Omzendbrief over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand

FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE 19 DECEMBER 2023. - Omzendbrief over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand Aan de dames en heren procureurs-generaal bij de hoven van beroep, Aan de dames en heren ambtenaren van de burgerlijke stand van het Rijk, Ik vestig uw aandacht op de bepalingen van de volgende wetten: ? de wet van 18 juni 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing sluiten houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (verder: `Wet Modernisering Burgerlijke Stand') (BS 2 juli 2018) - in werking getreden op 31 maart 2019. Die wet werd gewijzigd door de wet van 21 december 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/12/2018 pub. 31/12/2018 numac 2018015683 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende diverse bepalingen betreffende justitie sluiten houdende diverse bepalingen betreffende justitie (BS 31 december 2018); ? de wet van 31 juli 2020Relevante gevonden documenten type wet prom. 01/07/2006 pub. 29/12/2006 numac 2006009998 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen ervan sluiten1 houdende diverse dringende bepalingen inzake justitie (verder: `Reparatiewet van 2020') (BS 7 augustus 2020) - in werking getreden op 1 september 2020, met uitzondering van enkele bepalingen die met terugwerkende kracht op 31 maart 2019 in werking zijn getreden; ? de wet van 13 september 2023Relevante gevonden documenten type wet prom. 01/07/2006 pub. 29/12/2006 numac 2006009998 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen ervan sluiten5 houdende diverse bepalingen inzake modernisering van de burgerlijke stand (verder: `Reparatiewet van 2023') (BS 2 oktober 2023) - inwerkingtreding op 1 januari 2024, met uitzondering van de artikelen 8, 24, 25, 28 en 29, die in werking treden op de datum bepaald door de Koning, en ten laatste op 1 januari 2025. Deze omzendbrief wil de draagwijdte van de bepalingen van die wetten toelichten aan de ambtenaren van de burgerlijke stand, zodat ze die bij de uitoefening van hun ambt kunnen toepassen. Uiteraard is deze omzendbrief van toepassing onverminderd de bevoegdheid van de hoven en rechtbanken. 1. Verhouding tot bestaande omzendbrieven De volgende omzendbrieven blijven van toepassing, tenzij de voorliggende omzendbrief ervan afwijkt voor wat betreft de aspecten die verband houden met de Databank Akten Burgerlijke Stand (afgekort DABS) en rekening houdend met de verplaatsing van bepaalde artikelen en de daarmee gepaard gaande hernummering: 1° de Ministeriële circulaire van 22 mei 1987 betreffende de toepassing van de wet van 31 maart 1987 tot wijziging van een aantal bepalingen betreffende de afstamming;2° de Circulaire van 16 januari 2006 betreffende de wet van 3 december 2005Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/12/2005 pub. 23/12/2005 numac 2005021172 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de artikelen 64 en 1476 van het Burgerlijk Wetboek en artikel 59/1 van het Wetboek van zegelrechten met het oog op de vereenvoudiging van de formaliteiten voor het huwelijk en de wettelijke samenwoning sluiten tot wijziging van de artikelen 64 en 1476 van het Burgerlijk Wetboek en artikel 59/1 van het Wetboek van Zegelrechten met het oog op de vereenvoudiging van de formaliteiten voor het huwelijk en de wettelijke samenwoning;3° de Circulaire van 7 mei 2007 betreffende de wet van 1 juli 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 01/07/2006 pub. 29/12/2006 numac 2006009998 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen ervan sluiten tot wijziging van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen ervan;4° de Omzendbrief van 3 november 2008Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten2 betreffende de aangifte van geboorte in de kraamkliniek;5° de Omzendbrief van 6 september 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten3 inzake de wet van 2 juni 2013 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek, de wet van 31 december 1851 met betrekking tot de consulaten en de consulaire rechtsmacht, het Strafwetboek, het Gerechtelijk Wetboek en de wet van 15 december 1980Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, met het oog op de strijd tegen de schijnhuwelijken en de schijnwettelijke samenwoningen;6° de Omzendbrief van 30 mei 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten4 betreffende de wet van 8 mei 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde. - Duitse vertaling type wet prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde sluiten tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde;7° de Omzendbrief van 22 december 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten5 inzake de wet van 5 mei 2014 houdende de vaststelling van de afstamming van de meemoeder en de wet van 18 december 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek, het Wetboek van internationaal privaatrecht, het Consulair Wetboek, de wet van 5 mei 2014 houdende de vaststelling van de afstamming van de meemoeder en de wet van 8 mei 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde. - Duitse vertaling type wet prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde sluiten tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde 8° de Omzendbrief van 27 december 2016 betreffende de wet van 25 december 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/12/2016 pub. 30/12/2016 numac 2016009653 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de artikelen 335 en 335ter van het Burgerlijk Wetboek betreffende de wijze van naamsoverdracht aan het kind type wet prom. 25/12/2016 pub. 05/05/2017 numac 2017040278 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de artikelen 335 en 335ter van het Burgerlijk Wetboek betreffende de wijze van naamsoverdracht aan het kind. - Duitse vertaling sluiten tot wijziging van de artikelen 335 en 335ter van het Burgerlijk Wetboek betreffende de wijze van naamsoverdracht aan het kind;9° de Omzendbrief van 7 december 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten6 betreffende het op de naam en de voornamen toepasselijk recht en de erkenning van buitenlandse beslissingen en akten hieromtrent, tot wijziging van de omzendbrief van 23 september 2004 betreffende de aspecten van de wet van 16 juli 2004 houdende het Wetboek van internationaal privaatrecht die betrekking hebben op het personeelsstatuut, en betreffende artikel 335quater van het Burgerlijk Wetboek dat een eventuele naamsverandering toelaat in geval van erkenning van buitenlandse akten en beslissingen inzake de naam;10° de Omzendbrief van 21 maart 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten7 bij de wet van 19 september 2017 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek, de wet van 15 december 1980Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen en het Consulair Wetboek met het oog op de strijd tegen de frauduleuze erkenning en houdende diverse bepalingen inzake het onderzoek naar het vaderschap, moederschap en meemoederschap, alsook inzake het schijnhuwelijk en de schijnwettelijke samenwoning;11° de Omzendbrief van 6 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten9 over de aflevering van het huwelijksboekje;12° de Omzendbrief van 27 september 2023 over de aanpassing van de geslachtsregistratie. 