Koninklijk besluit houdende goedkeuring van het beheerscontract gesloten tussen de Staat en de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Maats

FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER 5 JULI 2005. - Koninklijk besluit houdende goedkeuring van het beheerscontract gesloten tussen de Staat en de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen. - Addendum In het Belgisch Staatsblad van 31 augustus 2005, tweede uitgave, bladzijde 37985, de bijlagen aan het Beheerscontract tussen de Staat en de naamloze vennootschap van publiek recht N.M.B.S. toevoegen : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld BIJLAGE 4 Voorwoord (i) Teneinde na de reorganisatie van de NMBS op 1 januari 2005 een gemeenschappelijke benadering te behouden inzake planning en monitoring van de spoorweginvesteringen door de drie nieuwe ondernemingen alsook een eenvormig systeem voor de opvolging en de controle door de Staat, is deze bijlage identiek voor de beheerscontracten van de NV's NMBS Holding, Infrabel en NMBS.In de hierna volgende tekst wordt de medecontractant van de Staat aangeduid met de generieke term « Maatschappij ». Iedere wijziging aan de format van de documenten waarvan sprake in deze bijlage, die de gemeenschappelijke benadering inzake planning, monitoring en opvolging in het gedrang zou kunnen brengen, zal het voorwerp zijn van overleg tussen de drie Maatschappijen en het Directoraat-Generaal Vervoer te Land. (ii) Het Investeringscomité zorgt voor de goede coördinatie van de meerjareninvesteringsplannen en de jaarlijkse investeringsprogramma's van de drie Maatschappijen. (iii) Deze bijlage definieert de verschillende instrumenten voor planning, monitoring, opvolging en controle van de spoorweginvesteringen en beschrijft de formats voor de presentatie en de rapporten. PLANNING VAN DE SPOORWEGINVESTERINGEN, OPVOLGING EN CONTROLE VAN DE UITVOERING De volgende vier instrumenten worden momenteel gebruikt voor de planning van de spoorweginvesteringen en spelen een rol in de monitoring, de opvolging en de controle van die investeringen, zowel intern binnen de Maatschappij als extern door het Directoraat-Generaal Vervoer te Land (DGVL) : - het meerjareninvesteringsplan, dat de planning op lange termijn bepaalt; - het jaarlijks investeringsprogramma of het investeringsbudget, dat op jaarbasis een preciezere interpretatie geeft van het meerjarenplan; - de projectdossiers, die de omschrijving, de planning, de kostenraming en de budgettaire ramingen geven, alsook de opvolgingsinstrumenten voor de spoorweginvesteringsprojecten die zijn gekenmerkt door een uitvoeringsduur die begrensd wordt door een einddatum van het project, en moeten worden onderscheiden van de projecten van doorlopende aard waarvoor collectieve dossiers worden opgesteld; - het dossier met betrekking tot de investeringsbeslissing (« groen licht » genoemd na gunstig advies van het DGVL) dat de gedetailleerde inlichtingen geeft over de aard, de planning en de uitvoeringskosten van de verschillende investeringen (prestaties in eigen beheer, opdrachten voor de aanneming van werken, diensten of leveringen enz.) die deel uitmaken van een project. De hoofdstukken I tot IV hierna beschrijven in detail elk van die vier instrumenten, alsook de mechanismen voor opvolging en controle die daarop betrekking hebben. Hoofdstuk V beschrijft de aanbevolen migratieprocedure met het oog op het - op termijn - afzien van het laatste instrument (voorafgaand advies van het DGVL over de investeringsbeslissing) ten gunste van het derde instrument (projectdocumenten), die momenteel wordt ontwikkeld. I. HET MEERJARENINVESTERINGSPLAN Het meerjareninvesteringsplan van de Maatschappij omvat de planning van de spoorweginvesteringen over meerdere jaren met betrekking tot de verwerving, de bouw en de instandhouding van de spoorweginfrastructuur en de planning van de investeringen in rollend materieel. De coördinatie tussen de meerjareninvesteringsplannen van de drie Maatschappijen wordt verzekerd door het Investeringscomité. I.1 INHOUD EN VORM VAN HET MEERJARENINVESTERINGSPLAN Het meerjareninvesteringsplan omvat, alle financieringswijzen samen genomen, ten minste de volgende elementen : 1. De beschrijving en de analyse van de Europese en Belgische context waarbinnen het spoorwegverkeer evolueert, meer bepaald inzake mobiliteit en exploitatieveiligheid.2. De toestand van de vorderingen met betrekking tot de uitvoering van het vorige meerjarenplan.3. De doelstellingen van het nieuwe investeringsplan (strategische en specifieke doelstellingen, zowel op het vlak van mobiliteit als op het vlak van de exploitatieveiligheid), met de nodige verwijzingen naar de door de bevoegde overheden genomen beslissingen.4. De voorstelling van het nieuwe meerjareninvesteringsplan dat onder andere de volgende documenten omvat : - Een globale overzichtstabel, opgesteld volgens een duidelijk en vast schema voor de volledige duur van het plan, dat voor elk jaar van het plan de vereiste financiering geeft, ongeacht de financieringswijze, voor elk van de zes rubrieken en hun onderafdelingen die hierna zijn vermeld. De rubrieken, subrubrieken en onderafdelingen zijn de volgende : Rubriek I - Infrastructuur : Investeringen op de klassieke lijnen (niet-HSL). I.1 Investeringen van algemeen belang I.2 Modernisering van de knooppunten (waaronder Brussel, Antwerpen, Gent, Charleroi en Luik, respectievelijk genummerd van I.2.1 tot I.2.5) I.3 Modernisering van de grote assen (8 assen, respectievelijk genummerd van I.3.1 tot I.3.8) I.4 Modernisering van de secundaire assen I.5 Modernisering van de zijsporen I.6 Goedereninfrastructuur (opgesplitst van I.6.1 tot I.6.6) I.7 Kunstwerken I.8 Overwegen I.9 Veiligheidsinstallaties I.10 Klantenonthaal I.11 Gewestelijk ExpresNet (GEN) I.12 Mobiliteit Brussel Rubriek II - Infrastructuur : Investeringen Dienstgebouwen / Herstructurering II.1 Dienstgebouwen II.2 Productiemiddelen / Herstructurering en uitrustingen Rubriek III - Investeringen Hogesnelheidslijnen (HSL) III.1 Infrastructuur (III.1.1 tot III 1.8) III.2 Rollend materieel Rubriek IV - Rollend materieel IV.1 Reizigersverkeer (opgesplitst in motorrijtuigen, rijtuigen en locomotieven, respectievelijk genummerd van IV.1.1 tot IV.1.3) IV.2 Goederenverkeer IV.3 Werkplaatsen en diverse Rubriek V - Informatica en Algemene diensten Het nummer en de benaming van deze (sub)rubrieken en hun onderafdelingen mogen niet worden gewijzigd. Nieuwe rubrieken en/of (sub)rubrieken en/of andere onderafdelingen kunnen evenwel worden toegevoegd, in zoverre ze noodzakelijk zijn, en volgens de evolutie van de aard en de karakteristieken van de spoorweginvesteringen. Zulke toevoegingen moeten gebeuren in overleg met het DGVL. Deze globale overzichtstabel omvat ook, per lijn en in aparte kolommen : ? het bedrag, in courante K euro, van de investeringen die eventueel reeds vooraf werden gerealiseerd met betrekking tot de projecten voor capaciteitsuitbreiding; ? het totaal van de financiering die noodzakelijk is voor het meerjarenplan (in constante K euro ); ? het bedrag, in constante K euro, van de financiering die eventueel moet worden gepland na de periode die gedekt wordt door het meerjarenplan met betrekking tot de projecten voor capaciteitsuitbreiding. Deze overzichtstabel vermeldt ook, per jaar (kolom) : ? de totale investering; ? het subtotaal van elke (sub)rubriek. - Een overzichtstabel van het meerjareninvesteringsplan met de opdeling van het plan in investeringsprojecten. Deze tabel bevat al de