Arrêté royal autorisant la « Vrije Universiteit Brussel » à recevoir communication de certaines informations du Registre national des personnes physiq

29 NOVEMBRE 2001. - Arrêté royal autorisant la « Vrije Universiteit Brussel » à recevoir communication de certaines informations du Registre national des personnes physiques dans le cadre d'une action de recherche concertée sur la problématique de la fin de carrière auprès des habitants de la Région flamande RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser la « Vrije Universiteit Brussel » (V.U.B.) à recevoir communication de certaines informations du Registre national dans le cadre d'une enquête portant sur la problématique de la fin de carrière. Le fondement légal de l'arrêté en projet est constitué par l'article 5, alinéa 2, b), de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. L'unité de recherche en Sociologie de la V.U.B. (TOR) est chargée de cette enquête, laquelle est effectuée pour le compte du Ministère des Affaires sociales dans le cadre d'une action de recherche concertée sur la problématique de la fin de carrière. Dans le cadre de cette enquête, un échantillon représentatif sera constitué pour pouvoir émettre des appréciations fondées sur la problématique évoquée. L'enquête qui sera effectuée au départ de cet échantillon doit permettre à l'unité de recherche de se prononcer sur les perspectives qui s'ouvrent à des personnes âgées de 45 à 65 ans de poursuivre leur carrière (professionnelle) et sur la façon dont elles souhaitent s'occuper à l'avenir. Les facteurs qui ont une incidence sur la disponibilité à vouloir encore travailler ou non et sur la manière dont ces personnes font face à la pression engendrée par le travail seront également étudiés. L'enquête portera principalement sur les attentes relatives à la fin de carrière et sur les facteurs économiques, sociaux et culturels qui influencent ces attentes. La méthode qui sera appliquée lors de l'enquête peut être décrite comme suit : la sélection se fera en deux phases. Dans une première phase, un certain nombre de communes encore à préciser de la Région flamande seront sélectionnées de manière aléatoire sur la base de leur chiffre de population. Au sein de la population de ces communes, il sera ensuite procédé au tirage de l'échantillon proprement dit au moyen d'un algorithme de sélection basé sur les principes du tirage systématique avec aselect begin. Cette façon de procéder a pour objet de limiter dans la mesure du possible le nombre de communes dans lesquelles il faudra effectuer un travail sur le terrain. Ainsi, quatre échantillons de chaque fois 1 200 personnes, soit au total 4 800 personnes, seront extraits. Le premier groupe de 1 200 personnes sera ensuite mis en oeuvre pour le travail d'enquête initial sur le terrain; en cas d'absence de réponse, il sera recouru aux autres groupes à titre de substitution. Concrètement, l'unité de recherche en Sociologie de la VUB doit disposer des informations relatives à quatre fois 1 200 habitants de la Région flamande, tous de nationalité belge, âgés de 45 à 65 ans (soit des habitants âgés de 44 à 64 ans en 2001), sélectionnés de manière aléatoire en deux phases. L'échantillon se limite dans une première phase aux habitants de la Région flamande. Dès que les moyens budgétaires nécessaires seront disponibles, une enquête similaire sera effectué dans les autres Régions. Pour pouvoir constituer l'échantillon de manière scientifiquement justifiée, l'unité de recherche en Sociologie de la V.U.B. sollicite la communication des informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2°, 3°, 4° et 5° de la loi organique du 8 août 1983 sur le Registre national. La communication de ces informations se justifie comme suit : - la connaissance des informations visées aux 1° (nom et prénoms) et 5° (résidence principale) est en tout état de cause nécessaire pour que les personnes composant l'échantillon puissent être interrogées; - la connaissance des informations visées au 2° (date de naissance) et 3° (sexe) s'avère indispensable pour que l'échantillon puisse être constitué d'une composante représentative de la population; - la connaissance de l'information visée au 4° (nationalité) est elle aussi indispensable étant donné que seules des personnes de nationalité belge seront interrogées. Conformément à l'article 6, alinéa 1er, 3°, de l'arrêté royal du 3 avril 1995 