Règlement du conseil d'

du Fonds Ecureuil de la Communauté française Le Gouvernement de la Communauté française, Vu le décret du 20 juin 2002 relatif à la création du Fonds Ecureuil de la Communauté française; Vu le décret du 9 janvier 2003 relatif à la transparence, à l'autonomie et au contrôle des organismes publics, des sociétés de bâtiments scolaires et des sociétés de gestion patrimoniale qui dépendent de la Communauté française; Vu l'avis du Commissaire du Gouvernement donné le 2 juin 2003; Vu l'accord du Ministre du Budget donné le 11 juin 2003; Sur la proposition du Ministre de la Culture, du Budget, de la Fonction publique, de la Jeunesse et des Sports; Vu la délibération du Gouvernement du 12 juin 2003, Arrête : Article 1er.Le Règlement du conseil d'

du Fonds Ecureuil de la Communauté française, ci-annexé, est approuvé. Art. 2.Le présent arrêté produit ses effets le jour de sa signature. Bruxelles, le 12 juin 2003. Par le Gouvernement de la Communauté française : Le Ministre de la Culture, du Budget, de la Fonction publique, de la Jeunesse et des Sports, R. DEMOTTE ANNEXE Règlement du Conseil d'

du Fonds Ecureuil de la Communauté française Article 1er.Le présent Règlement organique est établi en application du décret du 9 janvier 2003 relatif à la transparence, à l'autonomie et au contrôle des organismes publics, des sociétés de bâtiments scolaires et des sociétés de gestion patrimoniale qui dépendent de la Communauté française, en particulier de son article 14. TITRE Ier. - Définitions Art. 2.Pour l'application du présent règlement, on entend par. 1° Fonds : le Fonds Ecureuil de la Communauté française;2° Loi du 16 mars 1954 : la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public;3° Loi du 6 avril 1995Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/04/1995 pub. 29/05/2012 numac 2012000346 source service public federal interieur Loi organisant la commission parlementaire de concertation prévue à l'article 82 de la Constitution et modifiant les lois coordonnées sur le Conseil d'Etat. - Coordination officieuse en langue allemande fermer : la loi du 6 avril 1995Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/04/1995 pub. 29/05/2012 numac 2012000346 source service public federal interieur Loi organisant la commission parlementaire de concertation prévue à l'article 82 de la Constitution et modifiant les lois coordonnées sur le Conseil d'Etat. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative aux marchés secondaires, au statut des entreprises d'investissement et à leur contrôle, aux intermédiaires et conseillers en placement;4° Décret du 20 juin 2002 : le décret du 20 juin 2002 relatif à la création du Fonds Ecureuil de la Communauté française;5° Décret du 9 du janvier 2003 : le décret du 9 janvier 2003 relatif à la transparence, à l'autonomie et au contrôle des organismes publics, des sociétés de bâtiments scolaires et des sociétés de gestion patrimoniale qui dépendent de la Communauté française;6° Charte de l'administrateur public : la Charte visée au chapitre III du titre II du décret du 9 janvier 2003;7° Administrateur(trice) délegué(e) : le (la) Fonctionnaire dirigeant(e) du Fonds;8° Membre du Conseil d'

: les membres du Conseil d'

avec voix délibérative;9° Voix exprimées : votes pour ou contre à l'exclusion des abstentions;10° Plan de développement : plan établi annuellement qui fixe les objectifs et la stratégie à moyen terme du Fonds et son impact sur son budget. TITRE II. - Disposition générale Art. 3.Le Fonds agit par son Conseil d'

. Les membres de cet organe ne contractent aucun engagement personnel relatif aux engagements de celui-ci. TITRE III. - Du Conseil d'

CHAPITRE 1er - Attributions et compétences Art. 4.§ 1er. Sans préjudice des pouvoirs attribués à d'autres instances par des dispositions légales, décrétales et réglementaires, le Conseil d'

prend toutes mesures susceptibles : 1° de contribuer au bon fonctionnement et à l'épanouissement du Fonds;2° de réaliser les objectifs que poursuit le Fonds. § 2. Dans ce cadre, le Conseil d'

, notamment : 1° définit la politique générale du Fonds;2° approuve le contrat de gestion en statuant à la majorité des deux tiers des voix exprimées

une indemnité ponctuelle en vue de l'accomplissement d'une mission déléguée et ce, compte tenu de l'importance de la mission confiée et dans les limites des ressources du Fonds

, des indemnités de séjour et des frais de parcours dont les montants sont fixés par le Gouvernement

, pendant la durée de leur mandat, les outils nécessaires à l'accomplissement de leur mission

Art. 5.§ 1er.