nummers van de beoogde projecten, de juiste titels van de projecten, de totale raming van elk project, de gedane uitgaven vóór de periode die gedekt is door het plan, de door het plan geplande financiering alsook de uitgaven die gedaan moeten worden na de periode die door het plan is gedekt. Uit deze tabel moet duidelijk blijken hoe, per project, de opdeling is tussen het capaciteitsbehoud en de capaciteitsuitbreiding. - De financieringsbronnen en de bedragen die worden gefinancierd door elke financieringsbron. De volgende financieringsbronnen worden onderscheiden : ? de federale Staat, waarbij het volgende onderscheid moet worden gemaakt : de begrotingskredieten van de FOD Mobiliteit en Vervoer, het GEN-Fonds en, in voorkomend geval, andere fondsen (te specifiëren); ? de gewestelijke overheden, in geval van pre- of cofinanciering; ? de eventuele andere financieringsmiddelen, zoals bijvoorbeeld de Publiek-Private Samenwerkingen (PPS); ? de financiering die eigen is aan de HST (saldo van de prefinanciering van de NV HST-Fin); ? de Maatschappij, waarbij het volgende onderscheid moet worden gemaakt : de eigen middelen, de leningen en de alternatieve financieringen; ? de derden, waarvoor moet worden vermeld om welke instelling het gaat (Europese Unie, buurlanden enz.). - Deze informatie wordt aangevuld met alle nodige inlichtingen over de financiering van het investeringsplan. - De gewestelijke verdeling van de spoorweginvesteringen, meer specifiek de lokaliseerbare investeringen ten laste van de federale Staat, die betrekking hebben op de infrastructuur van het binnenlandse net. Er wordt eveneens een globaal overzicht gegeven van de co- en prefinanciering door de gewesten. - Bijkomende informatie met betrekking tot de voornaamste investeringsprojecten. Deze bijkomende informatie wordt gegevens volgens het model van het projectfiche, zie punt III. 5. Diverse informatie en bijlagen. I.2 GELDIGHEIDSDUUR, HERZIENING EN ACTUALISERING De meerjarenplanning van de spoorweginvesteringen is een planning op lange termijn. Een investeringsplan in uitvoering wordt onderworpen aan een grondige herziening bij de voorbereiding van een nieuw beheerscontract. De Maatschappij start met de voorbereiding van deze herziening uiterlijk twaalf maanden vóór het einde van de geldigheidsduur van het van kracht zijnde beheerscontract en legt, uiterlijk zes maanden vóór deze datum, het project van het nieuwe meerjareninvesteringsplan, via het DGVL, voor aan de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen. Jaarlijkse, tussentijdse actualiseringen zijn eveneens mogelijk. Als uit het jaarlijkse evaluatierapport van het jaar a (zie I.3) blijkt dat bepaalde bedragen aanzienlijk werden gewijzigd, dan moet de actualisering voor de jaren a+2 en volgende, via het DGVL, voor goedkeuring worden voorgelegd aan de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen. In voorkomend geval wordt het geactualiseerde ontwerp van meerjareninvesteringsplan naar het DGVL gestuurd vóór het einde van de maand juni. Onder aanzienlijke wijziging wordt verstaan : elke wijziging in + of - van 15 % en meer per subrubriek (I.1, I.2, ...) van de overzichtstabel tussen : - de som (van de geactualiseerde ramingen voor het jaar a + 1 + de werkelijk geboekte uitgaven tijdens de vorige jaren van het investeringsplan + de geactualiseerde ramingen voor de volgende twee jaren van het plan); - de som van de ramingen over dezelfde periode in de oorspronkelijke overzichtstabel of gewijzigd bij een vorige actualisering. I.3 RAPPORT, OPVOLGING VAN DE UITVOERING Vóór 30 juni van elk jaar bezorgt de Maatschappij, via het DGVL, een jaarlijks evaluatierapport aan de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen. Dat rapport verklaart duidelijk de vorderingen van het meerjareninvesteringsplan (ten opzichte van het jaar a) en bevat de volgende gegevens : 1. De globale overzichtstabel van het meerjareninvesteringsplan waarvan sprake in het punt I.1.4, als volgt aangepast (per subrubriek) : - voor de jaren vóór het jaar a : de uitgaven die geboekt zijn tijdens die jaren, per jaar opgegeven in een aparte kolom en uitgedrukt in K euro van elk jaar in kwestie; - voor het jaar a : de tijdens dat jaar geboekte uitgaven, in K euro van het jaar a en, in aparte kolommen, de geplande uitgaven volgens het oorspronkelijke meerjareninvesteringsplan (omgezet in K euro van het jaar a), alsook het verschil tussen de twee, uitgedrukt in %; - voor de jaren na het jaar a : de aangepaste planning van de uitgaven, aangeduid per jaar in een aparte kolom en uitgedrukt in K euro van het jaar a. In deze tabel mag « oorspronkelijk meerjareninvesteringsplan » worden vervangen door « geactualiseerd meerjareninvesteringsplan » op voorwaarde dat deze actualisering werd goedgekeurd door de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen. In de kantlijn van deze tabel staan de indexeringen vermeld die werden toegepast en de bedragen van de overzichtstabel van het oorspronkelijke meerjareninvesteringsplan (uitgedrukt in K euro 2004). 2. Een tabel met, voor de subrubrieken, dezelfde onderverdeling als de tabel waarvan sprake in de punten I.1.4 en I.3.1 en, wat betreft de kolommen : - een eerste kolom met de som van de bijgewerkte ramingen voor het jaar a + 1 + de werkelijk geboekte uitgaven tijdens de vorige jaren van het investeringsplan + de bijgewerkte ramingen voor de volgende twee jaren van het plan; - een tweede kolom met de som van die ramingen over dezelfde periode in de oorspronkelijke overzichtstabel of gewijzigd bij een vorige actualisering; - een derde kolom met het verschil, uitgedrukt in %, tussen de waarden, per subrubriek, van de kolom 1 en de kolom 2. Voor al de wijzigingen in plus of in min die groter of gelijk zijn aan 15 %, per subrubriek, wordt deze tabel vergezeld van een duidelijke verklarende nota over de oorzaken van deze wijzigingen. De gevolgen van deze wijzigingen op de goede uitvoering van het meerjareninvesteringsplan worden omstandig uitgelegd en er worden voorstellen geformuleerd om de negatieve gevolgen te beperken. Op deze tabel kan men zien of het gaat om aanzienlijke wijzigingen waarvoor een tussentijdse actualisering van het meerjareninvesteringsplan is vereist en die moet worden goedgekeurd door de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen (zie I.2). 3. De overzichtstabel van het meerjareninvesteringsplan met zijn opdeling in investeringsprojecten (zie I.1) met dezelfde inlichtingen die worden gevraagd onder I.3.1, maar opgedeeld per project. 