2. Algemeen 2.1. Algemeenheden over de Wet Modernisering Burgerlijke Stand De Wet Modernisering Burgerlijke Stand heeft tot doel om een modernisering, informatisering en vereenvoudiging van de burgerlijke stand door te voeren, enerzijds door de creatie van een centrale databank van akten van de burgerlijke stand (DABS) en anderzijds door de aanpassing van de huidige regelgeving omtrent de burgerlijke stand aan de 21ste eeuw. De belangrijkste krachtlijnen van deze wet zijn de volgende: - de oprichting van een centrale databank van akten van de burgerlijke stand (DABS), waarin al de gemeentelijke registers en de registers van de Belgische consulaire posten worden geïntegreerd; - de akten van de burgerlijke stand worden enkel nog elektronisch opgemaakt, ondertekend en bewaard; - de papieren authentieke bron van akten van de burgerlijke stand (met andere woorden de papieren registers van de burgerlijke stand) wordt een digitale authentieke bron; - de `oude akten' (daterend van vóór 31 maart 2019) worden verplicht in de DABS opgenomen bij een wijziging van of een melding op een dergelijke akte of bij aflevering van een uittreksel of afschrift ervan, voor zover deze nog niet vóór 31 maart 2019 door de gemeente werden opgeladen in de DABS; - de bestaande processen van de burgerlijke stand worden vereenvoudigd en gemoderniseerd; - aan de basisopdrachten en verantwoordelijkheidsverdeling inzake de burgerlijke stand wordt niet geraakt; - de omschakeling van protocollaire akten naar uniforme documentaire akten in alle gemeenten; - de afschaffing van de dubbele archivering bij griffies van de rechtbanken; - het verzekeren van een unieke gegevensinvoer door de gemeenten; - het Rijksregister en de DABS worden gekoppeld, zodat er een automatische doorstroming is van alle noodzakelijke gegevens naar het Rijksregister en de DABS: dit houdt in dat de informatietypes van het Rijksregister over het statuut van de persoon (zoals de burgerlijke staat, de afstamming en de nationaliteit) automatisch aangepast worden nadat een akte definitief wordt opgemaakt, indien er geen conflict is tussen de gegevens. Dat mechanisme werd herzien en verbeterd bij de Reparatiewet van 2023 (zie punt 4.2.14 en 4.2.15); Voorbeeld: Indien een huwelijksakte definitief wordt opgesteld in de DABS en betrekking heeft op personen uit het Rijksregister, zal de burgerlijke staat van deze personen in het Rijksregister automatisch aangepast worden naar `gehuwd'; - het verzekeren van een plaatsonafhankelijke dienstverlening voor de burger, ongeacht de gemeente die de akte heeft opgemaakt; - administratieve vereenvoudiging voor zowel de burger als de overheidsdiensten; - afstemming van de modernisering op de lopende internationale initiatieven, waaronder deze van de Internationale Commissie van de Burgerlijke Stand; - betere bescherming van het privéleven van de burgers met betrekking tot de akten van de burgerlijke stand. Hiertoe werd Titel II van Boek I van het oud Burgerlijk Wetboek herschreven en kreeg het een nieuwe indeling met meer structuur. Het geheel is nu duidelijker leesbaar en praktisch bruikbaar. De gegevens in de akten van de burgerlijke stand werden tot de essentie beperkt. Alle bestaande procedures met betrekking tot de burgerlijke stand werden zo veel als mogelijk vereenvoudigd. Titel II bevat ook de basisprincipes omtrent de oprichting en het beheer van en de toegang tot de DABS, die de nieuwe digitale authentieke bron voor de akten van de burgerlijke stand is. Daarbij werd ook alle regelgeving over de burgerlijke stand bovenop die van het oud Burgerlijk Wetboek onderzocht. De oude regelgeving werd ofwel opgeheven, ofwel zo veel als mogelijk geïntegreerd in Titel II, om te komen tot één samenhangend geheel over de burgerlijke stand. Een aantal wetten die raken aan de burgerlijke stand blijven evenwel afzonderlijk bestaan. De Wet Modernisering Burgerlijke Stand heeft andere delen van het oud Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek en andere wetgeving met betrekking tot de burgerlijke stand aangepast aan de nieuwe regels inzake de burgerlijke stand (onder andere het `only once'-principe, het afschaffen van randmeldingen en overschrijvingen, het gebruik van een elektronische databank in plaats van papieren registers, de invoer van nieuwe basisakten en e-meldingen, de doorstroming van de gegevens naar het Rijksregister, de oprichting van een Centrale autoriteit burgerlijke stand). Alle bepalingen met betrekking tot het huwelijk werden samengebracht. De oude artikelen 63 tot 75 van het oud Burgerlijk Wetboek, die betrekking hadden op de huwelijksaangifte en de huwelijksvoltrekking, werden geïntegreerd in Titel V, in het aangepaste Hoofdstuk II. - Formaliteiten betreffende het huwelijk. Hierbij werden twee afdelingen ingevoegd, namelijk enerzijds de `aangifte van het huwelijk' en anderzijds de `voltrekking van het huwelijk'. De bepalingen van de wet van 15 mei 1987Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de namen en voornamen sluiten betreffende de namen en de voornamen en de nog nuttige bepalingen van de wet van 6 fructidor jaar II (23 augustus 1794) werden in het oud Burgerlijk Wetboek geïntegreerd. De wet van 15 mei 1987Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de namen en voornamen sluiten is dus opgeheven. Het principe van vastheid van naam bevindt zich voortaan dus ook in het oud Burgerlijk Wetboek, met name in artikel 370/1. Dat principe houdt nog steeds in dat niemand publiekelijk