de klager, om een aan hem gerichte aangetekende brief in ontvangst te nemen, verplicht de praktijk inzake bezorging van aangetekende zendingen van de verweerder te volgen. De klager weigert en stelt niettemin voor zijn identiteitskaart te laten zien zonder echter akkoord te gaan met het maken van een foto ervan. De postbeambte herhaalt, na overleg met zijn leidinggevende, dat de foto nodig is voor de afgifte van de aangetekende zending. Naar aanleiding van deze woordenwisseling dient de klager bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna “GBA”) een klacht in tegen de verweerder. 3. Op 24 november 2022 informeert de Eerstelijnsdienst (hierna "ELD") de klager dat zijn klacht door de GBA in goede orde is ontvangen en raadt hem aan een verzoek tot uitoefening van rechten bij de DPO van de verweerder in te dienen. 4. Op 30 november 2022 geeft de klager aan dat hij via het beschikbare onlineformulier een verzoek bij de verweerder heeft ingediend, waarbij hij zijn privéadres en een kopie van zijn identiteitskaart heeft verstrekt (hierna "gebruik van het formulier”). Hij verzoekt bijgevolg om de toevoeging aan zijn klacht van een grief wegens de niet-overeenstemming van het genoemde formulier met de vereisten van artikel 5.1.

1. c)van de AVG. 5. Op 7 december 2022 wordt de klacht ontvankelijk verklaard op grond van de artikelen 58 en 60 ban de WOG, en wordt de klacht op grond van artikel 62, § 1, van de WOG overgemaakt aan de Geschillenkamer. 6. Op 17 mei 2023 beslist de Geschillenkamer op grond van artikel 95, 1, 1°, en artikel 98 van de WOG dat het dossier gereed is voor behandeling ten gronde. 7. Op 26 juni 2023 worden de betrokken partijen per aangetekende zending in kennis gesteld van de bepalingen zoals vermeld in artikel 95, § 2, alsmede van deze in artikel 98 van de WOG. Tevens worden zij op grond van artikel 99 van de WOG op de hoogte gebracht van de termijnen om hun conclusies in te dienen. De door de Geschillenkamer vastgestelde grieven hebben betrekking op vermeende inbreuken op de volgende artikelen: - Vermoedelijke schending van artikel 5.1.a), juncto artikel 6 van de AVG; en van artikel 5.1.
2. c)van de AVG, omdat de verweerder de klager vraagt om een foto van zijn identiteitskaart te laten maken voor de afgifte van de aangetekende brief; Beslissing ten gronde 74/2025 - 3/18 - Vermoedelijke schending van artikel 5.1.
3. c)van de AVG omdat het klachtenformulier van de verweerder buitensporige gegevens vereist die verder gaan dan wat nodig is voor de behandeling van een specifieke klacht inzake gegevensbescherming; - Vermoedelijke schending van de artikelen 12 en 13 van de AVG omdat de verweerder niet in staat is om de privacyverklaring of enige informatie over de verwerking van persoonsgegevens te verstrekken; - Vermoedelijke schending van artikel 5.2 juncto de artikelen 24 en 25 van de AVG, omdat de verweerder niet kan aantonen dat hij de in de AVG neergelegde beginselen inzake gegevensbescherming naleeft. Meer bepaald lijken er geen passende beleidsmaatregelen, procedures en technische en organisatorische maatregelen te zijn om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. Voor de vaststellingen met betrekking tot het voorwerp van de klacht werd de uiterste datum voor ontvangst van de conclusie van antwoord van de verweerder vastgelegd op 6 september 2023, deze voor de conclusie van repliek van de klager op 28 september 2023 en ten slotte deze voor de conclusie van repliek van de verweerder op 20 oktober 2023. 8. Op 6 september 2023 en op 20 oktober 2023 ontvangt de Geschillenkamer de conclusies van antwoord en van repliek van de verweerder, die benadrukt dat de anonimiteit van de klager het moeilijk maakt om op de bovenstaande grieven te reageren. De verweerder wenst te worden gehoord. 9. Op 24 mei 2024 geeft de klager aan anoniem te willen blijven omdat zijn klacht betrekking heeft op de praktijk van de verweerder om bij de bezorging van aangetekende zendingen een foto te maken van de identiteitskaarten van geadresseerden van aangetekende zendingen, en niet op zijn specifieke geval. 10. Op 4 juni 2024 deelt de Geschillenkamer, om de rechten van de verdediging te eerbiedigen, de bovengenoemde redenen mee aan de verweerder en geeft hem de gelegenheid om hierop te reageren voor 24 juni 2024, wat de verweerder ook doet. 11. Op 24 juli 2024 wijst de klager erop dat hij de conclusie van antwoord en de syntheseconclusie van de verweerder niet heeft ontvangen en er niet op heeft kunnen reageren binnen de in de brief van 26 juni 2024 gestelde termijn. 12. Op 14 augustus 2024 acht de Geschillenkamer, met inachtneming van de rechten van de verdediging, het noodzakelijk de debatten te heropenen om de klager in staat te stellen te reageren op de conclusie van de verweerder, en om deze laatste in staat te stellen daarop te antwoorden. 13. Voor de vaststellingen met betrekking tot het voorwerp van de klacht werd de uiterste datum voor ontvangst van de conclusie van antwoord van de klager vastgelegd op 11 Beslissing ten gronde 74/2025 - 4/18 september 2024, en deze voor de aanvullende syntheseconclusie van de verweerder op woensdag 9 oktober 2024. 