Circulaire relative à l'attribution et à l'utilisation des véhicules de service

24 OCTOBRE

1. - Circulaire relative à l'attribution et à l'utilisation des véhicules de service
2. Définitions 1.La Car Policy : il s'agit d'un ensemble de règles, directives et procédures établies par une organisation pour régir et réguler l'utilisation, l'entretien et la gestion des véhicules du SPW. Elle prévoit également les conséquences applicables en cas de non-respect des règles édictées.
3. L'ATN ou Avantage de Toute Nature : lorsqu'un employeur met à la disposition d'un membre de son personnel du matériel professionnel et autorise un usage à titre privé à ce dernier, un avantage de toute nature doit être calculé dans le chef de l'employé.Ce montant est alors ajouté à sa rémunération et fait l'objet de retenues de cotisations sociales et de précompte professionnel. Cet avantage de toute nature est donc une conséquence fiscale qui découle de cette utilisation privée. Le déplacement entre le domicile et le lieu de travail est considéré comme un déplacement privé, tant au niveau fiscal que des cotisations sociales.
4. Le caractère mobile : une fonction est considérée comme mobile lorsque les fonctions du travailleur le contraignent à se rendre quotidiennement et directement sur différents lieux de mission à partir de son domicile.
5. Le domicile = domicile légal du conducteur.
6. Les gestionnaires de flotte : ce sont les agents, ou leurs représentants locaux, qui ont dans leurs attributions la gestion opérationnelle du parc automobile du SPW.
7. L'indemnité kilométrique : il s'agit d'une conséquence financière liée à la juste rétribution à l'agent pour l'utilisation de son véhicule privé dans le cadre de l'exercice de sa mission.
8. Une infraction : tout acte ou manquement de l'utilisateur pouvant constituer une infraction au sens de la loi du 16 mars 1968Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/03/1968 pub. 21/10/1998 numac 1998000446 source ministere de l'interieur Loi relative à la police de la circulation routière, coordonnée par l'arrêté royal du 16 mars 1968 portant coordination des lois relatives à la police de la circulation routière . - Traduction allemande Le texte q(...) - la loi du 10 octobre 1967 contenant le Code judiciaire (Moniteur belge du 31 octobre 1967); - (...) fermer relative à la police de la circulation routière.
9. Un lieu fixe de travail : lieu où l'agent effectue un travail.Une personne "mobile" peut avoir plusieurs lieux fixes de travail
10. Le ministre : le ministre qui a la Gestion Mobilière dans ses attributions.
11. Une nécessité de service : qui est nécessaire à l'exécution de la mission et justifiée par un besoin de mobilité 11.Le SPW : le Service Public de Wallonie.
12. L'utilisateur : l'agent statutaire, le membre du personnel contractuel, ou l'agent stagiaire qui a l'autorisation de conduire le véhicule.
13. Une utilisation abusive : tout acte ou manquement de l'utilisateur qui, s'il n'est pas constitutif d'une infraction au sens de la loi du 16 mars 1968Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/03/1968 pub. 21/10/1998 numac 1998000446 source ministere de l'interieur Loi relative à la police de la circulation routière, coordonnée par l'arrêté royal du 16 mars 1968 portant coordination des lois relatives à la police de la circulation routière . - Traduction allemande Le texte q(...) - la loi du 10 octobre 1967 contenant le Code judiciaire (Moniteur belge du 31 octobre 1967); - (...) fermer relative à la police de la circulation routière, constitue une violation d'une des dispositions de la présente Car Policy.
14. Un véhicule de service : véhicule appartenant au SPW qui est mis à la disposition d'un membre du personnel pour lui permettre d'effectuer ses missions.
15. Une zone de dépôt agréée : il s'agit d'un endroit public ou privé où l'utilisateur peut laisser son véhicule, de fonction ou de service, en toute sécurité et reconnue à titre de parking par le SPW.
16. Une mission ou une demande de mise à disposition d'un véhicule ponctuelle : une mission ou une demande de mise à disposition d'un véhicule est considérée comme ponctuelle si elle se produit au maximum trois fois par mois.
17. Considérations générales 2.
18. Objet La présente Car Policy a pour objet de structurer les règles générales communes au sein du Service Public de Wallonie quant à la mise à disposition et aux conditions d'utilisation des véhicules de service. En cela, les dispositions qui suivent énoncent et précisent les modalités et les limites d'utilisation des véhicules mis à disposition en déclinant et explicitant tous les droits, obligations, sanctions et accords y relatifs. Elle assure une politique claire, cohérente et équitable et réduit au minimum les interprétations possibles. 2.
19. Notion de propriété Les véhicules de service sont la propriété du SPW et sont affectés au Secrétariat général ou à une Direction générale. Ils ne sont pas dédiés à un agent en particulier. Cette condition générale a pour objectif de pouvoir assurer une gestion mutualisée tant de la flotte des véhicules que des zones de dépôt agréées par le SPW et ce, pour l'ensemble des Directions générales. 2.
