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SERVICE PUBLIC DE WALLONIE 29 SEPTEMBRE 2011. - Circulaire relative l'laboration des budgets des communes et des C.P.A.S. de la Rgion wallonne l'exception des communes et des C.P.A.S. relevant des communes de la Communaut germanophone pour l'anne 2012 A Mmes et MM. les Bourgmestres, Présidents de C.P.A.S., Echevins, Membres du Bureau permanent et Conseillers Pour information : A Mme et MM. les Gouverneurs A Mmes et MM. les Députés provinciaux A Mmes et MM. les Secrétaires et Receveurs communaux et de C.P.A.S. A Mmes et MM. les Greffiers provinciaux Mesdames, Messieurs, J'ai le plaisir de vous adresser la circulaire budgétaire 2012. Ce document rassemble l'essentiel des données utiles à la compréhension et à la confection des budgets communaux et de C.P.A.S. pour l'exercice 2012. Il constitue ainsi un document de référence à l'attention des mandataires et des fonctionnaires impliqués dans la gestion budgétaire de leur commune et de leur C.P.A.S.. La présente circulaire constitue un document complet qui remplace les circulaires budgétaires précédentes. Compte tenu des élections communales de 2012, je vous invite à la plus grande prudence lors de l'élaboration de vos budgets et de vos modifications budgétaires ainsi que dans les décisions que vous prendrez et qui engageraient les futures majorités. Afin de permettre à toutes les personnes intéressées de disposer du présent document, je vous invite à diffuser l'adresse de téléchargement de la présente circulaire consultable sur le site de la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé (DGO5) : http://pouvoirslocaux.wallonie.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Circulaire relative à l'élaboration des budgets des communes et des C.P.A.S. de la Région wallonne pour 2012. Je rappelle que dans un souci de parfaite transparence, il sera indispensable de remettre à chaque conseiller un exemplaire de la présente circulaire, ou, s'ils disposent d'un accès internet personnel, de leur communiquer l'adresse internet de téléchargement afin d'éviter l'impression de trop grands volumes de papier. Malgré le soin apporté à la confection de cette circulaire, il est difficile d'être exhaustif, tant le champ d'action des communes et des C.P.A.S. est vaste et important. Aussi, mon administration et mon Cabinet se tiennent à votre disposition pour toute information complémentaire. Dans le cadre du partenariat entre les autorités locales et de tutelle, - la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé, Rue Van Opré 91-95, à 5100 Jambes - tél. 081-32 37 11 - fax 081-30 90 93. - E-mail : PouvoirsLocaux@spw.wallonie.be Avenue G. Bovesse 100, à 5100 Jambes - tél. 081-32 72 11 - tél. 081-32 74 74. - E-mail : ActionSociale@spw.wallonie.be et Sante@spw.wallonie.be - et le Centre régional d'Aide aux Communes, allée du Stade 1, à 5100 Jambes - tél. 081-32 71 11 - fax 081-32 71 91 - E-mail : info@crac.wallonie.be peuvent vous apporter toutes leurs compétences pour les questions que vous souhaiteriez poser, notamment au sujet de la présente circulaire. Déjà, je souhaite à toutes et à tous un excellent travail. DIRECTIVES POUR LES COMMUNES Dispositions générales. 1. Calendrier légal Dans un souci de bonne maîtrise de la gestion communale, j'attire votre attention sur la nécessité de veiller à respecter au mieux les prescrits légaux concernant les dates de vote budgétaires et comptables, traduisant ainsi la rigueur d'efforts parfois difficiles mais nécessaires afin de pouvoir disposer dès le début de l'exercice financier d'un budget, et encore plus de comptes annuels visant rapidement à l'arrêt de la situation réelle de la commune.Pour mémoire, le budget doit être voté par le Conseil communal le premier lundi du mois d'octobre (article L 1312-2 du CDLD) et le compte de l'exercice précédent (x-1) au cours du premier trimestre de l'exercice x (article L 1312-1 du CDLD). Il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement de la commune et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date (article 15 du Règlement général de la comptabilité communale), ceci afin de ne perturber en rien l'exercice normal de la tutelle (tutelle d'approbation et droit d'évocation). J'en appelle à toute la rigueur des gestionnaires communaux. Par ailleurs, en vertu de l'article L 1313-1 du CDLD, je rappelle que le budget doit être déposé à la maison communale où quiconque peut toujours en prendre connaissance sans déplacement. Cette possibilité est rappelée par voie d'affichage (dont la durée ne peut être inférieure à 10 jours) dans le mois qui suit l'adoption du budget. Je tiens aussi à rappeler que la possibilité ouverte par l'article L 1122-26 du CDLD, visant le vote séparé d'un article, groupe d'articles ou postes spécifiques, ne peut en aucun cas aboutir à une demande de vote séparé sur tous les articles du budget ou du compte, ce qui dénaturerait la faculté offerte par cet article. 2. Règles budgétaires essentielles 2.a. Règles de fond et de forme L'équilibre budgétaire, c'est-à-dire l'équilibre global (déterminé sur la dernière ligne des tableaux récapitulatifs figurant à la fin du budget), tant au service ordinaire qu'au service extraordinaire, constitue le premier principe essentiel de la gestion financière. Il s'agit d'une prescription légale contenue dans les articles L 1314-1 et -2 du CDLD. Les communes qui présentent un déficit à l'exercice proprement dit pendant 3 années consécutives lors des travaux budgétaires (budget et modifications budgétaires) devront justifier les causes de ce déficit à la DGO5 et pour les communes sous plan de gestion, au CRAC. Les recettes et dépenses doivent être précises et complètes, conformément à l'article 7 du règlement général de la comptabilité communale (RGCC). L'approbation d'un crédit budgétaire ne dégage pas les autorités communales de l'application des diverses législations et réglementations applicables à l'opération recouverte par ce crédit. Je songe notamment à l'application de la législation relative aux marchés publics : il est clair que la présence d'un article budgétaire de dépenses autorise la conclusion effective du marché mais n'exonère pas l'autorité compétente du respect de l'ensemble des étapes imposées par la réglementation. La rigueur dans la forme impose notamment la stricte conformité aux classifications fonctionnelle et économique normalisées et à la classification normalisée des comptes généraux et particuliers (arrêtés ministériels des 30 octobre 1990, tel que modifiés par les arrêtés ministériels des 25 mars 1994, 29 avril 1996, 9 juin 1997 et 24 octobre 2003). Les modèles de documents comptables tels que définis par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991, tel que modifié par l'arrêté ministériel du 10 janvier 1996 sont de stricte application. Dans cette perspective, la règle de forme devient également une règle de fond. Le budget doit obligatoirement comprendre l'ensemble des prévisions de recettes et de dépenses ainsi que les annexes et le rapport synthétisant le projet de budget et définissant la politique générale et financière de la commune tels que prévus à l'article L 1122-23 du CDLD. Ce rapport ne peut se limiter à quelques données ou considérations trop générales mais doit constituer un document véritablement circonstancié qui permette une vision claire et transparente de la gestion communale. A