, telle que définie par le décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois. Section
;5° atteinte suspectée à l'
: atteinte suspectée à l'
telle que définie par l'article 15, § 1er, alinéa 4 du décret et ordonnance conjoints ;6° auteur de signalement : le membre du personnel qui signale des informations sur des atteintes suspectées à l'
;7° suivi : toute mesure prise par le destinataire du signalement, ou tout acteur interne compétent, pour évaluer l'exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, pour remédier à l'atteinte suspectée à l'
signalée, y compris par des mesures telles qu'une enquête interne, une enquête, des poursuites, une action en recouvrement de fonds, ou la clôture de la procédure ;8° personne concernée : toute personne, physique ou morale, mentionnée dans le signalement en tant que personne à laquelle la violation suspectée est attribuée ou à laquelle cette personne est associée ;9° service compétent auprès du médiateur bruxellois : point de contact pour les atteintes suspectées à l'
au sein du service de médiation bruxellois visé à l'article 15, § 4 des décret et ordonnance conjoints ;10° personne de confiance d'
: personne visée par l'article 15 § 2, alinéa 3 des décret et ordonnance conjoints ;11° service d'audit interne : service indépendant et objectif qui donne à une organisation une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte des conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée et qui respecte le Cadre de Référence International des Pratiques Professionnelles de l'audit interne ;12° Comité d'audit : organe fonctionnellement responsable du service d'audit interne compétent et qui rend compte à l'organe de gestion compétent.De par sa structure, composition et position dans l'organisation, le Comité d'audit veille à assurer l'indépendance du service d'audit interne compétent ; 13° acteurs internes compétents pour la réception des signalements : la personne de confiance d'
ou le service d'audit interne compétent ;14° acteur compétent pour le traitement des signalements : - le service d'audit interne compétent pour les instances visées par l'article 2, § 1, 1° à 6° ; - le service compétent auprès du médiateur bruxellois pour les instances visées par l'article 2, § 1, 1° à 6 qui ne qui ne disposent pas d'un service d'audit interne ; 15° plus haut dirigeant : le responsable administratif du niveau le plus élevé dans une instance visée par l'article 2, § 1. CHAPITRE 2. - Composante interne du système de signalement des atteintes suspectées à l'
.Le membre du personnel peut signaler une atteinte suspectée à l'
: 1° qui a déjà eu lieu, est en train d'avoir lieu, ou qui est sur le point d'avoir lieu au sein d'une instance visée à l'article 2, § 1 et ;2° qui est fondée sur une présomption raisonnable. Art. 5.Le membre du personnel qui envisage de signaler une atteinte suspectée à l'
peut se faire informer et conseiller sur le contenu et l'application du présent arrêté par la personne de confiance d'
compétente pour son institution. Art. 6.Chaque instance visée à l'article 2, § 1er met en place, pour ce qui la concerne, des canaux pour la réception des signalements qui sont conçus, établis et gérés d'une manière sécurisée qui garantissent la confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement et qui empêche l'accès auxdits canaux par des personnes non autorisées. Les acteurs internes compétents pour la réception des signalements reçoivent ces derniers par le biais de systèmes qui, de par leur conception, leur mise en place et leur gestion, protègent en toute sécurité la confidentialité des éléments suivants : 1° l'identité de l'auteur de signalement ;2° l'identité des tiers cités dans le rapport du signalement ;3° les informations susceptibles de révéler l'identité de l'auteur de signalement ou de tiers cités dans le rapport de signalement. Les acteurs internes compétents pour la réception des signalements ne révèlent les informations qu'ils recueillent, à toutes les phases du processus du signalement, à aucun autre acteur que ceux compétents pour assurer le traitement du signalement. CHAPITRE 3. - Modalités de communication du signalement d'une atteinte suspectée à l'
Conformément à l'article 4, tout membre du personnel d'une instance visée à l'article 2, § 1 peut signaler, sur la base d'une présomption raisonnable, une atteinte suspectée à l'
aux acteurs internes compétents pour la réception des signalements pour son instance, sauf s'il a des raisons légitimes de craindre qu': 1° aucune suite utile ne sera réservée au signalement dans les délais prescrits par le présent arrêté ;2° en raison de ce signalement, il risque d'être soumis à une peine disciplinaire ou à toute autre forme de représailles, en ce compris les menaces de représailles et tentatives de représailles, telles que définies par l'article 15/1, § 1er et § 2, du décret et ordonnance conjoints. § 2. A titre subsidiaire ou en cas de craintes légitimes visées au paragraphe 1, 1° et 2°, le membre du personnel peut signaler l'atteinte suspectée à l'