een naam of voornamen mag dragen die niet overeenkomt/overeenkomen met deze vermeld in zijn akte van geboorte. Er werd ter verduidelijking toegevoegd dat de namen en voornamen opgenomen in de geboorteakte enkel kunnen worden gewijzigd of verbeterd op de wijze en in de gevallen bepaald door de wet. De vastheid van naam houdt dus niet in dat een naam of voornaam nooit kan worden gewijzigd. Dit kan wel wanneer de wet dit voorziet. De oude artikelen 62bis, 62bis/1 en 62ter van het oud Burgerlijk Wetboek met betrekking tot de aanpassing van de registratie van geslacht werden aangepast aan de oprichting van de DABS en verplaatst naar de nieuwe artikelen 135/1 en 135/2 van het oud Burgerlijk Wetboek. Bovendien wordt er bij de wet van 20 juli 2023Relevante gevonden documenten type wet prom. 01/07/2006 pub. 29/12/2006 numac 2006009998 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen ervan sluiten4 tot wijziging van diverse bepalingen over de aanpassing van de geslachtsregistratie een wijziging doorgevoerd in de artikelen 66 en 135/1 van het oud Burgerlijk Wetboek teneinde het mogelijk te maken de geslachtsregistratie via de normale procedure te veranderen en meermaals van voornamen te veranderen. De omzendbrief van 27 september 2023 heeft daarop betrekking. 2.2. Algemeenheden over de Reparatiewet van 2020 De grootste wijziging door de Reparatiewet van 2020 had betrekking op de procedure van verbetering van akten van de burgerlijke stand door de ABS (de `materiële vergissing') en de invoering van de mogelijkheid voor de ABS om een akte ambtshalve nietig te verklaren (de `ambtshalve nietigverklaring'). Deze wijziging heeft tot doel om de procedures van verbetering en nietigverklaring van akten beter af te stemmen op akten die elektronisch worden opgemaakt. Bovendien waren er andere kleinere wijzigingen noodzakelijk om de akten correcter of vollediger te kunnen opmaken. Zo zijn de vermeldingen in de huwelijksakte aangepast, omdat de vermeldingen niet voldoende rekening hielden met de gegevens nodig voor de opmaak van Belgische akten op basis van een buitenlandse huwelijksakte. Er wordt onder andere ook voor gezorgd dat er meer naamsveranderingen via het systeem van de (automatische) meldingen kunnen doorstromen. De bepalingen in de Reparatiewet van 2020 zijn in werking getreden op 1 september 2020, met uitzondering van enkele bepalingen die met terugwerkende kracht (op 31 maart 2019) in werking zijn getreden. Het gaat onder andere om de nieuwe ruimere definitie van de materiële vergissing (zie punt 3.10.1) en de mogelijkheid tot wijziging van een akte op basis van een andere akte of aangifte (zie punt 3.9.1.) 2.3. Algemeenheden betreffende de Reparatiewet van 2023 Sinds 2020 en de inwerkingtreding van de Wet Modernisering Burgerlijke Stand wordt de nieuwe wetgeving betreffende de burgerlijke stand en het gebruik van de DABS voortdurend geëvalueerd binnen het beheerscomité van de DABS. Een aantal bepalingen bleken toe aan herziening en verbetering om ervoor te zorgen dat de DABS op de beste manier kan werken. De Reparatiewet van 2023 treedt in werking op 1 januari 2024, met uitzondering van de wijzigingen aan de artikelen 29, 68, 70, 73 en 74 van het oud Burgerlijk Wetboek. De belangrijkste wijzigingen worden hieronder opgesomd: - Het `cascadesysteem' in artikel 13 waarin de bevoegde ABS wordt omschreven, wordt herzien teneinde de ABS van "de laatste plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen" in te voegen vóór de ABS van de actuele verblijfplaats, ter vereenvoudiging van de opdracht omdat de actuele verblijfplaats altijd moest worden bewezen (punt 3.2.5). - Bij de aflevering van een afschrift opgemaakt op basis van een buitenlandse akte of buitenlandse rechterlijke of buitenlandse administratieve beslissing heeft de burger nu de mogelijkheid tevens te vragen om de afdruk van de bijlagen bij de Belgische akte, met andere woorden de buitenlandse akte of buitenlandse rechterlijke of buitenlandse administratieve beslissing op basis waarvan de Belgische akte wordt opgemaakt, alsook de eventuele beëdigde vertalingen (punt 3.7.8). - De aflevering van uittreksels en afschriften van de akten van de burgerlijke stand (artikel 29 van het oud Burgerlijk Wetboek). Die bepaling treedt in werking op een bij koninklijk besluit bepaalde datum, en ten laatste op 1 januari 2025 (zie punt 3.7.2). - De mogelijkheid voor de griffier of de ambtenaar van de dienst Naamsverandering van de FOD Justitie om de foutief in de DABS gecodeerde namen te vervangen om de meldingen op te maken zoals bedoeld in artikel 32, § 1, van het oud Burgerlijk Wetboek (punt 3.10.1.1). - De procedure van verbetering, nietigverklaring of vervanging van een ontbrekende akte door de familierechtbank, zoals bedoeld in artikel 35 van het oud Burgerlijk Wetboek, wordt herzien. De ABS kan voortaan ook verzoeken om de nietigverklaring van een akte (zie punt 3.10.2). - Belgische akten op basis van buitenlandse authentieke akten of buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissingen worden ruimer opgemaakt. Belgen moeten voortaan de buitenlandse authentieke akte of buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing die de staat van zijn persoon wijzigt, aan de ABS voorleggen met het oog op de opmaak van een Belgische akte. Doel van die aanpassing is om het Rijksregister en de DABS consistenter te maken (artikel 68, § 1, en artikel 70, § 1, van het oud Burgerlijk Wetboek). Die bepalingen treden in werking op een bij koninklijk besluit bepaalde datum, en ten laatste op 1 januari 2025 (zie punt 4.2.14 en 4.2.15). - Met datzelfde doel voor ogen om het Rijksregister en de DABS consistenter te maken wordt een Belgische akte opgemaakt op basis van een buitenlandse authentieke akte of een buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing wanneer die akte of beslissing aan de ABS wordt voorgelegd bij de opmaak of de wijziging van een akte van de burgerlijke stand of bij een aanpassing van het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister (artikel 68, § 2, en artikel 70, § 2, van het oud Burgerlijk Wetboek). Die bepalingen treden in werking op een bij koninklijk besluit bepaalde datum, en ten laatste op 1 januari 2025 (zie punt 4.2.14 en 4.2.15). Voorts is de wetgeving aangepast om meer aan te sluiten op de AVG. 3. Algemene principes van de burgerlijke stand 3.1. Doelstellingen van de burgerlijke stand Titel II `De burgerlijke stand' begint met het bepalen van de voornaamste doelstellingen van de burgerlijke stand (artikel 6 van het oud Burgerlijk Wetboek), met name: - de rechtsfeiten en rechtshandelingen vaststellen die de staat van een persoon bepalen of wijzigen; - de rechtszekerheid garanderen wat de staat van de persoon betreft; - het bewijs van de staat van de persoon verzekeren, door middel van de akten van de burgerlijke stand, en dit bewijs zorgvuldig bewaren. De staat van de persoon wordt gedefinieerd als het geheel van bepaalde hoedanigheden van een persoon die zijn rechtspositie in de familie en in de maatschappij bepalen en die hem onderscheiden van de andere personen wat het bezit en de uitoefening van bepaalde rechten betreft. 