Koninklijk besluit houdende de invoering van de Notariële Aktebank

18 MAART 2020. - Koninklijk besluit houdende de invoering van de Notariële Aktebank VERSLAG AAN DE KONING Algemene toelichting In het kader van de informatisering van Justitie werd door de wet van 6 mei 2009Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen sluiten houdende diverse bepalingen de mogelijkheid ingevoerd in de wet van 16 maart 1803Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet op het notarisambt Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot regeling van het notarisambt om notariële akten te verlijden die enkel in gedematerialiseerde vorm bestaan, en werd dit gekoppeld aan de creatie van een Notariële Aktebank voor de veilige en langdurige bewaring ervan. Daarin zouden ook de gedematerialiseerde afschriften bewaard worden van de akten die nog op papier zouden worden verleden. Dergelijk project moest gepaard gaan met grondige juridische en technische analyses en ontwikkelingen zodat in de wet werd beslist de uitwerking van de bijzondere modaliteiten voor de oprichting en de werking van de Notariële Aktebank te regelen bij Koninklijk Besluit. Het ontwerp van Koninklijk Besluit werd door de Minister voorgelegd aan de toenmalige Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, die hierover haar advies heeft gegeven (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012). Aanpassingen aan het ontwerp aan dit advies werden doorgevoerd, doch dit kon niet meer gefinaliseerd worden in de toen lopende legislatuur om diverse redenen. Enerzijds werd dit doorkruist door aanverwante initiatieven, waaronder de toen lopende informatisering van FOD Financiën en de elektronische uitwisseling van gegevens tussen de notariskantoren en Patrimoniumdocumentatie en in het bijzonder de registratie- en hypotheekkantoren. Daarbij bestaan vele interdependenties tussen beide informatiseringsprojecten, waar de technische implicaties ook een impact hebben op de modaliteiten van de gedematerialiseerde afschriften in NABAN. Anderzijds vergde de optimale tegemoetkoming aan de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer een aanpassing van het wettelijk kader van NABAN zelf met betrekking tot de instantie die verantwoordelijk is voor het beheer en de verwerking van de gegevens. Verscheidene analyses werden intussen volbracht die aan het licht hebben gebracht dat de technologische beperkingen die nog bestaan voor de archivering op zeer lange termijn noopten tot een gefaseerde aanpak voor de oprichting van de Notariële Aktebank. Deze laatste twee vaststellingen hebben ertoe geleid dat door de wet van 6 juli 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijke recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie sluiten houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie, werd geopteerd om het beheer van de Notariële Aktebank te verduidelijken en de inrichting van de Notariële Aktebank te faseren en in eerste instantie te starten met de gedematerialiseerde afschriften van de op papier verleden akten. De notariële akten behoren immers tot het openbaar domein en moeten in beginsel tot in de eeuwigheid bewaard kunnen blijven. Bij de aanpassing door de wet van 6 juli 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijke recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie sluiten werd tevens bepaald dat de Notariële Aktebank zou in werking treden uiterlijk op 1 januari 2020. Dit koninklijk besluit is de verderzetting van dit proces dat werd heropgestart met de wet van 6 juli 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijke recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie sluiten. Aangezien de Koning ter begeleiding van de inwerkingtreding op 1 januari 2020 de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de Notariële Aktebank zal worden ingericht, beheerd en georganiseerd, de toegang ertoe en de modaliteiten van opstelling en bewaring van de gedematerialiseerde afschriften van de akten dient te bepalen, behoort dit ontwerp van koninklijk besluit tot de lopende zaken. Hoofdstuk 4 van de wet van 6 mei 2009Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen sluiten houdende diverse bepalingen heeft de mogelijkheid ingevoerd in de organieke wet op het notarisambt ( wet van 16 maart 1803Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet op het notarisambt Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot regeling van het notarisambt) om notariële akten te verlijden die enkel in gedematerialiseerde vorm bestaan, en heeft dit gekoppeld aan de creatie van een Notariële Aktebank (afgekort NABAN) voor de veilige bewaring ervan. Daarbij werd tevens bepaald dat deze Notariële Aktebank een gedematerialiseerd afschrift zou bevatten van alle op papier verleden akten, zodat de burger aldaar een overzicht zou vinden van alle akten waarbij hij partij is geweest na de oprichting van NABAN. Omwille van de belangrijke juridische en technische analyses en ontwikkelingen waarmee dit gepaard gaat, werd beslist de uitwerking van de bijzondere modaliteiten voor de oprichting en de werking van de NABAN en de bepaling van de maatregelen die nodig zijn om de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring van de in de Notariële Aktebank bewaarde afschriften van notariële akten te waarborgen, te regelen bij Koninklijk Besluit. Door de technologische beperkingen die nog bestaan voor de archivering op zeer lange termijn die gepaard moet gaan met voortdurende leesbaarheid en onveranderlijkheid van de akte, heeft de wet van 6 juli 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijke recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie sluiten houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie, geopteerd om de inrichting van de Notariële Aktebank te faseren en in eerste instantie te starten met de gedematerialiseerde afschriften van de op papier verleden akten, op 1 januari 2020. De bewaring moet kunnen garanderen dat het gedematerialiseerd afschrift van de akte leesbaar blijft ondanks toekomstige evoluties in de software, ongewijzigd blijft en veilig is voor eventuele virtuele inbraken, dat de drager waarop zij is opgeslagen niet onbruikbaar of onleesbaar wordt, enz... maar ook dat de privacy van de betrokken partijen te allen tijde wordt geëerbiedigd. Daarom werd door de wet van 6 mei 2009Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen sluiten een nieuw artikel 18 ingevoegd in de organieke wet op het notarisambt waarbij een centrale Notariële Aktebank wordt gecreëerd, waar de gedematerialiseerde afschriften van alle akten die worden verleden door notarissen worden bewaard. NABAN zal onder het beheer staan van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. Tegelijkertijd bepaalt de wet dat