4. Het overzicht van de effectief door de verschillende financieringsbronnen gestorte bedragen tot het jaar a en de planning die daarop betrekking heeft voor de volgende jaren.5. Het overzicht van de gewestelijke verdeling van de spoorweginvesteringen.6. Een beknopte kritische uitleg over de toestand van de uitvoering van het meerjareninvesteringsplan en over de vooruitzichten voor de volgende jaren. De inhoud en het model van dit rapport moeten later worden uitgewerkt in overleg tussen de drie Maatschappijen en het DGVL. De opvolging van het meerjareninvesteringsplan gebeurt eveneens met behulp van het rapport over de jaarlijkse investeringsbudgetten, de projectdocumenten en de investeringsbeslissingen. In de hoofdstukken II, III en IV worden deze procedures in detail bestudeerd. Het DGVL waakt, voor rekening van de federale Staat, over de opvolging en de controle van de goede uitvoering van het meerjareninvesteringsplan. De Maatschappij verstrekt alle inlichtingen die door de ambtenaren van dit Directoraat-Generaal gevraagd worden in het kader van deze opvolging en controle. Die ambtenaren mogen eveneens deelnemen aan de werkvergaderingen betreffende de door de Maatschappij georganiseerde projecten, bijvoorbeeld in het kader van de uitwerking van economische studies of kosten-batenanalyses (« business case ») van de belangrijkste nieuwe projecten voor capaciteitsuitbreiding van de spoorweginfrastructuur en in het kader van evaluaties ex-post van diezelfde projecten. II. HET JAARLIJKS INVESTERINGSPROGRAMMA OF INVESTERINGSBUDGET Het jaarlijks investeringsprogramma of investeringsbudget weerspiegelt de concrete jaarlijkse uitvoering van het van kracht zijnde meerjareninvesteringsplan van de Maatschappij. De coördinatie tussen de jaarlijkse investeringsprogramma's van de drie Maatschappijen wordt verzekerd door het Investeringscomité. Het jaarlijks investeringsbudget geeft het verschil tussen het programma van de investeringsuitgaven (« wezenlijk programma ») en het programma van de investeringsbeslissingen (ook « programma groene lichten » genoemd); het is opgesteld in courante K euro . De jaarlijkse investeringsbudgetten worden ieder jaar vóór 15 november van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarop de investeringen betrekking hebben, voor goedkeuring voorgelegd aan de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen, via het DGVL. De Staat beschikt over een termijn van vijfenveertig kalenderdagen om zijn standpunt bekend te maken, te rekenen vanaf de datum dat het DGVL het programma ontvangt. Na die termijn wordt het aan de Staat voorgelegde programma als aanvaard beschouwd. Opmerking : op termijn zal het investeringsprogramma, na het succesrijk afsluiten van de in hoofdstuk V beschreven migratie, enkel nog het programma van de investeringsuitgaven bevatten (« wezenlijk programma »). II.1 INHOUD EN VORM VAN HET JAARLIJKS INVESTERINGSBUDGET Het jaarlijks investeringsbudget bevat ten minste de volgende elementen : Het programma van de investeringsuitgaven Dit gedeelte van het investeringsbudget geeft, in de vorm van een globale overzichtstabel, de lijst en de geplande uitgaven van al de investeringen die tijdens het betrokken jaar zullen worden gerealiseerd. Deze tabel is opgesteld volgens het schema waarvan sprake in punt I.1, volgens de hiërarchische indeling die hierna wordt opgegeven : - niveau 1 : de verschillende rubrieken, subrubrieken en hun onderafdelingen (genummerd), zoals bepaald in punt I.1; - niveau 2 : de onderverdeling tussen capaciteitsbehoud en capaciteitsuitbreiding; - niveau 3 : de investeringen voor het behoud van de capaciteit zijn, volgens de (sub)rubriek en voor zover ze pertinent zijn, verdeeld per District (« Departement », Centrum, Noordoost, Noordwest, Zuidoost, Zuidwest); - niveau 4 : de lijnen van het budget, gegroepeerd per specialiteit « sporen », « seininrichting » en « elektrische installaties » met betrekking tot het capaciteitsbehoud; al de projecten met betrekking tot de capaciteitsuitbreiding; - niveau 5 : meer details in de lijnen van het budget indien ze pertinent zijn. Bijvoorbeeld onder « capaciteitsbehoud - sporen » moet een synthese van de geplande spoorwerken worden vermeld. En voor de projecten van capaciteitsuitbreiding worden de gedeelten vermeld (opdrachten, fasen enz.) die dat jaar in aanmerking moeten worden genomen. Deze tabel vermeldt per lijn op het niveau 4, in aparte kolommen : - het geplande budget voor het betrokken jaar; - de opsplitsing per financieringsbron. De te vermelden financieringsbronnen zijn dezelfde als die in punt I.1. Deze tabel vermeldt ook, per subrubriek en in aparte kolommen, het overeenstemmende (geactualiseerde) bedrag zoals dat is gepland in het meerjareninvesteringsplan, alsook het verschil, uitgedrukt in percentage, tussen dit bedrag en het werkelijk geplande jaarbudget. In de kantlijn van deze tabel moet worden aangeduid welke indexering werd toegepast ten opzichte van het oorspronkelijke investeringsplan (uitgedrukt in K euro 2004). Diverse syntheses van de overzichtstabel van het programma van de investeringsuitgaven, met onder andere de volgende elementen : - de opsplitsing van het budget per investeringsproject en de subtotalen « behoud » en « uitbreiding »; - de totale financiering per financieringsbron, met verwijzing naar de middelen die effectief ter beschikking werden gesteld per bron voor het jaar in kwestie; - de gewestelijke verdeling van de lokaliseerbare investeringen ten laste van de federale Staat die betrekking hebben op de infrastructuur van het binnenlands net. Commentaar op het programma van de investeringsuitgaven, met vermelding van de markante feiten voor het jaar in kwestie, zoals het opstarten van een belangrijk project of de indienststelling van een afgewerkte infrastructuur of van nieuw materieel enz. Onder deze rubriek bezorgt de Maatschappij uitleg over al de verschillen, per subrubriek, tussen het jaarlijks budget en het overeenstemmende (geactualiseerde) bedrag van het meerjareninvesteringsplan voor datzelfde jaar, indien dit 15 % of meer bedraagt (zoals aangeduid in de overzichtstabel waarvan sprake in punt II.1.1) : oorzaken van het verschil, gevolgen voor de uitvoering van het meerjarenplan, gevolgen voor de andere investeringen enz. Het programma van de investeringsbeslissingen Dit gedeelte van het investeringsbudget geeft, in de vorm van een globale overzichtstabel, de lijst en de bedragen van al de investeringen waarvan de financiële opvolging wordt verzekerd door het DGVL en waarvoor tijdens het betrokken jaar a een dossier voor investeringsbeslissing zal worden voorgelegd aan het DGVL. Deze tabel wordt opgemaakt volgens dezelfde hiërarchische verdeling als die van het programma voor de investeringsuitgaven. Deze tabel vermeldt per lijn, in aparte kolommen : het totale bedrag van de investeringsbeslissingen en hun opsplitsing over de verschillende jaren (a, a+1, a+2 enz.) waarin de uitgaven werden geprogrammeerd. Op de laatste pagina van deze tabel staat het totaal van elke kolom vermeld en daaronder op de volgende regel, het totaal van de uitgaven die gepland zijn tijdens de jaren (a, a+1, a+2 enz.) en die voortvloeien uit investeringsbeslissingen die in het verleden werden genomen (in voorkomend geval, volgens een geactualiseerde planning van de kosten en uitvoeringsplannings). De som van de twee totalen moet worden vergeleken met de geplande begrotingskredieten in het meerjareninvesteringsplan voor de spoorweginvesteringen van de FOD Mobiliteit en Vervoer. In een tweede tabel wordt het programma van de investeringsbeslissingen opgesplitst per investeringsproject. II.2 RAPPORTEN, AMENDEMENT, OPVOLGING & CONTROLE De Maatschappij stuurt jaarlijks 2 rapporten, via het DGVL, naar de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen : - Een tussentijds vorderingsrapport over de toestand van de uitvoering (situatie eind juni) van het van kracht zijnde investeringsbudget. Het rapport moet een weergave bevatten van de uitvoeringstoestand in de vorm van rubrieken (volgens de onder II.1.1 gedefinieerde niveaus) en van projecten. - Een jaarlijks evaluatierapport dat duidelijk vermeldt op welke manier zowel het programma van de investeringsuitgaven als het programma van de investeringsbeslissingen van het afgelopen jaar werden uitgevoerd. Dit rapport bestaat uit overzichtstabellen zoals beschreven in punt II.1, waarin de volgende gegevens zijn opgenomen in aparte kolommen : ? voor het programma van de investeringsuitgaven : - de oorspronkelijk geplande uitgaven; - de geplande uitgaven na amendement; - de werkelijk geboekte uitgaven; - het verschil, in percentage, tussen de geplande uitgaven na amendement en de werkelijk geboekte uitgaven; ? voor het programma van de investeringsbeslissingen : - de oorspronkelijk geplande totale bedragen in investeringsbeslissingen; - de herziene bedragen na amendement; - de bedragen van de investeringsbeslissingen waarvoor een gunstig advies (« groen licht ») werd bekomen van het DGVL; - het verschil, in percentage, tussen de geplande bedragen na amendement en de investeringsbeslissingen met gunstig advies. Dit jaarlijks evaluatierapport wordt aangevuld met een beknopte kritische toelichting over de uitvoering van het investeringsbudget, zowel met betrekking tot het programma van de uitgaven als het programma van de investeringsbeslissingen, en voor al de verschillen van 15 % of meer tussen de oorspronkelijke planning (per subrubriek) en de werkelijk gerealiseerde bedragen wordt een nota toegevoegd met de rechtvaardiging voor die verschillen. Het model van die rapporten moet later worden uitgewerkt in overleg met het DGVL. Een keer per jaar kan de Maatschappij eveneens een amendement aan het van kracht zijnde jaarlijks investeringsprogramma indienen teneinde rekening te houden met de evolutie van de uitvoering ervan. Het amendementsontwerp wordt opgesteld volgens hetzelfde format als het jaarlijks programma en is onderworpen aan de goedkeuring van de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen. Het overmaken gebeurt via het DGVL, dat zijn advies zal bijvoegen. Het amendementsontwerp moet bij het DGVL toekomen vóór 31 juli van het jaar waarvan het budget door het amendement wordt beoogd. De Staat beschikt over een termijn van vijfenveertig kalenderdagen om zijn standpunt bekend te maken, te rekenen vanaf de datum dat het DGVL het ontwerp ontvangt. Na die termijn wordt de aan de Staat voorgelegde aanpassing van het jaarlijkse investeringsprogramma als aanvaard beschouwd. Het DGVL waakt, voor rekening van de federale Staat, over de opvolging en de controle van de goede uitvoering van het investeringsbudget. De Maatschappij verstrekt alle inlichtingen die door de ambtenaren van het Directoraat-Generaal gevraagd worden in het kader van deze opvolging en controle. Die ambtenaren mogen eveneens deelnemen aan de werkvergaderingen betreffende de door de Maatschappij georganiseerde projecten, bijvoorbeeld in het kader van de uitwerking van economische studies of kosten-batenanalyses (« business case ») van de belangrijkste projecten voor capaciteitsuitbreiding van de spoorweginfrastructuur en in het kader van evaluaties ex-post van diezelfde projecten. III. DE PROJECTDOSSIERS/COLLECTIEVE DOSSIERS EN DE PROJECTFICHES Voorafgaande opmerking : De planning en de monitoring van de investeringsplannen en -programma's door de Maatschappij alsook de opvolging en de controle door het DGVL, worden op termijn uitgevoerd, voornamelijk met behulp van de projectdossiers/collectieve dossiers, zoals hierna wordt beschreven. Hoofdstuk V van deze bijlage geeft een beschrijving van de migratie van het (huidige) toelatings- en opvolgingssysteem, gebaseerd op de investeringsbeslissingen (Hoofdstuk IV), naar het systeem dat gebaseerd is op de projectdossiers/collectieve dossiers. Gedurende deze migratie zullen de twee systemen naast elkaar bestaan. De projectdossiers en de collectieve dossiers vormen het belangrijkste instrument inzake opvolging en controle voor de uitvoering van de investeringsplannen en -programma's. Ze functioneren als instrument voor interne opvolging voor de betrokken diensten van de Maatschappij en tevens als instrument voor externe opvolging en controle voor de federale Staat. Het projectdossier/collectief dossier levert, in synthetische vorm, een zo getrouw mogelijk beeld van het investeringsproject op het gebied van doelstellingen, inhoud, planning en uitvoeringsverloop; De Maatschappij stelt projectdossiers op voor al de investeringsprojecten die zijn gekenmerkt door een uitvoeringsduur die wordt begrensd door een einddatum van het project, en die moeten worden onderscheiden van de projecten van doorlopende aard waarvoor collectieve dossiers worden opgesteld. Voor elk van die projecten wijst de Maatschappij een opdrachtgever en een projectleider aan. De opdrachtgever is, voor rekening van de dienst van de Maatschappij die het project opneemt in haar budget, titularis van het budget, van de doelstellingen en van de externe vertegenwoordiging. De projectleider is verantwoordelijk voor de opvolging van de uitvoering van het project binnen een spoorwegdiscipline (bijv. infrastructuur, rollend materieel, exploitatie enz.) en voor de coördinatie tussen de verschillende spoorwegspecialiteiten (dit zijn de activiteiten binnen een discipline, zoals bijvoorbeeld voor de infrastructuur : de spoorwerken, de werken aan de seininrichting, aan de bovenleiding enz). De Maatschappij neemt alle nodige maatregelen opdat de projectleiders hun opdracht optimaal zouden kunnen uitvoeren. Naast de projectdossier/collectieve dossiers, bestemd voor de planning en de monitoring door de Maatschappij van al de investeringswerken die ze onderneemt, en voor de opvolging en de controle door het DGVL van de voor rekening van de Staat uitgevoerde werken, maakt de Maatschappij één keer per jaar voor elk project een projectfiche op dat bestemd is voor de externe communicatie, meer bepaald voor de Gewesten en voor het Uitvoerend Comité van de Ministers van Mobiliteit (UCMM), opgericht in uitvoering van het Samenwerkingsakkoord van 11 oktober 2001 tussen de federale Staat en de Gewesten met betrekking tot het meerjareninvesteringsplan 2001-2012. III.1 INHOUD EN VORM VAN DE PROJECTDOSSIERS/COLLECTIEVE DOSSIERS EN PROJECTFICHES/COLLECTIEVE FICHES De gedetailleerde inhoud en vorm van de projectdocumenten staan beschreven in het document « Handboek projectdocumenten », versie 2005-1, dat tegen 31 maart 2005 moet worden afgewerkt in overleg tussen de drie Maatschappijen en het DGVL. Elke latere wijziging met het oog op verfijning en verbetering van het huidige systeem voor informatie, opvolging en reporting, moet gebeuren in overleg tussen de drie Maatschappijen en het DGVL. De nummering en de identificatie van de dossiers en van de fiches gebeuren overeenkomstig het beheerssysteem van de documentversies zoals beschreven in dit « Handboek projectdocumenten ». De minimale inhoud van de projectdossiers (A), de collectieve dossiers (B), de projectfiches (C) en de collectieve fiches (D) wordt hierna beschreven. De rijkdom aan informatie in de projectdossiers mag afhangen van het stadium van ontwikkeling van het project. De afwezigheid van bepaalde inlichtingen die redelijkerwijs niet beschikbaar kunnen zijn, bijvoorbeeld in de eerste fases van het project, vormt geen voldoende reden om het projectdossier als onvolledig en dus als onontvankelijk te beschouwen. Zo kan de opdeling in opdrachten in eerste instantie worden vervangen door een bestek dat wordt opgesteld op basis van globale eenheidsprijzen. A. PROJECTDOSSIER Het projectdossier wordt opgesteld volgens een enig schema en omvat ten minste de volgende delen : - Deel 1 : Algemene gegevens - Deel 2 : Omschrijving van het project - Deel 3 : Plannings en middelen - Deel 4 : Opvolging van de uitvoering De delen 1, 2 en 3 beschrijven de referentietoestand van het project. Deel 4 beschrijft het gedeelte permanente monitoring van het project. DEEL 1 : Algemene gegevens Het deel « Algemene gegevens » moet alle inlichtingen verstrekken met betrekking tot de personen die verantwoordelijk zijn voor het project : projectleider, aannemer, opdrachtgever. Het moet eveneens de verwijzingen bevatten naar het nummer van de business case (als die bestaat) en naar de documenten van de Raad van Bestuur van de Maatschappij die betrekking hebben op het project. DEEL 2 : Omschrijving van het project 2.1. Rechtvaardiging van het project De gegevens met betrekking tot de rechtvaardiging van het project bevinden zich in het dossier business case (als dat bestaat). Ze worden beknopt weergegeven in de volgende punten. 