cette fin, ce rapport comprendra un tableau exposant la situation nette de chaque fonction budgétaire (soit le total des recettes de la fonction moins le total des dépenses de la fonction). En vertu de l'article 12 du RGCC, une commission comprenant au moins un membre du Collège, le secrétaire et le receveur, doit donner son avis préalable sur la légalité et les implications financières prévisibles du projet de budget. En outre, une discussion relative à l'évolution de la charge de la dette et au montant des intérêts débiteurs doit nécessairement avoir lieu. L'avis se basera, pour le montant des intérêts débiteurs, sur les évolutions des prêts de trésorerie à court terme et les ouvertures de crédits de l'exercice en cours. Le rapport écrit de cette commission doit faire apparaître clairement l'avis de chacun de ses membres, tel qu'émis au cours de la réunion, même si l'avis doit être présenté d'une manière unique. Ce rapport doit être joint au projet de budget présenté au Conseil communal et au budget soumis à l'approbation de la tutelle. Pour rappel, cette procédure doit également être appliquée à toutes les modifications budgétaires ultérieures. Je tiens à préciser que l'avis de chacun des membres de cette commission doit être clairement repris dans le compte-rendu de la commission si des opinions divergentes apparaissent et qu'il est interdit de « censurer » quelque propos que ce soit. Je rappelle que l'avis de cette commission constitue une formalité essentielle, ledit rapport constituant quant à lui une annexe légale et formellement obligatoire. L'absence de l'avis de cette commission empêche le délai de tutelle de débuter et ne peut que conduire à la non-approbation du budget (ou de la modification budgétaire) concerné(e). Afin d'aider les communes, un modèle de rapport (officieux) est disponible sur le site de la DGO5 à l'adresse http://pouvoirslocaux.wallonie.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Règlement général de la comptabilité communale > Vade mecum : téléchargement > Modélisation de l'avis rendu par la Commission budgétaire (article 12 du RGCC) > Modèle de rapport de la Commission budgétaire, documents à télécharger Pour rappel, l'article 12 du nouvel RGCC insiste sur la nécessité, dans un souci de gestion « en bon père de famille » de tenir compte de toutes les charges, produits, ou économies, induites dans le futur par un investissement significatif. L'appréciation de la notion d'investissement significatif est laissée aux autorités communales. Toutefois, je recommande de considérer à tout le moins que tout investissement amortissable en 10 ans ou plus rentre dans cette catégorie. L'appréciation de l'impact complet d'un investissement dans les futurs budgets ordinaires est cependant difficile à estimer avec un degré de précision suffisant au moment de l'intention d'investissement soumise à la Commission budgétaire. Aussi, le modèle d'avis n'exige pas nécessairement l'estimation chiffrée, mais a pour objectif de forcer à une réflexion globale sur les impacts d'un projet extraordinaire. Le logiciel e-comptes distribué gratuitement aux communes comportera une fonction permettant l'automatisation d'une partie du tableau (ceci ne dispensant pas des commentaires). Enfin, j'insiste pour que le maniement du budget, sa lecture et sa compréhension soient aisés, tant pour les mandataires locaux que pour les organes de tutelle. 2.b. Numéro de projet extraordinaire - Règlement général de la comptabilité communale (articles 1er, 4° et 2). La notion de « projet extraordinaire » a été introduite dans la dernière réforme comptable dans un but de clarification, d'information et de simplification administrative du suivi des investissements et du financement de chacun d'eux (arrêté ministériel du 6 mars 2009, publié au Moniteur belge du 8 janvier 2010). Le système, destiné à permettre l'informatisation de ce suivi, repose sur un numéro de traçabilité à 8 chiffres qui constitue la clef informatique permettant de relier tous les éléments en recettes et en dépenses d'un projet d'investissement, et ce sur une ou plusieurs années. Grâce à cette clef, la génération, jusqu'alors fastidieuse et manuelle, de documents permettant d'avoir une vue complète des opérations relatives à un projet a pu être informatisée. Ainsi, à tout moment, les gestionnaires communaux peuvent obtenir un état complet de la situation en termes d'engagements, de dépenses effectuées, de subsides constatés, d'emprunts utilisés, etc... En aucun cas cette clef informatique n'a été considérée par les concepteurs de la réforme comme une déclinaison de l'article budgétaire. En conséquence, le numéro de projet extraordinaire est totalement indépendant de l'article budgétaire. Un article peut être éclaté en plusieurs numéros de projet. Il ne s'agit pas d'articles différents, mais de la ventilation d'un seul et même article au sein duquel les crédits peuvent être transférés d'un projet à l'autre. Il n'en demeure pas moins que le Conseil communal doit toujours valider explicitement toute modification intervenue dans les voies et moyens d'un projet. Hormis l'obligation de transiter par le fonds de réserve extraordinaire pour l'utilisation des fonds propres, l'introduction du numéro extraordinaire ne modifie en rien les règles budgétaires du service extraordinaire en vigueur avant la réforme. Dès lors, l'article budgétaire habituel conserve toutes ses règles (présentation, gestion du disponible...). Et il en est de même, notamment, pour les prélèvements, qui doivent toujours avoir lieu via la fonction 060 et ne doivent être rattachés ni à un exercice antérieur ni à l'exercice proprement dit, mais bien se trouver directement dans le résultat global (cfr. point III 5 ci-après et le tableau récapitulatif du budget). Cependant, les allocations de crédit budgétaires et les pièces comptables (engagement, imputation, droit) doivent être se faire directement sur l'entité budgétaire constituée de l'assemblage entre l'article et le numéro de projet extraordinaire. Ceci, afin de garantir une fiche de suivi comptable cohérente du projet. Les documents budgétaires légaux (budget, Mb, compte) doivent se présenter sur base de l'article budgétaire (totalisant donc les informations des différentes entités budgétaires qui le composent). Sous chaque article, les projets correspondants sont listés, chacun avec son montant correspondant. Des instructions détaillées seront données par mon administration aux sociétés informatiques qui équipent les communes et C.P.A.S. en logiciels comptables. En pratique : 1. Si un projet est engagé en 2012, il aura un numéro de projet 2012XXXX et par la suite, tout ce qui sera lié à ce projet aura le même numéro.2. Si un projet a été prévu en 2011 (n° 2011XXXX) mais qu'il est attribué seulement en 2012 : S'il n'y a aucun engagement, il tombe en 2011 et doit être réinscrit à l'exercice propre en 2012 avec un numéro de projet 2012XXXX S'il y a un engagement ou des droits constatés, par exemple des honoraires d'architecte, il faut garder le même numéro 2011XXXX pour avoir un aperçu des dépenses totales liées au projet. 