Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 29 van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de fede

20 MAART 2023. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 29 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van besluit dat wij de eer hebben Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen, beoogt de precisering van de verschillende actoren die betrokken zijn bij de organisatie en de uitvoering van de boekhoudkundige en budgettaire verrichtingen van de diensten bedoeld in artikel 2 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat (De Wet), ter uitvoering van artikel 29 van voornoemde Wet. Het moet duidelijk zijn dat we met actoren de actoren bedoelen die betrokken zijn bij de begrotings- en boekhoudcyclus, en niet de rollen die zijn toegewezen binnen het systeem van de door de federale Staat gebruikte IT-toepassing voor de algemene boekhouding en de begrotingscomptabiliteit. In het ontwerpbesluit worden de verschillende functies genoemd waarmee rekening moet worden gehouden, de actoren die ze zullen uitoefenen, de wijze waarop zij zullen worden aangewezen en de minimale onverenigbaarheden. Artikel 29 van de Wet omvat 5 functies: - Beslissing - Uitvoering - Registratie - Bewarende - Toezicht 1. De beslissingsfunctie kan worden omschreven als de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid ten aanzien van de beslissingen die de Staat jegens derden verbindt of die de andere ambtenaren bindt bij de uitvoering van de taken die zij in het kader van de boekhoudkundige en budgettaire verrichtingen verrichten.In het onderhavige besluit hebben deze beslissingen voornamelijk betrekking op de taken van het leidinggevende van de dienst of van de boekhoudkundige entiteit, de ordonnateur. 2. De uitvoerende functie is veeleer het uitoefenen van verantwoordelijkheid met betrekking tot de uitvoering van de beslissingen die worden genomen in het kader van boekhoudkundige, budgettaire en/of financiële verrichtingen.In dit verband moet worden opgemerkt dat verscheidene actoren een uitvoerende functie vervullen, met name de medewerker van de ordonnateur die initiatieven neemt, de persoon die de bestelbonnen uitwerkt na voorafgaand akkoord van de ordonnateur of de bevoegde personen die de geleverde prestaties in de boekhouding registreren en die, door de uitgevoerde werkzaamheden en de geleverde goederen of diensten te aanvaarden, het genomen besluit mede ten uitvoer brengen. Vervolgens brengt de boekhouder ook de beslissing ten uitvoer door de factuur of andere verantwoordingsstukken in het systeem in te brengen. 3. De registratiefunctie kan worden omschreven als de handeling waarbij een actor bevoegdheden uitoefent voor de activiteiten met betrekking tot het vastleggen, boeken en invoeren van identificerende kenmerken, gegevens of informatie in een bestendige vorm in het boekhoudsysteem.Het betreft zowel bepaalde handelingen van de ordonnateur of een van zijn medewerkers die de basisgegevens van het contractvoorstel invoert, als bepaalde handelingen van de ordonnateur zelf die de bestanddelen van zijn beslissing, dat wil zeggen het feit van het aangaan van een juridische verbintenis, vastlegt, bepaalde handelingen van de ontvanger van de dienst die de gegevens de geleverde prestaties inbrengt, bepaalde handelingen van de boekhouder die de verschillende boekhoudkundige stukken en handelingen inboekt, bepaalde handelingen van de verantwoordelijken voor de controle die de verrichte handelingen goedkeuren en bepaalde handelingen van de centraliserende rekenplichtige van de Schatkist of van de persoon die bevoegd is voor de gecentraliseerde betalingen en die de betaling uitvoert. De bovenstaande lijst van handelingen kan geenszins als een limitatieve lijst worden beschouwd. Elke handeling die registratie omvat, kan als een registratietaak worden beschouwd en valt derhalve onder de categorie van registratiefuncties. 4. Er is ook nog de toezicht houdende functie.Dit houdt in dat wordt verzekerd dat de door de medewerkers van de dienst verrichte handelingen worden gesteld overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving en volgens de procedures die een goed financieel beheer waarborgen, overeenkomstig de beginselen van doelmatigheid, doeltreffendheid en zuinigheid. Ook in dit geval moet worden vastgesteld dat verschillende actoren, elk op zijn gebied, een toezichthoudende functie uitoefenen op de door de andere actoren verrichte handelingen. In dit verband kunnen wij er nu reeds op wijzen dat de ordonnateur of zijn medewerker de nodige toezichthoudende en verifiërende werkzaamheden zullen verrichten met betrekking tot de aan hen voorgelegde aankoopaanvragen. Vervolgens zal de ordonnateur de nodige controles verrichten met betrekking tot het opgestelde contract ( aankooporder) en zijn beslissing nemen ( juridische verbintenis). Bij de aanvaarding wordt de geleverde prestatie eveneens onderworpen aan een controle door een of meer ter zake bevoegde personen, en dit zowel wat betreft de kwantiteit en de kwaliteit als wat betreft de voorwaarden die in de verbintenis zijn overeengekomen. De bovenstaande lijst van handelingen mag geenszins als een limitatieve lijst worden beschouwd. Elke handeling die toezicht inhoudt, kan worden beschouwd als een controlefunctie en valt dus onder de categorie toezicht houdende functies. 5. Tenslotte is er de bewarende functie.Dit kan worden omschreven als het uitoefenen van verantwoordelijkheden inzake het behoud, de bewaking en het beheer van activa en/of passiva, teneinde het patrimonium van de Staat in stand te houden en/of toe te wijzen overeenkomstig de vigerende wetten en voorschriften en de door de Staat aangegane verplichtingen. Anderzijds omvat zij ook de bewaring van alle bewijsstukken in het kader van financiële, boekhoudkundige en budgettaire verrichtingen. Het principe bestaat erin het aantal actoren te beperken, met inachtneming van de hierboven genoemde functies. Het kan niet worden uitgesloten dat eenzelfde persoon verschillende functies uitoefent, uiteraard onder voorbehoud van de onverenigbaarheden. De gekozen benadering houdt in dat niet wordt gestreefd naar een gedetailleerde regeling van het geheel van de betrokken aangelegenheden, maar dat veeleer minimumvoorschriften worden aangegeven die voor de verschillende diensten van toepassing zijn, waarbij het aan hen wordt overgelaten hun interne werking te organiseren. Dit maakt dat elke leidinggevende ambtenaar verantwoordelijk is voor de begrotings- en boekhoudkundige procedures binnen zijn organisatie. Deze manier om de materie te reguleren is tevens in overeenstemming met het koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijk besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid, dat een reglementaire basis biedt voor een betere risicobeheersing binnen de departementen (Federale Overheidsdiensten en Programmatorische Overheidsdiensten, en het Ministerie van Landsverdediging) en andere administratieve diensten, maar eveneens voor een grotere verantwoordelijkheidsplicht van het management. Bovendien zal de FOD Beleid en Ondersteuning "best practices" en omzendbrieven over de procedures en processen kunnen verstrekken zonder afbreuk te doen aan het prerogatief van de diensten om hun eigen interne werkingsregels vast te stellen. Dit besluit benadrukt de organisatorische elementen, de functiescheiding en de doeltreffende taakverdeling als basisvereisten bij het beheer en de leiding van een dienst, in het bijzonder wat betreft de financiële, budgettaire en boekhoudkundige processen, met inbegrip van de risicobeheersing, dit om te vermijden dat meerdere kritieke taken door één persoon zouden worden uitgevoerd. Via de introductie van functiescheiding wenst men een brug te slaan tussen een flexibele dienst en een effectieve risicobeheersing. De functiescheiding en de doeltreffende taakverdeling vormen de basisvoorwaarden voor een adequaat beheer en voor een adequate aansturing van een dienst. Deze voorwaarden worden reeds in meer of mindere mate toegepast in de verschillende diensten. De functiescheiding is gebaseerd op het voorkomen van belangenconflicten en voorkomt dat één persoon verantwoordelijk zou zijn voor meerdere opeenvolgende kritische handelingen in eenzelfde proces, die ertoe zouden kunnen leiden dat onregelmatigheden niet op tijd en niet tijdig in het normale verloop van het proces ontdekt zullen worden. Men moet vermijden dat één enkele persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, goedkeuren, verwerken en afronden en/of toegang heeft tot bepaalde gegevens. In dit opzicht dient te worden opgemerkt dat de verantwoordelijkheden van de ene actor eindigen daar waar die van de volgende actor beginnen. Dit is duidelijker als men kan werken op basis van een één-op-één relatie tussen de verschillende actoren/tussenkomende personen. Volgens de regels van de interne controle/organisatiebeheersing zijn de volgende functies altijd onverenigbaar: - Machtigings- of beslissingsfunctie; - Registratie of boekhoudingsfunctie; - Betaal- of financiële functie. Het Koninklijk Besluit bevat een onderdeel over de controle van de vastleggingen. Waar de huidige wettelijke basis voor de controle van de vastleggingen gelegen is in de programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten, die de artikelen 18 en van 48 tot en met 53 van de gecoördineerde wetten op de rijkscomptabiliteit overneemt, moet het koninklijk besluit van 31 mei 1966 tot regeling van de controle van de vastleggingen in de algemene besturen van de Staat worden aangepast en geactualiseerd. De structuur van het voorliggende koninklijk besluit ziet er uit als volgt: Titel I. - Algemene bepalingen Hoofdstuk 1. - Terminologie Hoofdstuk 2. - Toepassingsgebied Hoofdstuk 3. - Algemeen Titel II. - De actoren Hoofdstuk 1. - De ordonnateur Afdeling 1. Algemene verrichtingen Afdeling 2. De vereffeningsverrichtingen en verrichtingen voor de betaalbaarstelling Hoofdstuk 2. - De leidinggevende van een dienst Hoofdstuk 3. - De financieel verantwoordelijke van de dienst Hoofdstuk 4. - De boekhouder De boekhoudkundige verrichtingen Hoofdstuk 5. - De controleur van de vastleggingen Hoofdstuk 6. - De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtigen Afdeling 1. De rekenplichtige Afdeling 2. De centraliserende rekenplichtige of de bevoegde persoon voor de . gecentraliseerde betalingen Hoofdstuk 7. - De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning Titel III. - De organisatie van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen Hoofdstuk 1. - De organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen Hoofdstuk 2. - De organisatie van de begrotingsverrichtingen Afdeling 1. Ontvangstverrichtingen Afdeling 2. Uitgaveverrichtingen Hoofdstuk 3. - De functiescheiding Titel IV. - Overgangs- en slotbepalingen Artikelsgewijze commentaar Titel 1 - Algemene bepalingen In deze titel worden de definities opgenomen die het mogelijk moeten maken om op een juiste en eenduidige wijze de termen te verstaan die gebruikt worden in dit besluit. Het gaat veelal om termen die een specifieke betekenis hebben. Tevens wordt het toepassingsgebied van dit besluit omschreven. Hoofdstuk 1 - Terminologie Artikel 1 In artikel 1 wordt een aantal termen gedefinieerd om ze te verduidelijken. Ook worden de begrippen verantwoordelijke en verantwoordelijkheid verduidelijkt. 1° Om de tekst van dit koninklijk besluit leesbaarder te maken werd geopteerd de verwijzing naar de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat weer te geven met de term `de Wet'. 2° Daar elke ongelijke behandeling van personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen moet worden vermeden, zal wanneer er geen specifieke wetgeving hun aansprakelijkheid bepaalt, de wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen moeten gehanteerd worden om na te gaan of de persoonlijke aansprakelijkheid al of niet in het gedrang komt. De wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten geldt niet voor het politiepersoneel omdat op hen de artikelen 47 en 48 van de wet op het politieambt van toepassing zijn, idem is er een specifieke wet voorzien voor de militairen. Deze uitzonderingen zijn mogelijk door het artikel 8 van de voornoemde wet. De wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten is van toepassing op personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen, wier toestand statutair geregeld is. Al wie door een statuut verbonden is, valt onder toepassing van deze wet. Het begrip "ambtenaar" werd niet gebruikt. De wetgever heeft voor "personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen" gekozen precies omdat de term personeel slaat op het ondergeschikte karakter van de verhouding. Dat ondergeschikte karakter geldt ook voor de leidinggevende ambtenaren; zij staan onder het gezag van de politieke mandatarissen. Om alle twijfel uit te sluiten werd er ook nog "in dienst van" aan toegevoegd. Hiermee wordt enerzijds benadrukt dat het gaat om ondergeschikte medewerkers en anderzijds om de omstandigheden aan te geven waarin een schadegeval plaatsvindt. De aansprakelijkheid van het overheidspersoneel wordt geregeld zoals in artikel 18 van de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten, betreffende de arbeidsovereenkomsten. De wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten is niet van toepassing op het contractuele overheidspersoneel. Het is logisch dat de wet enkel geldt voor de statutaire personeelsleden, zelfs al kunnen bij een openbare dienst zowel statutairen als contractuelen tewerkgesteld zijn. Voor de contractuelen geldt immers reeds de bescherming van de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten, betreffende de arbeidsovereenkomsten. Met opzet werd in de wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten gekozen voor de formulering van artikel 18 WAO. Men wenste immers de aansprakelijkheid van de statutaire ambtenaren op een identiek wijze te regelen als deze van de contractuele werknemers. 