fixant les conditions auxquelles les organismes visés à l'article 5, alinéa 2, b), de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques doivent satisfaire pour obtenir communication d'informations consignées audit registre, l'article 4, alinéa 1er, de l'arrêté en projet précise, en ce qui concerne la conservation des informations du Registre national, que celles-ci seront conservées pendant un an à partir du tirage de l'échantillon et qu'elles seront ensuite détruites. Le Gouvernement s'est assuré que les précautions nécessaires ont été prises afin de garantir la protection de la vie privée des personnes auxquelles les informations qui auront été obtenues en communication du Registre national se rapportent : 1° il apparaît que la demande de communication de ces informations satisfait en tous points aux conditions fixées par l'arrêté royal précité du 3 avril 1995 : - la « Vrije Universiteit Brussel » est dotée de la personnalité juridique (article 1er, alinéa 1er, 1°); - l'unité de recherche en Sociologie de la V.U.B. dispose du personnel et des moyens techniques nécessaires (article 1er, alinéa 1er, 2°). Les crédits alloués par le Ministère des Affaires sociales lui permettent tant d'engager du personnel compétent sur le plan scientifique que d'acquérir les moyens techniques nécessaires. Non seulement l'unité de recherche est entièrement informatisée mais elle peut également recourir aux ordinateurs centraux performants du centre informatique de la « Vrije Universiteit Brussel » et elle dispose du logiciel nécessaire pour analyser les données de l'enquête. Plus spécialement, il sera fait usage à cet égard du logiciel SPSS. En outre, l'unité de recherche possède déjà une grande expérience et compétence dans la réalisation d'enquêtes; - l'article 1er, alinéa 1er, 3°, de l'arrêté royal précité du 3 avril 1995 dispose que les agents concernés doivent respecter les règles de déontologie, particulièrement en ce qui concerne le caractère confidentiel des informations obtenues en communication du Registre national. Seules deux personnes de l'unité de recherche en Sociologie auront accès à ces informations, à savoir le président et une collaboratrice scientifique. Ces personnes ont souscrit une déclaration aux termes de laquelle elles s'engagent à respecter la confidentialité des données du Registre national. Si les interviews ne sont pas réalisées par les enquêteurs mêmes, les personnes qui en sont chargées doivent également souscrire une déclaration par laquelle elles s'engagent à respecter le secret professionnel ainsi que la confidentialité des informations qu'elles ont reçues ou collectées; - l'unité de recherche en sociologie de la V.U.B. effectuera elle-même l'ensemble des activités sans faire appel à la sous-traitance (article 1er, alinéa 1er, 4); - l'unité de recherche concernée a pris l'engagement de se soumettre au contrôle qui sera organisé tant par le Ministre de l'Intérieur que par la Commission de la protection de la vie privée (article 1er, alinéa 1er, 5°); - deux fichiers distincts seront tenus : le premier contenant les données obtenues du Registre national et le second, celles qui sont spécifiques à l'enquête. Ces fichiers seront strictement séparés. Seuls les collaborateurs scientifiques du Centre de Sociologie qui auront souscrit la déclaration susvisée disposeront de la clef permettant de les mettre en relation. Après accomplissement de l'enquête, cette clef sera détruite, de sorte qu'il ne sera plus possible d'établir un lien entre le numéro anonyme et l'identité de la personne interrogée (article 1er, alinéa 1er, 6°); - l'unité de recherche s'est engagée à ne publier ou à ne diffuser les résultats de l'enquête à des tiers que sous la forme d'informations anonymes et non identifiables (article 1er, alinéa 1er, 7°). Les publications scientifiques ne reprendront que des informations agréées. Le fichier mentionnera uniquement un numéro anonyme correspondant à la personne interrogée. Au moment où ce fichier sera mis à disposition, la clef qui donne accès au fichier des personnes interrogées aura déjà été détruite. 