3.2. Ambtenaar van de burgerlijke stand De bevoegdheden en de aanstelling van de ambtenaar van de burgerlijke stand (hierna ABS) blijven, net zoals de mogelijkheid tot delegatie, de personen die als ABS kunnen optreden en de onverenigbaarheden, zo goed als ongewijzigd 3.2.1. Aanstelling en verhindering Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het beheer van de burgerlijke stand (artikel 7 van het oud Burgerlijk Wetboek). De burgemeester, of een door het college aangeduide schepen, neemt de functie op van ABS. Indien de burgemeester deze functie niet uitoefent, is een aparte beslissing van het college nodig om één schepen aan te duiden ter vervanging van de burgemeester. Het is niet mogelijk om een schepen aan te duiden voor bijvoorbeeld het voltrekken van de huwelijken, en een andere schepen voor al de overige taken van de ABS. In geval van verhindering van de ABS vervangt de burgemeester of een schepen of een raadslid in de volgorde van hun benoemingen hem tijdelijk (artikel 7, derde lid, van het oud Burgerlijk Wetboek). Enkel in het geval er binnengemeentelijke territoriale organen werden opgericht (op basis van artikel 41 van de Grondwet), kunnen er één of meer schepenen worden aangewezen als ABS, die bevoegd zijn voor één of meer binnengemeentelijke territoriale organen, indien de burgemeester deze taak niet opneemt (artikel 8 van het oud Burgerlijk Wetboek). Door de opheffing van artikel 127 van de nieuwe gemeentewet is het niet langer mogelijk om in nieuwe districten te voorzien voor een gemeente. 3.2.2. Taak en delegatie De taak van de ABS blijft het zorgen voor het nauwgezet naleven van de bepalingen over de akten van de burgerlijke stand. De delegatie van taken door de ABS aan één of meer beambten van het gemeentebestuur blijft mogelijk via een speciale schriftelijke machtiging (artikel 9 van het oud Burgerlijk Wetboek). Het gaat om een persoonlijke machtiging. In geval van een wisseling van de ABS zijn er dus telkens nieuwe machtigingen voor de beambten noodzakelijk. Vóór de handtekening van de beambten van het gemeentebestuur moet niet meer uitdrukkelijk melding worden gemaakt van de ontvangen machtiging. Wel moet duidelijk zijn wie de akte heeft getekend: er staat dus vermeld of dit de gemachtigde beambte of de ABS zelf was. De machtiging is mogelijk voor alle taken inzake het opmaken van akten van burgerlijke stand, met inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels ervan en het indienen van een verzoekschrift tot verbetering van een akte door de rechtbank (zie punt 3.9.2.). Een machtiging is niet mogelijk voor de opmaak van de akte van huwelijk. Dit betreft enkel de ondertekening van de huwelijksakten, en niet de beslissingen over bijvoorbeeld schijnhuwelijken of erkenningen. Een machtiging is evenmin mogelijk voor de (ambtshalve) opmaak van een akte van nietigverklaring (volgens het nieuwe artikel 34/1 van het oud Burgerlijk Wetboek, zie punt 3.9.1.). Het ambtshalve nietig verklaren van een akte moet immers de uitzondering blijven. Het is in de eerste plaats belangrijk om de akten van de burgerlijke stand zeer zorgvuldig op te maken en te controleren voor de ondertekening van de akte. Fouten in de akten moeten zo veel mogelijk worden vermeden. De oprichting van de nieuwe elektronische gegevensbank maakt de machtiging van een beambte (of meerdere beambten) des te meer gerechtvaardigd en ze moet worden aangemoedigd. Zolang de akten van de burgerlijke stand niet ondertekend zijn door de ABS of de gemachtigde beambte, zijn ze niet definitief. Dit houdt het volgende in: - De datum van ondertekening geldt als datum van de akte. - Het is niet mogelijk om afschriften en uittreksels af te leveren van niet ondertekende akten van de burgerlijke stand. Uittreksels of afschriften van niet ondertekende ontwerpakten hebben geen juridische waarde. - De automatische doorstroming naar het Rijksregister gebeurt pas vanaf de ondertekening van de akte. - De ABS kan de akten niet periodiek ondertekenen. 3.2.3. Actoren van de burgerlijke stand Alle actoren die voor de burgerlijke stand bevoegd zijn, werden opgenomen in het eerste hoofdstuk, dus ook de consulaire ambtenaren die bij het Consulair Wetboek bevoegd zijn verklaard inzake burgerlijke stand en de officieren aangeduid door de minister van Defensie. Voor de officieren aangeduid door de minister van Defensie is de bevoegdheid beperkt tot het opmaken van de processen-verbaal van akten van overlijden in uitzonderlijke gevallen, met name bij militaire operaties buiten het grondgebied, voor zover het onmogelijk is om de akte van overlijden te laten opstellen door een consulair ambtenaar. De officieren kunnen de processen-verbaal van de akten van overlijden opmaken van de personen van Belgische nationaliteit in dienst van de Belgische strijdkrachten, alsook van het personeel van Defensie van Belgische nationaliteit waarvan de aanwezigheid bij deze Strijdkrachten is vereist. De officieren die een proces-verbaal van akten van overlijden moeten opmaken, doen dit volgens de bepalingen over de akte van overlijden in het oud Burgerlijk Wetboek. Het proces-verbaal bevat de gegevens bedoeld in artikel 56 van het oud Burgerlijk Wetboek. Het proces-verbaal van de akte van overlijden wordt zo spoedig mogelijk bezorgd aan de algemeen bevoegde ABS. De ABS maakt op basis van het proces-verbaal onmiddellijk de akte van overlijden op en neemt het als bijlage op in de DABS. De ABS die op basis van het proces-verbaal de akte van overlijden heeft opgemaakt in de DABS, bewaart het proces-verbaal tot op het ogenblik van de overdracht ervan aan het Algemeen Rijksarchief. 