Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein 3. Kammer 3 Sa 288/11 Urteil Nachträgliche Zulassung einer Entfristungsklage - Zurechnung von Organisationsver

Nachträgliche Zulassung einer Entfristungsklage - Zurechnung von Organisationsverschulden des Prozessbevollmächtigten Orientierungssatz 1. Das Verschulden eines Prozessbevollmächtigten an der Versäumung einer gesetzlichen Klagefrist (hier: § 17 S 1 TzBfG) ist dem klagenden Arbeitnehmer nach § 85 Abs 2 ZPO zuzurechnen. (Rn.26) 2. Es gehört zu den Aufgaben eines Prozessbevollmächtigten, dafür Sorge zu tragen, dass ein fristgebundener Schriftsatz rechtzeitig erstellt wird und innerhalb der Frist bei dem zuständigen Gericht eingeht. Der Prozessbevollmächtigte kann die Berechnung und Notierung einfacher und in seinem Büro geläufiger Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft überlassen. Er hat jedoch durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden. (Rn.27) Es bedarf klarer engmaschiger Organisationsanweisungen, wie und wann durch wen Fristabläufe, Vorfristen und Genaufristen notiert, vorgelegt, nochmals kontrolliert und in Bezug auf den Ausgang von den Angestellten überprüft werden müssen. (Rn.39) 3. Prozessbevollmächtigte können sich von der eigenen Verantwortung für die Einhaltung einer Frist nicht durch die Anweisung an ihr Büropersonal befreien, die Fristwahrung zu kontrollieren und sie ggf an die Erledigung von Fristsachen zu erinnern. (Rn.28) Verfahrensgang vorgehend ArbG Flensburg, 18. Mai 2011, 1 Ca 171/11, Urteil Tenor Die Berufung der Klägerin gegen das Urteil des Arbeitsgerichts Flensburg vom 18.05.2011 – 1 Ca 171/11 – wird auf ihre Kosten zurückgewiesen. Die Revision wird nicht zugelassen. Tatbestand Randnummer 1 Die Parteien streiten über die Wirksamkeit der Befristung eines Arbeitsverhältnisses und in diesem Zusammenhang vorab über die nachträgliche Zulassung der Klage. Randnummer 2 Die Klägerin ist seit dem 01.08.2005 bei der Beklagten aufgrund mehrerer aufeinander folgender befristeter Arbeitsverträge beschäftigt. Sie war zuletzt als Integrationsfachkraft mit einem monatlichen Bruttogehalt in Höhe von rund 3.300,-- EUR eingesetzt. Der letzte befristete Vertrag wurde für den Zeitraum vom 07.02.2009 bis zum 31.12.2010 geschlossen. Die Befristung wurde auf Haushaltsplanvorgaben 2009 gestützt. Seit dem 27.08.2010 befand sich die Klägerin in Elternzeit. Randnummer 3 Sechs Wochen nach Auslaufen des Arbeitsvertrages ging beim Arbeitsgericht am 11.02.2011 die vorliegende Entfristungsklage ein. Randnummer 4 Die Klägerin hatte die D... R... GmbH in S... Mitte November 2010 mit der Vertretung zur Herbeiführung der Entfristung ihres Arbeitsverhältnisses beauftragt. Man war jedoch so verblieben, dass sie vor Erhebung einer Entfristungsklage noch außergerichtliche Rücksprache bei der Beklagten nimmt. Mit Schreiben vom 24.11.2010 wurde ihr seitens ihrer Prozessbevollmächtigten mitgeteilt, im Januar werde ggf. Klage erhoben, die Klagefrist sei bereits notiert (Anlage K 2, Bl. 9 f d. A.). Sachbearbeiter war zu diesem Zeitpunkt der Rechtssekretär Herr H.... Randnummer 5 Als Verwaltungsangestellte sind bei der D... R... GmbH in F... beschäftigt Frau F..., Frau H... und Frau K.... Frau F... ist Rechtsanwalts- und Notargehilfin und seit fast 30 Jahren im R... des D... tätig. Frau H... ist ausgebildete Rechtsanwalts- und Notargehilfin. Sie ist seit 1998 als Teilzeitbeschäftigte im Rechtsschutz des D... beschäftigt. Frau K... ist dort seit 1991 als Verwaltungsangestellte tätig. Die drei Verwaltungsangestellten sind für die Fristenkontrolle zuständig. Ob es insoweit eine vorrangige Zuständigkeit der Angestellten F..., und lediglich eine