2.c. Règle du tiers boni La règle du tiers boni est un signal d'alerte devant une situation financière en voie de dégradation. Par principe, il est indispensable de veiller au strict respect de ce principe. Dans le cas où le budget communal ne respecte pas ce principe, les autorités régionales exerceront d'office leur droit d'évocation (mesure de tutelle) avant de l'approuver, le cas échéant. Dans la lignée et de manière plus générale, il importe que le Conseil communal mène une réflexion en profondeur sur les causes du déficit constaté, son caractère éventuellement structurel et les moyens d'y remédier dans le futur, afin d'assurer la pérennité financière de l'institution dont le Conseil communal a la charge. Respecte la règle du tiers boni la commune dont le budget de l'exercice x présente à son exercice proprement dit un mali qui est strictement inférieur au tiers du montant constitué du boni présumé au 31 décembre x-1 majoré du fonds de réserve ordinaire sans affectation spéciale existant au 31 décembre x-1 (article L3311-2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation). Exemple : boni présumé = 300.000 € . fonds de réserve ordinaire sans affectation = 60.000 € . tiers boni = 120.000 € . Si le mali de l'exercice proprement dit est de 119.999,99 € au maximum, la commune respecte la règle du tiers boni. 3. Présentation 3.a. Forme Afin d'assurer une bonne lisibilité des documents : 1° les budgets ordinaires et extraordinaires doivent être présentés en deux livrets distincts;2° les dépenses et recettes peuvent être présentées soit sous la forme d'une liste continue (les dépenses précédant les recettes) soit en regard les unes des autres;dans cette hypothèse, il convient que les dépenses figurent sur les pages de gauche et les recettes sur les pages de droite; 3° toute modification dans la classification des recettes ou des dépenses rendant inopérante la comparaison avec les exercices antérieurs doit être explicitement mentionnée dans l'annexe;4° de façon générale, mais spécialement dans le cadre de la transmission électronique des budgets et modifications budgétaires, afin de permettre la lecture de tous les documents, il vous est demandé de respecter strictement le plan comptable et d'éviter de créer de nouveaux n° d'article ou d'y ajouter des lettres (par exemple). 5° 3.b. Tableau de synthèse Ce tableau revêt une importance particulière car il permet d'inscrire aux exercices antérieurs du budget le résultat escompté de l'exercice précédent. Les données qui y sont mentionnées doivent donc être dûment justifiées et, comme l'ensemble des crédits repris au budget, représenter une estimation suffisamment précise (article 7 du Règlement général de la comptabilité communale). Il ne s'agit pas d'une simple annexe au budget, mais d'un élément fondamental et indissociable de celui-ci. Les articles budgétaires relatifs à la reprise des résultats présumés (000/951-01, 000/951-51...) doivent obligatoirement figurer de manière distincte dans le corps du budget, aux exercices antérieurs. Le tableau de synthèse présente une vue des résultats budgétaires : - réels pour l'année pénultième (résultat budgétaire du compte); - présumés pour l'année précédente (budget avec les dernières modifications budgétaires et adaptations); - budgétisés pour l'année budgétaire en cours. Dans la présentation du tableau, ces trois parties sont indépendantes les unes des autres : les résultats ne doivent pas être additionnés les uns aux autres dans la mesure où ils figurent déjà dans les reports. Le volet du tableau de synthèse relatif à l'année précédant l'exercice (la partie centrale) comprend trois parties distinctes :

1. a)Première partie (après la dernière modification budgétaire x-1) Cette partie reprend les prévisions de recettes ainsi que les prévisions de dépenses telles qu'elles ressortent de la dernière modification budgétaire arrêtée par le Conseil communal. Ainsi que mentionné ci-avant, le résultat du compte de l'année pénultième a déjà été reporté par modification budgétaire dans le budget (x-1) avant l'établissement du budget en cours (
2. x)et figure donc dans les données inscrites à cet endroit.
3. b)Deuxième partie (adaptations) Cette partie peut reprendre (son utilisation est totalement volontaire) des constats de recettes en plus ou en moins ou de dépenses en plus (uniquement des prélèvements d'office) ou en moins générés par des faits ou des situations qui sont intervenus en fin de l'exercice précédent (x-1) postérieurement à la dernière modification budgétaire (ce sont ces constats qui sont ici appelés « adaptations »). Il ne s'agit donc en aucune façon de nouvelles modifications apportées au budget précédent (pour ce faire, une modification budgétaire classique était indispensable) mais d'une option liée à la nature du tableau de synthèse. Celui-ci est un document essentiellement technique et informatif (selon les éléments qui le composent) qui vise à présenter une situation présumée au 31 décembre x-1 la plus proche possible de la réalité et qui dans ce but permet l'inscription anticipée d'éléments qui seront contenus dans les comptes x-1 (ces éléments constituent les adaptations qui peuvent figurer dans le tableau de synthèse). Ces adaptations constituent donc, au moment de leur inscription dans le tableau de synthèse, une réalité comptable, qui sera traduite dans les comptes. A ce stade du tableau de synthèse, toutefois, ces adaptations ne constituent qu'un élément informatif qui permet seulement d'affiner la situation présumée au 31 décembre x-1. L'approbation qui sanctionnera le budget x ne signifie donc pas automatiquement que toutes ces adaptations sont également approuvées. Ceci devra résulter de l'examen ultérieur des comptes x-1, susceptible à ce niveau de rejeter certaines de ces adaptations (à ce stade, ce seront des inscriptions comptables) pour vice de la légalité. Dans la mesure où les adaptations ainsi apportées au tableau de synthèse constituent l'inscription anticipée d'éléments qui seront contenus dans les comptes x-1, il n'est permis de faire figurer comme adaptations que des enregistrements de droits constatés en plus ou en moins, ou des annulations de dépenses portées en compte après les dernières modifications budgétaires de l'exercice précédent. Il n'est pas permis d'y imputer des augmentations de dépenses qui constitueraient en fait des dépassements de crédits existant (ceux-ci étant illégaux par définition, sauf circonstances spéciales), sauf s'il s'agit de prélèvements d'office. Ces adaptations seront, comme de coutume, détaillées dans un état récapitulatif signé par le receveur qui déclarera en avoir pris connaissance. En ce qui concerne les diminutions de crédits de dépenses, le Collège communal et le receveur communal devront tenir compte des ajustements repris en annexe du tableau de synthèse afin d'éviter d'engager, imputer et payer au-delà des limites des nouveaux crédits. Par ailleurs, je rappelle que le receveur n'est fondé à effectuer une dépense que s'il y a un engagement préalablement opéré par le Collège communal sur ledit crédit. Les adaptations ainsi reprises au tableau de synthèse ne peuvent venir modifier automatiquement les crédits budgétaires dans les programmes informatiques (ne s'agissant pas en effet de modifications budgétaires de ces crédits budgétaires mais uniquement d'anticipations de procédures comptables contenues ultérieurement dans les comptes du même exercice). En tout état de cause, l'utilisation de ces adaptations est volontaire, mais il est néanmoins vivement conseillé d'utiliser le tableau de synthèse du service extraordinaire pour adapter à la réalité les investissements et leur financement.