2° le préambule du projet d'arrêté réfère expressément aux dispositions légales et réglementaires énumérées ci-après : - les articles 4, § 1er, 2°, 5a), et 70 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, remplacés par la loi du 11 décembre 1998; - les articles 2, 14 et 70 de l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Chacune de ces dispositions tend à garantir la protection de la vie privée des personnes auxquelles se rapportent les informations collectées. La Commission de la protection de la vie privée a émis son avis le 12 juillet 2001. L'arrêté tient compte des observations formulées dans cet avis. Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN Le Ministre de l'Economie et de la Recherche scientifique, Ch. PICQUE Avis n° 21/2001 du 12 juillet 2001. - Projet d'arrêté royal autorisant la « Vrije Universiteit Brussel » à recevoir communication de certaines informations du Registre national des personnes physiques dans le cadre d'une action de recherche concertée sur la problématique de la fin de carrière auprès des habitants de la Région flamande La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier l'article 5, alinéa 2, b; Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur, datée du 31 mai 2001; Vu le rapport de M. Erik VAN HOVE, Emet, le 12 juillet 2001, l'avis suivant : I. OBJET DE LA DEMANDE Le projet d'arrêté royal soumis à la Commission porte sur une demande émanant du « Centrum voor Sociologie » de la « Vrije Universiteit Brussel » de recevoir, dans le cadre d'une recherche sur la problématique de la fin de carrière auprès des habitants de la Région flamande exécutée pour le compte du Ministère des Affaires sociales, communication de certaines informations du Registre national sous la forme d'un échantillon aléatoire de la population adulte de la Région flamande sur la base duquel la recherche sera réalisée. Un questionnaire sera soumis à quelques 1 200 personnes de la Région flamande afin de collecter des données relatives à leurs attentes concernant la poursuite de leur carrière et leur futur emploi du temps. Concrètement, la manière de procéder sera la suivante : 4 échantillons de 1 200 personnes chacun, soit 4 800 personnes au total, seront constitués. Le premier groupe de 1 200 personnes sera utilisé pour le travail d'enquête initial sur le terrain : en cas d'absence de réponse du premier groupe, il sera fait appel au suivant à titre de remplacement. Le projet d'arrêté royal soumis pour avis à la Commission a été rédigé en application de l'arrêté royal du 3 avril 1995 fixant les conditions auxquelles les organismes visés à l'article 5, alinéa 2, b, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, doivent satisfaire pour obtenir communication d'informations consignées audit registre. Cet arrêté royal porte spécifiquement sur l'exécution d'activités scientifiques de recherche et d'étude. II. CADRE LEGAL ET REGLEMENTAIRE A) Loi du 8 août 1983 En application de l'article 5, alinéa 2, b, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, le Roi, après avis de la Commission, peut, par arrêté délibéré en Conseil des Ministres, autoriser la communication, à des organismes de droit belge qui remplissent des missions d'intérêt général et qu'Il désigne nominativement, des informations nécessaires mentionnées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, exclusivement pour l'exécution d'activités scientifiques de recherche et d'étude, dans les limites des informations qui doivent être mises à leur disposition uniquement pour l'exécution de ces activités. Les organismes ne peuvent disposer des informations visées que pendant le temps nécessaire à l'exécution de ces travaux et uniquement dans ce but; le Roi fixe les autres conditions auxquelles ces organismes doivent satisfaire pour obtenir communication de ces informations. La VUB est un organisme de droit belge qui remplit des missions d'intérêt public. B) Arrêté royal du 3 avril 1995. L'arrêté royal du 3 avril 1995 a été pris en exécution de cette dernière disposition. Il fixe les conditions suivantes :

1. a)En ce qui concerne l'organisme demandeur (art.1er) : 1. être doté de la personnalité juridique;2. disposer du personnel et de l'infrastructure nécessaires à l'exécution de la recherche scientifique;3. obliger par écrit le personnel concerné à respecter le caractère confidentiel des informations du Registre national;4. avoir recours à la sous-traitance de manière très restrictive;5. se soumettre à un contrôle;6. stocker les données nominatives du Registre national dans un fichier séparé et désigner nominativement les personnes qui ont accès à ces données;7. dans les rapports à des tiers, ne fournir que des informations anonymes.
