Omzendbrief betreffende de toewijzing en het gebruik van dienstwagens

24 OKTOBER

1. - Omzendbrief betreffende de toewijzing en het gebruik van dienstwagens
2. Definities 1.Car Policy: een verzameling regels, richtlijnen en procedures die door een organisatie zijn opgesteld om het gebruik, onderhoud en beheer van de voertuigen van de Waalse Overheidsdienst te regelen. Bedoeld beleid omschrijft eveneens de gevolgen van het niet naleven van de regels.
3. Voordeel van alle aard: wanneer een werkgever een personeelslid professioneel materieelter beschikking stelt en hem toestemming geeft om dit materieel privé te gebruiken, moet er een voordeel van alle aard voor de werknemer worden berekend.Dit bedrag wordt dan toegevoegd aan zijn bezoldiging en is onderworpen aan bijdragen inzake sociale zekerheid en beroepsvoorheffing. Dit voordeel van alle aard is dus een fiscaal gevolg van dit privégebruik. De verplaatsing tussen woonplaats en werkplaats wordt behandeld als een privéreis, zowel voor inzake belasting als inzake socialezekerheidsbijdragen.
4. Mobiel karakter : een functie wordt als mobiel beschouwd als de opdrachten van de werknemer vereisen dat hij/zij dagelijks rechtstreeks van zijn/haar woonplaats naar verschillende locaties reist.
5. De woonplaats = wettelijke woonplaats van de bestuurder.
6. Wagenparkbeheerders: de personeelsleden, of hun lokale vertegenwoordigers, die verantwoordelijk zijn voor het operationele beheer van het wagenpark van de Waalse Overheidsdienst.
7. De kilometervergoeding: dit is een financieel gevolg dat gekoppeld is aan de billijke vergoeding van het personeelslid voor het gebruik van zijn privévoertuig tijdens de uitoefening van zijn opdracht.
8. Een overtreding: elke handeling of nalatigheid van de gebruiker die een overtreding kan vormen in de zin van de wet van 16 maart 1968Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/03/1968 pub. 21/10/1998 numac 1998000446 bron ministerie van binnenlandse zaken Wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij het koninklijk besluit van 16 maart 1968 tot coördinatie van de wetten betreffende de politie over het wegverkeer . - Duitse vertaling De hi(...) - de wet van 10 oktober 1967 houdende het Gerechtelijk Wetboek (Belgisch Staatsblad van 31 oktober (...) sluiten betreffende de politie van het wegverkeer.
9. Een vaste werkplaats: de plaats waar het personeelslid het werk uitvoert.Een "mobiel" persoon kan verschillende vaste werkplaatsen hebben.
10. De Minister: de Minister bevoegd voor roerend beheer.
11. Een dienstnoodwendigheid: die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht en gerechtvaardigd wordt door een behoefte aan mobiliteit.
12. "SPW" ofte Waalse Overheidsdienst.
13. De gebruiker: de statutaire ambtenaar, het contractuele personeelslid of die stagiair die toestemming heeft om het voertuig te besturen.
14. Misbruik : elk handelen of nalaten van de gebruiker dat, hoewel het geen overtreding is in de zin van de wet van 16 maart 1968Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/03/1968 pub. 21/10/1998 numac 1998000446 bron ministerie van binnenlandse zaken Wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij het koninklijk besluit van 16 maart 1968 tot coördinatie van de wetten betreffende de politie over het wegverkeer . - Duitse vertaling De hi(...) - de wet van 10 oktober 1967 houdende het Gerechtelijk Wetboek (Belgisch Staatsblad van 31 oktober (...) sluiten betreffende de politie van het wegverkeer, een inbreuk vormt op één van de bepalingen van huidige Car Policy.
15. Een dienstvoertuig: een voertuig dat toebehoort aan de Waalse Overheidsdienst en dat ter beschikking wordt gesteld aan een personeelslid om zijn/haar opdrachten te kunnen uitvoeren.
16. Een erkend afhaal- en terugbrengpunt: dit is een openbare of private plaats waar gebruikers hun ambts- of dienstvoertuig in alle veiligheid kunnen achterlaten en die door de Waalse Overheidsdienst erkend is als parkeerplaats.
17. Een eenmalige opdracht of aanvraag voor het ter beschikking stellen van een voertuig : een opdracht of aanvraag voor het ter beschikking stellen van een voertuig wordt als eenmalig beschouwd als deze niet vaker dan drie keer per maand voorkomt.