4. c)Troisième partie (après adaptations) Cette partie reprend simplement le total des deux parties précédentes et ne demande aucune explication complémentaire. Le budget de l'exercice La partie du tableau de synthèse réservée au budget de l'exercice reprend les prévisions de recettes et de dépenses de l'exercice. La différence entre ces deux éléments donne le résultat budgétaire présumé à la date du 31 décembre de l'exercice (x). 4. Annexes [ne transmettre qu'un exemplaire de chaque annexe] Point de départ du délai de tutelle = date de réception de l'ensemble des pièces justificatives Pour la consultation du tableau, voir image BUDGET - Listing des pièces justificatives obligatoires 1 Le rapport tel que prévu par l'article L1122-23 du Code de la démocratie locale 2 L'avis de la commission article 12 du Règlement général de la comptabilité communale 3 La délibération in extenso du Conseil communal 4 L'avis de publication 5 Les tableaux de synthèse ordinaire et extraordinaire et leurs adaptations dûment signées par le receveur 6 Le programme des investissements et des voies et moyens affectés aux prévisions de dépenses ventilés par article et par n° de projet extraordinaire 7 Les fiches de suivi par n° de projet extraordinaire 8 Le tableau des emprunts communaux contractés et à contracter présenté par emprunt avec récapitulation 9 Le tableau d'évolution de la dette intégrant toutes les prévisions d'emprunts futurs et leur remboursement 10 Stabilité de la charge de la dette : tableau justifiant la stabilité + tableau reprenant, par exercice, les montants qui ont servi à l'autofinancement du service extraordinaire ainsi que les montants affectés à des remboursements anticipés d'emprunts (soit sur boni extraordinaire, soit par transfert direct de service, soit par prélèvement via un fonds de réserve). 11 La liste des participations à libérer au cours de l'année pour la S.P.G.E. 12 Les mouvements des réserves et provisions (selon modèle ci-dessous) 13 La liste nominative des locataires et fermiers 14 Le budget de la/des régie(
5. s)15 La liste des garanties de bonne fin accordées par la commune à des tiers 16 Le tableau du personnel communal comprenant tous les éléments chiffrés de la rémunération 17 La note concernant le plan d'embauche et de promotion 18 Le tableau du personnel affecté au Cabinet et/ou mis à disposition d'ASBL, Intercommunales,.... 19 Le tableau figurant normalement en tête du budget et portant les renseignements généraux sur la commune 20 Les informations pour l'inscription PI 21 Les informations pour l'inscription IPP 22 Le récapitulatif du contentieux ainsi qu'un descriptif de son état d'avancement 23 La copie de la page du budget du C.P.A.S. ou délibération du comité de concertation portant sur le montant de la dotation communale 24 La délibération du Conseil communal fixant le montant de la dotation communale pour la zone de police 25 Pour les communes sous plan de gestion : le plan de gestion actualisé et les documents permettant d'assurer le suivi du plan de gestion (tableaux de bord communaux) 26 La liste des ASBL et autres associations subventionnées précisant les bénéficiaires et les montants attribués (voir tableau sous dépenses de transferts) 27 La liste des dépenses qui ont été imputées et exécutées sous la responsabilité du collège, en exécution de l'article 60, alinéa 4 du Règlement général de la comptabilité communale de l'exercice précédent jusqu'au vote du budget (article budgétaire - objet précis - montant - motif(
6. s)de renvoi du receveur). 28 Un tableau reprenant le dernier résultat comptable disponible et les fonds de réserve et provisions de chaque entité consolidée (= ASBL, C.P.A.S., fabriques d'église, régies et zones de police). 29 La copie des documents en provenance des intercommunales déterminant les dividendes et redevances (voirie - gaz) à inscrire au budget de l'exercice, dans toute la mesure décomposés par type de recette (dividende normal - redevance voirie - redevance gaz). 30 Le tableau prévisionnel du coût-vérité (pour mémoire - circulaire du 30 septembre 2008 du Ministre Lutgen) Pour la consultation du tableau, voir image MODIFICATIONS BUDGETAIRES - Listing des pièces justificatives obligatoires 1 L'avis de la commission article 12 du RGCC 2 Le tableau récapitulatif de la modification budgétaire figurant normalement au début de la modification et synthétisant les données de ladite modification (ce tableau n'est pas le tableau de récapitulation générale reprenant le budget après modification budgétaire et est classiquement intitulé « tableau I - balance des recettes et des dépenses ») 3 Le programme des investissements et des voies et moyens affectés aux prévisions de dépenses ventilés par article et par n° de projet extraordinaire 4 Les fiches de suivi par n° de projet extraordinaire modifiées 5 Les mouvements des réserves et provisions 6 La délibération in extenso du Conseil communal 7 Pour les communes sous plan de gestion : le plan de gestion actualisé et les documents permettant d'assurer le suivi du plan de gestion (tableaux de bord communaux) Pour la consultation du tableau, voir image UNIQUEMENT POUR LA MODIFICATION BUDGETAIRE QUI INTRODUIT LES RESULTATS DES COMPTES ET UNIQUEMENT SI LES COMPTES NE SONT PAS PRESENTES EN MEME TEMPS A LA TUTELLE - Listing des pièces justificatives obligatoires à fournir en plus 1 Le tableau de synthèse du compte 2 La délibération in extenso du Conseil communal arrêtant le compte 3 Pour le service extraordinaire, la ventilation par article et par numéro de projet extraordinaire des voies et moyens affectés au financement des engagements Pour la consultation du tableau, voir image MOUVEMENTS DES RESERVES ET PROVISIONS Intitulé Compte général Compte particulier Disponible à la clôture du compte N-2 Disponible présumé à la clôture du compte N-1 (*) Dotation prévue au budget de l'exercice N Utilisation pré- vue au budget de l'exercice N Solde présumé à la clôture de l'exercice N Prélèvement du service ordinaire Prélèvement du service extraordinaire Fonds de réserve ordinaire Fonds de réserve extraordinaire Provisions (*) montant à adapter lors de l'introduction des résultats du compte N-1 Concernant le programme d'investissements, on notera que : - le programme triennal des travaux sera inclus de façon détaillée et identifié par la mention PTR en marge des libellés (dans toute la mesure du possible, précisez de quel PTR il s'agit - ex : PTR10-12 pour le programme 2010-2012); - le tableau doit reprendre tous les investissements prévus et non seulement les travaux (il s'agit donc de reprendre également des investissements significatifs en matériel de bureau ou en matériel roulant par exemple); - les travaux internes effectués à charge du service ordinaire doivent figurer dans le tableau des investissements (au moins globalisés par fonction).; - il doit correspondre aux crédits figurant dans le budget; - il doit être fourni à chaque modification budgétaire. En ce qui concerne la transmission de ces documents aux conseillers communaux, ceux-ci seront clairement informés de leur droit à recevoir toutes les annexes. Les modalités de communication de ces annexes seront également précisées aux conseillers plus tard au moment de l'envoi du budget. Ces annexes seront impérativement communiquées à l'autorité de tutelle. Par ailleurs, l'absence d'une (ou de plusieurs) de ces annexes constitue un facteur susceptible d'allonger le délai d'exercice de la tutelle. Je vous engage donc vivement à transmettre un dossier parfaitement complet à l'autorité de tutelle. Enfin, dans un souci de clarté et de facilité, je vous invite à prévoir une table des matières des documents annexés au budget. 