3° Onder dienst(en) wordt verstaan de diensten van de federale Staat zoals bedoeld in het artikel 2, eerste lid, 1° tot 4° van de Wet. Artikel 2 van voornoemde Wet bepaalt de term diensten als volgt: "Voor de toepassing van deze Wet wordt onder "diensten" verstaan de administraties, instellingen en ondernemingen van de federale Staat, behorende tot een van de volgende categorieën:". In dit besluit gebruiken we dan ook deze term. De diensten zijn niet beperkt tot de federale overheidsdiensten en/of de programmatorische federale overheidsdiensten. Ze dienen ruimer gezien te worden, namelijk alle diensten bedoeld in het artikel 2 van de voornoemde Wet zowel die vermeld onder 1°, 2°, 3° en de gelijkgestelden als onder 4°. Deze diensten vallen namelijk onder het toepassingsgebied zowel van voornoemde Wet als van dit besluit, waarvan het toepassingsgebied bepaald wordt in zijn artikel 2. 4° Onder het algemeen bestuur dient men te verstaan alle federale overheidsdiensten (FOD's), programmatorische overheidsdiensten (POD's), het ministerie van landsverdediging (Defensie), de federale politie en de verschillende beleidscellen van de betrokken bevoegde ministers. Hierin zijn niet begrepen de kamer van volksvertegenwoordigers, de senaat, het Grondwettelijk hof en de diensten waarvan de begroting wordt goedgekeurd door de Commissie voor de Comptabiliteit van de Kamer van Volksvertegenwoordigers. 5° Voor dit besluit dient men onder de instellingen te verstaan, de diensten die in de Wet zijn opgenomen onder hat artikel 2, eerste lid, 2° tot en met 4°.Zij omvatten zodoende zowel de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie (ADBA's), de administratieve openbare instellingen (AOI's) zolang zij niet zijn uitgesloten conform de wet in het artikel 2, eerste lid 3°. Hierbij merken wij op dat zowel de AOI's die onder 3°, a) vallen zijnde instellingen met ministerieel beheer, als zij die onder 3°, b) vallen zijnde de instellingen met beheersautonomie, als de gelijkgestelde instellingen zijnde zij die op de lijst opgenomen in de begrotingswet zijn opgenomen en rechtspersoonlijkheid hebben en niet worden uitgesloten op grond van artikel 2, eerste lid, 3° van de Wet en die door het instituut voor de nationale rekeningen (INR) geclassificeerd worden onder de centrale overheid, zijnde code S1311. Tot slot zijn in de Wet ook de staatsbedrijven vermeld, dit om ons in te dekken indien in de toekomst eventueel toch een nieuw staatsbedrijf zou worden gecreëerd. 6° In dit besluit is er geopteerd voor de algemene term van `financieel verantwoordelijke van een dienst' daar deze term zowel van toepassing moet zijn op de diensten van het algemeen bestuur als op de diensten die onder de `instellingen' zijn opgenomen. Deze laatsten houden niet de naamgeving aan die bij de meeste diensten van het algemeen bestuur worden gebruikt. De term stafdirecteur Budget en Beheerscontrole werd hier niet gebruikt daar de officiële benaming, zoals vermeld in artikel 2, § 1, 2° van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 02/10/2002 pub. 09/10/2002 numac 2002002263 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten sluiten betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, luidt de functioneel directeur van de stafdienst Begroting en Beheerscontrole. Bepaalde diensten bedoeld in het artikel 2 van de Wet, beschikken niet, nog niet of niet meer over een functioneel directeur van de stafdienst Begroting en Beheerscontrole. Daarom wordt in de tekst een verwijzing gemaakt naar de financieel verantwoordelijke van de dienst. Het is deze persoon die verantwoordelijk is voor begrotings-, het financiële en het boekhoudkundige beheer. In Titel II, Hoofdstuk 3 De financieel verantwoordelijke van een dienst, in het bijzonder in artikel 23 en volgenden. De financiële verantwoordelijke van de dienst is het hoofd en de verantwoordelijke respectievelijk van de stafdienst begroting en beheerscontrole of de financiële dienst. Hij dient in dit kader duidelijke afspraken te maken met de (sub)gedelegeerde ordonnateurs (verantwoordelijken) van de dienst opdat de boekhoudkundige verwerkingen overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen zouden kunnen verlopen. Hij dient namelijk steeds op de hoogte te zijn van alle boekhoudkundige, budgettaire en financiële elementen die een invloed zouden kunnen hebben of hebben op de dienst. 7° Om elke betwisting te vermijden werd het nuttig geacht om duidelijk te vermelden wie men dient te aanzien als leidinggevende van een dienst. Het betreft de hoogste administratief verantwoordelijke binnen de betrokken dienst. Door de toevoeging van het woord `binnen' wenst men erop te wijzen dat men hier niet de verantwoordelijke Minister of Staatsecretaris mag aanduiden maar dat het voor de federale overheidsdiensten en de programmatorische overheidsdiensten de voorzitter van de directiecomité van deze dienst zal zijn. Dit komt nog meer tot zijn recht door het element `administratief' verantwoordelijke. De bevoegde Minister en Staatsecretaris zijn namelijk de `politiek' verantwoordelijken en kunnen bijgevolg in dit besluit niet aanzien worden als de leidinggevende van de dienst. Maar ook voor de andere diensten die vallen onder het toepassingsgebied van de Wet, dient men als leidinggevende te zien zij die de `uitvoerende' leiding hebben van de dienst zijnde de hoofdverantwoordelijken van het directie comité van een betrokken dienst. Ook in dit geval heeft men niet de Raad van bestuur voor ogen daar zij enkel een kader scheppen binnen dewelke de `uitvoerende' leidinggevenden van de betrokken diensten dienen te werken. 8° Vervolgens hebben wij het begrip prestatie hier opgenomen. Er werd geopteerd voor deze term omdat hij zowel de leveringen van goederen en diensten als de uitvoering van werken omvat. Hierbij wensen wij te melden dat alle wettelijke en reglementaire bepalingen voorzien in de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten en alle andere Europese of nationale bepalingen dienen nagekomen te worden, zonder evenwel de onderling gemaakte overeenkomst uit het oog te verliezen. De prestatie heeft dus uitdrukking aan de uitvoering, geheel of gedeeltelijk van een tussen de dienst en een derde gemaakte overeenkomst. 