Le Conseil d'

se réunit, au moins une fois chaque trimestre, sur convocation du (de la) Président(e) 1° sur décision du Conseil d'

ou du (de

1. la)Président(e);2° à la demande du Ministre chargé du budget, de l'Administrateur(trice) délégué(e), d'un(
2. e)Commissaire du Gouvernement ou de deux membres du Conseil d'

au moins;3° en convocation spéciale à la demande d'un(

1. e)administrateur(trice) sur base de l'Article 9. La requête visée aux points 2° et 3° est adressée au (à
2. la)Président(
3. e)par courrier postal, par télécopie ou par voie électronique, indiquant les points à mettre à l'ordre du jour. Si le (
4. la)Président(
5. e)refuse de convoquer un Conseil d'

sur base d'une demande visée à l'alinéa 1er, 2° et 3°, il(elle) le motive au procès-verbal du Conseil d'

suivant. § 2. Sauf cas d'urgence, la convocation est envoyée par le Secrétariat du Conseil d'

, au moins huit jours avant la séance

;2° aux deux Commissaires du Gouvernement. § 5. En cas d'urgence, le Conseil d'

ratifie l'urgence motivée par le (la) Président(e). § 6. Les séances se tiennent, en principe, dans la salle 5CO94 de l'Espace 27 Septembre, boulevard Léopold II 44, à 1080 Bruxelles. Ordre du jour du Conseil d'

Art. 6.§ 1er.

L'ordre du jour est établi par le (la) Président(e). § 2. Sont d'office inscrits à l'ordre du jour 1 ° tout point dont le Conseil d'

a décidé de se saisir; 2° tout point dont l'inscription est demandée par l'Administrateur(trice) délégué(e), un(e) Commissaire du Gouvernement ou par au moins deux membres du Conseil d'

. La requête visée à l'alinéa 2° est adressée au (à

1. la)Président(
2. e)par courrier postal, par télécopie ou par voie électronique au plus tard 24 heures avant la séance. § 3. A la majorité des deux tiers des voix exprimées, le Conseil d'

peut décider d'ajouter en séance de nouveaux points à l'ordre du jour. Quorum de présence Art. 7.Le Conseil d'

ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents. Si le quorum de présence n'est pas atteint, les points inscrits à l'ordre du jour non traités sont reportés à une nouvelle séance au cours de laquelle le Conseil d'

délibère valablement sur ces points quel que soit le nombre d'administrateur(trice)s présent(e)s. Décisions du Conseil d'

Art. 8.§ 1er.

Toute décision du Conseil d'

doit être le résultat d'un vote. § 2. Les décisions du Conseil d'

sont prises à la majorité simple des voix exprimées. En cas de parité des voix, celle du (de

1. la)Président(
2. e)est prépondérante. Le vote par correspondance n'est pas autorisé. § 3. Le vote relatif aux décisions du Conseil d'

a lieu à main levée. Toutefois il est procédé à un scrutin secret : 1° à la demande du (de

1. la)Président(
2. e)ou d'au moins un tiers des membres présents;2° pour toute question de personne. § 4. Par dérogation aux paragraphes précédents, dans les cas justifiés par l'urgence et par l'intérêt social, les décisions du Conseil d'

peuvent être prises par consentement unanime et écrit des administrateur(trice)s. Le (

1. la)Président(
2. e)décide de recourir ou non à cette procédure

vote d'abord sur celui que le (

1. la)Président(
2. e)juge s'éloigner le plus quant au fond, de la proposition initiale. Le Conseil d'

vote ensuite, si nécessaire, sur l'amendement qui, après celui-ci s'éloigne le plus de ladite proposition, et ainsi de suite. Si un ou plusieurs amendements sont adoptés, un vote a lieu sur la proposition modifiée. Respects des objectifs publics du Fonds dans le chef des administrateur(trice)s. Art. 9.

est de nature à nuire au Fonds, successivement, il (elle) : 1° doit attirer l'attention du Conseil d'

sur ce point et exposer les raisons de son point de vue et les conséquences dommageables de la proposition qu'il perçoit pour le Fonds;2° peut demander la remise de la décision, si sa nature le permet, à une réunion suivante du Conseil d'

de manière à permettre une étude de sa position;3° peut demander d'annexer son opinion, transmise par écrit, au procès-verbal du Conseil d'