20. Champ d'application La Car Policy est applicable à tous les membres du personnel, ci-après dénommés « l'utilisateur » des différentes entités du SPW à qui ce dernier met un véhicule à disposition. 2.
21. Principes L'utilisation de véhicules du SPW est strictement limitée aux cas prévus par la Car Policy. La présente Car Policy est régie par les principes suivants :
22. Les véhicules de service sont des outils de travail.La mise à disposition d'un véhicule de service doit donc être justifiée professionnellement pour l'exercice de la mission : les missions/fonctions de l'utilisateur doivent justifier d'un besoin effectif de mobilité et de l'impossibilité d'y pourvoir par un autre mode de transport aussi efficient, qu'il s'agisse de moyens propres mis à disposition par l'employeur ou d'un transport public.
23. Lors de l'exécution de sa mission, le SPW met à la disposition de l'utilisateur un véhicule de service.Ce n'est que si, pour des raisons opérationnelles ou organisationnelles, aucun véhicule ou autre moyen de transport ne peut être mis à la disposition de l'utilisateur que le contingent kilométrique pourra être activé ;
24. En dehors des périodes de garde ou de toute autre justification professionnelle liée à un besoin effectif de dans le cadre d'une mission, un véhicule de service ne peut pas rester à la disposition des membres du personnel et ce même en cas de non-utilisation. 2.
25. Trajets « domicile - lieu fixe de travail » et ATN Dans le cadre de l'organisation du travail, il est possible que le véhicule de service soit utilisé pour effectuer des trajets « domicile - lieu fixe de travail ». Les trajets « domicile - lieu fixe de travail » génèrent toujours un ATN dans le chef de l'utilisateur ; à l'exception des quatre cas suivants :
26. Lorsque la mise à disposition d'un véhicule est justifiée par le fait que l'agent est astreint à des rôles de permanence ou de garde. Dans ce cas, l'exemption à l'ATN se justifie uniquement pour la durée effective de la permanence ou de la garde.
27. Lorsque l'agent a une mission ponctuelle en dehors d'un lieu fixe de travail et que le retour à domicile la veille et/ou le soir de cette mission, avec un véhicule de service se justifie, par l'inaccessibilité des transports publics compte tenu du lieu de la mission et/ou de l'heure de début ou de fin de l'intervention.
28. Lorsque l'agent a une mission ponctuelle en dehors d'un lieu fixe de travail et que le retour à domicile se justifie, la veille et/ou le soir de cette mission parce que le lieu d'intervention, par rapport au domicile et à la résidence administrative ou le lieu principal ou permanent de travail, implique qu'il est plus efficace de s'y rendre le lendemain directement au départ du domicile ou de retourner directement au domicile après l'intervention.
29. Lorsque la mise à disposition du véhicule se justifie par le caractère mobile de la fonction exercée, en l'absence de trajet « domicile - lieu fixe de travail ». La liste des membres du personnel qui peuvent bénéficier de manière structurelle d'un véhicule de service dans le cadre de leurs fonctions et en dehors des 4 cas énumérés ci-avant sera définie dans une annexe négociée et annexée à la présente Car Policy. Cette annexe précisera également les limites d'utilisation. Les formulaires d'autorisation de retour à domicile se trouvent sur l'intranet du SPW. 2.
30. Marquage des véhicules de service Tous les véhicules de service sont marqués du logo de la Région wallonne défini dans la charte graphique les identifiant immédiatement comme véhicules de la Région. Des véhicules banalisés peuvent toutefois être utilisés en raison de missions nécessitant l'utilisation de tels véhicules conformément à la réglementation en vigueur.