het gedematerialiseerd afschrift dat zal worden opgenomen in NABAN de bewijswaarde krijgt van een eerste uitgifte. Aldus vormt de Notariële Aktebank een volledige authentieke bron wat betreft de notariële akten. Naast de verzekerde bewaring, brengt de inrichting van de NABAN de authentieke akte ook dichter bij de partijen, nu deze hun akten rechtstreeks zullen kunnen raadplegen, als zij zich identificeren via hun elektronische identiteitskaart of een gelijkwaardig identificatiemiddel dat ondersteund wordt door het systeem. De tekst werd tenslotte verduidelijkt en vervolledigd naar aanleiding van de opmerkingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020) en van de Raad van State. Betreffende de opmerking van de Raad van State dat bepaalde delegaties een beleidsdaad in hoofde van de beheerder zouden kunnen impliceren (advies 66.830/2 van de Raad van State, gegeven op 13 januari 2020, nr. 3) dient te worden aangestipt dat het in de weerhouden bepalingen enkel gaat om technische procedures en modaliteiten, die geen beleidskeuze inhouden en waarvoor geen formele goedkeuring of bekrachtiging is vereist. De opdrachten die bij dit besluit aan de beheerder worden toegewezen, dienen bovendien te worden gelezen in het licht van de verplichtingen van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat als verantwoordelijke voor de verwerking zoals voorzien door de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (GDPR). Voor zover het beheer van de toegang tot de Notariële Aktebank aanleiding zou geven tot beslissingen met een discretionair karakter, en dit binnen het bestaande wettelijke kader inzake de toegang tot notariële akten (infra, artt. 13-15), voorziet de regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens reeds in kanalen waartoe betrokkenen zich kunnen wenden om rechtzettingen te bekomen. Met het oog op de voormelde doelstellingen, regelt het huidige Koninklijk Besluit de inrichting van NABAN, de toegang daartoe en de technische modaliteiten volgens de welke de gedematerialiseerde afschriften van papieren akten kunnen worden opgemaakt en bewaard. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Dit artikel definieert een aantal begrippen die verder in het KB aan bod komen. Met het begrip "toegangsverificatie" wordt de procedure geviseerd waarmee iemand (notaris of partij) zich elektronisch aanmeldt en toegang moet krijgen tot NABAN. Het identificatienummer van de partijen en notarissen dient ter identificatie van de betrokkenen om toegang te krijgen tot NABAN en strekt ertoe op afdoende wijze te verzekeren dat geen onrechtmatige toegang kan worden verschaft aan onbevoegde personen. Het in de wet niet nader omschreven begrip "gedematerialiseerd afschrift" wordt verder gepreciseerd en afgestemd op de omschrijving die werd gegeven aan de elektronische uitgifte die wordt aangewend in het kader van de elektronische aanbieding van de akten ter registratie en op het hypotheekkantoor, waar eveneens wordt voorzien dat deze gebeurt door aanbieding van een elektronische uitgifte die enkel de inhoud va de minuut herneemt, met inbegrip van de eventuele vermeldingen aan de voet (art. 1, 2° KB van 14 maart 2014 houdende regeling van de aanbieding van akten van bepaalde instrumenterende ambtenaren tot de registratieformaliteit en tot de hypothecaire openbaarmaking). Zoals bij elektronische aanbieding ter registratie en op het hypotheekkantoor wordt ook voorzien dat een kopie van de bijlagen mee moeten worden neergelegd teneinde een volledig en getrouw beeld te geven van de akte. Tenslotte wordt ook de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG opgenomen in de lijst van definities, nu deze een technische impact heeft gehad op de formulering van een aantal bepalingen van dit besluit. Artikel 2 Dit artikel omvat de principiële oprichting van de Notariële Aktebank in uitvoering van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet op het notarisambt Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot regeling van het notarisambt, zoals ingevoerd door artikel 20 van de wet van 6 mei 2009Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen sluiten houdende diverse bepalingen. Het tweede en derde lid van dit artikel vormen een uitvoering van de verplichting vervat in de Verordening (EU) 2016/679 om de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens en een functionaris voor de gegevensbescherming aan te duiden. Deze bepalingen werden aangepast aan de opmerking van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en aan de verduidelijking die in dat kader werd doorgevoerd door artikel 198 van de wet van 6 juli 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijke recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie sluiten houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat (cf. advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 3-4, nrs. 4-7). In haar advies van 31 januari 2020 merkt de Gegevensbeschermingsautoriteit tevens op dat de verwerkingsverantwoordelijke bij voorkeur in de wet bepaald wordt (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 3-4, nr. 4-5). Dit is thans effectief ook het geval in artikel 119 van de organieke wet op het notarisambt. De tekst van het ontwerp werd aangepast om hiernaar te verwijzen. Artikel 3 Deze bepaling betreft de finaliteiten van de verwerkingen van de gegevens (gedematerialiseerde afschriften, metagegevens en documenten) die in NABAN worden bewaard en werd aangepast aan de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer evenals van haar opvolger, de Gegevensbeschermingsautoriteit. Er wordt tevens nota genomen van de opmerking van de Gegevensbeschermingsautoriteit dat deze aspecten, gelet op hun belang, bij voorkeur in een wettelijke bepaling zouden worden opgenomen. Gelet op het belang van deze aspecten en het gegeven dat de Notariële Aktebank ingevolge de wet reeds operationeel is sinds 1 januari 2020, is het echter aangewezen deze finaliteiten reeds hier vast te leggen. Naar aanleiding van voormeld advies werden ook kleine incoherenties tussen het verslag en de ontworpen tekst weggewerkt. De ontworpen bepaling werd aangepast aan het uitdrukkelijke verzoek van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om, teneinde te beantwoorden aan de kwaliteitscriteria waaraan iedere reglementering inzake verwerking van persoonsgegevens moet beantwoorden, het doeleinde van de NABAN databank op een precieze wijze te bepalen. (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p.2, nr. 3). De aanpassingen hernemen het voorstel van herformulering uit het desbetreffende advies. Er wordt met betrekking tot de raadpleging niet verwezen naar partijen, hun erfgenamen en rechtverkrijgenden, aangezien de wet ook aan andere belanghebbende