nachrangige, vertretende Zuständigkeit der Mitarbeiterinnen H... und K..., und zwar in der genannten Reihenfolge, gab, ist auch durch undifferenzierte, wechselnde Sachverhaltsdarstellung der Klägerseite streitig. Randnummer 6 Herr Rechtssekretär H... wies die Angestellte Frau H... nach dem an die Klägerin gerichteten Schreiben vom 24.11.2010 mündlich an, die Klagefrist im Fristenkalender mit dem Zusatz „Klage 21.01.2011“ zu notieren. Schriftliche Verfügungen erfolgten nicht. Es erfolgte eine Fristeintragung im Kalender 2010. Diese Frist ist – noch im Kalender 2010 – „auf den 11.01.2011 vorgezogen“ worden. Randnummer 7 Später übertrugen die ebenfalls langjährig bei der D... R... GmbH tätige Rechtsanwalts- und Notargehilfin, Frau F..., und die Angestellte, Frau H..., die Fristen aus dem Kalender 2010 in den Kalender 2011. Dort ist in Sachen der Klägerin eine Frist auf den 11.01.2011 notiert (Anlage K 3, Bl. 12 d. A.). Sie ist nicht gestrichen. Weitere Fristen sind in dieser Angelegenheit nicht im Kalender 2011 notiert. In der angelegten Handakte ist keine Frist eingetragen (Bl. 29 d. A.). Randnummer 8 Am 22.12.2010 erteilte die Klägerin Klagauftrag. Zum 31.12.2010 wechselte der Rechtssekretär, Herr H..., nach H.... Am 27.12.2010 stellte er zuvor noch im PC Fragmente für eine Entfristungsklage zusammen. Ein Ausdruck und eine weitere Bearbeitung erfolgten jedoch nicht. Randnummer 9 Im Büro der D...-R... GmbH besteht die Anweisung, spätestens zur Mittagszeit die zuständigen Rechtssekretäre auf die Fristabläufe hinzuweisen. Ferner besteht eine weitere Anweisung, bei Bestandsschutzstreitigkeiten eine weitere Zwei-Wochen-Frist nach Klagerhebung zu notieren. Randnummer 10 Im Kalender 2011 ist nur die „vorgezogene“ Klagefrist 11.01.2011, nicht die am 21.01.2011 ablaufende Klagefrist notiert. Die „Zwei-Wochen-Frist nach Klagerhebung“ ist ebenfalls nicht notiert. Randnummer 11 Am 11.01.2011 war Frau Rechtssekretärin W... als Urlaubsvertreterin für die Bearbeitung des Vorgangs zuständig. Sie wurde nicht auf den Fristablauf hingewiesen. Die Akte wurde ihr nicht vorgelegt. Die Klagefrist am 21.01.2011 verstrich. Am 04.02.2011 meldete sich die Klägerin und fragte nach der Klage. Diese wurde dann am 11.02.2011 bei Gericht eingereicht, verbunden mit dem Antrag auf nachträgliche Zulassung der Klage. Randnummer 12 Die Klägerin hat stets die Ansicht vertreten, angesichts der Existenz klarer Anweisungen, der Beauftragung fachkundigen, zuverlässigen Personals sowie stichprobenartiger Organisations- und Durchführungskontrollen durch die Rechtssekretäre sei ihr kein Verschulden in Bezug auf die Fristversäumnis vorzuhalten. Die Klage sei daher nachträglich zuzulassen. Die Befristung sei rechtsunwirksam. Randnummer 13 Das Arbeitsgericht hat den Antrag auf nachträgliche Zulassung der Klage und sodann die Klage insgesamt abgewiesen. Das ist im Wesentlichen mit der Begründung geschehen, die Fristversäumung sei auf ein Organisationsverschulden der Prozessbevollmächtigten der Klägerin zurückzuführen. Es sei weder eine Genaufrist, also der Tag des Ablaufs der Klagefrist, notiert worden noch die Zuständigkeitsverteilung der Rechtssekretäre und der für die Fristenkontrolle verantwortlichen Verwaltungsangestellten ausreichend festgelegt worden. Auch sei kein Mechanismus für eine hinreichende Ausgangskontrolle geschaffen worden. Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf Tatbestand, Anträge und Entscheidungsgründe des Urteils des Arbeitsgerichts Flensburg vom 18.05.2011 verwiesen. Randnummer 14 Gegen diese der Klägerin am 04.07.2011 zugestellte Entscheidung hat sie am 28.07.2011 Berufung eingelegt, die am 01.09.2011 begründet wurde. Randnummer 15 Sie ist nach wie vor der Meinung, sie habe in ausreichendem Umfang Verantwortlichkeiten für die Notierung von Fristen und deren Kontrolle in Bezug auf die bei ihr beschäftigten, umfassend qualifizierten Verwaltungsangestellten festgelegt. Das Fristenmanagement werde auch regelmäßig von den Rechtssekretären, deren Zuständigkeit hinreichend festgelegt sei, kontrolliert. Randnummer 16 Die Klägerin beantragt, Randnummer 17 das Urteil des Arbeitsgerichts Flensburg vom 18.05.2011 – Az. 1 Ca 171/11 – dahingehend abzuändern, dass 1. die Klage nachträglich zugelassen wird, 2. festgestellt wird, dass das Arbeitsverhältnis zwischen den Parteien nicht aufgrund der am 07.02.2009 vereinbarten Befristung am 31.12.2010 beendet worden ist, 3. im Fall des Obsiegens mit dem Antrag zu 1. die Beklagte verurteilt wird, die Berufungsklägerin bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens zu unveränderten arbeitsvertraglichen Bedingungen als Integrationsfachkraft weiterzubeschäftigten. Randnummer 18 Die Beklagte beantragt, Randnummer 19 die Berufung zurückzuweisen. Randnummer 20 Sie hält das angefochtene Urteil sowohl in tatsächlicher als auch in rechtlicher Hinsicht für zutreffend. Ihres Erachtens haben die Prozessbevollmächtigten die sie treffende eigene Verantwortung für die Einhaltung einer Frist in unzulässigem Maße auf ihr Büropersonal delegiert. Ferner sei keine hinreichende Festlegung erfolgt, welche Mitarbeiterin wann genau für die Fristüberwachung und Erinnerung an die Prozessbevollmächtigten verantwortlich ist. Auch sei die Art und Weise der Führung des Fristenkalenders unzureichend. Aufgrund dieses Organisationsverschuldens sei die Klagefrist schuldhaft versäumt worden. Randnummer 21 Hinsichtlich des weiteren Vorbringens wird auf den mündlich vorgetragenen Inhalt der gewechselten Schriftsätze nebst Anlagen Bezug genommen. Entscheidungsgründe Randnummer 22 I. Die Berufung ist zulässig. Sie ist form- und fristgerecht eingelegt und innerhalb der Berufungsbegründungsfrist auch begründet worden. In der Sache konnte sie jedoch keinen Erfolg haben. Randnummer 23 Mit ausführlicher und überzeugender Begründung hat das Arbeitsgericht den Antrag auf nachträgliche Zulassung der Kündigungsschutzklage sowie dann folgerichtig die Entfristungsklage mit Hinweis auf Organisationsverschulden der Prozessbevollmächtigten der Klägerin im Zusammenhang mit der Fristenkontrolle abgewiesen. Dem folgt das Berufungsgericht. Zur Vermeidung überflüssiger Wiederholungen wird auf die Entscheidungsgründe des angefochtenen Urteils verwiesen. Lediglich ergänzend und auch auf den neuen Vortrag der Parteien eingehend, wird Folgendes ausgeführt: Randnummer 24 1. Die am 11.02.2011 eingegangene Entfristungsklage wahrt nicht die Klagefrist des § 17 TzBfG. Diese war am 21.01.2011 bereits abgelaufen. Das hat zur Folge, dass gemäß § 17 TzBfG i. V. m. § 7 KSchG die Befristung als rechtswirksam gilt. Randnummer 25 2. Die Klage war nicht nachträglich zuzulassen, da die Fristversäumung nicht unverschuldet war. Letzteres ist nur dann der Fall, wenn ein Arbeitnehmer trotz Anwendung aller ihm nach Lage der Umstände zuzumutenden Sorgfalt verhindert war, die Klage fristgerecht zu erheben. Randnummer 26

1. a)Das Verschulden eines Prozessbevollmächtigten an der Versäumung der gesetzlichen Klagefrist ist dem klagenden Arbeitnehmer nach § 85 Abs. 2 ZPO zuzurechnen (BAG vom 11.12.2008 – 2 AZR 472/08 – zitiert nach Juris, Rz. 20 m. w. N.). Randnummer 27