2. b)En ce qui concerne la recherche (art.2). 8. être reconnue comme étant d'intérêt scientifique par le Ministre ayant la recherche scientifique dans ses attributions (art.2); 9. être limitée aux informations du Registre national qui sont nécessaires (art.3). La demande, à laquelle sont joints tous documents établissant que les conditions précitées sont remplies, doit être adressée au Ministre de l'Intérieur. Les statuts de l'organisme sont également joints à la demande. Doivent figurer dans l'arrêté royal portant autorisation : 1. les numéros des données du Registre national qui peuvent être communiquées;2. l'objet de la communication;3. le délai autorisé de conservation;4. les conditions de sous-traitance et l'identité des travailleurs;5. la date à laquelle la Commission a émis son avis. La Commission constate, sur la base du dossier qui lui est transmis, que l'organisme demandeur remplit les exigences précitées, à l'exception d'une. Les statuts de la « Vrije Universiteit Brussel » n'ont certes pas été joints à la demande, mais ils avaient déjà été communiqués pour une affaire précédente. Pour ce qui est du reste, le Rapport au Roi expose en détail la manière dont les demandeurs remplissent les conditions requises. La Commission souhaite que les personnes qui réaliseront les interviews, en supposant que les interviews ne soient pas effectués par les chercheurs eux-mêmes, soient tenues de signer un document, à l'instar des chercheurs, dans lequel elles s'engagent à respecter le secret professionnel ainsi que le caractère confidentiel des données qu'elles ont reçues ou collectées. III COMMENTAIRE DES ARTICLES Article 1er La communication concerne les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2°, 3°, 4° et 5°, de la loi du 8 août 1983. Il s'agit des nom et prénoms, de la date de naissance, du sexe, de la nationalité et de la résidence principale. Dans le Rapport au Roi, la communication de ces informations est motivée par la nécessité de pouvoir interroger les personnes composant l'échantillon, de pouvoir former l'échantillon sur une base représentative de la population en fonction du sexe et de l'âge et de pouvoir exclure certaines personnes qui n'entrent pas en ligne de compte pour l'échantillon, à savoir les personnes qui n'ont pas la nationalité belge. La Commission estime que cette communication répond aux prescriptions de l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992, notamment en ce qui concerne les conditions de proportionnalité et de nécessité qui y sont contenues. Article 2 La Commission tient à souligner une nouvelle fois l'importance d'informer de manière loyale et complète les personnes interrogées qu'on sollicite. Sans vouloir l'imposer, il serait même préférable que les documents écrits informant les personnes qu'elles vont faire partie de l'échantillon de la nature de la recherche et du caractère non obligatoire de la collaboration à celle-ci, soient délivrés par les services du Registre national. Article 3 La communication à la V.U.B. des données issues du Registre national est effectuée par l'intermédiaire du recteur. Celui-ci désigne les personnes du groupe de recherches qui sont autorisées à faire usage de ces données. Dans le texte actuel, il est prévu que la liste des chercheurs qui ont reçu cette autorisation est communiquée à la Commission. La Commission préfère que cette liste soit tenue à disposition, ce qui permet qu'elle soit actualisée en permanence. Par ces motifs : La Commission émet un avis favorable, sous réserve des remarques formulées. Le secrétaire, (signé) B. Havelange. Le président, (signé) P. Thomas. 29 NOVEMBRE 2001. - Arrêté royal autorisant la « Vrije Universiteit Brussel » à recevoir communication de certaines informations du Registre national des personnes physiques dans le cadre d'une action de recherche concertée sur la problématique de la fin de carrière auprès des habitants de la Région flamande ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut. Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 2, b), modifié par les lois des 15 janvier 1990, 19 juillet 1991 et 8 décembre 1992; Vu l'arrêté royal du 3 avril 1995 fixant les conditions auxquelles les organismes visés à l'article 5, alinéa 2, b), de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, doivent satisfaire pour obtenir communication d'informations consignées audit registre; Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment les articles 4, § 1er, 2°, et 5, a), remplacés par la loi du 11 décembre 1998, trouve à s'appliquer; Considérant l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment les articles 2, 14 et 70; Vu la décision du 18 avril 2001 par laquelle Notre Ministre de la Politique scientifique reconnaît comme étant d'intérêt scientifique l'activité de recherche envisagée par la « Vrije Universiteit Brussel », pour laquelle la communication d'informations du Registre