personen de inzage in de akte toestaat en dit niet kan worden uitgesloten bij een louter koninklijk besluit. Wel wordt verder in het KB bepaald dat de rechtstreekse consultatie slechts mogelijk is voor de in de akte genoemde partijen en bij naam genoemde onmiddellijke rechthebbenden, enerzijds, en voor de andere rechthebbenden wier recht op inzage verlenende hoedanigheid kan worden vastgesteld in een authentieke bron, anderzijds. Personen wiens hoedanigheid niet op geautomatiseerde wijze op afstand kan worden gecontroleerd, kunnen zich steeds wenden tot de notaris zelf om mededeling van de akte te krijgen als zij hun hoedanigheid kunnen aantonen op een andere manier. Naast de bewaring van de akten en afschriften van akten zelf, wordt hier ook reeds de principiële bewaring van metagegevens opgenomen, die op technisch vlak zullen toelaten dat de databank geconsulteerd en doorzocht kan worden door de toegangsgerechtigde personen. In dezelfde bepaling wordt tevens op beperkende wijze eraan herinnerd dat verwerkingen van de gegevens in NABAN voor statistische en wetenschappelijke doeleinden of teneinde de kwaliteit van de Notariële Aktebank, van de akten en van de dienstverlening van de notaris te verbeteren, die een taak van algemeen belang dienen, enkel mogelijk zijn binnen de grenzen toegelaten door de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (GDPR). Dit werd verduidelijkt en aangevuld naar aanleiding van de opmerkingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 5-7, nr. 7-13). De verwerkingen voor statistische en wetenschappelijke doeleinden viseren bijvoorbeeld deze die erop gericht zijn de doeltreffendheid van een wetgevende maatregel te meten, de impact van een nieuw wetgevend initiatief in te schatten, om indicatoren te verschaffen aan het publiek omtrent algemene tendensen,... Dit kan de vorm aannemen van communicaties naar officiële organen zoals de beantwoording van de parlementaire vragen, algemene statistische informatie naar federale en regionale overheden of naar het publiek zoals bijv. de notarisbarometer, ... Naargelang de beoogde informatie zal de verwerking betrekking hebben op de metagegevens die worden bewaard in NABAN, zoals bijvoorbeeld het aktetype, dan wel op gegevens die zijn opgenomen in het gedematerialiseerd afschrift, zoals bijvoorbeeld het beroep doen op een bepaald wettelijk regime. In navolging van het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit wordt tevens in herinnering gebracht dat de beheerder ertoe gehouden is om bij deze verwerkingen, voor zover het verwerkingsdoeleinde dit toelaat, steeds gebruik te maken van gepseudonimiseerde persoonsgegevens en voorafgaand aan de terbeschikkingstelling van de resultaten van de verwerking aan het publiek een controle uit te voeren naar de onmogelijkheid om de betrokkenen te identificeren aan de hand van de resultaten. Deverbetering van de kwaliteit van de Notariële Aktebank, van de akten en van de dienstverlening van de notaris viseert verwerkingen die gebeuren met het oog op de gebruiksvriendelijkheid, op het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens van NABAN en op het verbeteren van de kwaliteit van de akten en de dienstverlening van de notarissen aan de burger, onder meer via het analyseren van vergelijkingspunten, bijv. om tot een juiste schatting te komen van onroerende en andere goederen gelet op diverse factoren, ... Deze bewerkingen kunnen zowel de metagegevens betreffen als de gegevens vervat in de gedematerialiseerde afschriften en andere in NABAN bewaarde documenten. Zoals ook opgemerkt in het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit wordt er tevens aan herinnerd dat de beheerder er steeds toe gehouden is de passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om het beginsel van de minimale gegevensverwerking te verzekeren bij deze verwerkingen. Het vierde lid strekt ertoe de vertrouwelijkheid van de bewaarde gegevens te waarborgen, ook ten aanzien van het technisch of ander personeel dat zal worden belast met het effectieve beheer van de in de Notariële Aktebank opgenomen akten en metagegevens. Artikel 4 Deze bepaling strekt ertoe aan de personen die belast zijn met het beheer van de Notariële Aktebank op te leggen dat zij zich schriftelijk ertoe moeten verbinden het vertrouwelijk karakter van de persoonsgegevens te respecteren. Deze bepaling werd aangepast aan het advies van de Raad van State. Artikel 5 Elke akte die wordt neergelegd in NABAN krijgt een uniek identificatienummer, het NABAN-nummer genoemd. Het voorbehoud dat in de aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorgelegde ontwerp was gemaakt voor de akten die in brevet werden verleden, werd in deze tekst geschrapt, nu deze vorm van notariële akte werd opgeheven in de wet. De testamenten, herroepingen van testamenten en contractuele erfstellingen worden niet neergelegd in NABAN omwille van het grote vertrouwelijk karakter van deze akten. Deze akten worden bij het verlijden ervan wel ingeschreven in de Notariële Aktebank zonder neerlegging, zodat de uniforme nummering van de akten volledig is en zodat de verplichting vervat in artikel 6 van het koninklijk besluit van 5 september 2016 houdende het beheer van het centraal register van testamenten en het centraal register van huwelijksovereenkomsten uitwerking kan hebben. Dit vormt tevens de basis voor het elektronisch repertorium waarvan de modaliteiten krachtens het door artikel 24 van dezelfde wet van 6 mei 2009Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen sluiten gewijzigde artikel 29 van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, dienen te worden bepaald door een reglement opgesteld door de Nationale kamer van notarissen en goedgekeurd door de Koning. Artikel 6 Het NABAN-nummer wordt meegedeeld aan de notaris die de akte heeft neergelegd in NABAN. Aangezien dit uniek referentienummer enkel dient voor de interne werking van NABAN, wordt de vaststelling van de structuur ervan overgelaten aan de verantwoordelijke voor de verwerking, zijnde de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. Er wordt tevens verduidelijkt dat het nummer geen gegevens kan bevatten die kunnen worden gekoppeld aan een persoon. Zodoende kan dit geen elementen bevatten die terugverwijzen naar de notaris of de partijen. Artikel 7 Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, moet het KB opgeven hoelang de persoonsgegevens worden bewaard. Voor notariële akten, die tot het openbaar domein behoren, bestaat er een verplichting tot bewaring tot in de eeuwigheid. Maar de duur waarvoor deze bewaring moet gebeuren door de notarissen is wettelijk beperkt in de tijd. Zij kunnen alle akten die minstens vijftig jaar oud zijn in bewaring geven aan het Rijksarchief en zijn hiertoe zelfs