3.2.4. Onverenigbaarheid In artikel 12 van het oud Burgerlijk Wetboek is een onverenigbaarheid overgenomen uit het koninklijk besluit van 8 juni 1823, die licht is uitgebreid. De ABS of zijn gemachtigde beambte mag, om belangenvermenging te vermijden, geen akten van de burgerlijke stand opmaken die betrekking hebben op: - zichzelf; - zijn echtgenoot of echtgenote; - zijn wettelijk samenwonende partner; - zijn bloedverwanten in de opgaande en in de nederdalende lijn (ouders, (over)grootouders, (klein)kinderen); - zijn bloedverwanten in de zijlijn tot de tweede graad (broers en zussen). In geval van een onverenigbaarheid wordt de ABS of zijn gemachtigde beambte voor de opmaak van de akte vervangen door de burgemeester, een schepen of een raadslid in de volgorde van hun benoemingen (verwijzing naar artikel 7, derde lid, van het oud Burgerlijk Wetboek). De onverenigbaarheid geldt ook uitdrukkelijk voor de gemachtigde beambten. Het is volstrekt normaal dat deze beperking ook geldt ten aanzien van de gemachtigde beambten die de akten effectief opmaken. In de praktijk zal de gemachtigde beambte worden vervangen worden door een (eveneens gemachtigde) collega-beambte. Het is dus van belang dat de ABS meer dan één beambte machtigt. 3.2.5. Algemeen bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand In artikel 13 van het oud Burgerlijk Wetboek is omschreven wat een algemeen bevoegde ABS is. Behalve enkele uitzonderingen is steeds dezelfde ABS bevoegd. De betrokkenen moeten dus niet naar verschillende gemeenten gaan om bepaalde zaken omtrent de burgerlijke stand te regelen. De restbevoegdheid van Brussel is hierdoor in principe verkleind en de werklast beter verdeeld. Indien de wet spreekt van `de bevoegde ABS', zonder uitdrukkelijk te bepalen over welke ambtenaar het gaat, is artikel 13 van het oud Burgerlijk Wetboek van toepassing. De bevoegde ABS is in principe deze van: - de plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan, - de laatste plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan, - de actuele verblijfplaats van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan, - Brussel. Op deze manier zal steeds de dichtstbijzijnde ABS bevoegd zijn. De ABS van de laatste plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen, is toegevoegd door de Reparatiewet van 2023, om gemakkelijker te kunnen bepalen welke ABS bevoegd is voor ambtshalve geschrapte personen. De `actuele verblijfplaats' moet immers worden bewezen. Het is moeilijk om dat criterium in de praktijk te hanteren. Daarom is de laatste plaats van inschrijving toegevoegd. Dat maakt het, onder andere, voor de griffier gemakkelijker om te bepalen welke ABS bevoegd is wanneer hij de nodige gegevens voor de opmaak van de akte moet overzenden. Er dient te worden onderstreept dat de toevoeging van de ABS van de laatste plaats van inschrijving ook tot gevolg heeft dat de verzoeken tot aanpassing van de registratie van het geslacht voor Belgen die in het buitenland verblijven niet langer onder de bevoegdheid van Brussel vallen maar wel onder de bevoegdheid van de laatste plaats van inschrijving in de registers. Zowel de verzoeken tot aanpassing van de registratie van het geslacht als de verzoeken tot voornaamsverandering worden ingediend bij dezelfde ABS. Dit is dus ook het geval voor alle andere aangelegenheden waarvoor de bevoegde ABS deze bedoeld in artikel 13 van het oude Burgerlijk Wetboek is. Belgen die in het buitenland verblijven, vallen dus niet langer automatisch onder de bevoegdheid van Brussel, maar onder die van de laatste plaats van inschrijving in de registers. Er wordt benadrukt dat Brussel een residuele bevoegdheid behoudt. Er zijn slechts enkele uitzonderingen met betrekking tot de algemeen bevoegde ambtenaar in de wet opgenomen, bijvoorbeeld voor de gevallen waarin een feit wordt vastgesteld in de akte. In dat geval is het logisch dat de ABS van de plaats van het feit de bevoegde ABS is. Aldus is voor de akte van geboorte de ABS van de geboorteplaats bevoegd, voor de akte van huwelijk die van de plaats van de huwelijksaangifte en voor de akte van overlijden die van de plaats van overlijden. Er is ook in andere uitzonderingen voorzien. Voor de opmaak van een akte van levenloos kind, is de ABS van de plaats van de bevalling bevoegd. Voor de opmaakt van de akte van geboorte van een vondeling, is de ABS van de plaats waar het kind werd gevonden, bevoegd. Voor de verbetering van de akte zal, naast de algemeen bevoegde ABS, ook de ABS die de akte heeft opgemaakt, bevoegd zijn voor de verbetering van een materiële vergissing. 3.3. Oprichting van de DABS De DABS wordt door de Wet Modernisering Burgerlijke Stand opgericht bij de FOD Justitie. De DABS heeft als taak in te staan voor de centrale opslag, de bewaring en het beheer van de akten van de burgerlijke stand en zij is de authentieke bron voor alle akten van de burgerlijke stand opgemaakt na 31 maart 2019 en de gegevens die erin zijn opgenomen. Uiterlijk vanaf 1 januari 2025 of vanaf de door de Koning bepaalde datum zijn de Federale Overheidsdienst Justitie, de gemeentelijke overheden en de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken de gezamenlijke verantwoordelijken voor de verwerking van de gegevens in de DABS in de zin van de algemene verordening gegevensbescherming. Het beheerscomité van de DABS, samengesteld uit de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, oefent de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid uit. Het beheerscomité heeft een coördinerende functie. Het bepaalt ook welke nieuwe toegangen tot de DABS worden verleend (in uitvoering van artikel 78, § 3, van het oud Burgerlijk Wetboek). Het beheerscomité staat daarnaast in voor de inrichting en het beheer van de DABS en bepaalt de noodzakelijke maatregelen om de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring van de akten van de burgerlijke stand in de DABS te waarborgen. 3.4. Akten van de burgerlijke stand 3.4.1. Elektronische akten Sinds 31 maart 2019 (inwerkingtreding van de Wet Modernisering Burgerlijke Stand) zijn de akten van de burgerlijke stand elektronische akten, die op elektronische wijze worden ondertekend en bewaard in een elektronische gegevensbank (DABS). Deze elektronisch opgemaakte akten van de burgerlijke stand zijn authentieke akten, die bijgevolg gelden tot het bewijs van valsheid in geschrifte. Er worden geen akten op papier meer opgemaakt (artikel 14 van het oud Burgerlijk Wetboek). 