14. Op 9 september 2024 ontvangt de Geschillenkamer de conclusie van antwoord van de klager voor wat betreft de vaststellingen met betrekking tot het voorwerp van de klacht. 15. Op 9 oktober 2024 ontvangt de Geschillenkamer de aanvullende syntheseconclusie van de verweerder. 16. Op 9 december 2024 worden de partijen in kennis gesteld van het feit dat de hoorzitting op 21 januari 2025 zal plaatsvinden. 17. Op 21 januari 2025 worden de partijen door de Geschillenkamer gehoord. 18. Op 29 januari 2025 wordt het proces-verbaal van de hoorzitting aan de partijen voorgelegd. 19. Op 11 februari 2025 ontvangt de Geschillenkamer enkele opmerkingen van de klager over het proces-verbaal. II. Motivering .II.1. Over de procedure 20. De verweerder is van mening dat de procedure in strijd is met de beginselen van behoorlijk bestuur en zijn rechten van verdediging. - Ten eerste voert de verweerder aan dat de Geschillenkamer niet met een actio popularis kan optreden tegen een "algemene praktijk" zoals de praktijk inzake bezorging van aangetekende zendingen. Bovendien stelt hij dat hij zich door de anonimiteit van de klager niet op passende wijze heeft kunnen verdedigen en dat de Geschillenkamer haar motiveringsplicht heeft geschonden door dit niet te rechtvaardigen. Ten slotte betwist hij de vage formulering van de grieven, met name van de laatste twee. - Ten tweede vormt het feit dat de ELD deze zaak niet grondig heeft opgevolgd met de klager, zich daarbij beroepend op diens anonimiteit, en dat de Geschillenkamer een onjuiste analyse heeft gemaakt van de criteria voor de impact van de verwerking en de efficiëntie van de tussenkomst, een inbreuk op het beginsel van doelmatigheid. - Ten derde voert de verweerder aan dat de Geschillenkamer in haar beslissing 102/20212 een klacht over de verenigbaarheid van de betwiste verwerking met de artikelen 5.1.
4. a)en 6.1, juncto artikel 5.1.
5. c)van de AVG, ongegrond heeft verklaard. Bovendien heeft de Geschillenkamer in haar beslissing 38/2023 3 geoordeeld dat het 2 GBA, beslissing 102/2021 van 13 september 2021. 3 GBA, beslissing 38/2023 van 27 maart 2023. Beslissing ten gronde 74/2025 - 5/18 contactformulier van de verweerder in overeenstemming was met het voorschrift van artikel 5.1.
6. c)van de AVG. Hij is van mening dat een nieuwe beslissing over deze punten in strijd zou zijn met het beginsel ne bis in idem; - Ten vierde legt de verweerder uit dat de Geschillenkamer niet bevoegd is om het proces van identificatie van de ontvangers van aangetekende zendingen in twijfel te trekken, aangezien dit is voorgeschreven in artikel 9 van het koninklijk besluit van 24 april 2024. Bovendien wijst hij erop dat dit artikel op de website van de GBA 4 wordt aangehaald als voorbeeld van een wettelijke bepaling die een kopie van de identiteitskaart vereist, en dat een beslissing die in strijd is met dit standpunt, in strijd zou zijn met het beginsel van rechtszekerheid en redelijkheid. - Ten vijfde had de klacht in deze zaak moeten worden geseponeerd. Geen van de negen algemene criteria voor een grote maatschappelijke en/of persoonlijke impact van het sepotbeleid van de GBA is van toepassing op het onderhavige geval. Bovendien gaat het om een kleinschalige verwerking, die slechts één persoon betreft en geen gevoelige persoonsgegevens omvat. Bijgevolg is de voortzetting van deze zaak ten gronde in strijd met de beginselen van redelijkheid en doelmatigheid, alsook met de beginselen van rechtszekerheid en gewettigd vertrouwen. 21. Om deze redenen is de verweerder van mening dat de Geschillenkamer de zaak moet seponeren. .II.1.1. De rechten van de verdediging a. Het voorwerp van de klacht en de anonimiteit van de klager 22. De Geschillenkamer verwijst naar het arrest van het Hof van Cassatie van 7 oktober 2021 5, waarvan paragraaf 3 bepaalt: "[…] dat een betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit tegen een verwerkingspraktijk waarvan hij meent dat deze inbreuk maakt op zijn rechten uit hoofde van de [wet van 30 juli 2018] 6, zoals het recht om zijn persoonsgegevens minimaal te laten verwerken, krachtens artikel 5, lid 1, c), van de [wet van 30 juli 2018], opdat hij van een voordeel of dienst kan genieten. Dit is ook het geval wanneer de persoonsgegevens van de betrokkene zelf niet werden verwerkt, maar deze het voorwerp uitmaken van een verwerking”. 4 GBA, Presentatie van de eID (geraadpleegd op 22 april 2024), (ww.autoriteprotectiondonnees.be/professionnel/themes/eid/presentation). 5 6 Arrest van het Hof van Cassatie c.20.0323.N/7 van 7 oktober 2021, punt 3. Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Beslissing ten gronde 74/2025 - 6/18 23. In de onderhavige zaak werd de klager de toegang tot de dienst van de verweerder ontzegd omdat hij weigerde zich te onderwerpen aan diens praktijk inzake bezorging van aangetekende zendingen. Hij betwist de wettigheid ervan, hoewel hij de verwerking niet heeft ondergaan, en baseert zijn klacht op de verwerking waaraan hij zou zijn blootgesteld als hij toestemming had gegeven. 24. De Geschillenkamer is van oordeel dat de klacht geen actio popularis vormt, aangezien de klager een persoonlijk en rechtstreeks belang aantoont, namelijk dat hij niet langer wordt blootgesteld aan deze praktijk van de verweerder inzake de bezorging van aangetekende zendingen. 