;4° peut demander une réunion spéciale du Conseil d'

pour débattre de ce point.En cas de refus du (de la) Président(e), ce dernier doit le motiver au procès-verbal du Conseil d'

suivant. Conflit d'intérêt Personnel dans le chef d'un(e) adrninistrateur(trice) Art. 10.§ 1er.

qui pressent l'existence d'un conflit d'intérêt personnel direct ou indirect avec l'un des points inscrits à l'ordre du jour en informe sans délai le (la) Président(e) qui en saisit le Conseil d'

et en informe les Commissaires du Gouvernement. Si l'existence du conflit d'intérêt personnel direct ou indirect est reconnu comme tel par le Conseil d'

, le membre ne peut prendre part aux débats et à la prise de décision relative à ce point. Si le conflit d'intérêt entache des décisions déjà prises, le Conseil d'

peut agir par toutes voies de droit en annulation desdites décisions sous la condition que la ou les parties bénéficiaires de ces décisions puissent être reconnues comme ayant eu ou devant avoir eu connaissance de ce conflit d'intérêt. La déclaration, ainsi que les raisons justifiant de l'intérêt opposé qui existe dans le chef du membre du Conseil d'

figurent au procès-verbal. Pour tout point concerné par le présent article, si le Conseil d'

prend une décision, le procès-verbal décrit aussi la nature de la décision ou de l'opération visée et une justification de la décision qui a été prise ainsi que les conséquences patrimoniales pour le Fonds. L'administrateur(trice) visé(e) par le présent article rentre en ligne de compte pour le calcul du quorum de présence visé à l'article 7 pour le point pour lequel un intérêt opposé existe. § 2. Les membres du Conseil d'

sont personnellement et solidairement responsables lorsqu'une décision, prise en connaissance de cause, leur a procuré ou a procuré à l'un d'entre eux un avantage financier abusif au détriment du Fonds

Art. 11.Sans préjudice du délai de recours des Commissaires du Gouvernement

, les décisions du Conseil d'

sont exécutoires immédiatement. Procès-verbaux du Conseil d'

Art. 12

.Chaque réunion du Conseil d'

fait l'objet d'un projet de procès-verbal dressé par le Secrétariat du Conseil d'

. Celui-ci mentionne, pour chaque point, la synthèse des considérations et précisions fournies en séance, ainsi que la décision prise. Sauf demande expresse d'un membre, les interventions des membres ne sont pas personnalisées. Art. 13.§ 1er. Les membres communiquent leurs remarques au Secrétariat du Fonds endéans les cinq jours ouvrables de la réception des procès-verbaux. A défaut, les procès-verbaux sont considérés comme approuvés. A défaut d'autres commentaires, les procès-verbaux modifiés suite à l'intégration des remarques des membres sont considérés comme approuvés endéans les cinq jours ouvrables de leur transmission aux membres. Les corrections apportées au texte ne peuvent avoir pour effet de modifier la position prise par un(e) administrateur(trice) lors dune décision. Aucune modification ne peut être apportée au procès-verbal après son approbation. § 2. Les procès-verbaux peuvent être approuvés totalement ou partiellement en séance même. Art. 14.Les procès-verbaux sont réunis en un registre en double original, datés et numérotés par ordre. Les annexes au procès-verbal portent le numéro du procès-verbal auquel elles se rapportent. Chacun des originaux est paraphé par le Secrétaire du Conseil d'

. Les procès-verbaux sont signés par le(

1. la)Président(
2. e)et le Secrétaire du Conseil d'

. Les ratures et les renvois sont approuvés et signés de la même manière que le corps de l'acte. Dans le dispositif des décisions, il n'est, autant que possible, rien écrit par abréviation ou en chiffres. Tout(e) administrateur(trice) qui se serait abstenu(e) ou opposé(e) à une décision peut faire acter auprès du Secrétariat du Conseil d'

une note de minorité ainsi que la justification éventuelle de son abstention ou de son opposition. Secrétariat du Conseil d'

Art. 15

.Le Secrétariat du Conseil d'

est composé 1° de l'Administrateur(trice) délégué(

1. e)du Fonds qui est le (
2. la)Secrétaire du Conseil d'

;2° d'un membre du personnel du Fonds, étant entendu que ce dernier fait appel, pour son

, au personnel du Ministère de la Communauté française.Il (elle) assiste l'Administrateur(trice) délégué(e) dans ses fonctions de Secrétaire, notamment dans le cadre des réunions du Conseil d'

. Le Secrétariat transmet copie de tout document soumis au Conseil d'