national est sollicitée; Considérant que du dossier circonstancié communiqué à Notre Ministre de l'Intérieur par la « Vrije Universiteit Brussel », il ressort que l'activité de recherche envisagée répond en tous points aux conditions fixées par les articles 1er, 3 et 5 de l'arrêté royal précité du 3 avril 1995; Vu l'avis n° 21/2001 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 12 juillet 2001; Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 30 août 2001; Considérant que dans son avis n° 27.010/2 du 6 juillet 1998 sur un projet d'arrêté royal autorisant l'Université libre de Bruxelles et l'« Universiteit Gent » à recevoir communication de certaines informations du Registre national des personnes physiques pour suivre l'état vital des personnes qui ont collaboré à des enquêtes précédentes portant sur la relation entre la forme physique, les facteurs de risque et les affections cardio-vasculaires, le Conseil d'Etat a estimé que les arrêtés royaux qui n'ont pas de portée obligatoire, impersonnelle et générale ne revêtent pas un caractère réglementaire au sens de l'article 3, § 1er, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat et ne doivent pas être soumis à l'avis de la section de législation; qu'il convient dès lors de préciser que le présent arrêté royal autorisant la « Vrije Universiteit Brussel » à recevoir communication de certaines informations du Registre national des personnes physiques pendant le temps nécessaire à l'accomplissement d'une activité de recherche scientifique, ne revêt pas un caractère réglementaire et ne doit pas être soumis à l'avis du Conseil d'Etat; Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur, de Notre Ministre de la Justice et de Notre Ministre de l'Economie et de la Recherche scientifique, et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : Article 1er.Dans le cadre de son action de recherche concertée sur la problématique de la fin de carrière, la « Vrije Universiteit Brussel » est autorisée à recevoir communication des informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2°, 3°, 4° et 5° de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et relatives aux 4 800 habitants de la Région flamande, de nationalité belge et âgés de 44 à 64 ans en 2001, composant l'échantillon qui seront interrogés sur leurs perspectives de fin de carrière. Art. 2.Les personnes composant l'échantillon visé à l'article 1er seront informées par écrit, avant le début de l'enquête, de la nature précise de celle-ci, de la dénomination exacte de l'organisme de recherche pour lequel l'activité de recherche est effectuée, des objectifs que celle-ci poursuit et des modalités selon lesquelles les informations recueillies seront traitées. Elles seront informées qu'elles n'ont pas l'obligation de coopérer à l'enquête et qu'elles peuvent interrompre à tout moment leur coopération sans devoir en justifier les motifs. Elles seront en outre informées du délai de conservation des données, visé à l'article 4, alinéa 1er, et du fait que les informations les concernant seront rendues anonymes. Un exemplaire de la lettre d'information visée à l'alinéa 1er ainsi que du questionnaire qui sera soumis aux personnes invitées à coopérer à l'enquête, sera transmis préalablement à la Commission de la protection de la vie privée. Art. 3.La communication des informations du Registre national visées à l'article 1er est faite au recteur de la « Vrije Universiteit Brussel ». La personne visée à l'alinéa 1er désigne nommément et par écrit, parmi les membres du personnel de l'unité de Recherche en Sociologie, en abrégé TOR, de la « Vrije Universiteit Brussel », ceux d'entre eux qu'elle autorise à faire usage de ces informations dans le cadre de leur activité de recherche, aux seules fins visées à l'article 1er. La liste des membres du personnel de l'unité de Recherche en Sociologie de la « Vrije Universiteit Brussel », visés à l'alinéa précédent, avec indication de leur fonction, est dressée dans le mois qui suit l'entrée en vigueur du présent arrêté. Elle tenue en permanence à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée. Art. 4.Les informations obtenues en communication du Registre national en application de l'article 1er seront conservées pendant un an à partir du tirage de l'échantillon et seront ensuite détruites. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers. Ne sont pas considérées comme des tiers pour l'application de l'alinéa précédent, les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations ou leurs représentants légaux. Art. 5.Notre Ministre de l'Intérieur, Notre Ministre de la Justice et Notre Ministre de l'Economie et de la Recherche scientifique sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté. Donné à Bruxelles, le 29 novembre 2001. ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN Le Ministre de l'Economie et de la Recherche scientifique, Ch. PICQUE