Arrêté du Gouvernement flamand concernant le fonctionnement, la gestion et la comptabilité du propre Patrimoine du "Centrum voor Landbouwkundig Onderz

9 MAI 2003. - Arrêté du Gouvernement flamand concernant le fonctionnement, la gestion et la comptabilité du propre Patrimoine du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" (Centre de Recherches agronomiques) (CLO) Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 5 juillet 2002 contenant diverses mesures d'accompagnement de l'ajustement du budget 2002, notamment l'article 28; Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 janvier 2001 relatif au contrôle budgétaire et à l'établissement du budget; Vu l'accord du Ministre flamand chargé du budget, donné le 11 février 2003; Vu l'urgence motivée par le fait que le transfert à la Région flamande des biens, droits et obligations de la personnalité juridique auprès du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" à Gand est réglé par arrêté royal à partir du 1er janvier 2003 et qu'il est opportun d'opérationnaliser le propre Patrimoine du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" à une date correspondant à la même date afin d'éviter tout dysfonctionnement et de garantir le fonctionnement efficace du service; Vu l'avis du Conseil d'Etat, donné le 27 février 2003 (réf. 34.964/3), donné le 14 novembre 2002, en application de l'article 84, alinéa 1er, 2°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat; Sur la proposition de la Ministre flamande de l'Environnement et de l'Agriculture; Après délibération, Arrête : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales et commission de gestion : mission, composition, organisation et fonctionnement Article 1er.Le siège de la commission de gestion du propre Patrimoine CLO est établi à Merelbeke au sein du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek". Le propre Patrimoine CLO est le "Propre Patrimoine du Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek (CLO)", tel que défini à l'art. 28, § 1er du décret du 5 juillet 2002 de la Communauté flamande contenant diverses mesures d'accompagnement de l'ajustement du budget 2002. Art. 2.§ 1er. La commission de gestion accomplit tous les actes du propre Patrimoine CLO. § 2. L'autorisation du Ministre flamand chargé de la politique agricole est requise pour l'acquisition ou l'aliénation des biens immobiliers. § 3. La loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services et ses arrêtés d'exécution sont d'application. Les compétences conférées au Ministre flamand chargé de la politique agricole, sont exercées par la commission de gestion. § 4. Le personnel scientifique statutaire du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" ne peut pas bénéficier des fonds de la personne juridique pour le paiement des rémunérations ou indemnités. Art. 3.Le président de la commission de gestion représente le propre Patrimoine CLO lors des transactions. Art. 4.La commission de gestion désigne un comptable chargé des opérations relatives aux recettes et dépenses. Art. 5.Le président peut inviter des personnes compétentes à participer avec voix consultative à la discussion d'un point inscrit à l'ordre du jour d'une réunion de la commission de gestion. Art. 6.Sur la proposition de la commission de gestion, le Ministre flamand chargé de la politique agricole approuve un règlement d'ordre intérieur. Art. 7.Les membres de la commission de gestion exercent leurs fonctions à titre gratuit. Les frais de parcours et de séjour sont remboursés aux membres non fonctionnaires de la commission de gestion, à charge de la personne juridique. Pour l'application du présent article, les membres non fonctionnaires de la commission de gestion, sont assimilés aux fonctionnaires de niveau A3. Art. 8.La commission de gestion se compose de représentants des services tels que prévus par l'art. 28, § 5, du décret du 5 juillet 2002 qui sont chacun représentés comme suit : 3 membres du personnel du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek"; 1 représentant du Ministère de la Communauté flamande; 1 représentant proposé par le Ministre flamand chargé de la politique agricole; 1 représentant proposé par le Ministre flamand chargé de la politique scientifique et de l'innovation technologique; 1 représentant proposé par l'Inspection des Finances; 1 représentant du Conseil flamand de l'Agriculture et de l'Horticulture. La commission est présidée par le fonctionnaire qui est responsable de la direction du CLO. CHAPITRE II. - Budget Art. 9.Avant le 31 octobre, la Commission de gestion présente au Ministre flamand chargé de la politique agricole la proposition de budget des dépenses prévues pour l'exercice suivant prenant cours le 1er janvier. Art. 10.Le budget comporte l'estimation de toutes les recettes et dépenses dont la fixation peut être prévue au cours de l'exercice, quel que soit l'apurement des droits. Elles appartiennent à l'année budgétaire pendant laquelle elles se sont produites juridiquement. Les