5. Crédits provisoires L'adoption du budget en temps voulu permet à la commune de disposer des crédits indispensables à son fonctionnement dès le début de l'exercice.Lorsqu'à la suite de circonstances particulières, le budget n'a pas encore été adopté par le Conseil au 1er janvier de l'exercice, force est de recourir à des crédits provisoires appelés douzièmes provisoires (article 14 du RGCC). Dans le cas où le budget n'a pas encore été adopté, le Conseil doit expressément statuer et prendre une délibération particulière concernant le recours aux crédits provisoires. Une telle décision doit être explicitement motivée par référence aux dites circonstances spécifiques; le simple constat que le budget n'est pas voté ne constitue pas en soi une motivation suffisante. Les crédits provisoires sont alors égaux au douzième des crédits budgétaires des dépenses ordinaires de l'exercice précédent. Cette restriction n'est pas applicable aux dépenses relatives à la rémunération du personnel, au paiement des primes d'assurances, des taxes et de toute dépense strictement indispensable à la bonne marche du service public. Dans ce dernier cas, l'engagement de la dépense ne pourra s'effectuer que moyennant une délibération motivée du collège, ratifiée à la plus proche séance du conseil communal. Si le budget a été adopté par le Conseil mais n'a pas encore été approuvé par la tutelle au 1er janvier, le recours aux douzièmes provisoires est autorisé sans délibération spécifique supplémentaire. Les crédits provisoires sont alors égaux au douzième des crédits budgétaires de l'exercice en cours. Il convient de ne voter qu'un seul douzième à la fois et de préférence avant le début du mois concerné. On rappellera également que les crédits provisoires peuvent concerner les dépenses à engager dans le cadre d'actions spécifiques subsidiées lorsque la commune a reçu la notification de son droit à la subvention (au service ordinaire bien entendu). Dans cette hypothèse spécifique, il est également permis d'utiliser les crédits provisoires pour engager des dépenses nouvelles prévues au budget de l'exercice et pour lesquelles aucun crédit budgétaire ne figurait au budget de l'exercice précédent. Par souci de précision, je signale qu'il est bien entendu que les chèques-repas octroyés par les communes peuvent bénéficier du régime des douzièmes provisoires pour autant que leur octroi soit prévu dans le règlement administratif du personnel. 6. Report du résultat du compte L'article 10 du RGCC stipule que le résultat estimé des exercices antérieurs porté au budget tel qu'il a été établi par le tableau de synthèse est remplacé, par voie de modification budgétaire, par le résultat du compte dès que celui-ci est arrêté par le Conseil.Le résultat des deux services doit être introduit concomitamment. L'article L 1312-1 du CDLD précise que le compte communal doit être présenté au Conseil au plus tard le 31 mars de l'année suivante. L'article 10 susmentionné précise aussi que le Conseil doit prendre les mesures propres à rétablir l'équilibre budgétaire lorsque le report du résultat de l'exercice antérieur provoque ou accroît un déficit global. Un retard dans l'arrêt des comptes pourrait donc compromettre la recherche des voies et moyens nécessaires à restaurer l'équilibre. 7. Modifications budgétaires Les modifications budgétaires sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget et toutes les règles de principe applicables au budget initial de l'exercice sont évidemment transposables aux modifications budgétaires de l'exercice, y compris les règles de tutelle spéciale d'approbation et d'exercice du droit d'évocation. Les modifications budgétaires sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire. Dans le cadre du développement des programmes informatiques visant le contrôle électronique des actes soumis à tutelle, le programme utilisé par les services instructeurs établit la numérotation des modifications budgétaires en fonction de la date de leur vote au conseil communal. Par exemple, une modification budgétaire ordinaire et une modification budgétaire extraordinaire sont votées le 31 mai : il s'agira d'une modification budgétaire 1 et non des modifications budgétaires 1 et 2. Le 30 juillet suivant, une modification budgétaire extraordinaire est votée. Elle portera le numéro 2 et non 3. Je vous invite à adopter cette façon de numéroter les modifications budgétaires qui, par ailleurs, s'inscrit dans le prescrit de l'article 15 alinéa 3 du Règlement général de la comptabilité communale qui dispose que « chaque modification budgétaire ordinaire et/ou extraordinaire sera décidée par une seule et même délibération du conseil communal. » Le conseil communal ne peut voter une modification budgétaire extraordinaire isolée sauf si elle n'a aucun impact sur le service ordinaire. Il n'y a pas de limites formelles dans le temps pour les premières modifications budgétaires, et notamment celle qui doit introduire, le plus rapidement possible après le vote du compte, dans le corps du budget, le résultat du compte de l'exercice précédent en application de l'article 10 du RGCC. Il convient, toutefois, de limiter au maximum les modifications d'autres crédits trop tôt dans le courant de l'exercice, au regard de l'article 7 du RGCC. Je souhaite donc que les communes évitent de prendre des modifications de ce type qui ne seraient pas justifiées par des événements particuliers avant le 1er mai de l'exercice. J'attire votre attention sur le fait qu'il découle clairement du RGCC (article 15) qu'il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement de la commune et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date, et que la transmission tardive de celles-ci à l'autorité de tutelle peut conduire à une absence de décision avant le 31 décembre de l'exercice, qui rendrait donc inexécutoires lesdites modifications et empêcherait tout engagement de crédits y prévus. De même, des modifications budgétaires soumises à l'autorité de tutelle après le 31 décembre de l'exercice ne peuvent que faire l'objet d'une décision formelle de non-approbation. Je vous recommande aussi, dans un souci de clarté et de cohérence, et dans toute la mesure du possible, d'éviter de voter de nouvelles modifications budgétaires alors que les précédentes n'ont pas encore été approuvées. 8. Engagements des dépenses 8.a. Article 02 (exercices antérieurs) Les modifications budgétaires évitent le recours abusif à l'article 02. Ne peuvent dès lors apparaître à l'article 02 que des sommes représentant des dépassements de crédits approuvés sur base du budget précédent et non pas des crédits nouveaux. Pour les communes sous plan de gestion, je rappelle qu'il est essentiel d'assurer un suivi budgétaire très strict de leurs dépenses afin d'éviter des dépenses à l'article 02, sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées. J'attire en outre leur attention sur la circulaire du 16 novembre 2009 relative à l'actualisation des plans de gestion. 