9° Voor de eenvoud en de duidelijkheid werd hier het begrip "Minister van Begroting" opgenomen, dit om niet de langere en meer correcte omschrijving te moeten opnemen in de tekst. Het is namelijk mogelijk dat de bevoegdheid van begroting wordt toegewezen aanvullend aan een bepaalde minister. 10° De term boekhouder wordt hier opgenomen omdat een algemene definitie wenselijk werd geacht. Zijn taken worden nader besproken in Titel II, Hoofdstuk 4 van dit besluit. Wij wensen op te merken dat de boekhouder zich op meerdere plaatsen binnen een dienst of instelling kan bevinden. Hierbij is het mogelijk dat de functioneel verantwoordelijke van de boekhouder verschillend is van de hiërarchische verantwoordelijke van de boekhouder. Een algemene term werd weerhouden daar de boekhouder afhankelijk van het geval en afhankelijk van de dienst verschillende taken kan toegewezen krijgen door de financieel verantwoordelijke van de dienst. 11° De term "inning" wordt in deze gebruikt voor gelden die de dienst of de instelling ontvangen van derden in uitvoering van een nog openstaand vastgesteld recht. Hierbij dient men wel op te merken dat men de term inning gebruikt zolang men niet is overgegaan tot het stellen van daden van invordering. Het zijn dus de volledig vrijwillige betalingen op basis van het voldoen van de voorwaarden met betrekking tot de verplichting tot betalen van het vastgesteld recht. Dit zal, in de meeste gevallen, zijn op basis van een factuur welke de betrokken derde van de dienst of instelling ontvangt, maar dit kan evengoed een betalingsuitnodiging zijn of op basis van het vastgesteld recht op zich, deze bestaat namelijk vanaf het ogenblik dat de voorwaarden van artikel 8 van de Wet vervuld zijn. De basis kan zich vinden in een wet of in een aangegane overeenkomst. 12° Ongeacht de aard van de schuldvordering, begint de invordering tegen de schuldenaar of een medeschuldenaar altijd met een fase van minnelijke invordering, die bestaat uit de verzending van een aanmaning tot betaling. Deze aanmaning tot betaling is een ingebrekestelling van de schuldenaar of de medeschuldenaar voor het aanwenden van middelen tot tenuitvoerlegging tegen hem. De invorderingshandelingen worden meestal verricht door rekenplichtigen aan de Staat die opdracht hebben gekregen van de ordonnateur om voor de nog openstaande vastgestelde rechten de nodige invorderingsverrichtingen te doen. Bij niet fiscale schulden zullen de eerste invorderingsverrichtingen worden gerealiseerd door actoren tewerkgesteld binnen de betrokken dienst/instelling zelf. Zo de eerste invorderingshandelingen niet hebben geleid tot de gewenste betalingen door de schuldenaar, zal, zo voldaan is aan de voorwaarden opgenomen in de afgesloten protocolovereenkomst met de algemene administratie van inning en invordering van de federale overheidsdienst Financiën (AAI&I) het dossier aan hen worden overgemaakt voor verdere invordering met betrekking tot het nog openstaande gedeelte van het vastgesteld recht. 13° De regelgeving met betrekking tot organisatiebeheersing werd opgenomen in het koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. Dit besluit heeft het koninklijk besluit van 17 augustus 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 17/08/2007 pub. 18/10/2007 numac 2007003450 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht type koninklijk besluit prom. 17/08/2007 pub. 18/10/2007 numac 2007003451 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht sluiten betreffende het interne controle systeem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht opgegeven en vervangen. Het concept `beheersdomeinen' werd hierbij ingevoerd om tot een performante organisatiebeheersing te komen. Zij hebben betrekking op risicobeheer, procesbeheer en doelstellingenmanagement. In dit kader wensen wij wel opmerken dat het toepassingskader van het huidige besluit, ter uitvoering van het artikel 29 van de Wet, ruimer is dan deze van het voormelde koninklijke besluit van 15 mei 2022. 14° Het beginsel van goed financieel beheer is een beginsel dat erover waakt dat er in overeenstemming met de beginselen van zuinigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid wordt gewerkt en dat alle rechten, verplichtingen of handelingen die de boekhouding kunnen beïnvloeden in het boekhoudsysteem zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde worden opgenomen. Hierbij betekent zuinigheid dat de door de dienst voor haar activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld. Onder efficiëntie dient men te verstaan dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd. Doeltreffend betekent dat de doelstellingen en de resultaten worden bereikt. Het beginsel van goed financieel beheer werd ook opgenomen in een Europese verordening nr. 1605/2002 van de Raad. Daarin wordt het financieel reglement beschreven dat van toepassing is op de algemene begroting en kan zodoende als een algemeen aanvaard beginsel gezien worden. Hoofdstuk 2 - Toepassingsgebied Artikel 2 bepaalt het toepassingsgebied van dit besluit. Het toepassingsgebied van dit besluit is voor de eenvoud gelijkgesteld met dat van de diensten bedoeld in het artikel 2 van de Wet daar de Wet ook op hen van toepassing is. Deze beschikking is van toepassing op - Algemeen bestuur ; - Administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie; - Administratieve openbare instellingen met ministerieel beheer en autonoom beheer; - Met administratieve openbare instellingen gelijkgestelde organisaties met autonoom beheer en; - De staatsbedrijven. Zodoende is dit uitvoeringsbesluit voor alle betrokken diensten van toepassing en verkrijgt men in alle diensten een gelijkaardige structuur met betrekking tot de organisatie van de begroting en de boekhouding van de betrokken dienst. Artikel 2 Het gaat in dit kader niet alleen om de diensten van het algemeen bestuur, maar over alle diensten die onder de toepassing van de Wet vallen. Dit houdt echter ook in dat de diensten die na de publicatie van dit besluit onder de toepassing van de Wet vallen op dat ogenblik ook uitvoering zullen moeten geven aan dit uitvoeringsbesluit in uitvoering van de Wet. In het tweede lid maakt men een verwijzing naar de diensten die onder het toezicht vallen van de controleur van de vastleggingen waarvan zijn taken nader beschreven zijn in de artikelen ondergebracht onder Titel