3.4.2. Onbeschikbaarheid van de DABS (artikel 14 van het oud Burgerlijk Wetboek) In zeer uitzonderlijke gevallen is het niet mogelijk zijn om de akte van de burgerlijke stand in gedematerialiseerde vorm in de DABS op te maken, bijvoorbeeld bij een langdurige onbeschikbaarheid van de DABS. In dat geval maakt de ABS de akte op in de vorm van een papieren proces-verbaal. Dat proces-verbaal kan een afgedrukte versie zijn van het model van afschrift vastgelegd bij het koninklijk besluit van 3 februari 2019Relevante gevonden documenten type wet prom. 01/07/2006 pub. 29/12/2006 numac 2006009998 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen ervan sluiten7 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand (Belgisch Staatsblad van 15 februari 2019) dat de ABS met de hand invult en ondertekent. Bepaalde modellen werden gewijzigd bij het ministerieel besluit van 23 november 2020Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten0 (BS van 17 december 2020) en vervolgens bij het ministerieel besluit van 17 oktober 2023 (BS van 11/12/2023). De modellen zijn raadpleegbaar via JustFamNat voor de ABS. Zodra het mogelijk is, maakt de ABS de akte op in de DABS, met het proces-verbaal als bijlage. 3.4.3. Bijlagen in de DABS (artikel 15 van het oud Burgerlijk Wetboek) De bijlagen die in de DABS moeten worden opgenomen, blijven beperkt tot die waarvoor de wet dit uitdrukkelijk bepaalt (bijvoorbeeld: bijzondere en authentieke volmacht, stukken met betrekking tot een materiële vergissing, vonnissen en een aantal stukken uit het huwelijksdossier) en voor zover ze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron. Het is verboden bijlagen op te nemen die de wet niet voorziet. Dit vermijdt een te zware belasting van het informaticasysteem en voorkomt dat de beperking van de vermeldingen in de akten tot gevolg zou hebben dat er extra bijlagen bij de akten worden opgenomen ter bewijs van de controle van deze gegevens. Dit betekent niet dat de ABS niet alle nodige controles moet uitoefenen. Het idee achter het beperken van de vermeldingen in de akten is immers dat alle voorafgaande controles die de ABS vooraf dient uit te oefenen, niet in de akten moeten worden vermeld. Het principe is immers dat ervan wordt uitgegaan dat de ABS alles heeft gecontroleerd wat nodig was om de akte te kunnen opmaken, zonder dat dit als gegeven in de akte, en zeker niet als bijlage bij de akte, wordt opgenomen ter bewijs van deze voorafgaande controle (zie infra `Ondertekening akten'). Indien de partijen bijlagen hebben overgelegd aan de ABS, worden de originelen van de bijlagen aan de partijen teruggegeven. De teruggave zal gebeuren zodra het document als bijlage bij een akte in de DABS is opgenomen. Het originele document blijft een grotere bewijswaarde hebben dan de scan van de akte die is opgenomen in de DABS. De neerlegging van bijgevoegde stukken bij de griffie wordt afgeschaft. 3.4.4. Vermeldingen in de akten (artikelen 16 en 20 van het oud Burgerlijk Wetboek) De ABS mag enkel vermelden wat de partijen aan hem verklaren. De ABS moet dus enerzijds opnemen wat de partijen hem verklaren, en anderzijds mag hij geen andere vermeldingen toevoegen op de akte dan wat de partijen hem verklaren. De ABS mag in de akte ook geen andere vermeldingen opnemen dan de gegevens waarin wettelijk is voorzien. In de DABS kunnen er geen extra gegevens worden toegevoegd, daar het systeem de gegevens van de akten beperkt tot de gegevens waarin wettelijk is voorzien. In advies 2020/003 van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand (VCBS) wordt die bepaling evenwel genuanceerd. Dat advies bepaalt : "De ABS moet rechterlijke beslissingen die de `overschrijving' of vermelding van de beslissing in de DABS bevelen, op dit punt niet uitvoeren indien de opname in de DABS niet wettelijk voorzien is en dus ook onmogelijk kan gebeuren in de DABS. Bij vragen van het openbaar ministerie tot opname in de DABS in een wettelijk niet voorzien geval, kan de ABS meedelen dat dit niet mogelijk is. De wettelijk voorziene gevallen van rechterlijke beslissingen die moeten opgenomen worden in de DABS zijn: - betwisting van de afstamming en/of vaststelling van een afstammingsband (art. 31, § 1 j° 333, § 2, oud Burgerlijk Wetboek); - verbetering van een akte (art. 31, § 1 j° 35, § 3, oud Burgerlijk Wetboek); - naams- of voornaamsverandering (na beroep tegen weigering) (art. 31, § 1 j° 370/9, § 4 en 5, oud Burgerlijk Wetboek); - verklaring van afwezigheid (art. 121, § 1, oud Burgerlijk Wetboek); - terugkeer afwezige (art. 122 j° 35, oud Burgerlijk Wetboek) (melding); - gerechtelijke verklaring van overlijden (art. 132 oud Burgerlijk Wetboek; - terugkeer gerechtelijk overleden verklaarde (art. 134 j° 35 oud Burgerlijk Wetboek(melding); - nieuwe aanpassing van de registratie van het geslacht (art. 135/1, § 9, oud Burgerlijk Wetboek); [deze rechterlijke beslissing bestaat niet meer] - nietigverklaring huwelijk (art. 193ter oud Burgerlijk Wetboek, (art. 79quater, § 4, Vreemdelingenwet) (melding); - nietigverklaring erkenning (art. 330/3, oud Burgerlijk Wetboek, art. 79quater, § 6, Vreemdelingenwet) (melding); - beslissingen over adoptie (art. 367-3 oud Burgerlijk Wetboek, art]. 1231.19 en 1231.52, § 2, Ger.W); - echtscheiding (art.t. 1275, § 2 en 1303 Ger.W.) (melding); - scheiding van tafel en bed (art. 1305 Ger.W.) (melding); - aanpassing geslachtsregistratie (na weigering ABS) (art. 1385quaterdecies, § 2, Ger.W.); - beslissingen over nationaliteit (art. 11bis, §§ 7 en 8, art. 15, art. 23, art. 23/1, art. 23/2 WBN)." De ABS'en kunnen het volledige advies raadplegen op het platform JustFamNat. Er wordt verduidelijkt dat de rechterlijke beslissingen opgenomen in het advies van de VCBS, deze zijn die, afhankelijk van het geval, aanleiding geven tot een gewijzigde akte of een basisakte in de DABS. Er mogen geen afkortingen worden gebruikt in de akten van de burgerlijke stand. De data worden in cijfers geschreven. 