2.1.1. Noodzaak en gepastheid Beknopte beschrijving : - van de bestaande toestand (die welke bestaat vóór de uitvoering van het project); - van de problemen die gepaard gaan met de bestaande toestand; - de verwachtingen van de vragende partij. 2.1.2. Doelstellingen van het project Beknopte beschrijving : - van de bijdrage tot de doelstelling van de onderneming; - van de verwachtingen en van de verhoopte resultaten; - van de doelstellingen inzake planning en budget; - van de bijdrage aan de doelstellingen van de Staat inzake mobiliteit of vrachtvervoer (strategische doelstellingen). 2.1.3. Beschrijving van het project Beknopte beschrijving : - van de toekomstige toestand; - van een overzichtsplan. 2.1.4. Verwijzingen naar beleidsdocumenten : De verwijzingen moeten de volgende gegevens bevatten : - naam en nummer van het beheersdocument (bijv. het investeringsplan, het beheerscontract, de documenten van strategisch beheer, de verslagen van het Directiecomité, de verslagen van de Raad van Bestuur, de overeenkomsten, de memoranda, de intentieverklaringen, de samenwerkingsakkoorden of -overeenkomsten, een Master plan enz.); - datum; - hoofdstuk of paragraaf; - paginanummer. 2.2. Afbakening van het project en opdeling in subprojecten 2.2.1. Afbakening (scope) Deze afdeling begrenst de inhoud van het project (wezenlijke afbakening (aanduiding km-palen), afbakening tijdens een proces, betrokken specialiteiten enz.). Er wordt in aangeduid wat al dan niet deel uitmaakt van het project, alsook een eventuele koppeling met andere projecten. De overzichtsplannen en de situatietekeningen van het project en van zijn opdrachten, die de oorspronkelijke en de toekomstige situatie beschrijven, worden aan het DGVL bezorgd (die plannen worden momenteel geleverd met de dossiers van investeringsbeslissing). Die plannen worden trouwens bijgewerkt volgens de vorderingen van het project. 2.2.2. Risico's Deze afdeling vermeldt de elementen die de uitvoering van het project in het gedrang zouden kunnen brengen en die een speciale opvolging vereisen gedurende de uitvoering van het project. Voor projecten waar er een kritische interactie bestaat met andere projecten, moeten die interactiezones uitdrukkelijk worden vermeld (met verwijzing naar de respectieve projectdossiers). Ook de aard van de interactie moet worden opgegeven (bijv. de noodzaak dat een ander project moet zijn afgewerkt vooraleer het betrokken project kan worden gestart). De volgende gegevens worden verstrekt : - beschikbaarheid van de middelen; - planning; - toelatingen, tests, 2.2.3. De opdeling van het project in opdrachten Om het project beter te kunnen beheersen, wordt dit opgedeeld in verschillende samenstellende activiteiten. Als basisregel wordt gekozen voor een opdeling in opdrachten. Een opdracht is een logisch geheel van taken die worden beheerd door een enkele leidend ambtenaar. Op die manier krijgt elke leidend ambtenaar die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een deel van de opdrachten in het kader van het project, specifieke verantwoordelijkheden toegewezen inzake planning en budget. De taken binnen de opdracht hebben betrekking op de studie, de werken in aanneming, de werken in eigen beheer enz. of op een combinatie daarvan. Het geheel van de taken moet bij voorkeur een « opleverbaar » geheel vormen dat duidelijk is afgebakend en waarbij elke opdracht overeenstemt met een enig nummer van boekhoudfiche. De projectleider vult de beschrijving van het project aan met een lijst van de nummers van boekhoudfiches die betrekking hebben op het project. Hij vult een referentietabel aan met het budget en zijn oorspronkelijk geprogrammeerde of bijgewerkte uitsplitsing. Daarin komt elke opdracht overeen met een budget, gelijklopend met de opdeling van het budget in studie, werken, coördinatie in aanneming en in eigen beheer, in voorkomend geval levering van stoffen of van taken en een raming van de aanvangs- en einddatum van het werk. Onder de tabel staan de totalen per kolom. De bedragen voor het budget zijn opgegeven in k euro van het lopende jaar; Die tabel wordt elk trimester geactualiseerd door de projectleider die de prijzen van de gegunde opdrachten vermeldt. 2.2.4. Wettelijke verplichtingen Deze afdeling vermeldt al de wettelijke verplichtingen die moeten worden nagekomen op Europees, nationaal en gewestelijk vlak, meer bepaald de MER's (Milieu-EffectenRapporten), Natura 2000, DEEL 3 : Plannings en middelen De deel heeft tot doel een link te maken tussen de wezenlijke planning van de werken en de planning van de geplande budgettaire middelen, meer in het bijzonder de bedragen die zijn opgenomen in het meerjareninvesteringsplan. Belangrijke technische fases moeten in het meerjarenplan kunnen worden geïdentificeerd in het licht van de hogere bedragen die ermee overeenstemmen. 3.1. Planning De planning omvat : - Een referentieplanning. De projectleider werkt op basis van een onbekende referentiestartdatum X van waarop hij de planning opstelt (bv. : « Als we beginnen op het moment X, dan zal het project klaar zijn op het moment X + 5 jaar »). Als bij de uitvoering blijkt dat de referentieplanning niet zal kunnen worden nageleefd, dan moet die planning worden aangepast. Die referentieplanning moet ten minste de volgende inlichtingen verstrekken : - Administratieve planning : - Eventuele wijziging van allerhande plannen die van kracht zijn in de verschillende Gewesten; - Voorbereidende studies; - Bouwvergunningen; - Eventuele andere vergunningen en attesten; - Bestek; - Goedkeuring van de aanbesteding. - Uitvoeringsplanning : - Aanvangsdatum van de werken (globaal en per opdracht); - Einde van de werken (globaal en per opdracht); - Datum van indienststelling. - Een grafische voorstelling van de planning. De (administratieve en technische) planning wordt grafisch weergegeven in de vorm van een bar-chart. Voor de grootschalige projecten is het raadzaam om een programma voor projectbeheer te gebruiken. 3.2. Milestones en kritieke weg Om een evaluatie van de vorderingen van het project te vergemakkelijken, moeten de kritieke weg en een expliciete lijst met « milestones » of met sleutelmomenten van het project worden bezorgd. Voor de leesbaarheid bevat deze lijst enkel een logische opsomming van de sleutelmomenten (kritieke momenten) met de overeenstemmende datum. 3.3. Budgettaire ramingen 3.3.1. Budgettaire planning De budgettaire referentieplanning geeft : - het totale budget dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het budget bevat de cijfers van het goedgekeurde langetermijninvesteringsplan (bijv. het investeringsplan 2004 - 2007), de budgettaire ramingen na de in het investeringsplan opgegeven periode, de uitgaven van vóór de in het investeringsplan opgegeven periode; - een verdeling van het budget per opdracht en per jaar. De bedragen zijn opgegeven in k euro van het jaar waarin de budgettaire planning werd opgesteld en in courante k euro . 