II Hoofdstuk 5. Echter door in dit tweede lid dit te beperken tot de diensten die behoren tot het algemeen bestuur zijnde de diensten die in de Wet vallen onder het artikel 2, eerste lid, 1°, beperkt men ook de mogelijkheid dat andere diensten die onder het toepassingsgebied van de Wet vallen onder het toezicht zouden worden gebracht van een controleur van de vastleggingen. In dit kader dienen wij vast te stellen dat de diensten die heden geheel of gedeeltelijk onder het toezicht staan van een controleur van de vastleggingen, maar niet behoren tot het algemeen bestuur, dit vanaf de inwerkingtreding van dit besluit dit niet meer zullen zijn. En ook niet meer zullen zijn in de toekomst. Dit sluit echter niet uit dat er tussen een dienst en de Minister van Begroting in dit kader een overeenkomst kan worden gesloten om alsnog een bepaalde dienst of een deel van diensten onder het toezicht te brengen van een controleur van de vastleggingen. Hoofdstuk 3 - Algemeen Alle diensten zijn verplicht een boekhouding te voeren en hun transacties en hun vermogenstoestand in de boeken tot uitdrukking te brengen volgens de beginselen van een regelmatige boekhouding. De boekhouding dient van dien aard te zijn, dat zij een deskundige derde binnen een redelijke termijn een overzicht van de verrichte transacties en de positie van de boekhoudkundige entiteit, dienst, kan verschaffen. De registraties en de aanrekeningen, op de rekeningen en in de boeken, en de andere vereiste optekeningen, bedoeld om een juist en getrouw beeld te waarborgen, dienen zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde te worden verricht. Wij wensen hier ter verduidelijking aan toe te voegen dat waar men spreekt over een boekhouding, men steeds zowel de dubbele algemene boekhouding als de budgettaire comptabiliteit voor ogen dient te houden. Artikel 3 § 1 Om te komen tot een correcte boekhouding is het noodzakelijk en essentieel dat deze gevoerd wordt op basis van de beginselen van het goed financieel beheer. Dit punt is als eerste opgenomen bij de algemene elementen, daar iedereen die betrokken is bij de boekhouding het beginsel dient na te leven om een correcte boekhouding te kunnen verkrijgen. In dit kader zal men ook uitvoering dienen te geven aan het transparantiebeginsel, die zorgt voor de passende mate van openbaarheid, in het bijzonder met betrekking tot budgettaire en boekhoudkundige handelingen. In dit kader worden enerzijds de rekeningen afgelegd aan de toezichthouders, de politiek verantwoordelijken en/of de raad van bestuur/ of het leidend orgaan van de betrokken organisatie en anderzijds wordt aan hen ook verantwoording afgelegd en dit door de leidinggevenden van de dienst en de financieel verantwoordelijken van de dienst. § 2 De interne controle/organisatiebeheersing richt zich tot alle medewerkers van een dienst. Zij dient er toe bij te dragen, onregelmatigheden en/of onwettigheden in een zo vroeg mogelijk stadium te herkennen en te erkennen om vervolgens de meest geschikte acties te ondernemen om de juistheid en de waarheidsgetrouwheid van de boekhoudkundige handelingen te kunnen verzekeren. Hierbij komen onder andere de bepalingen opgenomen in de artikelen 12 en 23 van de Wet naar voor, echter zonder andere wettelijke- en/of reglementaire bepalingen, die op de betrokken (boekhoudkundige) handelingen van de diensten van toepassing zijn, uit te sluiten. Onregelmatigheden/onwettigheden in het kader van de boekhoudkundige en budgettaire processen dienen ter kennis te worden gebracht van de financieel verantwoordelijke van de dienst. Hij staat immers mee in voor het toezicht op de correcte uitvoering van de financiële, budgettaire en boekhoudkundige handelingen binnen zijn dienst. Hij, de financieel verantwoordelijke van de dienst, kan ook zoals verder in dit besluit omschreven de nodige acties ondernemen om de incorrecte handelingen in de boekhouding te laten rechtzetten en de nodige maatregelen te nemen opdat deze onregelmatigheden met betrekking tot de boekhoudkundige verwerking in de toekomst zich niet meer zouden voordoen. Daarnaast ondertekent de financieel verantwoordelijke van een dienst samen met de leidinggevende van de dienst de nodige verklaring, zoals opgenomen in het artikel 22 van dit besluit, waarin de getrouwe naleving van de boekhoudkundige en budgettaire regels wordt verzekerd met betrekking tot de betrokken boekhoudingen en de opgemaakte rekeningen van de betrokken dienst. Als de financieel verantwoordelijke van de dienst zelf betrokken zou zijn bij onregelmatigheden, zal de leidinggevende van de dienst hiervan geïnformeerd worden ten einde een juist en getrouw beeld van de boekhouding te verzekeren en indien ook deze laatste betrokken is de primaire ordonnateur. Wij wensen hierbij op te merken dat de wet- en regelgeving opgenomen in het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel, in het bijzonder artikel 7, alsook de bepalingen opgenomen in het Wetboek van strafvordering, in het bijzonder het artikel 29, alsook de bepalingen van de wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden, hun volle kracht blijven behouden. Alsook alle andere wettelijke en reglementaire bepalingen die in dit kader zouden bestaan of van kracht zouden worden. Dit artikel is hier opgenomen om de financieel verantwoordelijke van een dienst een zo optimaal mogelijke zekerheid te geven dat indien er zich op het boekhoudkundig vlak, en dit zowel met betrekking tot de algemene boekhouding als met betrekking tot de begrotingscomptabiliteit, zich problemen zouden stellen binnen een dienst/instelling hij hiervan onverwijld, zijnde zo rap als mogelijk, over geïnformeerd zou worden opdat hij vervolgens de nodige handelingen (zowel preventieve als correctieve) zou kunnen stellen om het waar en getrouw beeld van de boekhouding van zijn dienst/instelling te kunnen verzekeren. Over dit laatste legt hij trouwens samen met de leidinggevende van de dienst/instelling een verklaring af. Daarnaast wensen wij de aandacht er op te vestigen dat dit artikel zich richt tot de betrokken actoren vermeld in dit besluit en zodoende ook betrokken bij het boekhoudkundig en/of budgettair proces van de dienst/instelling, terwijl het toepassingsgebied van de andere hiervoor vermelde wettelijke- en reglementaire bepalingen een veel ruimer toepassingsgebied hebben. Tot slot spreekt het artikel van het `informeren' van de financieel verantwoordelijke van de dienst dienaangaande is het informeren het overbrengen van `informatie'. Hierbij dient men er zich van bewust te zijn dat gegevens, data, feiten pas informatie worden als ze, na verwerking, betekenis, praktisch nut of relevante