25. Uit deze analyse volgt dat het argument betreffende een schending van de rechten van de verdediging wegens de anonimiteit van de klager moet worden verworpen. De onderhavige zaak betreft de rechtmatigheid van de praktijk die door de verweerder wordt toegepast, los van de specifieke omstandigheden van de klager, wiens identiteit derhalve niet van belang is. 26. De klager vraagt overigens geen schadevergoeding, maar geeft alleen te kennen dat hij in de toekomst niet meer aan de betwiste verwerking wil worden onderworpen. De klacht betreft dus de vraag of deze praktijk inzake bezorging van aangetekende zendingen als zodanig in overeenstemming is met de vereisten van de AVG. 27. Ter ondersteuning van het bovenstaande herinnert de Geschillenkamer eraan dat de anonimiteit van de klager gedurende de gehele procedure wordt gewaarborgd door artikel 95, § 2, van de WOG, waarnaar wordt verwezen in artikel 98 van dezelfde wet. 28. Wanneer een klager overeenkomstig het bepaalde in bovengenoemde artikelen anoniem een klacht indient, wordt ervan uitgegaan dat de mededeling van de identiteit van de klager aan de verweerder ernstige nadelige gevolgen kan hebben, overeenkomstig artikel 47 van het RIO. 29. Bovendien herhaalt de Geschillenkamer, zoals aangegeven in punt 25, dat de identificatie van de klager in casu niet doorslaggevend is voor het afbakenen van de verwerkingen waarover de verweerder zich moet verantwoorden. 30. De door de verweerder aangevoerde uitlegging van het RIO en de WOG moet worden verworpen, aangezien zij de uitoefening van het recht op een doeltreffende voorziening in rechte, zoals bedoeld in artikel 79.1 van de AVG en artikel 47 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, zoals uitgelegd in het bovengenoemde arrest van het Hof van Cassatie, zou belemmeren. 31. De Geschillenkamer wijst erop dat de hierboven uiteengezette argumenten, zij het in beknoptere vorm, aan de partijen zijn meegedeeld in haar brief van 4 juni 2024. Zij verwerpt bijgevolg de beweringen van de verweerder dat de motivering ontoereikend zou zijn. Beslissing ten gronde 74/2025 - 7/18 32. De Geschillenkamer concludeert dat het voorwerp van de klacht legitiem is en dat de anonimiteit van de klager gerechtvaardigd is. Zij verwerpt bijgevolg de door de verweerder aangevoerde schendingen van de rechten van de verdediging. b. De formulering van de grieven 33. De Geschillenkamer acht het noodzakelijk eraan te herinneren dat haar brief van 26 juni 2023 met verzoek om conclusies in te dienen de inhoud van de klacht, de vermeende inbreuken op de AVG en het klachtenformulier zoals ingediend door de klager 7 bevat. De in punt 7 van deze beslissing genoemde grieven moeten worden onderzocht in het licht van deze brief, met inbegrip van de daarin opgenomen contextuele elementen. 34. In casu is de Geschillenkamer van oordeel dat deze grieven voldoende duidelijk zijn geformuleerd om de verweerder in staat te stellen de omstandigheden van de klacht te begrijpen die de Geschillenkamer ertoe hebben gebracht om inbreuken op de specifieke bepalingen van de AVG waarop deze grieven betrekking hebben, te vermoeden. 35. Daartoe verwijst de Geschillenkamer naar de conclusie van de verweerder, waarin gedetailleerd wordt ingegaan op de punten die in de bovengenoemde grieven aan de orde worden gesteld. 36. De Geschillenkamer verwerpt bijgevolg het argument dat de vermeende vage formulering van de grieven de rechten van de verdediging zou hebben geschonden. .II.1.2. De ontvankelijkheid van de klacht en de behandeling ervan ten gronde 37. De Geschillenkamer acht de argumenten met betrekking tot de ontvankelijkheid van de klacht en de behandeling ervan ten gronde ongegrond om twee redenen. 38. In de eerste plaats wijst de Geschillenkamer erop dat het Marktenhof in zijn arrest 2022/AR/428 heeft benadrukt dat “de toetsing van de ontvankelijkheid van klachten [...] uitsluitend toekomt aan de Eerstelijnsdienst van de GBA” 9 en “uit [de artikelen 94, 95 en 100 van de WOG] blijkt dat de wetgever aan de Geschillenkamer niet de mogelijkheid heeft gegeven om een beslissing te nemen over de ontvankelijkheid van de klacht waarover zij is verzocht zich uit te spreken [...]”10. 39. In deze zaak heeft de ELD beslist dat de klacht ontvankelijk was. Het is dus niet aan de Geschillenkamer om op die beslissing terug te komen. Bovendien heeft deze beslissing 7 Artikel 95, § 2, en artikel 98 van de WOG. 8 Marktenhof, arrest 2022/AR/42 van 8 juni 2022. 9 Ibid., punt 20. 10 Ibid., punt 21. Beslissing ten gronde 74/2025 - 8/18 slechts weinig gevolgen voor de verweerder, aangezien de aangevoerde gronden door de Geschillenkamer kunnen worden geanalyseerd op basis van haar sepotbeleid. 