18. Algemeenheden 2.
19. Onderwerp Het doel van deze Car Policy is om de algemene regels te structureren die de Waalse Overheidsdienst gemeen heeft met betrekking tot de terbeschikkingstelling en de gebruiksvoorwaarden van dienstvoertuigen. Hiertoe worden in de volgende bepalingen de gebruiksvoorwaarden en -beperkingen van de ter beschikking gestelde voertuigen uiteengezet en gespecificeerd, met vermelding en uitleg van alle rechten, verplichtingen, sancties en overeenkomsten die hierop betrekking hebben. Het zorgt voor een duidelijk, consistent en eerlijk beleid en minimaliseert de ruimte voor interpretatie. 2.
20. Notie van eigendom Dienstvoertuigen zijn eigendom van de Waalse Overheidsdienst en zijn toegewezen aan het secretariaat-generaal of een directoraat-generaal. Ze zijn niet toegewezen aan een bepaald personeelslid. Het doel van deze algemene voorwaarde is te kunnen zorgen voor een gezamenlijk beheer van zowel het wagenpark als de door het SPW goedgekeurde afhaal- en terugbrengpunten voor alle directoraten-generaal. 2.
21. Toepassingsgebied De Car Policy is van toepassing op alle personeelsleden, hierna te noemen "de gebruiker", van de verschillende entiteiten van de Waalse Overheidsdienst aan wie een voertuig ter beschikking wordt gesteld. 2.
22. Beginselen Het gebruik van voertuigen van de Waalse Overheidsdienst is strikt beperkt tot gevallen die onder de Car Policy vallen. Dit autobeleid is gebaseerd op de volgende principes:
23. Dienstvoertuigen zijn werkinstrumenten.De terbeschikkingstelling van een dienstvoertuig moet dus gerechtvaardigd zijn om professionele redenen met het oog op de uitvoering van de taken van de gebruiker: de taken van de gebruiker moeten een daadwerkelijke behoefte aan mobiliteit rechtvaardigen en de onmogelijkheid om in deze behoefte te voorzien met een ander vervoermiddel dat even efficiënt is, of het nu eigen vervoermiddelen van de werkgever dan wel openbaar vervoer betreft.
24. Bij het uitvoeren van zijn missie voorziet de Waalse Overheidsdienst de gebruiker van een dienstvoertuig.Alleen als om operationele of organisatorische redenen geen voertuig of ander vervoermiddel ter beschikking van de gebruiker kan worden gesteld, kan het kilometerquotum worden geactiveerd;
25. Buiten perioden van wachtdienst of elke andere professionele rechtvaardiging die verband houdt met een daadwerkelijke behoefte in het kader van een opdracht, mag een bedrijfsvoertuig niet ter beschikking blijven van personeelsleden, zelfs als het niet wordt gebruikt. 2.
26. Ritten van en naar de vaste werkplaats en voordelen van alle aard In het kader van de werkorganisatie kan het dienstvoertuig worden gebruikt voor ritten "van thuis van en naar de vaste werkplaats". Ritten van thuis naar de vaste werkplek en omgekeerd genereren altijd een voordeel van alle aard voor de gebruiker, met uitzondering van de volgende vier gevallen:
27. Wanneer de terbeschikkingstelling van een voertuig gerechtvaardigd wordt door het feit dat het personeelslid verplichte aanwezigheidsdienst of wachtdienst heeft.In dit geval is vrijstelling van het voordeel van alle aard alleen gerechtvaardigd voor de werkelijke duur van de aanwezigheidsdienst of wachtdienst.
28. Wanneer het personeelslid een eenmalige opdracht heeft buiten een vaste werkplaats en de terugkeer naar de woonplaats de dag voor en/of de avond van deze opdracht, met een bedrijfsvoertuig, gerechtvaardigd is door de onbereikbaarheid van het openbaar vervoer gezien de locatie van de opdracht en/of de begin- of eindtijd van de opdracht.
29. Wanneer het personeelslid een eenmalige opdracht heeft weg van een vaste werkplaats en het gerechtvaardigd is om de dag voor en/of de avond van deze opdracht naar huis terug te keren omdat de locatie van de interventie, ten opzichte van de woonplaats en de administratieve standplaats of de hoofd- of vaste werkplek, betekent dat het efficiënter is om er de volgende dag rechtstreeks vanuit de woonplaats heen te gaan of om na de interventie rechtstreeks naar de woonplaats terug te keren.