waarde krijgen voor de ontvanger, hier de financieel verantwoordelijke van de dienst. § 3 Alle verantwoordingsstukken, die als basis hebben gediend voor een boekhoudkundige verrichting, dienen bewaard te worden met behoud van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de gegevens en dit voor een minimale duur die door de verschillende wettelijke bepalingen is vastgelegd. Er is geopteerd voor `een' boekhoudkundige verrichting om zodoende er zich van te behoeden dat geen enkele boekhoudkundige verrichting van deze verplichting zou worden uitgesloten en dat bijgevolg elke boekhoudkundige verrichting ook met de nodige stukken zal kunnen gestaafd worden. Het bewaren van deze verantwoordingsstukken gebeurt normaal gezien door de boekhouder maar rekening houdend dat vele stukken voor de goede werking van de dienst beter ter beschikking blijven van bepaalde personen, die bijvoorbeeld ook toezicht dienen te houden over de kwaliteit van de werken of leveringen, is de mogelijkheid voorzien dat bepaalde verantwoordingsstukken door andere personen dan de boekhouder worden bewaard. In die gevallen zullen die personen moeten instaan voor het behoud van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de gegevens van de desbetreffende stukken. Om een overzicht te behouden voor de verantwoordelijke van de boekhouders met betrekking tot de verantwoordingsstukken is er voorzien dat de financieel verantwoordelijke van de dienst of een door hen aangewezen persoon de schriftelijke toestemming kan geven dat bepaalde boekhoudkundige documenten door een andere persoon dan de boekhouder worden bewaard met behoud van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de gegevens. De bewaring moet gebeuren op een drager die zowel de onveranderlijkheid als de toegankelijkheid en leesbaarheid van de gegevens verzekert gedurende de volledige bewaartermijn en, in dit kader, ook de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgt. Artikel 4 Bij de verschillende diensten zijn ook personen aanwezig die in volledige onafhankelijkheid dienen te werken. Hierbij denken wij aan de auditors. Het gaat om de interne auditors die overeenkomstig het bestaande koninklijke besluiten, namelijk het K.B. van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interne auditdienst, het K.B. van 17 Augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO) en het K.B. van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, in overleg met het auditcomité van de federale overheid hun taken dienen te vervullen binnen de betrokken dienst(en) conform aan het voormelde koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. Maar even goed gaat het om de externe auditoren. In dit kader verwijzen wij ook naar het Rekenhof en ook naar de (commissaris-/bedrijfs-) revisoren, op wie specifieke wet- en regelgeving van toepassing is en dewelke zij dienen na te volgen. Aansluitend wensen wij ook de aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtigen te vermelden. Hun functie is specifiek en houdt een bijzonder toezicht in, alsook een persoonlijke aansprakelijkheid die de nodige onafhankelijkheid vereist. Aanvullend wensen wij hier ook te verwijzen naar de externe toezichthouders die optreden bij bepaalde instellingen (hierbij denken wij bijvoorbeeld aan de revisoren) ook zij behouden hun volledige onafhankelijkheid conform de bestaande wet- en regelgeving met betrekking tot hun functie. De regelgeving voor de hiervoor vermelde personen zal niet in dit besluit worden opgenomen maar in afzonderlijke besluiten nader worden toegelicht, zo dit niet reeds gebeurd is. Titel II - De actoren De actoren betrokken bij het boekhoudkundig, budgettair en financieel proces hebben elkeen hun verantwoordelijkheid voor de correcte uitvoering van de hen overeenkomstig dit besluit toegewezen taken. Bepaalde actoren binden de federale Staat. Enerzijds gaat de ordonnateur verbintenissen aan en bezwaart hij daarmee de juridische verplichtingen die dienen nagekomen te worden, dit vindt zijn terugslag in de aanrekening van de aan de dienst toegewezen vastleggingskredieten. Anderzijds legt de ordonnateur de schuld van de federale Staat vast bij het aanvaarden van het vastgesteld recht, na onderzoek van de overeenstemming tussen de verbintenis, de geleverde prestatie en het verantwoordingsstuk (de voorgelegde factuur/vorderingsdocument of enig ander verantwoordingsstuk). De vaststelling van het recht zorgt voor de nodige aanrekeningen van de aan de dienst toegewezen vereffeningskredieten, of beschikbare middelen. Elke actor dient wat zijn taken en verantwoordelijkheden betreft als een goede huisvader te handelen, overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen. De verantwoordelijkheden van de ene actor stoppen daar waar de verantwoordelijkheden van de andere actor beginnen. Deze laatste is hier opgenomen om te voorkomen dat er grijze zones zouden ontstaan binnen de verantwoordelijkheden en om zich er van te verzekeren dat steeds een van de hier vermelde actoren verantwoordelijk is en hierover verantwoording dient af te leggen. Hoofdstuk 1 - De ordonnateur De ordonnateur is een van de actoren die de Staat kan binden ten aanzien van derden door het aangaan van verbintenissen. Zij treden zodoende op als vertegenwoordiger van de federale Staat. Op hen rust een ruime verantwoordelijkheid. Dit neemt niet weg dat alle medewerkers van de ordonnateur steeds als een goede huisvader dienen te handelen, overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen. Artikel 5 § 1 Het artikel 5 is opgesplitst in twee paragrafen daar er fundamentele verschillen bestaan tussen enerzijds de diensten vermeld onder het artikel 2, eerste lid, 1°, 2° en 3° a) van de Wet, en anderzijds de diensten vermeld onder artikel 2, eerste lid, 3° b) en 4° van Wet. De diensten van het algemeen bestuur staan onder het hiërarchisch gezag van een Minister, die de primaire ordonnateur is, zijnde de ordonnateur met het hoogste gezag. Hij kan deze bevoegdheid gedeeltelijk delegeren. § 2 Vervolgens zijn er de andere diensten, deze vermeld onder artikel 2, eerste lid, 3° b) en 4° van de Wet. Hier zal overeenkomstig de besluiten, statuten of regelgeving de functie van primaire ordonnateur worden uitgeoefend door de persoon of het orgaan die een gelijkwaardige bevoegdheid heeft als de primaire ordonnateur vermeld in § 1 van dit artikel van dit besluit. Wij hebben hier duidelijk geopteerd voor de term gelijkwaardig. Het gaat immers om functies die voor de dienst niet alleen gelijkaardig zijn (taken) maar ook gelijkwaardig. Ze hebben met andere woorden een vergelijkbare waarde, namelijk verantwoordelijkheid - aansprakelijkheid, voor