40. In dit verband wijst de Geschillenkamer erop dat zij op grond van haar discretionaire bevoegdheid beslist welk gevolg ze aan een dossier geeft. Zij herinnert eraan dat het sepotbeleid van de GBA slechts een richtsnoer voor de partijen vormt, maar haar in geen geval bindt voor het gevolg dat zij aan het haar voorgelegde dossier geeft overeenkomstig de artikelen 94, 95 en 108 van de WOG, noch de partijen een afdwingbaar recht tegenover de Geschillenkamer toekent met betrekking tot de seponering van hun dossiers.11 41. Er geldt bovendien geenszins een negatieve motiveringsplicht, zodat de Geschillenkamer er niet toe is gehouden te motiveren waarom zij geen gebruik zou hebben gemaakt van de andere mogelijkheden waarin wordt voorzien in artikel 95, § 1, van de WOG. 42. In de tweede plaats is de Geschillenkamer van oordeel dat de behandeling van de onderhavige zaak voldoet aan de opportuniteitscriteria van het sepotbeleid, waarop de verweerder tevergeefs een beroep tracht te doen. 43. Tijdens de hoorzitting bevestigt de verweerder dat hij gemiddeld 120.000 aangetekende zendingen per dag verwerkt12. Bijgevolg beschikt de verweerder in theorie over 45.000.000 identiteitskaartfoto's die permanent ter raadpleging beschikbaar zijn in een bestand. Daar komt nog bij dat de verweerder zich bewust is van zijn omvang en zijn belang op de Belgische markt, wat hij als verzachtende omstandigheid aanvoert in zijn verweer tegen de tweede grief.13 44. Het aantal personen dat door deze verwerking wordt getroffen, de hoeveelheid verzamelde en bewaarde gegevens en de gevoeligheid van de gegevens op de identiteitskaart tonen duidelijk aan dat de verwerking in dit geval een grote maatschappelijke en persoonlijke impact heeft. 45. De Geschillenkamer wijst erop dat zij niet verplicht is aan te tonen op welke wijze de tussenkomst van de GBA redelijk, doelmatig en voorzichtig is. Voor de goede orde echter wijst de Geschillenkamer erop dat gezien a. de grote maatschappelijke impact van de praktijk inzake bezorging van aangetekende brieven, 11 Marktenhof,arrest 2021/AR/1044 van 1 december 2021, punt 7.2: “Het middel waarbij de FOD FINANCIËN laat gelden dat het sepotbeleid door de Geschillencommissie niet gevolgd werd, is niet gegrond. De Geschillenkamer onderzoekt immers elke klacht op zijn ontvankelijkheid en gegrondheid. Dat er tot seponering “kan” overgegaan worden (artikel 100 §1, 1° WOG) geeft geen recht op seponering (bovendien is het geviseerde ‘sepotbeleid’ van latere datum dan de klacht).” 12 Overeenkomstig artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022 bedraagt de bewaartermijn voor deze verificatiebewijzen 13 maanden. 13 Punt 59 van de syntheseconclusie van de verweerder. Beslissing ten gronde 74/2025 - 9/18 b. de omvang van het geschil zoals bepaald op basis van de discretionaire bevoegdheid van de Geschillenkamer in haar verzoek om conclusies in te dienen en, c. de wettelijke bevoegdheid van de Geschillenkamer om deze verwerking te controleren en, in voorkomend geval, aan te passen, er geen reden is om te twijfelen aan het feit dat de tussenkomst van de GBA redelijk, doelmatig en voorzichtig was en dat de rechten van de verdediging zijn geëerbiedigd. .II.1.3. Het beginsel ne bis in idem 46. In zijn arrest van 22 maart 2022 14 legt het Hof van Justitie van de Europese Unie uit dat "de voorwaarde 'idem' vereist dat de materiële feiten dezelfde zijn. Daarentegen vindt het beginsel ne bis in idem geen toepassing wanneer de feiten in kwestie niet dezelfde maar slechts soortgelijk zijn. De gelijkheid van de materiële feiten wordt namelijk opgevat als een geheel van concrete omstandigheden die voortvloeien uit gebeurtenissen die in wezen dezelfde zijn, aangezien daarbij dezelfde dader betrokken is en zij onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn in tijd en plaats." 47. Wat beslissing 102/2021 betreft, stelt de Geschillenkamer vast dat de feiten dezelfde dader betreffen als in de onderhavige zaak, namelijk de verweerder, maar dat zij niet onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn in tijd of ruimte. Deze laatste vinden plaats met een tussentijd van een jaar, hebben geen betrekking op dezelfde klager en hebben bijgevolg plaatsgevonden op verschillende locaties. De Geschillenkamer stelt dan ook dat de feiten in de onderhavige zaak en die in beslissing 102/2021 weliswaar vergelijkbaar zijn, maar niet identiek. 48. Wat beslissing 38/2023 betreft, merkt de Geschillenkamer op dat het beoordeelde contactformulier geen kopie van de identiteitskaart 15 vroeg, in tegenstelling tot het formulier dat in deze zaak aan de orde is. Ook aan de vereiste van feitelijke identiteit, die voortvloeit uit het beginsel ne bis in idem, is hier dus niet voldaan. 49. Aangezien de voorwaarde van “idem”, die het beginsel van ne bis in idem vormt, in casu niet is vervuld, is de Geschillenkamer van mening dat dit beginsel niet van toepassing is. 50. Overeenkomstig het beginsel van rechtszekerheid en gewettigd vertrouwen wijst de Geschillenkamer er echter op dat de inhoud van bovengenoemde beslissingen deel zal uitmaken van de beoordeling van de grieven in de onderhavige zaak. 14 HvJ-EU, 22 maart 2022, Bpost t. Belgische Mededingingsautoriteit, ECLI:EU:C:2022:202, punten 36 en 37. 15 Zie de stukken 28 en 29 van het inspectieverslag van beslissing 38/2023. Beslissing ten gronde 74/2025 - 10/18 .II.1.4. De bevoegdheid van de Geschillenkamer 51. De Geschillenkamer herinnert eraan dat de GBA overeenkomstig artikel 57.1.