à tout(

1. e)administrateur(trice) sur simple demande écrite ou électronique. Toute correspondance destinée au (à
2. la)Président(
3. e)ou au Conseil doit être adressée au Secrétaire du Conseil d'

. Dispositions diverses Art. 16.Le Conseil d'

peut constituer en son sein des groupes de travail et leur confier l'étude de questions déterminées, particulières ou générales. Il fixe leur composition et détermine leur(s) mission(s). Art. 17.§ 1er. Le Conseil d'

ou le (

1. la)Président(
2. e)peut inviter à titre consultatif, pour tout point inscrit à l'ordre du jour, toute personne dont la présence ou l'avis est souhaitable. § 2. L'Administrateur(trice) délégué(e), pour les points qu'il (elle) doit présenter au Conseil d'

, peut se faire assister de toute personne qu'il (elle) désigne. Art. 18.Tout membre du Conseil d'

peut, en cas d'empêchement, se faire représenter lors des réunions du Conseil d'

par un(

1. e)autre administrateur(trice). Chaque membre présent ne peut être porteur que d'une seule procuration, à faire parvenir au Secrétaire ou à remettre au (à
2. la)Président(
3. e)en début de séance. Les membres ainsi représentés entrent en compte pour le calcul du quorum de présence visé à l'article 7 et pour le quorum de décision visé à l'article 8, § 2. TITRE IV. - Du (de
4. la)président(
5. e)CHAPITRE 1er. - Attributions et compétences Art. 19.§ 1er. Le (
6. la)Président(
7. e)1° préside le Conseil d'

;2° signe avec l'Administrateur(trice) délégué(e) les actes qui engagent le Fonds sous réserve de ceux pour lesquels délégation est donnée à l'Administrateur(trice) délégué(e);3° signe les courriers à adresser en application d'une décision générale des organes de gestion;4° signe les notifications personnalisées adressées à une personne ou à une structure dont le dossier a été soumis à la décision du Conseil d'

;5° représente, avec l'Administrateur(trice) délégué(e), le Fonds lors de la négociation du contrat de gestion

; 8° veille à ce que le Gouvernement soit régulièrement informé de manière préalable et postérieure lorsque le Fonds connaît un moment de crise ou en cas de décision stratégique, que ces décisions relèvent ou non des missions de service public

. Dans ce dernier cas, il en informe l'Administrateur(trice) délégué(e). La compétence visée au point 5° ne peut être déléguée que moyennant accord du Conseil d'

. Chapitre 2 - Absence du (de

1. la)Présidente) Art. 20.En cas d'absence du (de
2. la)Président(e), ses fonctions sont exercées par le (
3. la)plus âgé(
4. e)des deux Vice-président(e)s présent(e)s ou, en cas d'indisponibilité des Vice-président(e)s, du (de
5. la)plus âgé(
6. e)des administrateur(trice)s. TITRE V. - De l'Administrateur(trice) délégué(
7. e)attributions et competences Art. 21.§ 1er. Sans préjudice des pouvoirs attribués au Conseil d'

, l'administrateur(trice) délégué(e) dirige le Fonds sous l'autorité du Conseil d'

. § 2. A ce titre, l'Administrateur(trice) délégué(e), qui est le Fonctionnaire dirigeant du Fonds 1 ° assure la gestion journalière du Fonds, dans le respect des directives du Conseil d'

, notamment quant à la gestion des réserves

;3° met en place les mesures utiles en matière de contrôle interne;4° soumet au Conseil d'

les projets en matière de règles de placement prudent

des actes accomplis dans le cadre de la gestion du Fonds;9° représente, avec le (la) Président(e), le Fonds dans les actes judiciaires et extrajudiciaires

pour la désignation ou la révocation des membres de la Cellule d'audit interne

ou au (à

1. la)Président(e);13° exerce toute autre compétences qui lui est attribuée ou déléguée par ou en vertu des dispositions légales, réglementaires ou du présent règlement. Art. 22.L'Administrateur(trice) délégué(
2. e)fait rapport 1° à chaque réunion du Conseil d'

et chaque fois que le Conseil d'

ou son (

1. sa)Président(
2. e)le lui demande

de l'exercice des missions de la Cellule d'Audit interne;3° annuellement au moins au Conseil d'

sur la situation comptable du Fonds. TITRE VI. - Des délégations de competences et de signature CHAPITRE 1er. - Délégations en matière de signatures et en matière financière Art. 23.§ 1er. Sans préjudice des délégations données au Conseil d'