8.b. Date limite des engagements Je rappelle qu'il est tout à fait illégal et donc formellement interdit d'engager des crédits avant leur approbation formelle (ou implicite de par l'effet de l'expiration du délai imparti à la tutelle pour se prononcer), et que si un crédit n'a pas été approuvé avant le 31 décembre de l'exercice, il est inexécutoire. Toute transgression de ces règles impliquera dorénavant la stricte rigueur des sanctions pesant sur les responsables de l'infraction (dont éventuellement des conséquences pécuniaires...). Dans un souci de simplification des reports de crédit, les factures relatives à des engagements effectués avant le 31 décembre et reçues après le 31 décembre de l'exercice clôturé peuvent être imputées, ordonnancées et mandatées sur l'exercice précédent. Le Receveur pourra ainsi procéder à leur paiement sans devoir attendre l'arrêt, le 15 février, des crédits reportés, et ce afin de ne pas porter préjudice aux fournisseurs et prestataires de service. Il s'agit ici d'une tolérance qui vise à éviter des retards de paiement préjudiciables et permet d'alléger les reports de crédits. 8.c. Engagements reportés Dès que le Collège communal a arrêté la liste des engagements à reporter, le receveur dispose des crédits nécessaires au paiement des ces engagements. Il peut donc procéder au paiement de ces dépenses sans attendre la clôture du compte. 8.d. Marchés publics. Enregistrement de l'engagement L'engagement des dépenses extraordinaires effectuées dans le cadre de marchés publics sera enregistré à la date d'attribution du marché par le Collège communal, comme sous l'empire de l'ancien règlement général. Pour les précisions sur le montant à engager, voir sub IV ci-après. 8.e. Engagement de marchés sur la base de crédits approuvés l'exercice précédent La tolérance admise par la tutelle sous l'empire de l'ancien Règlement général sur la comptabilité communale, en son article 29 tel que commenté, est bien maintenue sous le nouveau Règlement général de la comptabilité communale en ce qui concerne l'engagement de dépenses extraordinaires prévues au budget de l'exercice précédent (x-1), approuvées par la tutelle mais non engagées et réinscrites au budget du nouvel exercice x. Dans cette hypothèse, très spécifique, il est admis que ces dépenses extraordinaires puissent être engagées dès le vote du budget de l'exercice x avant l'approbation formelle de l'autorité de tutelle, ceci toutefois sous la réserve d'un budget x équilibré quant à son résultat global. 8.f. Précisions sur l'option des « bons de commande » (article 56 du Règlement général de la comptabilité communale L'article 56 du Règlement général de la comptabilité communale dispose que : « Lorsque les dépenses peuvent être justifiées par une simple facture acceptée, le service intéressé par la dépense effectue toute commande au moyen d'un bon de commande acté dans la comptabilité budgétaire et visé par le Collège communal. Le créancier de la commune doit produire une facture, en double exemplaire, accompagnée du bon de commande et adressée au collège communal. » Afin de rencontrer le souhait exprimé dans cet article et la pratique communale, le collège communal peut déléguer expressément (une décision formelle est donc indispensable) à un fonctionnaire (pas un mandataire) le visa du bon de commande et son envoi au fournisseur avant accord formel du collège (qui est donc toujours indispensable, mais plus nécessairement préalable). Il conviendra de toute façon de vérifier si un crédit budgétaire approuvé suffisant existe avant envoi du bon de commande au fournisseur et de respecter les règles des marchés publics, notamment au regard des consultations préalables de 3 fournisseurs potentiels (le collège précisera à partir de quel montant une preuve de cette consultation doit exister) et des règles de concurrence. 9. Additionnels au précompte immobilier : crédit sur exercice antérieur Afin de pallier, dans la mesure du possible, les retards de perception, l'autorité de tutelle tolérera l'inscription dans la modification budgétaire prévue à l'article 10 du RGCC d'un crédit budgétaire (fictif) de recette sur exercice antérieur reprenant une estimation des additionnels au précompte immobilier restant à percevoir.Ce crédit ne pourra être utilisé et s'annulera automatiquement au 31 décembre de l'exercice. Le montant de ce crédit budgétaire ne pourra excéder 95 % des droits restant à percevoir du dernier exercice d'imposition, c'est-à-dire de l'exercice précédant celui du budget. Pour établir cette prévision, la commune doit tenir compte de tout élément exceptionnel (exemple : fermeture d'entreprise) qui justifierait un dégrèvement ou un irrécouvrable important. Il convient de toute façon que le pourcentage retenu - qui peut donc être inférieur à 95 % - corresponde à la réalité de ce que la commune est en droit d'attendre réellement. L'inscription de ce crédit est strictement concomitante à l'injection du résultat du compte précédent (article 10 du RGCC). 10. Perception des recettes Je vous rappelle qu'en vertu, notamment, de l'article L 3321-4 du CDLD, les droits établis dans les rôles sont comptabilisés aux recettes de l'exercice au cours duquel lesdits rôles sont rendus exécutoires.J'insiste sur l'intérêt de rendre les rôles de taxes exécutoires dans le courant de l'exercice auquel ils se rattachent. En effet, cette manière de procéder assure à la commune une prise en compte équilibrée d'année en année de l'ensemble de ses recettes fiscales. Lorsqu'une commune souhaite reprendre dans le budget de l'exercice en cours des recettes liées à des rôles de taxes de l'exercice précédent rendus exécutoires entre le 1er janvier et le 30 juin de l'exercice en cours, cette opération doit se faire par l'inscription de crédits budgétaires aux exercices antérieurs, en évitant tout double emploi de recettes entre l'exercice en cours et le précédent. Pour ce faire, il est préférable d'inscrire ces crédits lors de l'injection du résultat du compte. Si ceux-ci sont toutefois inscrits dès le budget initial, il convient d'aménager le tableau de synthèse relatif à l'exercice n-1 par des adaptations de recettes en moins équivalentes. Il n'y a pas de double emploi si la commune a seulement inscrit à son budget précédent la part de recettes relative aux rôles de taxes rendus exécutoires au cours de cet exercice. 11. Réévaluation annuelle des biens du patrimoine immobilier Pour l'application de l'article 21 du RGCC, l'indice ABEX de référence pour le compte 2011 est de 694 (673 en 2010 - 684 en 2009 - 692 en 2008).12. Placements Je porte à l'attention des autorités communales que je ne m'oppose pas à ce qu'elles pratiquent des placements de fonds en SICAV dans la mesure où ces placements garantissent au minimum le remboursement du capital investi. De la même manière, je ne m'oppose pas à des placements opérés dans des fonds ou des produits d'assurance à capital et taux d'intérêt minimum garantis. 13. Transmission électronique des extraits de comptes Je n'ai aucune objection à ce que les organismes financiers des communes leur transmettent par la voie électronique leurs extraits de compte, dans la stricte mesure où la procédure utilise un format lisible indépendant (par exemple, « .pdf ») et est parfaitement sécurisée et où des copies de sauvegarde existent pendant au moins 10 ans (chez l'organisme financier). 