7. f)van de AVG verplicht is om klachten van betrokkenen te behandelen en overeenkomstig artikel 95, § 1, van de WOG te beslissen over de opvolging ervan. Bij de behandeling van de klacht in deze zaak oefent zij dus haar bevoegdheden uit als administratief rechtsprekend orgaan van de GBA, krachtens artikel 32 van de WOG. 52. Wat de eerste grief betreft, benadrukt de Geschillenkamer dat haar analyse slechts bestaat in de beoordeling van de betrokken gegevensverwerkingen in het licht van de bepalingen van de AVG en de wet van 30 juli 201816. 53. Bovendien acht de Geschillenkamer zich niet gebonden aan de publicatie op de website van de GBA, die van algemene en strikt informatieve aard is en niet gebaseerd is op de feiten van de onderhavige zaak en de argumenten van de partijen. 54. Concluderend is de Geschillenkamer bevoegd om uitspraak te doen in deze zaak. .II.2. 1e grief: overeenstemming van de praktijk inzake bezorging van aangetekende zendingen met de artikelen 5.1.
8. a)en 6 van de AVG, en met artikel 5.1.
9. c)van de AVG 55. Ten eerste voert de verweerder aan dat zijn praktijk inzake bezorging van aangetekende zendingen is voorgeschreven door artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022, dat de rechtsgrond ervan vormt. 56. Ten tweede wijst de verweerder erop dat hij andere in dit artikel bedoelde identiteitsbewijzen aanvaardt, voor zover deze voldoen aan de wettelijke voorwaarden van artikel 9, § 2, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022. Bovendien biedt de formulering van het bovengenoemde artikel 9, § 1, hem de mogelijkheid om het bewijsmiddel te kiezen dat hij nuttig acht. Bijgevolg acht hij het onmogelijk te bevestigen dat de verwerking in strijd met het beginsel van minimale gegevensverwerking is uitgevoerd. 57. De Geschillenkamer merkt op dat zij in de eerste plaats zal beoordelen of de verweerder deze praktijk op geldige wijze baseert op artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022, overeenkomstig de artikelen 5.1.
10. a)en 6.1.
11. c)van de AVG. In de tweede plaats zal zij beoordelen of deze verwerking in overeenstemming is met het beginsel van minimale gegevensverwerking van artikel 5.1.
12. c)van de AVG. 16 Zie ook GBA, beslissing 73/2025, titel II.3. Beslissing ten gronde 74/2025 - 11/18 .II.2.1. De praktijk inzake bezorging van aangetekende zendingen gebaseerd op een geldige rechtsgrond 58. De grondslag voor een verwerking op basis van artikel 6.1.
13. c)van de AVG is aan twee voorwaarden onderworpen: een duidelijke en nauwkeurige rechtsgrond in het Unierecht of in het Belgisch recht17, en de noodzaak van de verwerking om te voldoen aan een wettelijke verplichting. 59. De Geschillenkamer stelt vast dat artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022 de praktijk van de verweerder inzake de bezorging van aangetekende zendingen op een duidelijke, nauwkeurige en voorspelbare wijze omschrijft, zoals bedoeld in artikel 6.3 van de AVG. De wettelijke bepaling waarop de verweerder deze praktijk baseert, is dus geldig 18. 60. Wat de noodzaak van deze praktijk betreft, merkt de Geschillenkamer op dat artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022 van de verweerder verlangt dat hij de identiteit van de ontvangers van aangetekende zendingen controleert door middel van een fotografische, handgeschreven of elektronische kopie van een identiteitsbewijs. Het identiteitsstuk verwijst naar "elk document aan de hand waarvan men zich kan vergewissen van de identiteit van een persoon [...] dat afkomstig is van een [...] administratieve overheid [en] vermeldt de naam en de voornaam van de houder en is voorzien van een foto waarop de houder herkenbaar is”.19 61. De Geschillenkamer merkt op dat de identiteitskaart wordt aangehaald als voorbeeld van een identiteitsbewijs waarvan de foto kan worden gebruikt om de identiteit van de ontvangers van aangetekende zendingen te controleren. 62. Bijgevolg is de praktijk van de verweerder inzake de bezorging van aangetekende zendingen voorgeschreven door artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022 en voldoet deze aan de verplichtingen. 63. Concluderend is de Geschillenkamer van oordeel dat de verweerder deze praktijk terecht baseert op artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022, overeenkomstig de artikelen 5.1.