et au (à

1. la)Président(e), délégation est donnée à l'Administrateur(trice) délégué(
2. e)1° pour approuver
3. a)les factures et les déclarations de créances;
4. b)les dépenses et recettes de toute nature;
5. c)en toutes matières, les états de frais et honoraires des avocats, avoués et experts;
6. d)les comptes tenus par le (
7. la)comptable du Fonds;2° pour ordonnancer les dépenses et les recettes;3° pour signer :
8. a)la correspondance concernant les demandes de renseignements, les lettres de rappel et les lettres de transmission;
9. b)les bons de commandes et les lettres relatives aux commandes, dans les limites prévues par les délégations en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services;
10. c)avec le (
11. la)Président(e), les confirmations d'opérations financières conclues, préalablement vérifiées par le « Back-office » du Fonds;
12. d)les ordonnances de paiement;
13. e)les "bons à tirer" pour le Moniteur belge ;4° pour certifier conforme les copies et extraits de documents déposés aux archives du Fonds. § 2. Délégation est donnée à l'Administrateur(trice) délégué(
14. e)pour signer les accusés de réception du courrier adressé au Fonds, en ce compris le courrier relatif aux procédures devant le Conseil d'Etat, ainsi que pour signer, en vue de leur réception, tous les courriers destinés au Conseil d'

, à l'un de ses membres, en ce compris les citations en justice et les actes des huissiers de justice notifiés ou signifiés au siège du Fonds. CHAPITRE 2. - Passation et exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services Art. 24.Les limites financières des délégations prévues par la présente section s'entendent en euro et taxe sur la valeur ajoutée non comprise. Art. 25.§ 1er. Dans les limites des crédits disponibles, le pouvoir d'approuver le cahier spécial des charges ou les documents en tenant lieu, le pouvoir de choisir le mode de passation du marché, le pouvoir d'engager la procédure et d'approuver les marchés, sont délégués aux titulaires des fonctions reprises dans le tableau ci-dessous dans les limites financières mentionnées en regard de chacune de ces fonctions, selon le mode de passation retenu. Tableau désignant les personnes déléguées Pour la consultation du tableau, voir image Ces délégations ne sont exercées que pour autant que l'objet du marché ait été autorisé par le Conseil d'

. Toutefois, l'autorisation préalable prévue par l'alinéa 2 du présent article n'est pas requise lorsqu'il s'agit de dépenses pour les besoins habituels du Fonds (dépenses courantes de fonctionnement, de consommation et d'équipement) dont l'estimation ne dépasse pas 5.500,00 EUR. Le Conseil d'

est informé de tous les marchés passés par délégation. § 2 Les marchés publics visés au présent paragraphe et dont la dépense excède 12.500 EUR sont soumis au visa préalable des Commissaires du Gouvernement. Le visa est donné dans un délai de sept jours francs; passé ce délai, il est considéré comme acquis. Tout refus de visa provoque l'inscription du point litigieux à la réunion suivante du Conseil d'

. Le refus de visa est motivé. Art. 26.Délégation de pouvoir est donnée à l'Administrateur(trice) délégué(e) pour toutes mesures et décisions à prendre ayant trait à l'exécution pure et simple des marchés approuvés par le Conseil d'

ou conjointement par le (

1. la)Président(
2. e)et l'Administrateur(trice) délégué(e). Sont considérées comme des mesures et décisions ayant trait à l'exécution pure et simple d'un marché conclu, celles visant à réaliser l'objet de l'entreprise initiale et qui restent dans la limite de celle-ci, à l'exclusion des mesures et décisions basées sur un pouvoir d'appréciation prévu par le marché. TITRE VII. - Dispositions finales Art. 27.Le présent règlement ne peut être révisé que sur proposition émanant, soit du (de
3. la)Président(e), soit de deux membres du Conseil d'

au moins. Art. 28.Les modalités selon lesquelles s'exerceront les fonctions associées à la tenue de la comptabilité du Fonds ainsi qu'au suivi administratif et au contrôle des opérations financières condues par le Fonds seront réglementées par le biais d'une convention entre le Fonds et le Ministère de la Communauté française. Vu pour être annexé à l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 12 juin 2003 portant approbation du Règlement du Conseil l'

du Fonds Ecureuil de la Communauté Française. Le Ministre de la Culture, du Budget, de la Fonction publique, de la Jeunesse et des Sports, R. DEMOTTE _______ Notes

sauf urgence motivée par le Conseil d'