de dienst als deze die de primaire ordonnateur vertegenwoordigt bij de diensten van het algemeen bestuur. Artikel 6 Omdat de primaire ordonnateur de grootste en meest ruime verantwoordelijkheid heeft voor zijn dienst, is in de mogelijkheid voorzien dat hij delen van zijn verantwoordelijkheid kan delegeren of subdelegeren aan medewerkers die hij in staat acht deze taken te kunnen uitoefenen overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer en de andere hiervoor beschreven beginselen. Voor elke vorm van delegatie zal hij een delegatiebesluit uitvaardigen en ondertekenen, overeenkomstig de hierna vermelde regelgeving. Het laatste lid van dit artikel werd onder andere toegevoegd op vraag van het ministerie van Defensie waar bepaalde gemachtigde personen kunnen ageren in naam of voor rekening van een derde die zich door de vertegenwoordiger van de Belgische federale Staat laten vertegenwoordigen in het kader van internationale overeenkomsten of verdragen. Deze derde kan zowel een andere Staat, een instelling opgericht door lidstaten van de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie of een Europese openbare Instantie zijn. Hetgeen Defensie in naam en voor rekening van de derde kan en mag doen, alsook de financieringsbepalingen en andere administratieve afspraken, worden bepaald in een specifieke overeenkomst of een specifiek verdrag dat voorafgaand tussen beide partijen wordt afgesloten. Artikel 7 § 1 Elk delegatie- of subdelegatiebesluit dient door middel van een ministerieel besluit of een kenbaar gemaakte beslissing van de bevoegde persoon of het bevoegde orgaan te gebeuren. Het delegatie- of subdelegatiebesluit dient minimaal de vermelde elementen vast te leggen, zijnde haar toepassingsgebied, haar aard, haar grenzen en haar verantwoordingsaflegging. Dit neemt echter niet weg dat ook bijkomende elementen mee in het (sub)delegatiebesluit kunnen worden opgenomen. Om een overzicht te behouden van aan wie welke delegatie werd verleent en zodoende wie welke bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft, is in dit artikel ook mee opgenomen dat elke wijziging van het toekennen of ontnemen van delegaties aan de FOD Beleid en Ondersteuning moet worden meegedeeld alsook aan de diensten van het Rekenhof. Dit is van toepassing op alle diensten die onder het toepassingsgebied van de Wet vallen. In het besluit heeft men geacht de term `onverwijld' mee op te nemen om zodoende te voorkomen dat de FOD BOSA en het Rekenhof pas veel later zouden ter kennis gesteld worden. Hierdoor zou de mogelijkheid om ook tijdig via het geautomatiseerd boekhoudsysteem de nodige controles in te voeren worden ontnomen. Maar het moet duidelijk zijn dat de "eind"verantwoordelijkheid van de gedelegeerde elementen blijft bij de ordonnateur die delegeert. § 2 Het mag duidelijk zijn dat geen enkel ordonnateur mag handelen buiten de grenzen van zijn delegatie- of subdelegatiebesluit. In dit kader is het belangrijk dat de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) wordt ingelicht daar zij voor de diensten die gebruik maken van het boekhoudsysteem welke door de FOD BOSA ter beschikking wordt gesteld, zo nodig aanvullende geautomatiseerde maatregelen kan nemen conform de bestaande delegatiebesluiten. Artikel 8 De functioneel bevoegde Minister of Staatssecretaris heeft de mogelijkheid om een gedelegeerde ordonnateur aan te stellen uit de leden die werkzaam zijn in een beleidscel. Die delegatie kan dus gebeuren ook aan personen extern aan de betrokken administratie, ministerie of korps. Dit sluit verdere subdelegatie, aan personen werkzaam op de betrokken administratie, ministerie of korps, niet uit. Artikel 9 Bij het toekennen van de (sub)delegatiebesluiten zal men wel dienen rekening te houden met de noodzakelijkheid tot het instellen van de nodige functiescheiding, zoals deze in dit besluit nader wordt omschreven. Men wenst namelijk ten allen tijde te voorkomen dat teveel functies op eenzelfde ogenblik zouden toebehoren aan eenzelfde persoon, waardoor het gevaar op risico's zou toenemen en de mogelijkheid van controle zou afnemen. Men wenst ten allen tijde het getrouwe beeld van de boekhoudkundige handelingen zowel inzake de algemene boekhouding als inzake de budgettaire comptabiliteit te waarborgen. Artikel 10 Hier wordt beschreven hoe een secundaire, gedelegeerde of subgedelegeerde ordonnateur dient te handelen in de gevallen dat hij geconfronteerd wordt met niet uitvoerbare beslissingen die hem of zijn dienst worden opgelegd. Dit wil zeker niet zeggen dat hij elk hem toegewezen delegatiebeslissing kan weigeren indien hem de nodige middelen ter beschikking worden gesteld. Om deze redenen is in dit artikel mee opgenomen dat indien hij het uitvoeren van de delegatie onmogelijk acht wegens bijvoorbeeld bepaalde wettelijke of reglementaire bepalingen, hij dit ook dient mee te delen en zijn beslissing met de nodige redenen dient te motiveren. Afdeling 1 - Algemene verrichtingen Artikel 11 Daar de ordonnateur een zeer belangrijke plaats inneemt in de organisatie, en hij de Staat kan binden bij het aangaan van verbintenissen, werd geopteerd deze actor verantwoordelijk te stellen voor de door hem, in onderstaande paragrafen nader vermelde, uit te voeren taken. De ordonnateur of een van zijn medewerkers staat in voor de boekhoudkundige vastlegging die steeds het aangaan van een juridische verbintenis dient vooraf te gaan. Wetende dat de ordonnateur meerdere taken te vervullen heeft is het raadzaam dat de ordonnateur zelf instaat voor de nodige interne controle/organisatiebeheersing met betrekking tot de hem toegewezen taken en in dit kader ook de nodige functiescheiding te voorzien tussen bepaalde medewerkers en zichzelf; bijvoorbeeld met betrekking tot het opmaken en ingeven van de boekhoudkundige vastlegging. Hier zou de ordonnateur kunnen opteren om deze taak niet zelf uit te oefenen maar hem aan een medewerker toe te vertrouwen. De taken van de ordonnateur zijn in drie categorieën ingedeeld. De eerste groep betreffen algemene taken, de tweede groep heeft betrekking op de ontvangstverrichtingen en de laatste groep op de uitgavenverrichtingen. § 1 algemene taken Bij de eerste groep wensen wij er de aandacht op te vestigen dat het ontwikkelen van een adequate interne controle/organisatiebeheersing voor zijn diensten met inbegrip van de nodige functiescheidingen binnen zijn diensten een hoge prioriteit heeft. Dit is de reden waarom dit element als eerste wordt vermeld. 