14. a)en 6.1.
15. c)van de AVG20. .II.2.2. Gegevensminimalisering bij de verwerking op grond van artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022 64. Het beginsel van minimale gegevensverwerking - artikel 5.1.
16. c)van de AVG - vereist dat alleen gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het bereiken van het vastgestelde doel, 17 Artikel 6.3 van de AVG. Zie ook HvJ-EU arrest van 6 oktober 2020 Privacy International t. Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs e.a., C-623/17, EU:C:2020:790, punt 68. 18 GBA, beslissing 73/2025, punt 45. 19 Artikel 9, § 2, van het koninklijk besluit van 14 maart 2022. 20 Zie ook beslissing 102/2021 en beslissing 73/2025/ Beslissing ten gronde 74/2025 - 12/18 en dat wordt gewaarborgd dat deze verwerking niet met andere, minder ingrijpende middelen kan worden uitgevoerd 21. 65. In dit verband merkt de Geschillenkamer op dat een postbeambte alleen over de gegevens op de aangetekende zending (naam, voornaam, adres) beschikt om de identiteit van de geadresseerde te controleren. Een identiteitskaart bevat echter meer gegevens: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, kaartnummer, geldigheidsduur en rijksregisternummer voor kaarten die na 14 januari 2020 zijn afgegeven. Er moet dus worden benadrukt dat postbodes niet over een referentiepunt beschikken om de juistheid van alle op de identiteitskaart verzamelde gegevens te controleren22. 66. De Geschillenkamer merkt bovendien op dat de verweerder tijdens de hoorzitting heeft aangegeven een alternatief voor te stellen aan betrokkenen die weigeren hun identiteitskaart te laten fotograferen. Dit alternatief bestaat uit het met de hand invullen van het kaartnummer op het afleverbericht, dat door de ontvanger wordt ondertekend en vervolgens door de postbeambte wordt gefotografeerd. 67. Dit alternatief toont aan dat voor de identiteitscontrole niet alle gegevens op de identiteitskaart nodig zijn. 68. De Geschillenkamer is dan ook van oordeel dat het in artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022 beschreven doel niet vereist dat alle gegevens op een identiteitskaart worden verzameld. 69. De Geschillenkamer concludeert dat de verwerking voorgeschreven door artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022 een buitensporige verzameling van gegevens inhoudt, waardoor het beginsel van minimale gegevensverwerking van artikel 5.1.
17. c)van de AVG wordt geschonden23. 70. Bijgevolg en overeenkomstig het beginsel van voorrang van het EU-recht en het arrest van het Marktenhof 2024/AR/169024 moet deze specifieke verwerking worden afgewezen of opgelost door middel van passende technische en organisatorische maatregelen. .II.3. 2e grief: overeenstemming van het gebruik van het contactformulier met artikel 5.1.
18. c)van de AVG 71. De verweerder voert aan dat het faciliteren van de rechten van betrokkenen een complexe procedure is die een weloverwogen aanpassing vereist, rekening houdend met de verplichtingen van de AVG en met zijn belang en zijn omvang op de Belgische markt. Daartoe 21 Overweging 39 van de AVG. 22 Zie ook beslissing 73/2025. 23 Zie ook beslissing 73/2025. 24 Marktenhof, arrest 20/AR/1690 van 19 maart 2025, punt 20. Beslissing ten gronde 74/2025 - 13/18 pleit hij voor een identiteitsbewijs (identiteitskaart, rijbewijs of paspoort) om de identiteit van de aanvrager voldoende te kunnen controleren en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in zijn bezit te waarborgen. De verweerder benadrukt dat hij alleen de voorzijde van het identiteitsbewijs nodig heeft en dat de betrokkenen het kaartnummer en de foto onleesbaar mogen maken. 72. In dit verband wijst de Geschillenkamer erop dat het contactformulier dat in beslissing 38/2023 is beoordeeld, de informatie vroeg die nodig was om de verweerder in staat te stellen gevolg te geven aan een verzoek van een betrokkene, zonder een kopie van een identiteitsbewijs te vragen25. 73. De Geschillenkamer merkt echter op dat de enige rechtvaardiging voor het aanvullende verzoek om een kopie van een identiteitsbewijs bestaat in de maatregelen die in punt 71 van de onderhavige beslissing zijn genoemd. 74. De Geschillenkamer wijst erop dat dit aanvullende verzoek op zijn minst de verwerking van de volgende persoonsgegevens inhoudt: de naam, de voornaam, de handtekening, de plaats en datum van geboorte26. 75. Bovendien stelt de Geschillenkamer vast dat deze identiteitscontrole enkel kan worden uitgevoerd aan de hand van de naam, voornaam en geboortedatum van de betrokkene, naar analogie met haar redenering in punt 65 van deze beslissing. 76. Hieruit volgt dat het verzoek om een kopie van een identiteitsbewijs in het contactformulier van de verweerder leidt tot het verzamelen van gegevens die niet relevant en niet noodzakelijk zijn voor de verificatie van de identiteit van de aanvragers. 77. De Geschillenkamer is dan ook van mening dat de verweerder artikel 5.1.