3.4.5. Informatieplicht betrokkenen (artikel 17 van het oud Burgerlijk Wetboek) De personen op wie de akte betrekking heeft of die bij de totstandkoming ervan betrokken zijn, moeten alle wettelijk verplichte informatie die van belang is bij de opmaak van de akte meedelen aan de ABS. De informatieverplichting beperkt zich dus niet tot de `partijen' bij de akte. Het gaat om alle bij de akte betrokken personen. Zo kan het bijvoorbeeld ook gaan om de arts die een medisch attest opmaakt. De ABS kan niet alle informatie zelf achterhalen. Het is dus aan de partijen om hem de wettelijk verplichte informatie mee te delen, voor zover die informatie niet voor de ABS beschikbaar is in een andere authentieke bron. Indien achteraf blijkt dat de akte niet correct werd opgemaakt, omdat de ABS bepaalde informatie niet kende, kan hij daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld. Zo kan het bijvoorbeeld gaan om een halfbroer die voor de ABS een kind van zijn buitenlandse halfzus erkent. De ABS kan dat in principe niet zelf ontdekken. De partijen zijn verplicht dat aan de ABS te verklaren, zodat hij de akte correct kan opmaken. 3.4.6. Ondertekening akten (artikelen 18 en 19 van het oud Burgerlijk Wetboek) Sinds 31 maart 2019 (inwerkingtreding van de Wet Modernisering Burgerlijke Stand) worden de akten van de burgerlijke stand niet langer ondertekend door de partijen. Enkel de ABS, of zijn gemachtigde, tekent de akte nog, op elektronische wijze. De partijen tekenen de akte niet meer. De wet geeft de ABS het vertrouwen wat de correcte opmaak van de akten betreft. Indien de betrokkenen niet akkoord gaan met de gegevens die in de akte werden opgenomen, is het aan hen om te bewijzen dat er een fout is gebeurd en om een verbetering van de akte te vragen. Het staat de ABS vrij om bijvoorbeeld vóór de ondertekening van de akte de voorlopige elektronische akte af te drukken en ter controle voor te leggen aan de partijen. Niets belet de ABS om het door de partijen gecontroleerde document tijdelijk te bewaren in de gemeente. Dat behoort tot de autonome bevoegdheid van de ABS. Het is geen wettelijke verplichting. Dergelijke voorbereidende documenten kunnen evenmin als bijlage in de databank worden opgenomen. Het is uiteraard ook niet de bedoeling om parallelle registers te creëren. Indien na de opmaak van een geboorteakte de ouders bijvoorbeeld menen dat de schrijfwijze van de naam van hun kind in de geboorteakte fout is, is het in de eerste plaats aan de ouders om dat te bewijzen. Er wordt immers van uitgegaan dat de ABS de akte correct heeft opgemaakt. Indien een voorlopige geboorteakte of gelijkaardig document door de ouders werd ondertekend, kan de schrijfwijze van de naam worden nagegaan in het ondertekende document. De partijen zullen moeten bewijzen dat de ABS, als openbaar ambtenaar die authentieke akten opmaakt, valsheid in geschrifte heeft gepleegd door iets te akteren dat niet door de partijen werd verklaard of meegedeeld. In de DABS kan de ABS een akte eerst voorlopig opmaken en nadien pas ondertekenen, waarna de akte definitief en onveranderbaar is. Er is geen dwingende termijn vastgesteld om de akte te ondertekenen. Dat wil echter niet zeggen dat de ABS, of zijn gemachtigde, de ondertekening van de akten lang kan uitstellen. Zo is er in de DABS voorzien in opvolgingen om erop toe te zien dat de akten binnen een redelijke termijn ondertekend worden. De akte is pas opgemaakt en definitief na ondertekening. Afschriften en uittreksels kunnen overigens pas afgeleverd worden en de bevolkingsregisters kunnen pas bijgewerkt worden wanneer de akte definitief ondertekend is. Afschriften en uittreksels kunnen onmiddellijk na het ondertekenen afgeleverd worden. De geboorteaangifte moet wel gebeuren binnen de vijftien dagen na de geboorte en de akte van geboorte moet onmiddellijk worden opgemaakt (artikel 43 van het oud Burgerlijk Wetboek). De ABS, of zijn gemachtigde, moet de akte van geboorte dus ook binnen die termijn ondertekenen, ook al gebeurt de aangifte op de laatste aangiftedag. Dat toont opnieuw het belang aan van de mogelijkheid tot aanwijzing van (een) gemachtigde beambte(n). De akte van huwelijk moet in principe op de dag van de voltrekking van het huwelijk ondertekend worden. De datum van de ondertekening van de akte door de ABS is de datum van de akte, en dus ook de datum van het huwelijk. Indien er op het ogenblik van de voltrekking van het huwelijk nog wijzigingen moeten worden aangebracht in de voorlopig opgemaakte akte (bv.: nieuwe getuigen), zal de ABS ze dus eerst moeten aanpassen vooraleer te ondertekenen. Indien de ABS niet op de dag zelf kan ondertekenen, moet hij dat nadien zo snel mogelijk doen. Het betreft in het bijzonder de gevallen waarin het huwelijk wordt voltrokken op locaties waar er geen technische ondersteuning is in het weekend, de ABS zijn identiteitskaart niet mee heeft op de dag van het huwelijk ... Dat is bijgevolg slechts mogelijk in zeer uitzonderlijke omstandigheden en moet zo veel mogelijk vermeden worden. De in de akte van huwelijk vermelde huwelijksdatum is in dat geval niet dezelfde als de datum van ondertekening door de ABS. De ABS ondertekent de elektronische akten en de processen-verbaal met een gekwalificeerde elektronische handtekening zoals bedoeld in artikel 3, 12°, van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG. De gekwalificeerde elektronische handtekening is vereist voor de authentieke akten die door een openbare of ministeriële ambtenaar in gedematerialiseerde vorm zijn opgemaakt, verleden of betekend. Het gaat immers om authentieke akten die de nodige rechtszekerheid moeten garanderen. De gekwalificeerde elektronische handtekening is dus steeds noodzakelijk. De ondertekening gebeurt door gebruik van de elektronische identiteitskaart. Op basis daarvan verklaart de ABS dat de gegevens opgenomen in de akte correct zijn en dat de opmaak van de akte regelmatig is verlopen in aanwezigheid van de eventueel betrokken partijen. De handgeschreven handtekening wordt enkel gebruikt in uitzonderlijke omstandigheden, bedoeld in artikel 14, vierde lid, van het oud Burgerlijk Wetboek, dat wil zeggen wanneer het onmogelijk is om een akte in gedematerialiseerde vorm op te maken en de ABS een proces-verbaal opstelt. De ABS is dus ook verplicht de processen-verbaal die hij opmaakt te ondertekenen, zoals bepaald in artikel 18, § 1, van het oud Burgerlijk Wetboek. 