30. Wanneer de terbeschikkingstelling van een voertuig gerechtvaardigd wordt door de mobiele aard van het werk, bij afwezigheid van een "woon-werkverkeer". De lijst van personeelsleden die structureel kunnen genieten van een dienstvoertuig in het kader van hun functie en buiten de 4 hierboven vermelde gevallen, wordt vastgelegd in een onderhandelde bijlage die gevoegd wordt bij deze Car Policy. In deze bijlage worden ook de gebruiksbeperkingen gespecificeerd. Formulieren voor het verlenen van toestemming om met een dienstvoertuig naar de woonplaats terug te keren zijn te vinden op het intranet van de Waalse Overheidsdienst. 2.
31. Markering van dienstvoertuigen Alle dienstvoertuigen zijn gemarkeerd met het logo van het Waals Gewest zoals gedefinieerd in de huisstijl, waardoor ze onmiddellijk herkenbaar zijn als voertuigen van het Gewest. Niet-gemarkeerde voertuigen mogen echter worden gebruikt voor opdrachten waarbij het gebruik van dergelijke voertuigen vereist is in overeenstemming met de geldende regelgeving.
32. Voorwaarden voor de terbeschikkingstelling en het gebruik van voertuigen van de Waalse Overheidsdienst 3.
33. Algemene regels Een dienstvoertuig wordt beschouwd als een werkinstrument waarmee een personeelslid zijn of haar taken kan uitvoeren. De terbeschikkingstelling van een voertuig vloeit niet automatisch voort uit de Waalse ambtenarencode of uit de ondertekening van de arbeidsovereenkomst. Bijgevolg is het ter beschikking stellen van een voertuig intrinsiek verbonden met de opdracht die de gebruiker moet uitvoeren en met de beschikbaarheid van geschikte voertuigen voor dit doel. De gebruiker verbindt zich ertoe geen eigendomsrecht of exclusief persoonlijk toewijzingsrecht te eisen met betrekking tot het voertuig dat hem wordt toevertrouwd. De gebruiker van een voertuig moet zich strikt en in de volgende volgorde houden aan alle instructies en voorschriften van de Car Policy, aan de instructies die hem worden gegeven door de dienst die het voertuig beheert en aan de instructies die hem worden gegeven door zijn hiërarchie. De Code van de openbare weg wordt altijd strikt toegepast, ook op de eigendommen van de Waalse Overheidsdienst. De gebruiker moet te allen tijde voldoen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen met betrekking tot het besturen van een motorvoertuig. Telkens wanneer het voertuig wordt gebruikt, moet de gebruiker in het bezit zijn van een definitief rijbewijs, in overeenstemming met de categorie van het voertuig en het gebruik waarvoor het bestemd is. Indien van toepassing moet de gebruiker ook in het bezit zijn van een geldig rijgeschiktheidsattest, inclusief een medisch attest, indien deze vereist zijn voor het gebruik van deze voertuigcategorie. In geen geval zal hij het dienstvoertuig besturen onder invloed van alcohol of verboden middelen of enige andere stof die zijn fysieke of psychische capaciteiten aantast. Het is de verantwoordelijkheid van de wagenparkbeheerder om het personeelslid te voorzien van een voertuig dat in orde is, maar het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om ervoor te zorgen dat alle wettelijk vereiste documenten aan boord van het voertuig zijn en dat ze geldig zijn. Als de gebruiker vaststelt dat een van de documenten ontbreekt of ongeldig is, is het zijn verantwoordelijkheid om de vlootmanager hiervan op de hoogte te stellen zodat hij de zaak kan opvolgen. Personen die geen personeel zijn van de Waakse Overheidsdienst, hebben toestemming om zich aan boord van een dienstvoertuig te bevinden, maar mogen dit niet besturen. Bovendien moet hun aanwezigheid in het voertuig gerechtvaardigd zijn voor het uitvoeren van de professionele opdracht. Alle kosten die voortvloeien uit het gebruik, onderhoud in een garage en reparaties aan deze voertuigen worden gedragen door de Waalse Overheidsdienst. 3.