modifications des fonds de tiers dont la personne juridique est le gérant ou le dépositaire, sont mentionnées séparément. La commission de gestion établit le budget en bon père de famille en ce qui concerne le patrimoine. Le solde entre les dépenses et les recettes ne peut être négatif. Art. 11.Un exemplaire approuvé du budget est renvoyé à la commission de gestion avant le 1er janvier. Si l'approbation n'a pas été transmise avant le 1er janvier, les crédits peuvent être utilisés provisoirement tels qu'ils ont été présentés. L'autorisation préalable du Ministre flamand chargé de la politique agricole est requise pour le transfert et les virements entre les différentes rubriques. CHAPITRE III. - La comptabilité Section Ire. - Le comptable Art. 12.Le comptable est chargé de la perception des droits et du paiement des dépenses de la personne juridique. Le directeur le désigne parmi les membres du personnel du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek". Il est responsable de la garde et du maniement des fonds et des valeurs et à moins que la commission n'en décide autrement, la gestion des produits, du matériel et de tous les autres biens faisant partie du propre Patrimoine CLO lui est également confiée. Il est exempté de l'obligation de fournir caution. Art. 13.Le comptable exerce sa fonction sous le contrôle du président de la commission. Il ne peut effectuer des dépenses qu'après autorisation du président. Section II. - Les opérations comptables Art. 14.Toutes les opérations comptables, y compris les opérations internes et les inscriptions dans les livres auxiliaires doivent être appuyées par des pièces justificatives : la somme, l'article budgétaire visé, l'objet de l'opération et un renvoi à l'inscription dans les livres auxiliaires. Pour les achats de biens durables un numéro d'inventaire est mentionné et pour les produits destinés à la revente le numéro de magasin est indiqué. Tout autre document est soumis à l'approbation du président. Art. 15.Les menues dépenses journalières et les rémunérations peuvent être payées en espèces. Moyennant l'accord du président, une avance de caisse peut être octroyée au comptable à cet effet. Cette avance peut être renouvelée sur présentation des pièces justificatives qui sont imputées lors de la dépense. Art. 16.Les droits sont enregistrés en tant que recettes au comptant au moment de leur inscription au crédit d'un compte auprès de l'institution financière qui gère les comptes de la Communauté flamande. Les autres produits sont enregistrés au moment où le comptable transmet les factures aux débiteurs de la personne juridique. Art. 17.Les dépenses pour travaux, fournitures et services sont payées sur présentation par l'ayant droit de notes, de déclarations, de factures ou éventuellement de quittances à condition que les droits du bénéficiaire ressortent d'un autre document. Art. 18.Les pièces comptables sont réunies en liasses dans l'ordre de l'enregistrement dans les livres journaux respectifs. Pour les fournitures et les prestations il est éventuellement joint aux factures une copie des contrats, des bons de commande, des procès-verbaux d'adjudication et de réception. A défaut d'un procès-verbal la facture doit être signée pour acquit. Section III. - Comptabilité Art. 19.Le paiement des dépenses et la perception des produits se font par l'intermédiaire de l'organisme financier mentionné à l'article 16. Les formulaires de paiement sont signés par le président ou son délégué et le comptable. Art. 20.La comptabilité comporte : 1° trois livres journaux, notamment :

1. a)un livre journal des droits acquis par des tiers (achats);
2. a)un livre journal des droits acquis par la personne juridique (ventes);
3. c)un livre journal des divers opérations et virements;2° un registre principal dans lequel toutes les opérations sont inscrites selon les règles de la comptabilité en partie double.Les inscriptions réfèrent aux postes correspondants des livres journaux; 3° un livre d'inventaire;4° un livre de magasin. Art. 21.Le registre principal comprend toutes les opérations nécessaires à établir un bilan de l'état de caisse. Il y a un état de chaque rubrique du budget, le crédit encore disponible pouvant être fixé à chaque instant. Art. 22.