3.3.2. Financieringsbronnen : Dit punt geeft de uitsplitsing van het budget over de verschillende financieringsbronnen volgens de geplande verdeelsleutels. Dat kan globaal gebeuren of per groepen van opdrachten als de financiering van bepaalde opdrachten afkomstig is van verschillende bronnen. Al de financieringsbronnen moeten worden vermeld (bv. : de federale Staat (met een onderscheid tussen : de gewone budgettaire kredieten van de FOD Mobiliteit en Vervoer, het GEN-Fonds), de eigen middelen van de Maatschappij, de financiering die eigen is aan de HST, Publiek-Private Samenwerkingen (PPS), allerhande overheden (bijv. de gewesten, de gemeenten, de EU, de gewestelijke openbare vervoermaatschappijen (De Lijn, TEC, MIVB), de andere alternatieve financieringen, de buurlanden enz.). Er wordt uitleg gegeven over de redenering die aan de basis ligt van de gekozen verdeelsleutel (in voorkomend geval per opdracht) en van de eventuele evoluties in de loop van het project. DEEL 4 : Opvolging van de uitvoering 4.1. Evolutie van het globale budget van het project. Het projectdossier vermeldt de evolutie van de ramingen van de globale uitgaven van het project in een tabel die halfjaarlijks wordt bijgewerkt en aangevuld. De tabel vermeldt telkens de gekende uitgaven, de verdeling van de geraamde bedragen die gedekt zijn door het meerjareninvesteringsplan en de geraamde bedragen op langere termijn die nog niet zijn goedgekeurd. 4.2 Evolutie van de uitvoering van het project - monitoring De synthetische voorstelling van de vorderingen van het project en van zijn opdrachten vermeldt de volgende aspecten : - planning; - wijziging van de scope; - evolutie en beheersing van de risico's; - financiële evolutie van het project per opdracht (budget, uitgaven ten opzichte van het budget, uitgaven per kostentype, budgettaire en wezenlijke uitvoering, totaal van de uitgaven per opdracht en per jaar ); - de te nemen correctieve maatregelen. De vorderingen, op driemaandelijkse basis, van die verschillende aspecten wordt samengevat in een tabel, met een gedetailleerdere uitleg in tekstvorm. 4.2.1. Geactualiseerde planning In dit punt wordt een vergelijking gemaakt tussen de huidige staat van de uitvoering en de referentieplanning of de laatste versie van de planning. De projectleider moet een motivering geven voor de verschillen. De planning mag zich niet beperken tot het geven van een plaatsbeschrijving of het opsommen van al wat er in het verleden is gedaan, maar moet eveneens een beeld geven van de toekomstige evolutie van het project. Als de staat van de uitvoering aanzienlijke aanpassingen aan de planning vereist, wordt een nieuw voorstel van planning geformuleerd (deze planning wordt dan de referentieplanning in de volgende versie van het projectdossier). 4.2.2. Wijziging van de scope - evaluatie van de risico's In dit punt geeft de projectleider een overzicht van de wijzigingen van de scope en van de risico's die gepaard gaan met het project, alsook van de weerslag daarvan op de planning, het budget en andere betrokken domeinen. 4.2.3. Evaluatie van de technisch-financiële vorderingen van het project De projectleider moet verduidelijkingen geven over : - de financiële evolutie van het project : uitleg over het budget van het lopende jaar, evolutie van de uitgaven, motivering van de verschillen, Als het nieuw gebudgetteerde bedrag voor het lopende jaar meer dan 15 % verschilt van het oorspronkelijk geplande bedrag ten opzichte van het goedgekeurde investeringsbudget, dan moet de projectleider een goede motivering geven voor dit verschil ten opzichte van het oorspronkelijke budget. - de interactie tussen de wezenlijke (technische) planning en de financiële planning : ? het bespoedigen of uitstellen van bepaalde fases van wezenlijke projecten heeft tot gevolg tot bepaalde budgetten vroeger of later nodig zijn; ? omgekeerd hebben bepaalde budgettaire beperkingen een weerslag op de wezenlijke uitvoering van het project, en zelfs op de inhoud van het project zelf. Die gevolgen moeten hier expliciet worden uiteengezet. Als om budgettaire redenen wordt beslist om de inhoud van het project te wijzigen teneinde binnen de grenzen van de aanvangsramingen te blijven, dan moet worden aangeduid welke maatregelen daartoe werden genomen en wat de weerslag is van die maatregelen. - De vergelijking tussen de budgettaire en wezenlijke uitvoeringsgraad. 4.2.4. Correctieve maatregelen De projectleider moet eveneens een analyse geven van de problemen in het verleden, en zijn toekomstperspectieven formuleren (voorzienbare problemen, punten waar het project vertraging zou kunnen oplopen enz.). Op basis van de vorige evaluatie stelt de projectleider een actieplan op in samenwerking met de opdrachtgever en/of de project sponsor. Dit actieplan bevat een beschrijving van de correctieve maatregelen en de voorgestelde uitvoeringsdatum. 4.3. Staat van de « groene lichten » Opmerking : deze rubriek verdwijnt zodra het systeem van de « groene lichten » verdwijnt (zie hoofdstuk V). Dit gedeelte bevat een lijst met de toestand per onderafdeling van het project wat betreft de « groene lichten ». De volgende gegevens met betrekking tot de « groene lichten » moeten worden opgegeven : - aanvragen voor « groene lichten » die nog moeten worden ingediend voor werken in uitvoering of die reeds zijn afgewerkt : bedrag + totaal bedrag; - reeds gevraagde « groene lichten » : bedrag + totaal bedrag, referenties en datum van aanvraag; - reeds bekomen « groene lichten » : bedrag + totaal bedrag, referenties en datum van toekenning. Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen de oorspronkelijke investeringsaanvragen en de aanvullende aanvragen. Er moet uitleg worden gegeven over de analyse van de gegrondheid van eventuele schadeloosstellingen die aan de ondernemingen werden betaald. B. COLLECTIEVE DOSSIERS DEEL 1 : Algemene gegevens Het deel « Algemene gegevens » moet de inlichtingen verstrekken met betrekking tot de personen die verantwoordelijk zijn voor het project : projectleider, uitvoerder, opdrachtgever, DEEL 2 : Opvolging van de werken De opvolging van de werken die zijn vermeld in een collectief dossier omvat ten minste de volgende elementen per opdracht (voorgesteld in de vorm van een tabel) : de aanvangsdatum en de (geplande) einddatum van de werken, de totale raming van de werken, de reeds geboekte uitgaven en het budget van het lopende jaar alsook de totalen, per dossier, van de ramingen, budgetten en geboekte uitgaven. Als er aanzienlijke verschillen worden vastgesteld tussen de oorspronkelijke raming, het budget en de uitgaven, moeten deze worden gemotiveerd. C. / D. PROJECTFICHES / COLLECTIEVE FICHES De projectfiches en de collectieve fiches vermelden kort de inlichtingen van de delen 1, 2, 3 van het projectdossier en een vorderingen van het project op het einde van het jaar (het jaar a), bestemd voor de communicatie aan de Gewesten en het UCMM, en geven een samenvatting van de in de dossiers beschikbare gegevens. De format van dit fiche wordt opgesteld in overleg met het DGVL. III.2 ACTUALISERING VAN DE DOSSIERS EN VAN DE FICHES, OPVOLGING EN CONTROLE De projectleiders zijn verantwoordelijk voor hun projectdossiers/collectieve dossiers; ze gebruiken ze als monitoringinstrument en werken ze regelmatig bij, rekening houdend met de evolutie van het project. Vier keer per jaar, uiterlijk op 15 februari, 30 april, 30 september en 15 december van elk jaar, bezorgt de