au service compétent auprès du médiateur bruxellois. §
;4° la date ou la période à laquelle l'atteinte suspectée à l'
a eu lieu, a lieu ou aura lieu ;5° les éléments permettant de supposer, sur la base d'une présomption de bonne foi et raisonnable, l'existence d'une atteinte à l'
. §
L'acteur interne compétent pour la réception des signalements, qui a réceptionné le signalement, adresse à l'auteur de signalement un accusé de réception dans un délai de sept jours à dater du signalement écrit ou de la preuve du signalement oral jointe au signalement. Un accusé de réception est également fourni en cas de signalement anonyme, via l'un des canaux sécurisés visés à l'article 8, § 3. § 2. Tout signalement est inscrit au sein d'un registre des atteintes suspectées à l'
par les personnes de confiance d'
ou par le service d'audit interne compétent, dans un délai de sept jours après la réception du signalement par un des acteurs internes compétents pour la réception des signalements. L'accès au registre est protégé et limité aux personnes compétentes pour assurer le traitement du signalement ou la protection de l'auteur de signalement et au service compétent auprès du médiateur bruxellois. Art. 11.Sauf en cas de signalement anonyme, l'acteur interne compétent pour la réception des signalements ayant reçu le signalement invite, s'il l'estime nécessaire, l'auteur de signalement a un entretien afin d'expliciter les éléments de l'atteinte suspectée à l'
qu'il a signalée au plus tard le quinzième jour suivant l'accusé de réception visé à l'article 10, § 1er. S 'il existe un service d'audit interne compétent, un membre délégué du service d'audit interne participe à cet entretien. Ces explications peuvent être fournies par écrit à la demande de l'auteur de signalement dans un délai de quinze jours à dater de la date de réception de l'invitation à l'entretien. Art. 12.§ 1. L'acteur interne compétent pour la réception des signalements d'atteintes suspectées à l'
, qui a inscrit le signalement au sein du registre visé à l'article 10, § 2 transmet le signalement à un des acteurs compétents pour le traitement des signalements. § 2. S'il n'existe pas de service d'audit interne au sein d'une des instances visées par l'article 2, § 1, 1° à 6°, un protocole de collaboration peut être conclu entre un service d'audit interne et l'instance visée. Art. 13.L'acteur compétent pour le traitement du signalement réalise une enquête préalable de recevabilité et établit un avis écrit et motivé sur les suites données au signalement au plus tard dans les trois mois suivants l'accusé de réception visé à l'article 10, § 1er. Les suites données au signalement peuvent être : 1° irrecevable : à défaut d'éléments suffisants permettant de présumer raisonnablement d'une atteinte à l'
;2° l'ouverture d'une enquête interne conformément au Chapitre 5 ;3° le renvoi vers le service compétent auprès du médiateur bruxellois lorsque l'atteinte suspectée à l'
:
, le ministre ou secrétaire d'état ou organe de gestion compétent. L'acteur compétent pour le traitement des signalements ne peut communiquer la moindre information permettant aux responsables hiérarchiques d'identifier directement ou indirectement l'identité de l'auteur de signalement ou de tout tiers mentionné dans le rapport du signalement. §
Le responsable du service d'audit interne compétent établit par écrit le mandat d'enquête sur l'atteinte suspectée à l'
. Ce mandat mentionne au moins : 1° la description de l'atteinte suspectée à l'
;2° le nom de l'(des) instance(
qui donne lieu à l'enquête ;2° la possibilité que l'enquête soit étendue aux faits et circonstances qui sont révélés et qui peuvent être utiles pour définir l'ampleur, la nature et la gravité de l'atteinte suspectée à l'
;3° le droit qu'a le membre du personnel ou l'ancien membre du personnel concerné par l'enquête de se faire assister par un conseil ;4° le nom, le rôle linguistique et les coordonnées des enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent ;5° le droit de solliciter des devoirs d'enquête complémentaires dans le courant de l'enquête. Art. 18.§
signalée. Art. 20.§ 1. Pour clôturer l'enquête, les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent rédigent un rapport incluant leurs constatations, leurs appréciations en vue de déterminer des faits et/ou apporter des éléments de preuve et les mesures qu'ils recommandent à l'égard de l'atteinte suspectée à l'
. § 2. Si le service d'audit interne compétent estime que le rapport de l'enquête visé au § 1er contient suffisamment d'éléments pour conclure que l'atteinte suspectée à l'
n'a pas eu lieu, il classe l'enquête sans suite. § 3. Le service d'audit interne compétent communique, pour suite voulue, le rapport écrit de l'enquête : 1° au responsable hiérarchique le plus élevé de l'une des instances visées à l'article 2, § 1 où a été signalée l'atteinte suspectée à l'
, ou, s'il existait un soupçon raisonnable de l'implication du responsable hiérarchique le plus élevé dans l'atteinte suspectée à l'