verplicht voor de akten die vijfenzeventig jaar oud zijn. Na 75 jaar valt de bewaringsverplichting dus onder het Rijksarchief en de regeling van de Archiefwet. De tekst van het ontwerpbesluit werd aangepast aan de vraag van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om de bewaring van de gedematerialiseerde afschriften in NABAN af te stemmen op de bewaringstermijn van de akten zelf, dewelke dus een einde neemt bij de overdracht van deze akten aan het Rijksarchief (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 4, nrs. 8-9). Artikel 8 Op het ogenblik van de neerlegging van de akte (of het gedematerialiseerd afschrift van een papieren akte) zullen een aantal metagegevens mee worden opgenomen, teneinde de klassering en de latere opzoeking van de akte door de toeganghebbende personen mogelijk te maken. Ook de toegangsverificatie zal gebruik maken van deze gegevens. Deze bepaling werd aangepast aan de vraag van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om in plaats van een minimale indicatieve lijst van gegevens te bepalen dit te vervangen door een exacte lijst van bedoelde gegevens. De aanpassingen van de tekst strekken ertoe om aan deze vraag tegemoet te komen (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 5, nr. 10). Enkel de partijen en bij naam in de akte genoemde onmiddellijke belanghebbende personen bij de rechtshandeling worden vermeld en niet de andere tussenkomende personen, zoals bijvoorbeeld de pachter die tussenkomt in het kader van het voorkooprecht bij een verkoop. Dit werd aangevuld met de erflater indien het een akte van erfopvolging of een akte van neerlegging van een onderhands of internationaal testament betreft, nu deze akte op hem betrekking heeft. Onder de onmiddellijke belanghebbende personen treft men bijvoorbeeld aan de erfgenamen die zijn aangeduid in een akte van erfopvolging, de lasthebber of bestuurder die wordt aangeduid in een akte, de begunstigde van een schenking,... De tekst vermeldt uitdrukkelijk "een" rechtshandeling opgenomen in de akte voor het geval er verschillende rechtshandelingen zijn in dezelfde notariële akte. Voor natuurlijke personen betreft het de naam en voornamen en hun identificatienummer (in principe het rijksregisternummer of het nummer van het bisregister). Dit laatste is vereist om deze gegevens up to date te houden bij latere wijzigingen via een rechtstreekse link naar de authentieke bron waarin deze zijn opgenomen. Voor de rechtspersonen betreft het onder meer de naam en hun rechtsvorm. Ook voor hen is een identificatienummer vereist. Op deze manier zal immers, via de Kruispuntbank van Ondernemingen, de link gemaakt kunnen worden tussen de rechtspersoon en de personen die als lid van het bestuursorgaan inzage moeten hebben in diens akten (zie terzake de toelichting bij artikel 15 van dit besluit). Het repertoriumnummer werd toegevoegd met het oog op de interne opzoekingen binnen het notariskantoor. De aard van de akte moet de notaris of de gebruiker die geregeld partij is bij authentieke akten toelaten een sortering te opereren in functie van het type van de akte. De identificatie van de in de akte opgenomen onroerende goederen moet het mogelijk maken te zoeken op onroerend goed. Artikel 9 Uit de principes van artikel 77 van de wet van 30 juli 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 bron federale overheidsdienst justitie, federale overheidsdienst binnenlandse zaken en ministerie van landsverdediging 30 JULI 2018 - Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens type wet prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018031589 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet houdende diverse bepalingen inzake Economie type wet prom. 30/07/2018 pub. 10/08/2018 numac 2018031637 bron federale overheidsdienst financien Wet houdende diverse financiële bepalingen type wet prom. 30/07/2018 pub. 31/08/2018 numac 2018013455 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's met het oog op het verbeteren van de samenhang van de tekst en de overeenstemming ervan met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (1) type wet prom. 30/07/2018 pub. 03/01/2019 numac 2018015043 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's met het oog op het verbeteren van de samenhang van de tekst en de overeenstemming ervan met de Algemene Verordening Gegevensbescherming . - Duitse vertaling sluiten betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens volgt dat de bewaringsduur van de gegevens nooit langer mag zijn dan wat noodzakelijk is. Aangezien de in het vorige artikel vermelde gegevens dienen voor de toegang tot en de consultatie van de in de Notariële Aktebank opgenomen akten, dienen zij even lang te worden bewaard als het afschrift van de akte waarop zij betrekking hebben. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer achtte deze bewaringstermijn gepast (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 5, nr. 12). Artikel 10 Dit artikel regelt de toegang van de bij de akte betrokken notarissen, hun medewerkers en het technisch personeel van de Notariële Aktebank zelf tot de in artikel 9 opgesomde metagegevens. Deze bepaling werd aangepast aan de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, waarbij in het bijzonder werd verduidelijkt dat zij slechts toegang hebben "voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie" (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 5, nrs. 13-14). Artikel 11 Deze bepaling is van technische aard en viseert het bijhouden van sporen van elke verrichting of consultatie die de gegevens ondergaan tijdens de bewaringsduur. Deze bepaling werd geherformuleerd om tegemoet te komen aan de vraag om verduidelijking vanwege de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 16). Deze gegevens dienen logischerwijze te worden bewaard zolang de gedematerialiseerde akte of het gedematerialiseerd afschrift zelf moet worden bewaard in NABAN. Artikel 12 De toegang tot de notariële akte door de personen die hier recht toe hebben krachtens de wet, gebeurt thans altijd via de notaris die de minuut ervan bewaart. In het licht van de technologische vooruitgang is het wenselijk dat de partijen en op termijn andere rechthebbenden rechtstreeks kunnen inloggen in de Notariële Aktebank om hun akten te consulteren. Dit is een zeer belangrijke stap, zowel op het vlak van administratieve vereenvoudiging als van dienstverlening aan de burger. Dit werd ook als een aanbeveling vooropgesteld door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 15). Dit betreft enkel de mogelijkheid om kennis te nemen van de akte. Indien de partijen een bewijskrachtige uitgifte of een grosse wensen, moeten zij zich wenden tot de notaris die dit nog steeds als enige kan afleveren. Deze toegang