Maatschappij aan het DGVL, op gegevensdrager, al de geactualiseerde projectdossiers/collectieve dossiers. De voornoemde datums kunnen worden gewijzigd in onderlinge overeenstemming tussen het DGVL en de drie Maatschappijen van de NMBS-groep. Deze actualisering heeft hoofdzakelijk betrekking op hoofdstuk 4 van het dossier, maar bij aanzienlijke wijziging van het project en ten minste één keer per jaar, worden de dossiers volledig geactualiseerd. Voor de collectieve dossiers wordt de actualisering telkens samengevat in de vorm van een tabel met, per opdracht : de uitvoeringskalender, de totale raming, het budget van het lopende jaar en de reeds geboekte uitgaven. De projectfiches die bestemd zijn voor de communicatie aan de Gewesten en aan het UCMM, worden bezorgd aan het DGVL dat ze uiterlijk op 30 juni van elk jaar zal verspreiden. Het DGVL baseert zich op de projectdossiers/collectieve dossiers om, voor rekening van de federale Staat, de opvolging en de controle te verzekeren van de uitvoering van de investeringsplannen en -programma's. Zijn ambtenaren verifiëren bij elke actualisering van de dossiers of hun gegevens volledig, correct en actueel zijn. Daartoe kunnen ze overgaan tot alle vereiste onderzoeken en controles op het terrein en binnen de Maatschappij, meer bepaald in de boekhouding. Ze mogen eveneens deelnemen aan de door de Maatschappij georganiseerde vergaderingen voor projectopvolging. De projectleiders en de opdrachtgevers zijn de eerste gesprekspartners. Het detailniveau van de reporting (bijvoorbeeld met betrekking tot de verdeling van het budget op het niveau van de opdracht en de verdeling van de uitgaven per kostentype) zal evolueren met de concretisering van het project en de maturiteit van het systeem voor projectbeheer. De aanpassing van het systeem gebeurt in overleg tussen de drie Maatschappijen en het DGVL. Tijdens de migratieperiode van de opvolging per investeringsbeslissing naar de opvolging per projectdossier/collectief dossier, zoals beschreven in hoofdstuk V, vormen de dossiers van investeringsbeslissing eveneens, voor een aantal dossiers die moeten worden overeengekomen tussen het DGVL en de Maatschappij, een instrument voor kruiscontrole op de doeltreffendheid van de projectdossiers/collectieve dossiers. Tijdens de migratieperiode verrichten de ambtenaren van het DGVL financiële/boekhoudcontroles volgens de modaliteiten die zijn beschreven in punt IV.4. Na een succesvolle migratie worden die controles verricht naargelang van de behoeften en meer bepaald geïdentificeerd op basis van de analyse van de financiële en boekhoudgegevens die vervat zijn in de projectdossiers/collectieve dossiers. De ambtenaren kunnen daartoe alle aanvullende inlichtingen vragen en hebben toegang tot al de nodig geachte boekhoudkundige stukken en gegevens. Bezoeken aan de werf, uitgevoerd volgens de modaliteiten die beschreven zijn in IV.4, blijven na de migratie eveneens behouden als ondersteuning voor de opvolging en de controle met behulp van de projectdossiers/collectieve dossiers en naargelang van de behoeften. De Maatschappij bezorgt op eenvoudig verzoek alle aanvullende inlichtingen die door de ambtenaren van het DGVL worden gevraagd in het kader van die opvolging en die controle en neemt deel aan alle vergaderingen die daaromtrent worden georganiseerd door het Directoraat-Generaal. De betrokken projectleiders nemen deel aan die vergaderingen. Elke periodieke actualisering van de projectdossiers/collectieve dossiers geeft aanleiding tot het opstellen van een bericht van het DGVL aan de Minister die bevoegd is voor de spoorweginvesteringen, aangaande de vorderingen in de uitvoering van het jaarlijks investeringsprogramma. Een kopie van dit bericht wordt naar de Maatschappij gestuurd. In voorkomend geval kunnen er bijkomende activiteiten van opvolging en controle worden opgelegd aan de ambtenaren van het DGVL in het kader van de werken van het UCMM. IV. INVESTERINGSBESLISSINGEN Opmerking vooraf Wanneer de overstap van het (huidige) systeem van toestemming en opvolging, gebaseerd op de investeringsbeslissingen, naar het systeem gebaseerd op de projectdossiers/collectieve dossiers met succes afgerond zal zijn, zal de hieronder beschreven opvolging en controle door investeringsbeslissingen niet meer van toepassing zijn en zal de Maatschappij aan het DGVL niet langer de investeringsbeslissingen, de rapporten en de boekhoudkundige lijsten moeten voorleggen waarvan in punt IV.4 sprake is. De investeringsbeslissingen vormen de laatste schakel in de planning van de spoorweginvesteringen. Ze leveren gedetailleerde informatie over zowel de planning, de financiële aspecten en de uitvoeringsmodaliteiten van de investeringen, als over de opvolging en de controle van hun uitvoering. Voor alle investeringen ten laste van de begrotingskredieten voor spoorweginvesteringen van de FOD Mobiliteit en Vervoer of ten laste van andere financiële bronnen die het DGVL moet controleren (bijvoorbeeld het GEN-fonds), en als dusdanig vermeld in het meerjareninvesteringsplan en in het jaarlijks investeringsprogramma, wordt een investeringsbeslissing genomen. De term « investeringen » omvat zowel de investeringswerken als de aankopen van investeringsmiddelen, zoals het rollend materieel. De vereiste onteigeningen, de studies die leiden tot de realisatie van zo'n investering en het toezicht dat bij die realisatie wordt uitgeoefend, maken eveneens deel uit van de investering. Komen niet in aanmerking als investeringen ten laste van de kredieten voor spoorweginvesteringen die gecontroleerd worden door de FOD Mobiliteit en Vervoer : de werken, leveringen of diensten die betrekking hebben op het onderhoud of op de investeringen met commerciële doeleinden die geen uitstaans hebben met de opdrachten van openbare dienst die door de wet aan de Maatschappij zijn opgelegd. De Maatschappij legt, overeenkomstig de hieronder vastgelegde modaliteiten, alle investeringsbeslissingen voor aan het DGVL, voor advies. Alle voor advies aan het DGVL bezorgde beslissingen moeten kaderen in een investeringsproject waarvoor een projectdossier/collectief dossier opgesteld en aan het DGVL bezorgd werd. De dossiers betreffende de investeringsbeslissingen moeten bij het DGVL aankomen als volgt : ten laatste 30 kalenderdagen - na de kennisgeving van de bestelling bij aannemingsopdrachten; - vóór het begin van de werkzaamheden bij werken in eigen beheer. Als die termijn niet wordt nageleefd zal het dossier vergezeld moeten zijn van een behoorlijk gemotiveerde rechtvaardiging. Die uiterste indieningsdatum geldt niet voor de dossiers betreffende een aanvullende investeringsbeslissing en een beslissing aangaande kleine investeringen, waarvoor de in de punten IV.2 en IV.3 beschreven modaliteiten van toepassing zijn. De dossiers betreffende investeringsbeslissingen die na het verstrijken van die termijn voor advies worden voorgelegd, behalve de aanvullende investeringsbeslissingen, behalve de dossiers die vergezeld zijn van een behoorlijk gemotiveerde rechtvaardiging, zullen onontvankelijk verklaard worden voor de financiering ten laste van de begrotingskredieten voor spoorweginvesteringen onder het toezicht van de FOD Mobiliteit en Vervoer. Het DGVL bezorgt zijn advies binnen 30 kalenderdagen vanaf de ontvangstdatum van het dossier betreffende de investeringsbeslissing. Als het DG oordeelt dat het dossier onvolledig is of bijkomende uitleg vereist, wordt de voormelde termijn onderbroken vanaf de dag waarop het DGVL de Maatschappij daarover