14. Avances de fonds L'article 31, § 2, du Règlement général de la comptabilité communal organise cette procédure dérogatoire. Par ailleurs, il est rappelé que l'octroi de provisions pour menues dépenses à des mandataires communaux est interdit. 15. Tutelle Les documents budgétaires sont soumis à une tutelle d'approbation. Avant son approbation définitive (soit avant l'expiration de l'éventuelle seconde phase d'évocation ou avant la décision sur recours de la commune ou du Gouverneur) ou l'expiration du délai d'approbation, le budget n'est pas exécutoire, c'est-à-dire qu'il ne peut être mis à exécution. J'attire l'attention des communes sur certaines modalités fonctionnelles à respecter dans le cadre du décret organisant la tutelle : - en ce qui concerne les budgets, modifications budgétaires et transferts de crédits de dépenses, les autorités communales veilleront à en adresser trois exemplaires au Collège provincial du Conseil provincial et simultanément un exemplaire à mon attention (rue Van Opré, 91 - 5100 Namur) et pour les communes sous plan de gestion (prêts d'aide extraordinaire à long terme et/ou prêts Tonus Hôpitaux et/ou prêts Tonus Pensions) un exemplaire au CRAC (allée du Stade 1 - 5100 Namur); - la transmission des documents budgétaires et comptables communaux - budget initial, modifications budgétaires de cours d'exercice, bilan, comptes de résultat, annexe - doit être effectuée à la fois sur support papier (comme actuellement) et sur support informatique. Cette nouvelle pratique vise à terme un objectif non seulement de modernisation de la tutelle, mais aussi de simplification administrative (cfr. ci-dessous). Ces documents budgétaires devront être accompagnés de toutes les pièces justificatives (en un seul exemplaire) permettant leur analyse complète préalable à leur approbation, et en particulier la délibération in extenso du Conseil communal (mise en application des articles L 3112-1 et 3113-1 du code). Sur cette délibération, je vous demande, dorénavant, de faire apparaître les montants des dépenses et recettes totales tant à l'ordinaire qu'à l'extraordinaire et le résultat global de l'exercice (afin de permettre une certification au regard des transmissions électroniques). 16. Processus informatiques en cours de réalisation initiés par la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé 16.a. Envois électronique des fichiers S.I.C Selon les dispositions de l'arrêté ministériel du 21 janvier 2009, vous devez envoyer à la DGO5 un fichier SIC immédiatement après l'arrêt par votre conseil : ? du budget ? d'une modification budgétaire ? du compte. Cette obligation vaut tant pour les communes que les C.P.A.S.. Ces fichiers SIC sont produits et générés au moyen de l'application eComptes après exportation de vos données vers la BDCS et importation dans l'eComptes telles qu'arrêtées par le Conseil. Pour la procédure à suivre afin de générer ces fichiers, voir le point « Alimentation numérique des statistiques et de l'E-tutelle » et les explications nécessaires dans les tutoriels en ligne (cf le point 16.2. ci-après). Pour les communes uniquement, ces fichiers SIC des données comptables et budgétaires des communes sont aussi à envoyer par mail à l'adresse : DepotComptesEtBudgets.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be Cet envoi électronique doit s'opérer en plus de l'envoi FTP sur le serveur de données statistiques, dont l'expédition est gérée par l'application eComptes. Ce double envoi doit s'opérer simultanément et dans les plus bref délais de l'arrêt par votre Conseil du budget communal, d'une modification budgétaire ou du compte. En pratique, le double envoi se matérialise de la façon suivante : - L'envoi FTP est fait automatiquement par l'application e-compte quand vous cochez la case « envoi à la DGO5 ». - Pour la transmission vers les autorités de tutelle, la commune doit faire un envoi spécifique du fichier généré par e-compte vers l'adresse DepotComptesEtBudgets.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be Il est important de ne rien modifier au fichier XML envoyé : ni son nom, ni son extension, ni son contenu. Ce double envoi informatique est provisoire en attendant la finalisation du projet « e-tutelle » qui permettra une transmission électronique unique de tous les actes soumis à tutelle. Je vous rappelle que cette transmission a été rendue obligatoire par l'arrêté ministériel du 21 janvier 2009 relatif aux modalités d'exécution de l'article 35, § 8, de l'arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le règlement général de la comptabilité communale. L'article 5 prévoit qu'« Après l'arrêt par le Conseil du budget, d'une modification budgétaire, ou des comptes annuels, le fichier de Synthèse des Informations Comptables devra être communiqué à la Direction générale opérationnelle des pouvoirs locaux, de l'action sociale et de la santé ». Cette (double) transmission électronique n'exonère donc pas les pouvoirs locaux de l'envoi traditionnel des documents comptables et budgétaires accompagnés de leurs pièces justificatives obligatoires (v. ci-avant).La date de réception postale de l'ensemble des dits documents constitue le point de départ du délai de tutelle. En conclusion, dans l'attente de la finalisation du projet E-tutelle, la commune est tenue de procéder aux envois suivants : - un envoi postal traditionnel; - une double transmission électronique (envoi FTP + envoi par mail). 16.b. Plan eComptes. Le projet eComptes est un plan intégré visant à doter progressivement les communes, C.P.A.S. et Provinces d'un ensemble d'applicatifs, publics et gratuits, développés en mutualisation et en co-création de contenu avec les utilisateurs de terrain. Son contenu n'est pas figé et en collaboration avec le terrain, la cellule eComptes de la DGO5 a pour mission de faire constamment évoluer le contenu afin que celui-ci réponde au mieux à vos besoins d'analyse. Votre participation est donc primordiale et vous êtes invités à participer en faisant part de vos suggestions à la cellule eComptes au moyen d'une boîte à idée en ligne, structurée par rubriques du logiciel : http://ecomptes.wallonie.be/modules/boiteaidees.php Pour rappel, les objectifs du plan eComptes sont de quatre ordre : 1. AIDE A LA GESTION, grâce à un outil d'analyse d'aide à la gestion permettant de suivre tous les éléments financiers, recettes, dépenses, budget, trésorerie, dette, prospective budgétaire à cinq ans... 2. AIDE A LA COMPREHENSION DES FINANCES LOCALES, tant par les mandataires que par le public, grâce à l'éditeur de documents clairs et didactiques, exportables dans divers formats, dont le html si vous souhaitez extraire de l'information vers un site internet ou dans un intranet.3. SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE, en simplifiant et en automatisant la production de documents à caractère comptable et financier.L'encodage est réduit au strict minimum pour les utilisateurs car les applications eComptes puisent l'essentiel des données nécessaires dans la base de données comptable standardisée. Ainsi, quelques minutes suffisent pour réaliser une analyse complète de tous les aspects des finances locales (production de la Synthèse analytique) 4. ALIMENTATION NUMERIQUE DES