stelt de gebruikers in de mogelijkheid om foutieve of ontbrekende gegevens of het feit dat een inschrijving, wijziging of doorhaling niet is gebeurd, vast te stellen en te melden aan de beheerder met het oog op rechtzetting, overeenkomstig de AVG. Er weze aan herinnerd dat in de mate de desbetreffende gegevens rechtstreeks afkomstig zijn uit een andere authentieke bron, de verzoeker deze fout of lacune moet laten rechtzetten aan de bron van de gegevens. Artikel 13 Het spreekt voor zich dat de notaris die de akte heeft verleden, toegang heeft tot deze akte of tot het afschrift van deze akte in de Notariële Aktebank. Zoals thans het geval is in de zuiver papieren wereld, staat deze toegang ook open voor de andere notarissen die houder of bewaarder worden van de minuut of van het repertorium waarin de akte is ingeschreven, zijnde de met de notaris geassocieerde notarissen, zijn of hun opvolgers of plaatsvervangers en, bij opheffing van een standplaats, de notaris aan wie de minuten en repertoria werden overgedragen. Deze toegang omvat logischerwijze het recht op consultatie en het recht om gegevens en stukken neer te leggen, aan te vullen of te verbeteren, binnen de uitoefening van hun wettelijke opdrachten. Wanneer de betrokken notaris om welke reden dan ook tijdelijk of definitief geen notaris meer is (bijv. ontslag, schorsing, vervanging, ...), wordt zijn toegang tijdelijk of definitief gedeactiveerd. De toegangsgerechtigde notaris zal via een procedure bepaald door de beheerder van NABAN tevens de leden van zijn personeel kunnen aanduiden die in zijn naam toegang moeten hebben tot zijn akten met het oog op de vervulling van hun taken. Het zal ook vaak voorkomen dat meerdere notariskantoren hun ambt verlenen naar aanleiding van eenzelfde akte. Zo verschijnen in de akten soms tussenkomende notarissen, mede-instrumenterende notarissen, notarissen in wiens aanwezigheid de akte wordt verleden, notarissen die optreden ter vervanging van..., enz... De notarissen van deze kantoren hebben ook het recht inzage te hebben in de akte waarbij één van hen is opgetreden, nu één van de partijen cliënt is bij hun kantoor en in de eerste plaats op hen beroep zal doen voor het dossier. Zij hebben echter niet het recht stukken neer te leggen of aan te vullen, nu zij niet de minuuthouder zijn. De tekst werd verduidelijkt om interpretatieproblemen te vermijden. Wat de principes betreft, gaf deze toegang van de betrokken notarissen en van hun personeel geen aanleiding tot bijzondere opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 18). De technische opmerking van de Commissie op het vlak van de formulering werd niet gevolgd omdat de verwijzing naar het repertorium in die context niet toepasselijk is. Artikel 14 Het is niet de bedoeling dat de rechtstreekse toegang tot de in de Notariële aktebank opgenomen akten en afschriften van akten ruimer is dan de beperkingen die bestaan in het huidig wettelijk kader. Om die reden wordt het principe van de rechtstreekse toegang gekoppeld aan de bepaling van artikel 23 van de organieke wet op het notarisambt, dat thans bepaalt aan wie mededeling van de akte toegestaan is. Alleen deze personen hebben toegang tot de akte in NABAN, hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenkomst van een notaris. Deze wettelijk bepaling viseert alle vormen van mededeling van de akte, dus ook de mededeling die de vorm aanneemt van een consultatie van de Notariële Aktebank. Aldus is voldaan aan de door de Gegevensbeschermingsautoriteit aangegeven voorkeur om in de wet te bepalen wie toegang heeft tot de Notariële Aktebank (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 3-5, nr. 4-6). De verduidelijking in het KB betreft enkel de praktische modaliteiten ingevolge dewelke de verschillende door de wet geviseerde mededelingsgerechtigden toegang kunnen krijgen tot NABAN. Teneinde de privacy veilig te stellen en te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de akten, moet de rechtstreekse toegang steeds gekoppeld kunnen worden aan een authentieke bron die de voor de toegang vereiste hoedanigheid kan bevestigen. De vraag van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om duidelijker te expliciteren welke personen toegangsgerechtigd zijn, wordt deels tegemoetgekomen door te verduidelijken welke partijen en onmiddellijk belanghebbende personen een geautomatiseerde toegang kunnen hebben (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 19). Voor het overige wordt noodzakelijkerwijze verwezen naar het bestaande en toekomstige wettelijk kader dat aanvullende toegangsgerechtigde personen kan aanwijzen. Het basisprincipe blijft dat men toegang krijgt tot de inhoud van een akte via de notaris, maar er wordt via de Notariële Aktebank de mogelijkheid gecreëerd om rechtstreekse toegang te geven aan de partijen (bij de rechtshandeling in de akte) en de bij naam in de akte genoemde onmiddellijke belanghebbende personen. De rechtstreekse toegang moet noodgedwongen tot hen worden beperkt. Artikel 23 voorziet ook een recht op mededeling aan andere (niet bij naam genoemde) onmiddellijk belanghebbende personen (onder meer erfgenamen, maar ook bijvoorbeeld bepaalde wettelijke of gerechtelijke vertegenwoordigers, zoals bijv. voorlopig bewindvoerders, voogden,...), maar zolang er geen officiële databanken zijn waarin deze categorieën van belanghebbende personen zijn opgenomen, zodat hun hoedanigheid automatisch kan worden gecontroleerd, moeten zij noodgedwongen via de notaris passeren om kennis te nemen van een akte. In afwachting van de creatie van een dergelijke databank (authentieke bron) is immers actueel niet mogelijk om het systeem zo te creëren dat de NABAN automatisch kan verifiëren wie een andere rechthebbende is, zoals bijv. in voorkomend geval een erfgenaam. De tekst van het eerste lid houdt wel al rekening met de mogelijkheid dat er in de toekomst authentieke bronnen kunnen bestaan die dergelijke verificatie van de hoedanigheid door het systeem wel kunnen toelaten, zodat ook deze belanghebbende personen rechtstreeks toegang kunnen krijgen tot NABAN. De tekst werd aangepast aan de aanbeveling van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om een duidelijkere opsplitsing te maken tussen de personen die een rechtstreekse toegang kunnen krijgen op basis van hun identiteitscontrole en deze waarvoor het bovendien moet mogelijk zijn om ook hun hoedanigheid te controleren (bijv. erfgenamen) (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 7, nr. 20). Het is mogelijk dat er altijd categorieën zullen blijven wiens hoedanigheid niet automatisch kan worden geverifieerd door NABAN. Deze zullen steeds mededeling van de akte kunnen blijven vragen aan de notaris, zoals nu gebeurt. Er wordt tevens gepreciseerd dat de