§ 1er. Les biens durables acquis sont enregistrés dans le livre d'inventaire. Le numéro d'inscription se compose : 1° des deux derniers chiffres de l'année;2° d'une numérotation continue. § 2. Le numéro est indiqué lors de la signature pour acquit, visée à l'article 19. Lors de la clôture de l'exercice la valeur attribuée aux biens enregistrés est mentionnée dans l'inventaire. Les biens durables aliénés ou mis hors d'usage pendant l'exercice budgétaire sont mentionnés avec leur produit éventuel. Art. 23.Dans le livre de magasin tous les produits entrants ou sortants sont enregistrés par catégorie en se référant aux factures. Des pertes éventuelles sont indiquées, de manière qu'il y ait concordance entre le stock et le solde des quantités mentionnées dans le livre de magasin. Art. 24.Toutes les comptabilisations se font au jour le jour sans laisser des blancs ou des espaces libres. Des rectifications à l'aide de grattages ou de surcharges ne sont pas autorisées. Les inscriptions à corriger doivent être raturées de manière qu'elles soient toujours lisibles. Les corrections sont authentifiées par le paraphe du membre du personnel qui les a apportées. Art. 25.Le système comptable décrit aux articles 20 à 24 inclus peut être remplacé par un système informatisé qui offre des garanties similaires sur le plan de la fiabilité. Section IV. - Rapport, contrôle et approbation de la comptabilité. Art. 26.Le 31 décembre de chaque année, les comptabilisations sont faites, la caisse est contrôlée et l'inventaire est clôturé. Les moyens disponibles ainsi que les droits à percevoir et les dépenses qui n'ont pas encore été liquidées, sont reportés lors de la comptabilisation à l'exercice suivant. Art. 27.Le comptable justifie ensuite son compte auprès de la Cour des Comptes conformément à la forme et aux formalités que le fonctionnaire comptable doit accomplir. La commission de gestion les soumet au Ministre flamand chargé de la politique agricole. Le dossier de justification comporte : 1° un procès-verbal de l'état de caisse lors de la clôture des comptabilisations;2° des résumés détaillés qui conformément aux rubriques du budget mentionnent :
4. a)les droits constatés lors de l'exercice ou les droits reportés des exercices précédents au profit de la personne juridique;
5. b)les recettes et les dépenses effectuées en vue de l'apurement de ces droits;3° un relevé des modifications de l'inventaire.Les résumés sont appuyés par des pièces justificatives authentiques ou par des copies certifiées conformes. Art. 28.Les comptabilisations sont également clôturées, mais les opérations restent enregistrées de manière que lors de la clôture de l'exercice les recettes et les dépenses indiquent le montant commun des inscriptions de l'exercice : 1° lorsque les états provisoires ou périodiques doivent être établis au cours de l'année;2° lorsque le comptable cesse définitivement ses fonctions;3° au cas où un découvert est né ou constaté. Art. 29.Dans les cas mentionnés à l'article 28, 2° et 3° une justification sera présentée à la Cour des Comptes par le comptable ou son ayant cause et, à défaut de ceux-ci, d'office par un fonctionnaire habilité à cette fin par le Ministre flamand chargé de la politique agricole. Si le compte et la justification démontrent un déficit, un rapport sera joint afin de faire connaître les circonstances dans lesquelles le déficit s'est produit. Art. 30.A l'occasion de la reprise de la gestion, l'ayant cause déclare dans le compte, l'inventaire et le procès-verbal de l'état de caisse qu'il reprend l'actif mentionné dans ces documents; il en donne un exemplaire à son prédécesseur ou à son ayant cause. Art. 31.Sans préjudice des compétences de l'Inspection des Finances, le fonctionnaire des services du Gouvernement flamand, chargé de l'inspection de la comptabilité vérifiera au moins une fois par an la comptabilité de la personne juridique. Dans l'exercice de ses fonctions, il est habilité à mener toute enquête et il peut se faire soumettre toutes les pièces justificatives. Il s'assure de l'état des biens gardés. Il ne peut toutefois pas s'occuper de la gestion. Art. 32.Le fonctionnaire, visé à l'article 31, qui exerce le contrôle, envoie chaque fois une copie de son rapport au Ministre flamand chargé de la politique agricole, au président de la commission et au comptable de la personne juridique. Les comptes et les pièces justificatives seront soumis par son entremise au Ministre flamand chargé de la politique agricole. CHAPITRE IV. - Disposition transitoire, abrogatoire et d'entrée en vigueur. Art. 33.Les biens, droits et obligations de la personnalité juridique auprès du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" qui sont transférés à la Région flamande à partir du 1er janvier 2003 par arrêté royal, sont transférés au propre Patrimoine du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" (CLO). Durant la période du 1er janvier 2003 à la date de nomination de la commission de gestion du propre Patrimoine du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" tous les actes relatifs aux biens, droits et obligations de la personnalité juridique du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" posés dans les limites d'une gestion saine et raisonnable par la personnalité juridique, sont censés posés au nom et pour le compte du propre Patrimoine du "Centrum voor Landbouwkundig Onderzoek" (CLO). Art. 34.Le présent arrêté produit ses effets le 1er janvier 2003. Art. 35.La Ministre flamande qui a la politique agricole dans ses attributions, est chargée de l'exécution du présent arrêté. Bruxelles, le 9 mai 2003. Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, P. DEWAEL La Ministre flamande de l'Environnement et de l'Agriculture, V. DUA