STATISTIQUES et de l'eTUTELLE : le logiciel produit un fichier standardisé équivalent numérique des budgets et comptes, baptisé « fichier SIC » qui est transmis à la DGO5 et permet de construire et de mettre à jour en permanence une base de données statistiques sur les pouvoirs locaux afin, non seulement, d'aider le Gouvernement wallon dans sa prise de décision, mais aussi d'améliorer la connaissance des finances locales.Ces mêmes fichiers alimenteront aussi l'eTutelle. A qui sont destinées les applications eComptes ? - L'eComptes a été conçu pour les mandataires et les fonctionnaires des pouvoirs locaux désirant disposer facilement et rapidement d'analyses financières. - L'installation est possible sur autant de pc que vous le souhaitez dans votre administration, sans frais de licence, et peut être réalisée facilement par vos soins ou par votre prestataire informatique. Avec l'eComptes, vous pouvez : - Produire la synthèse analytique de vos comptes. - Effectuer une projection budgétaire à 5 ans. - Rechercher et analyser vos données financières et comptables en quelques clics de souris. - Extraire et éditer en excel, word, open-office, pdf, ou htlm vos recherches. - Suivre vos projets extraordinaires dans les moindres détails et obtenir en un clic un rapport complet des recettes. et dépenses d'un projet extraordinaire, avec les paiements effectués, les recettes perçues, la trésorerie utilisée,.... - Produire numériquement les comptes, budgets et modifications budgétaires pour alimenter l'eTutelle et les statistiques de la Région wallonne. - Editer et partager des rapports d'analyse. - Générer automatiquement des powerpoints tirés de la synthèse analytique. - Produire les fichiers SIC à destination de la Tutelle et des statistiques (obligation régie par AM du 21 janvier 2009). Mode de fonctionnement de l'eComptes, mise à jour de vos données et de votre logiciel : - Votre logiciel eComptes travaille sur une copie standardisée de votre comptabilité (B.D.C.S.), il n'y a donc aucun danger que vos données soient endommagées par les utilisateurs au sein de votre administration. Vous pouvez l'installer sur autant de poste que vous voulez et même sur des ordinateurs portables. - Dans un souci de simplification l'eComptes fonctionne sans devoir encoder des données à l'exception de quelques renseignements extra-comptables (population, personnel occupé, taux des additionnels... via le menu « caractéristiques ». L'encodage de ces données est un préalable indispensable à l'envoi du fichier SIC et pour produire la synthèse analytique. - Pour un bon fonctionnement de l'eComptes et une génération correcte du fichier SIC et des documents comptables, il est évidemment nécessaire de vous assurer que votre prestataire informatique a bien configuré son logiciel de comptabilité pour réaliser régulièrement une exportation vers la BDCS xml, et que l'importation de ces données soit bien réalisée dans l'eComptes, faute de quoi vos données ne seront pas à jour, et les documents, fichiers, et analyses produits seront incorrects. - Au fur et à mesure des correctifs techniques et des améliorations apportées avec votre collaboration la cellule eComptes de la DGO5 met en ligne des « upgrades » de l'eComptes. Afin d'avoir un eComptes fonctionnel il est donc très important que vous procédiez à une mise à jour régulière de votre version. Cette mise à jour s'effectue automatiquement au lancement de l'application sur vos postes ou manuellement dans votre logiciel si le firewall de votre administration bloque l'automatisme. Fichiers S.I.C. : Selon les dispositions de l'arrêté ministériel du 21 janvier 2009, vous devez envoyer à la DGO5 un fichier SIC immédiatement après l'arrêt par votre conseil : ? Du budget. ? D'une modification budgétaire. ? Du compte. Ces fichiers SIC sont produits au moyen de l'application eComptes après exportation de vos données vers la BDCS et importation dans l'eComptes telles qu'arrêtées par le Conseil. Vous trouverez toutes les explications nécessaires dans les tutoriels en ligne (cf ci-après) Tutoriels d'auto-formation : Afin de vous aider à utiliser et à exploiter les potentialités de votre application eComptes, des tutoriels en ligne sont disponibles à l'adresse : http://ecomptes.wallonie.be/modules/videos.php Ceux-ci sont régulièrement mis à jour, vous y trouverez notamment les explications pour contrôler vos données et produire le fichier SIC. Aspect « sécurité et sauvegarde » de vos données comptables standardisées (B.D.C.S.) : La génération correcte de ces fichiers, ainsi que des analyses, des documents prospectifs et de la synthèse analytique exigent une mise à jour régulière de la base de données comptables standardisée xml au moyen de votre logiciel comptable, tel que prévu par l'article 35 du nouvel RGCC. Cette BDCS constitue donc une copie de TOUTES les données de votre comptabilité dans un format universellement reconnu et lisible par toutes les grandes applications de traitement de bases de données. Les champs la composant sont connus, clairement identifiés et régi par un arrêté ministériel. En cas de « crash » de serveur, d'incendie, de vol, cette BDCS pourra donc constituer le point de départ d'une reconstitution de votre comptabilité. C'est une sécurité supplémentaire. Il est donc essentiel de : - Veiller à ce que votre société informatique ait bien paramétré son logiciel comptable pour réaliser une exportation régulière des données dans le répertoire serveur contenant votre BDCS. - Veiller, selon le prescrit des dispositions de l'article 35 du RGCC à effectuer des copies régulières de votre BDCS (ainsi que des données de votre logiciel comptable). Pour rappel : l'article 35 du RGCC dispose que : Le collège communal veillera à ce que les données comptables soient régulièrement sauvegardées sur un support informatique stocké à l'extérieur du bâtiment abritant le matériel informatique contenant les bases de données comptables. Helpdesk de l'eComptes : Aucune application informatique n'étant parfaite, surtout quand elle est déployée dans des configurations très diverses de plus de 500 administrations, en cas de problème technique relatif à l'application eComptes, il vous est demandé, dans un souci d'efficacité, d'envoyer la description du problème et son message d'erreur par mail à l'adresse : ecomptes.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be Un numéro d'intervention lui sera attribué et votre demande sera traitée le plus tôt possible, dans l'ordre des demandes en cours. Pour plus de renseignements : Pour tout renseignement relatif au plan eComptes, vous pouvez prendre contact avec le coordinateur général de ce projet, M. Philippe Brognon : philippe.brognon@spw.wallonie.be ou surfer sur le site http://ecomptes.wallonie.be 17. Plan de gestion 1) La mission de suivi du Centre régional d'Aide aux Communes et l'obligation des communes sous plan de gestion (prêts d'aide extraordinaire à long terme et/ou prêts Tonus Hôpitaux et/ou prêts Tonus Pensions) : Toute commune en déficit doit actualiser son plan de gestion en référence à la circulaire du 19 novembre 2009 (décision du Gouvernement wallon du 16 novembre 2009). Pour les communes ayant bénéficié de prêts d'aide extraordinaire à long terme (circulaire du 19 novembre 2009) : L'équilibre à l'exercice propre et aux exercices cumulés est requis