inschrijvingen van testamenten, herroepingen van testamenten en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte niet zichtbaar en niet toegankelijk zijn voor de personen die recht hebben op mededeling van de akte. De reden hiervoor is om te vermijden dat onbevoegde derden, bijv. een wettige erfgenaam, die door de erflater op leeftijd wordt gelast met het beheer van zijn zaken, door om enige reden namens hem in te loggen in NABAN zou vernemen dat een testament werd gemaakt (of herroepen). Na het overlijden van de erflater is dergelijke geheimhouding echter niet meer vereist, noch wenselijk. De kopie waarvan sprake in het tweede lid van § 1 en die door een toegangsgerechtigde persoon kan worden bewaard (of afgedrukt) is een vrije kopie, niet te verwarren met een bewijskrachtige uitgifte of grosse. In het advies van de Raad van State werd voorgesteld de woorden "naar Belgisch recht" te schrappen in de paragrafen 2 en 3, waar op technisch vlak voor de beveiligde toegang van de partijen wordt verwezen naar het gebruik van een elektronische identiteitskaart naar Belgisch recht of van een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authentificatie mogelijk maakt. Aangezien niet zonder meer de compatibiliteit en het beveiligingsniveau van elke vorm van elektronische identiteitskaart kan worden gegarandeerd, wordt dit advies niet volledig gevolgd. De woorden "naar Belgisch recht" worden daarentegen vervangen door een verwijzing naar artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten. Elektronische identiteitskaarten van andere landen kunnen in voorkomend geval worden ondergebracht onder "een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authentificatie mogelijk maakt", indien zij aan de gestelde vereisten voldoen, zodat zich geen probleem stelt. De derde paragraaf regelt de toegangsverificatie voor de rechtspersonen. Voor deze rechtspersonen, die geen eigen fysiek bestaan hebben en geen eigen elektronische identiteitskaart, stelt zich de vraag hoe zij de NABAN zullen kunnen consulteren. NABAN moet immers automatisch de hoedanigheid kunnen controleren van de natuurlijke personen die willen optreden (gedelegeerd bestuurders, gevolmachtigden,...). Te dien einde worden twee alternatieve regelingen voorzien om te bepalen wie namens hen toegang kan krijgen tot hun akten in de Notariële Aktebank. Enerzijds betreft het de leden van de bestuursorganen van de rechtspersoon. Die hoedanigheid moet kunnen worden bepaald aan de hand van een authentieke bron. Op dit moment kan dat via de opname van deze personen in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Anderzijds wordt, voor vennootschappen die partij zijn bij veel notariële akten, zoals bijv. banken, en die daarbij in de regel beroep doen op verschillende gevolmachtigden, een alternatieve regeling voorzien, teneinde hen toe te staan één of meer personen aan te duiden, die geen (alleen)vertegenwoordigingsbevoegdheid hebben, maar die een delegatie krijgen van de rechtspersoon om inzage te krijgen. Dit is verantwoord gezien het grote volume aan akten dat door deze rechtspersonen wordt aangegaan. De uitwerking van de praktische regeling wordt overgelaten aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, onder wiens beheer de Notariële Aktebank zal staan. De rechtspersonen die gebruik wensen te maken van deze mogelijkheid zullen verantwoordelijk zijn voor het beheer van de toegangsrechten die zij intern toekennen aan de gebruikers die zij aanduiden in het kader van de door hen uitgevoerde raadpleging. Zij zullen tevens de nodige veiligheids- en vertrouwelijkheidsmaatregelen dienen te treffen. Samengevat zullen aldus drie categorieën personen rechtstreeks toegang kunnen krijgen tot de akten in de Notariële Aktebank: - de natuurlijke personen die partij of bij naam genoemde onmiddellijke belanghebbende zijn bij de rechtshandeling (maar niet hun eventuele volmachthouders), via hun e-ID of gelijkwaardig identificatiemiddel. - de wettige vertegenwoordigers van partijen bij de rechtshandeling (voogden, voorlopig bewindvoerders, enz... voor de natuurlijke personen, en de leden van bestuursorganen, die zijn opgenomen in KBO voor de rechtspersonen). Voor een deel van deze wettige vertegenwoordigers zal de implementatie van de toegang afhangen van de voorafgaande creatie door Justitie van authentieke databanken. Zolang dit niet gebeurd is, zullen zij zich tot de notaris moeten blijven wenden. - de door de rechtspersonen die partij zijn bij de rechtshandeling aangeduide vertegenwoordigers die zijn erkend door NABAN. Artikel 15 Artikel 23 van de organieke wet op het notarisambt voorziet een uitzondering op het principiële verbod tot mededeling van de akte door de notaris aan anderen dan de onmiddellijk belanghebbende personen, hun erfgenamen of rechtverkrijgenden, wanneer dit dient ter uitvoering van de wetten en verordeningen op het registratierecht (meer bepaald de aanbieding van de akten ter registratie) en die betreffende de akten welke openbaar moeten worden gemaakt. Op dit moment vinden deze uitzonderlijke mededelingen nog plaats via neerlegging of aanbieding door de notaris, in bepaalde gevallen elektronisch (bijv. aanbieding ter registratie of overschrijving bij het kantoor rechtszekerheid, neerlegging van vennootschapsakten ter griffie). In de toekomst zou deze via een consultatie van de Notariële Aktebank kunnen plaatsvinden. De tekst met betrekking tot de toegang van deze overheidsinstanties werd naar aanleiding van de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 19) grondig herzien en tevens geactualiseerd rekening houdend met de wetgevende en organisatorische evoluties die inmiddels hebben plaatsgevonden. Ook de opmerkingen van het advies van de Gegevensautoriteit werden verwerkt (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 5 en 8, nrs. 8 en 16-17). Zo wordt bepaald dat in het kader van de principes vervat in artikel 2 van de wet van 5 mei 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 05/05/2014 pub. 04/06/2014 numac 2014203384 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren sluiten houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, het recht tot consultatie van het gedematerialiseerd afschrift van een akte en van alle of bepaalde gegevens die ermee verband houden, kan worden opengesteld tot die overheidsinstanties die door of krachtens de wet het recht hebben om kennis te nemen van deze gegevens en/of om deze te verwerken. Dit vergt een voorafgaande controle van de wettelijke basis van dergelijke toegang door de beheerder van de Notariële Aktebank en het afsluiten van een protocol tussen de beheerder en de overheidsinstantie, m.b.t. de te nemen veiligheidsmaatregelen ten aanzien van de gegevensbescherming en de wijze van toegang