19. c)van de AVG schendt, omdat hij het beginsel van minimale gegevensverwerking onvoldoende heeft geëvalueerd en aan zijn contactformulier het verzoek om een kopie van een identiteitsbewijs heeft toegevoegd27. 25 Beslissing 38/2023, punt 92, en de stukken 28 en 29 van het inspectieverslag van beslissing 38/2023. 26 De Geschillenkamer somt alleen de gegevens op die staan vermeld op de drie door de verweerder aanvaarde identiteitsbewijzen. Dit is een meer gedetailleerde opsomming: Wat betreft de identiteitskaart: naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats (voor kaarten die vóór 14 januari 2020 zijn afgegeven), nationaliteit, geldigheidsdatum, handtekening en rijksregisternummer (voor kaarten die vanaf 14 januari 2020 zijn afgegeven). Wat betreft het paspoort: type paspoort, naam, voornaam, nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, geldigheidsduur, gemeente van afgifte en handtekening. Wat betreft het rijbewijs: naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, geldigheidsduur, gemeente van afgifte en handtekening. 27 Zie ook beslissing 38/2023 en beslissing 73/2025. Beslissing ten gronde 74/2025 - 14/18 .II.4. 3e grief: overeenstemming van de meegedeelde gegevens op grond van de artikelen 12 en 13 van de AVG 78. De verweerder verklaart de informatie die vereist is op grond van de artikelen 12 en 13 van de AVG via de volgende kanalen te verstrekken: - Bij de aflevering van een aangetekende zending die niet aan de geadresseerde kan worden overhandigd, laat de postbode een bericht achter dat hij is langsgekomen, met een link naar het privacybeleid op de website van de verweerder, dat de door de bovengenoemde artikelen vereiste informatie bevat; - Bij de levering van een aangetekende zending verstrekt Mobi een link naar een korte privacyverklaring die aan de ontvanger kan worden vertoond; en - Een privacybeleid is te vinden onderaan de pagina van zijn website en bevat hoofdstukken gewijd aan de verwerking van gegevens bij de levering van aangetekende zendingen, waarin de categorieën van verzamelde gegevens worden opgesomd, de bewaartermijn en de doeleinden worden vermeld, en uitdrukkelijk wordt verwezen naar het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022 als rechtsgrond. 79. De Geschillenkamer herinnert eraan dat overeenkomstig artikel 12.1 van de AVG de verwerkingsverantwoordelijken verplicht zijn om de betrokkene de in de artikelen 13 en 14 van de AVG bedoelde informatie op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke wijze, in duidelijke en eenvoudige taal, te verstrekken, door daartoe passende maatregelen te nemen. 80. In casu stelt de Geschillenkamer vast dat de informatie over de verwerking in het onderhavige geval gemakkelijk toegankelijk is, gezien de in punt 78 van deze beslissing genoemde communicatiemiddelen. Hieruit blijkt dat betrokkenen die in contact komen met de verweerder gemakkelijk kunnen worden doorverwezen naar het privacybeleid van de verweerder, zoals bedoeld in artikel 12.1 van de AVG. 81. De Geschillenkamer constateert dan ook geen schendingen van de artikelen 12 en 13 van de AVG in deze zaak. .II.5. 4e grief: het verantwoordingsbeginsel en gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen (artikelen 5.2 juncto 24 en 25 van de AVG) 82. De verweerder voert aan dat hij procedures toepast die in overeenstemming zijn met de AVG, met name voor de identificatie van de ontvangers van aangetekende zendingen, in overeenstemming met het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022. Deze maatregelen omvatten: - Technische maatregelen:
20. i)de foto van de identiteitskaart aan de hand van een beveiligd apparaat die
21. ii)alleen kan worden geraadpleegd door de ambtenaar die de Beslissing ten gronde 74/2025 - 15/18 foto heeft gemaakt, iii) gedurende 13 maanden op een beveiligde en gecodeerde manier wordt bewaard, en
22. iv)automatisch wordt gewist zodra deze termijn is verstreken. - Organisatorische maatregelen:
23. i)de mogelijkheid om een ander identiteitsbewijs dan de identiteitskaart voor te leggen,
24. ii)regelmatige opleiding van zijn werknemers over de te volgen procedure; iii) een verplichte driedaagse opleiding voor nieuwe werknemers waarin de identiteitscontroleprocedure in detail wordt toegelicht. 83. Overeenkomstig artikel 5.2 van de AVG, in samenhang met de artikelen 24 en 25, moet de verwerkingsverantwoordelijke aantonen dat zijn verwerkingen voldoen aan de vereisten van de AVG en/of dat hij door ontwerp of door standaardinstellingen technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om de aan de verwerking verbonden risico's te beperken. 84. In het onderhavige geval garanderen de door de verweerder beschreven maatregelen de veiligheid en vertrouwelijkheid van de verzamelde gegevens in het kader van de wettelijke verplichting van artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022. 85. De Geschillenkamer stelt echter vast dat de uit deze wettelijke verplichting voortvloeiende verwerkingen in strijd zijn met artikel 5.1.