34. Terbeschikkingstelling Het dienstvoertuig wordt ter beschikking gesteld van de gebruiker onder de gebruiksvoorwaarden zoals uiteengezet in deze Car Policy. Een aanvraag tot beschikbaarstelling van een voertuig moet altijd ten minste 48 uur voor de gewenste dag worden ingediend. De vlootbeheerder kan een kortere periode aanvaarden op voorwaarde dat dit wordt aangevraagd op grond van onvoorziene omstandigheden. In geen geval garandeert een aanvraag dat een voertuig beschikbaar wordt gesteld. De aanvraag moet worden ingediend volgens de regels die gelden voor elke vlootbeheerder. Elke aanvraag die onvolledig of onleesbaar is en/of niet door de hiërarchie is goedgekeurd, wordt afgewezen. Er wordt geen kilometervergoeding betaald voor reizen met een van deze voertuigen. 3.
35. Gebruiksvoorwaarden 3.3.
36. Algemeenheden Erkend afhaal- en terugbrengpunt De specifieke bepalingen met betrekking tot de gebruiksvoorwaarden van dienstvoertuigen zijn van toepassing vanaf het begin van de opdracht aan het door de Waalse Overheidsdienst erkende of als dusdanig aanvaarde afhaal- en terugbrengpunt. Het gebruik van het dienstvoertuig houdt op wanneer het dienstvoertuig geparkeerd is op een door de Waalse Overheidsdienst erkend of als dusdanig goedgekeurd afhaal- en terugbengpunt (het voertuig dient teruggebracht te worden op het afhaalpunt, of op een ander punt als de vereisten van de dienst vereisen dat de werknemer zijn werk geografisch verspreidt). Het dienstvoertuig moet altijd veilig en in overeenstemming met de verkeersregels worden geparkeerd. In het kader van de organisatie van het werk kan het nodig zijn om het dienstvoertuig op regelmatige basis te gebruiken, d.w.z. inclusief het thuis ophalen van het voertuig volgens afspraken die met de vlootbeheerder worden gemaakt. Wanneer een personeelslid dat gemachtigd is om regelmatig een bedrijfsvoertuig mee naar zijn woonplaats te nemen, met verlof is, moet hij/zij ervoor zorgen dat het bedrijfsvoertuig op de laatste dag waarop hij/zij werkt, wordt teruggebracht naar een afhaal- en terugbrengpunt dat door de Waalse Overheidsdienst is erkend dan wel als zodanig is goedgekeurd. Als de wachtdienst van het personeelslid na 20.00 uur eindigt, kan het voertuig de volgende werkdag worden ingeleverd. Het voertuig kan worden teruggebracht met de hulp van een collega, zonder het vlotte verloop van de dienst te verstoren. Als een personeelslid dat gemachtigd is om een dienstvoertuig regelmatig naar huis te brengen ziek is, zal de SPW het voertuig ophalen. Het voertuig besturen en bewaren Bij het uitvoeren van hun opdrachten vertegenwoordigen alle personeelsleden de administratie in hun omgang met gebruikers en moeten ze zich daarom op gepaste wijze gedragen, zowel in het onderhoud van het materieel als in het gebruik dat ze ervan maken. Alle gebruikers verbinden zich ertoe alle nodige stappen te ondernemen om hun eigen veiligheid en die van derden en hun eigendom te garanderen. Alle gebruikers moeten daarom defensief, hoffelijk en ecologisch verantwoord rijden en hun rijstijl aanpassen aan de omstandigheden. De gebruiker van het voertuig moet zich gedragen als een "voorzichtig en redelijk persoon" met betrekking tot het voertuig. Hiertoe zal de gebruiker in het bijzonder: ? het gebruikte voertuig na gebruik ervan net en verzorgd houden; ? de tankkaart(en) uitsluitend gebruiken voor het voertuig dat aan hem of haar is toevertrouwd; ? kennis nemen van de eventuele EURO-norm van het voertuig om te voldoen aan de regelgeving voor lage-emissiezones, in de wetenschap dat de Waalse Overheidsdienst ervoor zal zorgen dat de gebruiker een dienstvoertuig krijgt waarmee hij toegang heeft tot de zones die nodig zijn voor zijn opdracht; ? alle voorzorgsmaatregelen nemen om de veiligheid van het voertuig en de inhoud ervan te garanderen; ? Ieder vastgesteld technisch problemen zo snel mogelijk aan de vlootmanager melden