van de gemachtigde ambtenaren van de overheidsinstantie. Deze toegang is tijdelijk indien de wettelijke finaliteit van de overheid geen permanente toegang tot de akte verantwoordt. Naar aanleiding van de opmerking van de Raad van State dat hier mogelijkerwijze een delegatie van bevoegdheid aan de beheerder kon worden gelezen die de puur technische aangelegenheden zou overstijgen en een beleidskeuze zou kunnen impliceren, werd de ontworpen bepaling omtrent de controle van de wettelijke basis van de overheidsinstantie door de beheerder alvorens de toegang te activeren, geschrapt. Ingevolge deze schrapping, en gelet op het feit dat dit artikel er enkel toe strekt het toekomstig kader te schetsen waarbinnen de overheidsinstanties die nog een andere uitdrukkelijke wettelijke basis zullen moeten krijgen hun toegangsrechten kunnen uitoefenen, is er in dit stadium nog geen mogelijkheid om deze reeds anticipatief op te sommen, zoals gesuggereerd door de Gegevensbeschermingsautoriteit (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 5 en 8, nrs. 8 en 16-17). Op termijn wordt gedacht aan de diensten van het Kantoor Rechtszekerheid, met het oog op de vervulling van de formaliteiten van de registratie van de akte en van de hypothecaire formaliteiten van overschrijving, inschrijving, kantmelding of doorhaling, en aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank, het Belgisch Staatsblad en de Kruispuntbank van Ondernemingen, met het oog op de vervulling van de openbaarmakingsformaliteiten van de vennootschapsakten. Vooraleer deze echter gebruik zullen kunnen maken van deze mogelijkheid, zal hun respectievelijke wettelijke basis nog uitdrukkelijk in deze zin aangepast moeten worden. Zoals aangehaald door de Gegevensbeschermingsautoriteit, kan men zich inspireren op artikel 20 van de wet van 30 juli 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 bron federale overheidsdienst justitie, federale overheidsdienst binnenlandse zaken en ministerie van landsverdediging 30 JULI 2018 - Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens type wet prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018031589 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet houdende diverse bepalingen inzake Economie type wet prom. 30/07/2018 pub. 10/08/2018 numac 2018031637 bron federale overheidsdienst financien Wet houdende diverse financiële bepalingen type wet prom. 30/07/2018 pub. 31/08/2018 numac 2018013455 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's met het oog op het verbeteren van de samenhang van de tekst en de overeenstemming ervan met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (1) type wet prom. 30/07/2018 pub. 03/01/2019 numac 2018015043 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's met het oog op het verbeteren van de samenhang van de tekst en de overeenstemming ervan met de Algemene Verordening Gegevensbescherming . - Duitse vertaling sluiten betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens m.b.t. de inhoud van het protocol dat moet worden afgesloten tussen de beheerder en de toegangverzoekende overheidsinstantie (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 8, nr. 18). Het wordt echter niet opportuun geacht dit op restrictieve wijze vast te leggen in dit besluit. Artikel 16 Dit artikel voorziet de toegang van de personen belast met het technisch beheer van de Notariële Aktebank tot de daarin opgenomen akten en afschriften. Omwille van de privacy wordt deze toegang beperkt tot de uitzonderlijke gevallen wanneer dit absoluut vereist is om hun opdracht te vervullen. Artikel 17 Artikel 18 van de organieke wet op het notarisambt voorziet dat van elke akte die op papier wordt verleden, een gedematerialiseerd afschrift moet worden neergelegd in NABAN, dat dezelfde bewijswaarde heeft als een eerste uitgifte. Het eerste lid van artikel 18 van dit besluit strekt ertoe te verduidelijken dat dit afschrift de vorm heeft van een uitgifte in gedematerialiseerde vorm zoals bedoeld in artikel 25, derde lid van de voormelde wet. Een uitgifte is de volledige, letterlijke en door de notaris voor eensluidend verklaarde kopie van de akte waarvan hij de minuut bewaart. In de elektronische context van de neerlegging in NABAN is de eensluidendverklaring een modaliteit van de ondertekening en neerlegging. Door het loutere feit van de neerlegging van het gedematerialiseerd afschrift verklaart de notaris dat het gaat om een eensluidende kopie van de akte. Artikel 25 van de organieke wet op het notarisambt voorziet thans dat, behoudens andersluidende wettelijke bepaling, de elektronische uitgifte niet verplicht de bijlagen moet omvatten. Inmiddels werd in het kader van de elektronische aanbieding van de akten ter registratie en het kantoor rechtszekerheid eveneens voorzien dat deze gebeurt door aanbieding van een elektronische uitgifte die enkel de inhoud va de minuut herneemt, met inbegrip van de eventuele vermeldingen aan de voet (art. 1, 2° KB van 14 maart 2014 houdende regeling van de aanbieding van akten van bepaalde instrumenterende ambtenaren tot de registratieformaliteit en tot de hypothecaire openbaarmaking). Het is natuurlijk de bedoeling dat de gedematerialiseerde afschriften van papieren akten die in NABAN moeten worden neergelegd, wel degelijk de bijlagen bevatten. Er wordt dus voorzien, zoals bij elektronische aanbieding ter registratie en op het kantoor rechtszekerheid dat een kopie van de bijlagen mee moeten worden neergelegd teneinde een volledig en getrouw beeld te geven van de akte. In de filosofie van de wet van 5 mei 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 05/05/2014 pub. 04/06/2014 numac 2014203384 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren sluiten houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, voorzien de organieke wet op het notarisambt, de hypotheekwet en het wetboek der registratierechten dat de aan een akte gehechte plannen die reeds zijn opgenomen in de databank van plannen van afbakening van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie niet meer opnieuw moeten worden aangeboden elektronisch, op voorwaarde dat de akte de referentie van het plan in die plannendatabank bevat. Deze regeling geldt voor de neerlegging van de akte in de Notariële Aktebank en moet niet worden herhaald in het koninklijk besluit, zoals ook opgemerkt door de Raad van State. Artikel 18 Dit artikel bepaalt dat het voor de opmaak van het gedematerialiseerd afschrift van de akte gebruikte systeem van verwerking en gegevensuitwisseling moet beantwoorden aan algemeen aanvaarde en erkende technologische standaarden. Deze bepaling laat toe dat dit mee evolueert met de technologische vooruitgang zodat te allen tijde de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring verzekerd blijft. De termen "de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring", die hier worden gebruikt zijn deze bedoeld in artikel 13 van de organieke wet op het notariaat en staan los van de in de technische wereld internationaal bekende termen "confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid" (confidentiality, integrity, availability (CIA) ), hoewel er natuurlijk een zekere overlapping is. Artikel 19 Het gedematerialiseerd afschrift van de akte kan alleen worden ondertekend met een elektronische handtekening. In eerste plaats wordt hier beroep gedaan op de elektronische identiteitskaart naar Belgisch recht, maar er worden ook alternatieve mogelijkheden opengelaten. Met het oog op de rechtszekerheid, wordt in het besluit hiervoor geopteerd voor het gebruik van « sterke » elektronische handtekeningen die kunnen worden gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Om die reden wordt verwezen naar een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12. van verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG. Naar aanleiding van het advies van de Raad van State worden de woorden "naar Belgisch recht" vervangen door een verwijzing naar artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten. Artikel 20 In de loop van het bestaan van een authentieke akte worden vaak allerlei meldingen en bijvoegingen toegevoegd. Er wordt gedacht aan mogelijke meldingen zoals bijvoorbeeld de aflevering van een eerste grosse, bepaalde fiscale verkaringen, bepaalde doorhalingen, de vermelding van de wijziging van een huwelijksovereenkomst, de toevoeging van het registratie- en hypotheekrelaas, de aanhechting van het vonnis dat de aflevering van een tweede grosse toelaat, ... Deze latere bijvoegingen en meldingen met betrekking tot de authentieke akte op papier dienen ook te worden bewaard in de Notariële Aktebank, zodat zij dezelfde gevolgen genieten en een volledig en getrouw beeld wordt gegeven van de akte en al haar aanhorigheden. Zonder deze toevoegingen is het gedematerialiseerd afschrift immers niet volledig en zou de authentieke bron fouten bevatten. Artikel 21 De wet voorziet een termijn van vijftien dagen na het verlijden van de akte voor haar neerlegging in NABAN. De notaris waakt erover dat bij de neerlegging, of in het geval van een testament, herroeping van testament of contractuele erfstelling bij afzonderlijke akte, bij de inschrijving, alle noodzakelijke gegevens die zijn opgelegd krachtens dit besluit worden verschaft. Artikel 22 Deze bepaling voorziet in een aantal minimumregels die moeten worden nageleefd teneinde te waarborgen dat het gedematerialiseerd afschrift van de akte kan worden bewaard in de notariële aktebank op een manier die haar vertrouwelijkheid en veiligheid, haar voortdurende leesbaarheid, haar toegankelijkheid en de controle op deze toegang gedurende de volledige duur van de bewaring. De aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit werden overgenomen in de tekst (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 8-9, nr. 19-20). Niettegenstaande de suggestie van de Gegevensbeschermingsautoriteit dat de algemene bepaling van de eerste paragraaf voldoende was, werd de voorkeur eraan gegeven om toch uitdrukkelijk een aantal concrete maatregelen te bepalen. Te dien einde worden in de tweede paragraaf een aantal verplichtingen opgelegd aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, die onder meer zijn opgemaakt teneinde de verplichtingen aangaande vertrouwelijkheid en veiligheid van de verwerking vervat in Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG na te komen, dat aan de verantwoordelijke voor de verwerking oplegt aan de verwerking aangepaste veiligheid- en kwaliteitsmaatregelen te treffen. De in deze bepaling voorgestelde veiligheidsmaatregelen zijn behalve de voormelde verordening geïnspireerd door diverse wetgevende teksten en bronnen. Zo kan onder meer worden verwezen naar advies 23/2008 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer dat onder meer betrekking heeft op het belang van gepaste veiligheidsmaatregelen die een authentieke bron moeten omgeven. Veel van deze bepalingen spreken voor zich en behoeven geen specifieke toelichting. Zij hebben ook geen aanleiding gegeven tot bijzondere opmerkingen vanwege de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012) De Notariële Aktebank zal zich fysiek op minstens twee locaties moeten bevinden ( § 2, 1) van het artikel). In Frankrijk worden de locaties bepaald rekening houdende met de geologische breuklijnen en andere veiligheidsfactoren (zoals stralingsgevaar). Aangezien België een klein land is, het mogelijk is dat indien een aardbeving zich voordoet in één gewest, ze ook in de andere gewesten effecten zal hebben. Hetzelfde geldt voor het stralingsprobleem. Met betrekking tot een locatie buiten de landsgrenzen, stelt zich het probleem dat de authentieke akten tot het openbaar domein behoren en dus niet zomaar kunnen bewaard worden buiten de landsgrenzen. Aangezien de akten behoren tot het openbaar domein, kunnen zij enkel bewaard worden in het buitenland indien er voldoende garanties van immuniteit zijn op de bewaarplaats (bijvoorbeeld op een Belgische ambassade of consulaat). Met de woorden "zich fysiek bevindt" wordt de plaats bedoeld waarop zich de materiële drager, de "machine" bevindt waarin de elektronische gegevens van de NABAN worden opgeslagen. Alle locaties zijn evenwaardig en de notaris gaat slechts over tot één neerlegging die naar alle locaties verstuurd wordt. § 2, 3° en 4° van het artikel hebben onder meer op niet exhaustieve wijze betrekking op het detecteren en traceren van de verrichtingen van toegang tot de Notariële Aktebank en de verrichtingen van creatie, digitalisering, toevoeging en bewaring met betrekking tot de notariële akten. De tekst werd aangevuld met een verplichting voor de beheerder van NABAN om voldoende financiële middelen ter beschikking te hebben of een toereikende aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, en een plan te hebben om de continuïteit van de dienst te verzekeren. Artikel 23 Inmiddels werd een nieuw wettelijk kader ontwikkeld voor de erkende gekwalificeerde archiveringsdienst. Als authentieke bron, met documenten die de bewijswaarde hebben van een eerste uitgifte is er een vermoeden dat de Notariële Aktebank voldoet aan de vereisten van dergelijke archiveringsdienst, zodat zij daarmee gelijkgesteld kan worden op het vlak van de rechtsgevolgen op vlak van bewijswaarde van het gedematerialiseerd afschrift als getrouw en duurzaam afschrift van de originele akte. Aangezien de Raad van State van mening was dat dit voortvloeit uit de bewijswaarde die wordt toegekend aan dit afschrift door artikel 18 van de organieke wet op het not …