31. Conditions de mise à disposition et d'utilisation des véhicules du SPW 3.
32. Règles générales Un véhicule de service est considéré comme un outil de travail permettant au membre du personnel d'exécuter sa mission. La mise à disposition d'un véhicule ne résulte pas automatiquement du Code de la fonction publique wallonne ou de la signature du contrat de travail. Dès lors, la mise à disposition d'un véhicule est intrinsèquement liée à la mission à réaliser par l'utilisateur et à la disponibilité des véhicules adéquats pour ce faire. L'utilisateur s'engage à ne revendiquer aucun droit de propriété ni d'attribution personnelle exclusive sur le véhicule qui lui est confié. L'utilisateur d'un véhicule se conforme strictement, et dans l'ordre suivant, à toutes les instructions et prescrits de la Car Policy, aux instructions qui lui sont données par le service gestionnaire du véhicule, ainsi que celles qui lui sont données par sa hiérarchie. Le Code de la Voie publique est toujours de stricte application, y compris dans les propriétés du SPW. L'utilisateur est tenu de respecter en permanence les dispositions légales ou réglementaires relatives à la conduite d'un véhicule automobile. Lors de chaque utilisation du véhicule, l'utilisateur doit être en possession d'un permis de conduire définitif, conforme à la catégorie du véhicule et l'utilisation à laquelle il est destiné. Le cas échéant, l'utilisateur doit également être en possession d'une attestation d'aptitude à la conduite valide, en ce compris une attestation médicale, si celles-ci sont requises par l'utilisation de cette catégorie de véhicule. En aucun cas il ne conduira le véhicule de service sous l'influence de l'alcool ou de substances prohibées ou de tout autre produit influant sur ses capacités physiques ou psychiques. Il est de la responsabilité du gestionnaire de flotte de mettre à la disposition de l'agent un véhicule en ordre mais il revient à l'utilisateur de s'assurer de la présence à bord du véhicule de l'ensemble des documents devant légalement s'y trouver et de la validité de ces derniers. Dans les cas où l'utilisateur constate qu'un des documents serait manquant ou non valable, il est de sa responsabilité d'en informer le gestionnaire de flotte afin qu'il puisse en assurer le suivi. Des personnes non-membres du personnel du SPW sont autorisées à se trouver à bord d'un véhicule de service mais ne peuvent pas le conduire. De plus, leur présence à bord du véhicule doit être justifiée pour la réalisation de la mission professionnelle. Tous les frais résultant de l'utilisation, de l'entretien dans un garage et des réparations desdits véhicules sont à la charge du SPW. 3.
33. Conditions de mise à disposition Le véhicule de service est mis à la disposition de l'utilisateur aux conditions d'utilisation fixées par la présente Car Policy. Une demande de mise à disposition ponctuelle d'un véhicule doit toujours être formulée au minimum 48 heures à l'avance avant le jour souhaité. Un délai plus court peut être accepté par le gestionnaire de flotte pour autant qu'il soit sollicité au motif de circonstances imprévues. En aucun cas une demande ne garantit la mise à disposition d'un véhicule. La demande doit être faite selon les règles en vigueur auprès de chaque gestionnaire de flotte. Toute demande incomplète, illisible et/ou non approuvée par la hiérarchie sera refusée. Les parcours effectués au moyen d'un de ces véhicules n'ouvrent le droit à aucune indemnité kilométrique. 3.
34. Conditions d'utilisation 3.3.
35. Généralités Zone de dépôt agréée Les dispositions spécifiques aux conditions d'utilisation des véhicules de service sont applicables dès le commencement de la mission sur la zone de dépôt agréée du SPW ou reconnue comme telle. L'utilisation du véhicule de service cesse lors du stationnement du véhicule de service sur une zone de dépôt agréée du SPW ou reconnue comme telle (la même que celle du départ, ou une autre si les nécessités du service imposent à l'agent une répartition géographique de ses missions). Le véhicule de service doit toujours être stationné ou garé en sécurité et en conformité avec les règles du Code de la Voie publique. Dans le cadre de l'organisation du travail, il est possible que le véhicule de service doive être utilisé de manière dite « régulière », à savoir incluant une récupération du véhicule au domicile selon les modalités à déterminer avec le gestionnaire de flotte. Lorsque l'agent autorisé à reprendre un véhicule de service à son domicile de manière régulière est en congé, il est tenu d'organiser la restitution du véhicule de service le dernier jour où il travaille sur une zone de dépôt agréée par le SPW ou reconnue comme telle. Si la garde ou la permanence de l'agent se termine après 20 h, le véhicule peut être restitué le premier jour ouvrable suivant. La restitution du véhicule peut se faire, sans entraver le bon déroulement du service, avec l'aide d'un collègue. Lorsque l'agent autorisé à reprendre un véhicule de service à son domicile de manière régulière est malade, le SPW se chargera de récupérer ledit véhicule. Conduite et conservation du véhicule Lors de l'exécution de ses missions, chaque agent représente l'administration auprès des usagers et doit donc adopter un comportement adéquat tant dans le maintien du matériel et dans l'usage qu'il en fait. Chaque utilisateur s'engage à faire le nécessaire pour garantir sa propre sécurité ainsi que celle des tiers et des biens. Dès lors, chaque utilisateur est tenu de rouler de façon défensive, courtoise et écoresponsable et d'adapter son style de conduite aux circonstances. L'utilisateur du véhicule doit adopter le comportement d'une « personne prudente et raisonnable » à l'égard du véhicule. A cet effet, l'utilisateur veillera notamment à : ? Conserver le véhicule qu'il utilise dans un bon état de propreté après son utilisation ; ? Utiliser la/les cartes carburant exclusivement pour le véhicule qui lui est confié ; ? Prendre connaissance de l'éventuelle norme EURO du véhicule afin de se conformer à la réglementation en matière de zone de basses émissions, sachant que le SPW veillera à fournir à l'utilisateur un véhicule de service lui permettant d'accéder aux zones nécessaires à sa mission ; ? Prendre toutes les précautions d'usage afin de garantir la sécurité du véhicule et de son contenu ; ? Signaler dans les meilleurs délais, au gestionnaire de flotte, toute difficulté technique constatée