1° Hier wordt dus vermeld dat de betrokken ordonnateur alle nodige acties dient te nemen en in uitvoering te brengen binnen zijn dienst of de dienst/organisatie/entiteit die een bijdrage kunnen leveren tot het verzekeren van het goed financieel beheer en de continuïteit van de dienst. In dit kader wordt verwezen naar zijn verantwoordelijkheid voor de implementatie van een intern controlesysteem. Indien men over een beperkt aantal personen beschikt kan het soms nuttig zijn om na verloop van tijd een rotatiesysteem van taken in te voeren alsook een specifieke auditopdracht te vragen aan de interne auditor met betrekking tot de procedures, de risico's en de correcte uitvoering van de verschillende taken door de ordonnateur en zijn medewerkers. Hierbij wensen wij ook de aandacht erop te vestigen dat de implementatie van een interne controle/ organisatiebeheersing een eerste stap is die echter wel jaarlijks of bij de opmaak van het jaarverslag, of zeker op geregelde tijdstippen zal dienen van naderbij bekeken te worden op de risicofactoren en hoe men deze risico's enerzijds kan verminderen en de interne controle/organisatiebeheersing in het bijzonder met betrekking tot de boekhoudkundige en budgettaire bewerkingen anderzijds kan optimaliseren. Hierbij kan men rekening houden met elementen die derden of die de financiële verantwoordelijke van de dienst hebben gemeld. 2° Daar dit besluit de taken en de verantwoordelijkheden van de voornaamste actoren betrokken bij de boekhoudkundige en de budgettaire verwerking van de gegevens van de dienst of de boekhoudkundige entiteit vermeldt houdt dit ook een beperking in. Het aantal actoren opgenomen in dit besluit is zo beperkt mogelijk gehouden om de toepasselijkheid ook bij kleinere instellingen van dit besluit te kunnen verzekeren. Dit houdt echter wel in dat bepaalde actoren en hierbij denken wij onder andere aan de ordonnateurs binnen hun takenpakket ook de nodige interne controle/organisatiebeheersing en hier meer specifiek de nodige functiescheiding zal dienen te voorzien op basis van de beschikbare personeelsleden. De eindverantwoordelijkheid van de verschillende taken berust bij de ordonnateur zelf, zodoende is het ook in zijn voordeel om een adequate functiescheiding binnen zijn dienst te voorzien waarbij hijzelf steeds de beslissingsfuncties en bepaalde toezichtfuncties zal behouden. 3° Als hij bepaalde hem toegewezen verrichtingen delegeert, zal hij hierover het nodig toezicht uitoefenen en zal hij de nodige maatregelen nemen opdat de verrichtingen door de betrokken personen op een correcte zijnde juiste, volledige, chronologische en zonder uitstel worden uitgevoerd. Als de taken die hij aan anderen toewijst niet opgenomen zijn in een subdelegatiebesluit, blijft hij verantwoordelijk voor de correcte uitvoering ervan. Als hij tijdens het toezicht onregelmatigheden opmerkt zal hij de nodige maatregelen nemen, ofwel rechtstreeks voor de taken die onder zijn bevoegdheid vallen, ofwel onrechtstreeks door de betrokken verantwoordelijke hiervan op de hoogte te brengen. 4° Hij dient het correct overzicht te houden van de evolutie en de aanwending van de betrokken vastleggingskredieten rekening houdend met de beschikbare vereffeningskredieten, of anders gezegd het aangaan van verbintenissen met derden, teneinde de continuïteit van de werking van de dienst te kunnen verzekeren voor zowel het lopende als de toekomstige begrotingsjaren. Hierbij dient hij rekening te houden met de heersende wettelijke en reglementaire bepalingen en de beslissingen van de betrokken Minister(s) dienaangaande. Ook voor de instellingen dient een ordonnateur overzicht te houden op de aangegane juridische verbintenissen en dit voor zowel deze die reeds uitwerking hebben gekregen in de balans als deze die zich momenteel nog buiten balans bevinden. (Klasse 0 aangegane rechten en verplichtingen buiten balans.) Dit gebeurd best ook in samenspraak met de financieel verantwoordelijke van de dienst, daar deze laatste als hoofd van de boekhouders een beter zicht zal hebben op de reeds aangewende vastleggings- en vereffeningskredieten of de beschikbare voorziene middelen van de volledige dienst of boekhoudkundige entiteit. 5° Hij zal er ook op toezien dat alle boekhoudkundige stukken en bescheiden aan de boekhouder worden overgemaakt opdat deze laatste de hem toegewezen taken zou kunnen uitoefenen. Het betreft zowel de interne verantwoordingsstukken als de externe verantwoordingsstukken. In dit kader dient men op te merken dat naast de boekhouder ook andere actoren registratiefuncties uitoefenen en zodoende hun steentje bijdragen opdat alle elementen, in het bijzonder alle rechten, verplichtingen, vorderingen of elementen die een invloed zouden kunnen hebben op de boekhouding of het verkrijgen van een juist en getrouw beeld, in het boekhoudsysteem worden ingebracht. Aan de boekhouder is de bijzondere taak toegewezen erover te waken dat alle boekhoudkundige stukken en bescheiden op een snelle en gestructureerde manier ter beschikking gesteld kunnen worden van derden, als zij daarom verzoeken en zij hiervoor gemachtigd zijn. 6° Tot slot rust ook bij de ordonnateur de globale verantwoordelijkheid in vermogensrechtelijke zaken. Hierbij is het vermogensrecht dat gedeelte van het objectieve recht, dat een regeling geeft van de subjectieve rechten. § 2 Ontvangstverrichtingen In dit tweede deel zullen dus de ontvangstverrichtingen nader omschreven worden. De ordonnateur heeft dienaangaande een cruciale rol te vervullen naast de rekenplichtige. Het is de ordonnateur namelijk die het recht vaststelt. Hierbij dient men ook de artikelen ondergebracht in Titel III, Hoofdstuk 2, Afdeling 1 van dit besluit in ogenschouw te nemen. De ordonnateur of zijn medewerker staan in voor de opmaak van de vastgestelde rechten ten gunste van de federale Staat of met andere woorden voor de aanmaak van de vastgelegde rechten met betrekking tot de ontvangsten, zo deze niet rechtstreeks ontstaan uit een wet. Al de vastgestelde rechten dienen zonder uitstel, van zodra zij zijn vastgesteld (zijnde wanneer de vier voorwaarden van artikel 8 van de Wet vervuld zijn), in de algemene boekhouding te worden opgenomen, daar zij van betekenis kunnen zijn voor het verkrijgen van een juist en getrouw beeld van de algemene rekening van de boekhoudkundige entiteit. 1° De ordonnateur zal dus instaan voor de opmaak van alle schuldvorderingen, facturen ten gunste van de federale Staat. Wij wensen te specificeren dat hier ook alle creditnota's of debetnota's verbonden aan deze schuldvorderingen en facturen bedoeld worden. De juridische basis voor de opmaak van een schuldvordering, factuur of vastgesteld recht ten gunste van de federale Staat kan divers zijn, zoals uit een wet, uit een overeenkomst, uit een gerechtelijke beslissing, enzovoort. 2° De ordonn …