25. c)van de AVG, zoals uiteengezet in de punten 68 en 69 van deze beslissing. Deze vaststelling volstaat op zich niet om een inbreuk op artikel 5.2 van de AVG, gelezen in samenhang met de artikelen 24 en 25, vast te stellen, aangezien er geen concrete elementen zijn die wijzen op een tekortkoming in de uitvoering van de daaruit voortvloeiende verplichtingen. 86. De Geschillenkamer komt dan ook tot de conclusie dat er geen sprake is van een inbreuk op artikel 5.2 van de AVG, gelezen in samenhang met de artikelen 24 en 25. 87. Gezien de inbreuk op artikel 5.1.
26. c)van de AVG, zoals geanalyseerd in titel II.2, van deze beslissing, acht de Geschillenkamer het gerechtvaardigd om een waarschuwing te geven aan de verweerder, zodat deze in de toekomst kan aantonen dat hij passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de verwerking in overeenstemming is met artikel 5.1.
27. c)van de AVG. III. Corrigerende maatregelen 88. Overeenkomstig artikel 100 van de WOG heeft de Geschillenkamer de bevoegdheid om: 1° een klacht te seponeren; 2° de buitenvervolgingstelling te bevelen; 3° een opschorting van de uitspraak te bevelen; Beslissing ten gronde 74/2025 - 16/18 4° een schikking voor te stellen; 5° waarschuwingen en berispingen te formuleren; 6° te bevelen dat wordt voldaan aan de verzoeken van de betrokkene om zijn rechten uit te oefenen; 7° te bevelen dat de betrokkene in kennis wordt gesteld van het veiligheidsprobleem; 8° te bevelen dat de verwerking tijdelijk of definitief wordt bevroren, beperkt of verboden; 9° te bevelen dat de verwerking in overeenstemming wordt gebracht; 10° de rechtzetting, de beperking of de verwijdering van gegevens en de kennisgeving ervan aan de ontvangers van de gegevens te bevelen; 11° de intrekking van de erkenning van certificatie-instellingen te bevelen; 12° dwangsommen op te leggen; 13° administratieve geldboeten op te leggen; 14° de opschorting van grensoverschrijdende gegevensstromen naar een andere Staat of een internationale instelling te bevelen; 15° het dossier over te dragen aan het parket van de procureur des Konings te Brussel, dat haar in kennis stelt van het gevolg dat aan het dossier wordt gegeven; 16° geval per geval te beslissen om haar beslissingen bekend te maken op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit. 89. Op basis van de stukken van het dossier en na afloop van haar analyse concludeert de Geschillenkamer tot: a. een inbreuk op artikel 5.1.
28. c)van de AVG, aangezien de verweerder via zijn contactformulier identiteitsgegevens verzamelt die niet relevant of noodzakelijk zijn voor het nagestreefde doel, zoals uiteengezet in titel II.3; b. een inbreuk op artikel 5.1.
29. c)van de AVG, aangezien de verwerkingen op grond van artikel 9, § 1, van het Koninklijk Besluit van 14 maart 2022, gegevens verzamelen die niet relevant of noodzakelijk zijn om aan de wettelijke verplichting te voldoen, zoals gepreciseerd in titel II.2; c. geen inbreuk op de artikelen 12 en 13 van de AVG, zoals uiteengezet in titel II.4; en d. geen inbreuk op artikel 5.2, zoals geïnterpreteerd door de artikelen 24 en 25 van de AVG, zoals gepreciseerd in titel II.5. Beslissing ten gronde 74/2025 - 17/18 90. Vanwege de inbreuk op punt 89.
30. a)gelast de Geschillenkamer de verweerder om het verzamelen van gegevens van identiteitsdocumenten via het gebruik van zijn formulier in overeenstemming te brengen met artikel 5.1.
31. c)van de AVG. 91. Wegens de inbreuk op punt 89.
32. b)geeft de Geschillenkamer de verweerder een waarschuwing op grond van artikel 100, 5°, van de WOG, zodat deze in de toekomst kan aantonen dat de gegevens die hij bij het bezorgen van aangetekende zendingen verzamelt, tot een minimum worden beperkt. IV. Publicatie van de beslissing 92. Gezien het belang van transparantie met betrekking tot het besluitvormingsproces en de beslissingen van de Geschillenkamer, wordt deze beslissing op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit gepubliceerd, waarbij de directe identificatiegegevens van de partijen, met uitzondering van de verweerder, worden verwijderd. 93. De Geschillenkamer is van mening dat deze identificatie noodzakelijk is voor de informatie van het publiek en voor een goed begrip van haar beslissing. Gezien de juridische verwijzingen die ter ondersteuning van argumentatie worden aangehaald en de daaruit voortvloeiende onvermijdelijke heridentificatie van de verweerder, kan de vermelding van Bpost niet worden weggelaten28. 28 In deze beslissing heeft de Geschillenkamer rekening gehouden met de opmerkingen van Bpost in het proces-verbaal van de hoorzitting van 21 januari 2025.