Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques

18 JANVIER 2019. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques LE GOUVERNEMENT FLAMAND, Vu le décret de gouvernance du 7 décembre 2018, l'article II.25 ; Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le 20 novembre 2018 ; Vu la demande d'avis dans un délai de trente jours adressée le 11 décembre 2018 au Conseil d'Etat en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ; Considérant que l'avis n'a pas été communiqué endéans ce délai et que la demande d'avis a été rayée du rôle le 10 janvier 2019 ; Vu l'article 84, § 4, alinéa 2, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ; Sur la proposition de la Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Insertion civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté ; Après délibération, Arrête : Article 1er.L'instance publique visée à l'article II.18 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 fixe la procédure de remplacement des documents administratifs analogiques par des copies électroniques visé à l'article II.25 du décret précité, par écrit et par catégorie de documents administratifs. Il est possible d'établir une procédure unique pour différentes catégories de documents administratifs. La procédure du remplacement susmentionné garantit que la copie électronique est une représentation complète et fidèle du document administratif analogique. La procédure est conforme à la maîtrise de la propre organisation. Art. 2.La procédure visée à l'article 1er comprend : 1° une définition des spécifications techniques de la copie électronique ;2° une feuille de route concernant l'exécution du remplacement ;3° une indication de la période de validité pendant laquelle la procédure est en vigueur. La feuille de route, visée à l'alinéa premier, 2°, comprend les éléments suivants : 1° l'enregistrement des méta-données suivantes :

1. a)le nom de la catégorie des documents administratifs et, le cas échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel se rapporte ;
2. b)le nom du document administratif individuel ;
3. c)la date à laquelle le document administratif analogique a été établi ou reçu ;
4. d)la date à laquelle la copie électronique a été réalisée ;2° un contrôle de l'exactitude des méta-données, de la lisibilité de la copie électronique et de l'exactitude et de l'exhaustivité de la copie électronique par rapport au document administratif analogique ;3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été remplacés par une copie électronique.Cette destruction ne peut avoir lieu que si les conditions mentionnées au point 2° sont remplies. Art. 3.Les copies électroniques sont conservées pour garantir : 1° l'absence de perte d'information;2° la lisibilité à long terme ;3° l'impossibilité de réaliser des modifications ;4° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique. La procédure visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la même période et de la même manière que les copies électroniques. Art. 4.Les documents administratifs ne seront pas remplacés, si le support : 1° fournit des renseignements contextuels essentiels sur le document administratif ;2° possède une signification actuelle, sociale, historique, religieuse, politique ou sociale particulière ;3° a une valeur muséale. Art. 5.Le Ministre flamand ayant la société de l'information, la structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de l'information ainsi que la Infolijn dans ses attributions, est chargé de l'exécution du présent arrêté. Bruxelles, 18 janvier 2019. Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, G. BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Insertion civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté, L. HOMANS