ou quand le responsable hiérarchique le plus élevé est impliqué dans l'atteinte à l'
, au ministre ou secrétaire d'état ou organe de gestion compétent ;2° à son Comité d'audit ;3° au service compétent auprès du médiateur bruxellois. §
Chaque instance visée à l'article 2, § 1 dispose d'une ou de plusieurs personnes de confiance d'
par rôle linguistique, qui peu(ven)t recevoir des signalements. Une personne de confiance d'
qui prouve la connaissance de la deuxième langue qui ne relève pas de son rôle linguistique de la manière prescrite par l'article 43, § 3, alinéa 3 des lois sur l'emploi des langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966, peut être désignée à la fois pour le rôle francophone et néerlandophone. Les instances mentionnées dans l'article 2, § 1 peuvent désigner des personnes de confiance d'
communes. § 2. La personne de confiance d'
est désignée suite à un appel à candidature interne. Si, à la suite de cet appel interne, aucune personne de confiance d'
n'a pu être désignée, une sélection comparative peut être organisée dans le cadre d'un recrutement organisé conformément aux statuts des différentes instances visées à l'article 2, § 1. § 3. Lorsqu'elle agit dans sa fonction de personne de confiance d'
, elle est rattachée fonctionnellement au responsable hiérarchique le plus élevé de l'instance visée à l'article 2, § 1 au sein de laquelle elle intervient. Ce dernier veille à garantir : 1° la visibilité de la fonction des personnes de confiance d'
dont il fait connaître l'existence, l'identité, la disponibilité, l'accessibilité et la mission de manière permanente aux membres de son personnel ;2° l'exercice autonome et efficace de la fonction de personne de confiance d'
en : i.la protégeant contre les interférences ou pressions indues exercées par toute personne de manière directe ou indirecte, visant notamment à obtenir des informations concernant ou pouvant concerner l'exercice de sa fonction ; ii. mettant à sa disposition les moyens nécessaires à l'exercice en toute confidentialité de sa fonction ; iii. lui permettant de consacrer le temps nécessaire à l'exercice de sa fonction ; iv. lui permettant d'entretenir tous les contacts nécessaires à l'exercice de sa fonction ; v. lui permettant d'acquérir et/ou d'améliorer les compétences et les connaissances nécessaires à l'exercice de sa fonction.3° la formation de base des personnes de confiance d'
, dont le contenu fait l'objet d'une concertation préalable avec le service d'audit interne compétent, ou, à défaut, le service compétent auprès du médiateur bruxellois, et qui contient à minima un module relatif au cadre légal relatif au rôle de la personne de confiance d'
et à son statut ainsi qu'un module sur les techniques d'entretien. § 4. Le responsable hiérarchique le plus élevé visé au § 3 ne peut pas donner, à la personne de confiance d'
dont il est le responsable, des ordres quant à l'exercice de sa fonction et n'a pas accès aux données individuelles et aux dossiers traités pas la personne de confiance d'
. Son rôle est limité à l'organisation de la gestion du service. Art. 22.§ 1. Pour être désigné à la fonction de personne de confiance d'
, le membre du personnel doit disposer de minimum trois années d'ancienneté au sein d'une instance visé à l'article 2, § 1. La fonction de personne de confiance d'
n'est pas compatible avec la fonction de plus haut dirigeant ou mandataire. § 2. La personne de confiance d'
est désignée par l'autorité qui détient le pouvoir de nomination au sein de chacune des instances visées à l'article 2, § 1. § 3. La personne de confiance d'
suit la formation de base visée à l'article 21, § 3, 3° dans l'année qui suit la date de sa désignation. § 4. La désignation de la personne de confiance d'
prend fin de plein droit en cas d'incompatibilité prévue au § 1erou lorsque la personne de confiance n'a pas suivi la formation de base dans le délai prescrit par le § 3. Si la personne de confiance d'
demande de mettre un terme à sa désignation, une période de transition de six mois est en principe requise. Elle peut être raccourcie de commun accord. CHAPITRE
qui comportent des secrets d'affaires ne peut pas utiliser ou divulguer ces secrets d'affaires à des fins allant au-delà de ce qui est nécessaire pour assurer un suivi approprié. §
au sens du présent arrêté afin de vérifier l'exactitude des allégations faites dans le signalement ou la divulgation et, si nécessaire, de traiter l'atteinte suspectée à l'
signalée, y compris par des mesures telles qu'une l'enquête préalable interne, une enquête, des poursuites, une action en recouvrement de fonds ou la clôture de la procédure. Art. 26.Les instances visées à l'article 2, § 1 portent à la connaissance des membres de leur personnel les informations relatives au contenu et l'application du présent arrêté et s'assurent qu'elles soient disponibles de manière permanente dans un endroit apparent et accessible. CHAPITRE
Explication IA à partir du texte officiel de la loi. Indicatif, ne remplace pas un conseil juridique.