schriftelijk heeft ingelicht. Als de hierboven bedoelde termijn verstreken is zonder dat het DGVL een advies heeft bezorgd of bijkomende informatie heeft gevraagd, wordt ervan uitgegaan dat de investeringsbeslissing een gunstig advies heeft gekregen en dat het DGVL een investeringsnummer toekent. Na gunstig advies van het DGVL (« groen licht » genoemd) mogen de gedane uitgaven in het raam van de investering in kwestie effectief ten laste van de betrokken begrotingskredieten geboekt worden, binnen de grenzen van het in de beslissing vermelde budget en op voorwaarde dat de beschikbare kredieten het toelaten. De investeringsbeslissingen betreffende het investeringsbudget voor een bepaald jaar moeten ten laatste vóór 31 december van dat jaar voor advies voorgelegd worden aan het DGVL. Voor aanvullende investeringsbeslissingen gelden de bepalingen van punt IV.2. IV.1 INHOUD EN VORM VAN DE INVESTERINGSBESLISSINGEN Ieder dossier van investeringsbeslissing omvat minstens de vier volgen delen : - (i) het synthesefiche (formulier 408b genoemd); - (ii) de technische rechtvaardiging; - (iii) de financiële raming; - (iv) de uitvoeringsmodaliteiten. Het synthesefiche, de technische rechtvaardiging (met uitzondering van de bijgevoegde plans) en de financiële raming worden in twee exemplaren bezorgd, waarvan er één naar de Maatschappij wordt teruggestuurd na gunstig visum van het DGVL. De andere documenten die bij het dossier van investeringsbeslissing zijn gevoegd, worden in één exemplaar bezorgd. (i) Het synthesefiche (formulier 408b), opgemaakt volgens een eengemaakt model, omvat minstens de volgende gegevens : - De beschrijving van de investering, met inbegrip van : ? De exacte titel van de investering; ? De budgetlijn. - De vermelding dat het ofwel om een oorspronkelijke investeringsbeslissing gaat, ofwel om een aanvullende investeringsbeslissing. In het laatste geval moet(en) het/de investeringsnummer(s) van het/de reeds toegekende groen(e) licht(en) vermeld worden. - De vermelding van de reeds toegekende investeringsnummers (ook « visumnummers » of « groen-lichtnummers » genoemd) in het raam van dezelfde investering (andere dan de eventuele bijkomende werken). - De diensten van de Maatschappij die voor de realisatie instaan, alsook de diensten ten laste van dewelke de uitgaven geboekt zullen worden. - De programmapost, het nummer van boekhoudkundige fiche, de rubriek, de financieringscode en tevens het nummer van het project waaraan de investering verbonden is (projectnummer). - De financiële uitsplitsing in : Eigen beheer, Aanneming en Diversen met onderverdelingen, voor de eerste twee, in Studies, Werken, Toezicht en Veiligheid, en voor de Diversen, in Onderaannemers en Andere. - De gunningswijze van de aannemingsprestaties en de prestaties door onderaannemer. - Het/de rekeningnummer(s) van de realiserende dienst waar de uitgaven geboekt zullen worden. - De aanvangsdatum van de werken (maand/jaar) en de geplande duur van de werken. - De bezorgingsdatum aan het DGVL door de Maatschappij. Die synthesefiche (408b) omvat bovendien een vak voor het visum van het DGVL en het toegekende investeringsnummer. De format van dat formulier kan gewijzigd worden door onderling overleg van de drie Maatschappijen en het DGVL. (ii) De technische rechtvaardiging omvat ten minste de volgende gegevens : - De analyse van de bestaande toestand en de problematiek ervan; - De investeringsdoelstelling(en) (beschrijving van de toestand na de interventie); - De beschrijving van de interventie (activiteiten, te gebruiken middelen, resultaten enz.); - Voor de investeringswerken, een situatieplan en een algemeen overzicht van de uit te voeren werken; - De verwijzing naar de interne beslissing met het oog op uitvoering van de investering (een intern controledocument, een document van de Raad van Bestuur, van het Directiecomité enz.). Het document in kwestie moet als bijlage bij de technische rechtvaardiging gevoegd zijn; - Alle andere nodig geachte documenten om de investering op technisch vlak te rechtvaardigen; - De personalia van de technisch verantwoordelijke voor de uitvoering (leidend ambtenaar). Als het projectdossier/collectief dossier waarnaar de investeringsbeslissing verwijst een voldoende gedetailleerde technische rechtvaardiging bevat waarmee die beslissing in het geheel van het project gesitueerd kan worden, volstaat een eenvoudige verwijzing naar die rechtvaardiging in het overeenkomstige dossier. De technische rechtvaardiging wordt opgemaakt, gedateerd en ondertekend door de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de opvolging van de uitvoering (de leidend ambtenaar). (iii) De financiële raming, opgemaakt volgens een eengemaakt model, verstrekt de volgende gegevens (indien relevant). - De ramingen van de kosten in eigen beheer. Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de kosten voor prestaties van het personeel, de kosten voor stoffen en de andere kosten. De kosten voor prestaties van het personeel zijn onderverdeeld in : de studiekosten, de personeelskosten voor de uitvoering van de werken in eigen beheer, de kosten voor toezicht die verbonden zijn aan de veiligheidsmaatregelen en de kosten voor toezicht op de uitvoering van de werken in aanneming. Voor de stoffen en andere kosten worden de lijsten en de andere nodige details bijgevoegd. Alle kosten voor de prestaties in eigen beheer worden berekend op basis van meetstaten. In de investeringsbeslissingen voor de studiekosten moet de raming vermeld zijn van de kosten voor de investering (werken, aankoop van materieel enz.) waarop de studie betrekking heeft. - De raming van de werken door onderaannemer (prestaties van machines, kranen enz., interventies van derden voor het verplaatsen van uitrustingen van openbaar nut). Er wordt duidelijk vermeld om welke werken door onderaannemer het gaat, en in voorkomend geval moet een meetstaat bijgevoegd worden. - Het bedrag van de aanbesteding, dat wil zeggen het bedrag van de gegunde opdracht waarvan sprake in punt (iv). Bij de financiële raming wordt ook rekening gehouden met de volgende elementen : - de diverse kosten, zoals de algemene kosten, de kosten voor aanbestedingsprocedures, de opslagkosten en de magazijnkosten voor de stoffen enz.; - de onvoorziene kosten. In voorkomend geval wordt op de kostenraming een verdeelsleutel toegepast. Deze kan de kostenspreiding betreffen over de financieringsbronnen waarvan sprake in het investeringsbudget (cf. II.1), de verschillende (sub)rubrieken of, in uitzonderlijke gevallen, de verschillende diensten van de Maatschappij. De toegepaste verdeelsleutel moet altijd met technische gegevens gerechtvaardigd worden. Alle wijzigingen inzake de uurlonen en de kostenpercentages worden, zodra ze van toepassing zijn, door de Maatschappij medegedeeld aan het DGVL. Wijzigingen in de kostenpercentages van 1 % en meer worden gestaafd door boekhoudkundige documenten. De Maatschappij bezorgt de overzichtslijst van de verdeelsleutels voor de HST-projecten om de twee maanden aan het DGVL. Wijzigingen in de verdeelsleutels van 5 % en meer worden gestaafd door middel van technische gegevens of beheersbeslissingen. Op verzoek van het DGVL moet de Maatschappij alle informatie of bijkomende rechtvaardigingen verstrekken inzake de evolutie van de eenheidsprijzen en de prijzen voor het gebruik van het rollend materieel, de speciale voertuigen, (iv) De uitvoeringsmodaliteiten omvatten in voorkomend geval de volgende gegevens. - Een korte beschrijving van de uitvoeringsmoda …