3.4.7. Afschaffing randmeldingen: verbindingen tussen akten - rechtstreekse wijzigingen van akten Sinds de Wet Modernisering Burgerlijke Stand worden er in de DABS geen randmeldingen meer aangebracht op de akten van de burgerlijke stand, maar worden akten van de burgerlijke stand die ook op andere akten betrekking hebben met elkaar verbonden of worden de akten rechtstreeks gewijzigd (zie punt 3.9.1.). Door de opgemaakte en gewijzigde akten te ondertekenen, verzekert de ABS: - de juiste verbinding van die akten met de akten waarop ze betrekking hebben, van de betrokkene of, in voorkomend geval, van zijn afstammelingen tot de eerste graad; en - de correcte wijziging van die akten. De ABS maakt de verbindingen tussen de akten en wijzigt de akten in de DABS (of controleert de door de DABS voorgestelde verbindingen en wijzigingen op volledigheid) op het ogenblik dat hij een door hem opgemaakte of gewijzigde akte ondertekent. In geval van wijziging van een akte zal de ABS de wijzigingen van de akten doorvoeren in de DABS. Zo zal de ABS bij de verbetering van een materiële vergissing een gewijzigde akte opmaken en ook de wijzigingen aanbrengen in de andere akten waarop de verbetering betrekking heeft (zie artikel 31, § 2, van het oud Burgerlijk Wetboek). De ABS controleert vóór de ondertekening van de akte de wijzigingen op volledigheid en juistheid. De ABS is daarvoor verantwoordelijk aangezien er akten van de burgerlijke stand worden gewijzigd. In geval van raadpleging in de DABS van een akte die werd gewijzigd, is steeds zichtbaar welke akten de wijziging tot stand hebben gebracht. 3.4.8. Volmacht (artikel 21 van het oud Burgerlijk Wetboek) De belanghebbende partijen kunnen zich voor alle akten van de burgerlijke stand, met uitzondering van de huwelijksakte, laten vertegenwoordigen. Indien een volmacht wordt gegeven, houdt dat in dat de gevolmachtigde de volmachtgever vertegenwoordigt. Dat betekent dus ook dat de gevolmachtigde moet verschijnen in plaats van de volmachtgever. Het moet gaan om een bijzondere en authentieke volmacht. De volmacht wordt in de DABS als bijlage bij de akte opgenomen. Partijen kunnen zich ook per volmacht laten vertegenwoordigen voor alle aangiften met het oog op het opmaken van een akte van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk, erkenning). In dat geval wordt de volmacht in de DABS opgenomen als bijlage bij de huwelijks- of erkenningsakte. De aangifte zelf wordt niet als bijlage in de DABS opgenomen. Wat het huwelijk betreft, is die bijzondere en authentieke volmacht te onderscheiden van het gelegaliseerd schriftelijk bewijs van de bij de aangifte van het huwelijk afwezige toekomstige echtgenoot waaruit diens instemming met de aangifte blijkt (artikel 164/2, § 2, 3°, van het oud Burgerlijk Wetboek). 3.4.9. Voorlezing van de akte (artikel 22 van het oud Burgerlijk Wetboek) De ABS is enkel verplicht de akte van de burgerlijke stand voor te lezen wanneer een van de verschijnende partijen daarom verzoekt. In de andere gevallen kan de ABS de akte voorlezen indien hij dat nuttig acht. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn indien een partij blind of analfabeet is. De ABS heeft de plicht om de akte correct op te maken en zich ervan te vergewissen dat de betrokkenen alles goed hebben begrepen. 3.4.10. Doorlopende aktenummers De DABS gebruikt doorlopende aktenummers, en dus geen aktenummer per gemeente meer. Het aktenummer wordt gegenereerd door de DABS op nationaal niveau en wordt dus niet langer per gemeente of per soort register toegekend. Een aktenummer in de DABS is samengesteld als volgt: "JJJJ-XXXX.XXXX-CC". "JJJJ" = a) voor de akten opgemaakt vanaf 31 maart 2019 (louter elektronische akten): het jaartal waarin de ontwerpakte werd gecreëerd in de DABS (dus niet noodzakelijk het jaar van ondertekening van de akte);b) voor de gemigreerde papieren akten (opgemaakt vóór 31 maart 2019): het jaartal uit de datum feit van de akte. Uit het DABS-nummer kan dus nooit op een betrouwbare wijze het jaar van de akte worden afgeleid. "XXXX.XXXX" = een doorlopend volgnummer binnen de DABS. "CC" = het controlecijfer op basis van alle voorgaande cijfers. 3.5. Bewijskracht akten van de burgerlijke stand (artikelen 23 tot 25 van het oud Burgerlijk Wetboek) Artikel 23 van het oud Burgerlijk Wetboek legt het principe vast dat de akten van burgerlijke stand als enig bewijs gelden van de staat van de persoon, tenzij de wet het anders bepaalt. Een aantal bepalingen in het oud Burgerlijk Wetboek (inzonderheid artikel 25) voorzien er immers in dat bepaalde elementen van de staat van de persoon met andere middelen bewezen kunnen worden. Ook het Wetboek van de Belgische nationaliteit voorziet soms in andere bewijsmiddelen. Ook de processen-verbaal opgesteld in uitzonderlijke omstandigheden (waardoor er gedurende een langere periode geen gedematerialiseerde of papieren akte van de burgerlijke stand voorhanden zal zijn, maar wel een proces-verbaal dat door de ABS is opgemaakt), of opgemaakt in geval van geboorte of overlijden op een schip of in een luchtvaartuig of de processen-verbaal van akten van overlijden opgemaakt door een legerofficier gelden als enige bewijs van de staat van de persoon, zolang er op basis ervan geen akte van de burgerlijke stand werd opgemaakt. Wat de juridische bewijskracht betreft, moet er een onderscheid gemaakt worden tussen de elektronische akten van de burgerlijke stand en de (oude) papieren akten. De elektronische akten opgemaakt na 31 maart 2019 gelden tot bewijs van valsheid in geschrifte. Ze hebben dus volledige bewijswaarde (artikel 24 van het oud Burgerlijk Wetboek). De in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen akten van de burgerlijke stand op basis van de vóór 31 maart 2019 op papier opgemaakte akten (de gemigreerde papieren akten), gelden tot bewijs van het tegendeel (artikel 25 van het oud Burgerlijk Wetboek). Wanneer de originele papieren akte niet overeenkomt met de scan of metadata van de in de DABS opgenomen akte geldt de papieren akte tot bewijs van valsheid in geschrifte, voor wat de gegevens daterend van vóór 31 maart 2019 betreft. De metadata of scan van de akte in de DABS gelden tot bewijs van het tegendeel. De gegevens opgenomen of gewijzigd na de opname van de akte in de DABS gelden wel tot bewijs van valsheid in geschrifte. Zo zal in geval van een op papier opgemaakte huwelijksakte, met een melding van echtscheiding enkel in elektronische vorm (want daterend van na 31 maart 2019), de echtscheiding gelden tot bewijs van valsheid in geschrifte. Indien de geboortedatum van een van de echtgenoten op de papieren akte verschilt van de geboortedatum die via metadata in de DABS is opgenomen, zal de geboortedatum van de papieren akte een grotere bewijswaarde hebben (tenzij hij verbeterd zou zijn op de huwelijksakte na 31 maart 2019). In geval de gegevens van de originele papieren akte en de in de DABS gemig …