2. b)Es gehört zu den Aufgaben eines Prozessbevollmächtigten, dafür Sorge zu tragen, dass ein fristgebundener Schriftsatz rechtzeitig erstellt wird und innerhalb der Frist bei dem zuständigen Gericht eingeht. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs kann der Rechtsanwalt die Berechnung und Notierung einfacher und in seinem Büro geläufiger Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft überlassen. Er hat jedoch durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden (BGH vom 27.09.2007, IX ZA 14/07 – zitiert nach Juris, Rz. 9, m. w. N.). Es müssen ausreichende organisatorische Vorkehrungen getroffen sein, dass eine Anweisung nicht in Vergessenheit gerät (BGH vom 27.09.2007 – IX ZA 14/07 – zitiert nach Juris, Rz. 11 m. w. N.). Randnummer 28
3. c)Die Versäumung einer Frist ist dann nicht unabwendbar, wenn von dem Prozessbevollmächtigten nicht alle erforderlichen und zumutbaren Schritte unternommen wurden, die unter normalen Umständen zur Fristwahrung geführt hätten (BGH vom 09.05.2006 – IX ZB 45/04 – zitiert nach Juris, Rz. 8 m. w. N.). Prozessbevollmächtigte können sich von der eigenen Verantwortung für die Einhaltung einer Frist nicht durch die Anweisung an ihr Büropersonal befreien, die Fristwahrung zu kontrollieren und sie ggf. an die Erledigung von Fristsachen zu erinnern (vgl. BGH vom 11.12.1991 – VIII ZB 38/91 – zitiert nach Juris). Randnummer 29 Prozessbevollmächtigte müssen in ihrem Büro z.B. eine Ausgangskontrolle schaffen. Durch sie wird zuverlässig gewährleistet, dass z.B. die im Fristenkalender vermerkten Fristen erst dann gestrichen oder anderweitig als erledigt gekennzeichnet werden, wenn die fristwahrende Maßnahme tatsächlich durchgeführt, ein fristwahrender Schriftsatz also gefertigt und zumindest postfertig gemacht worden ist. Dazu gehört ggf. eine Anordnung des Prozessbevollmächtigten, die sicherstellt, dass am Abend eines jeden Arbeitstages anhand des Fristenkalenders die Erledigung einer jeden Frist überprüft wird und die zuständige Angestellte sich ggf. anhand der Akte zu vergewissern hat, dass nichts zu veranlassen ist (vgl. BGH vom 11.09.2007 – XII ZB 109/04 – zitiert nach Juris, Rz. 13). Randnummer 30
4. d)Klagefristen müssen beispielsweise, ebenso wie Rechtsmittel- und Rechtsmittelbegründungsfristen, so notiert werden, dass sie sich von gewöhnlichen Wiedervorlagefristen deutlich abheben. Selbst eine schriftlich angeordnete Verfügung der Wiedervorlage der Handakte reicht nicht aus (BGH vom 27.09.2007 – IX ZA 14/07 – zitiert nach Juris, Rz. 11 m. w. N.). Randnummer 31 3. Unter Berücksichtigung all dieser rechtlichen Anforderungen war angesichts der von den Prozessbevollmächtigten der Klägerin geschilderten organisatorischen Vorkehrungen zum Umgang mit fristgebundenen Aufgabenstellungen vorliegend die Versäumung der Klagefristen nicht unabwendbar. Dabei soll zu Gunsten der Klägerin unterstellt werden, dass es sich bei dem beschäftigten Büropersonal um gut ausgebildete, zuverlässige und erprobte Mitarbeiterinnen handelt(
5. e)und dass auch die Zuständigkeitsverteilung der Rechtssekretäre ausreichend festgelegt wurde. Randnummer 32
6. a)Es erscheint bereits zweifelhaft, ob die Prozessbevollmächtigten der Klägerin tatsächlich hinreichend bestimmt festgelegt haben, welche ihrer Mitarbeiterinnen als qualifizierte Fachkraft für die Fristennotierung und Fristenüberwachung definitiv verantwortlich ist. Nach der ständigen Rechtsprechung des BGH darf nur eine bestimmte, und nicht mehrere Büroangestellte für die Fristennotierung im Kalender und die Fristüberwachung verantwortlich sein (BGH vom 06.02.2006 – II ZB 1/05 – zitiert nach Juris, Rz. 5 m. w. N.). Insoweit bleibt der Vortrag der Klägerin wechselnd, unübersichtlich und unkonkret. Es kann nach wie vor ihrem Vorbringen nicht entnommen werden, dass eine konkrete Anweisung existierte, welche ihrer Verwaltungsangestellten konkret wann genau in welcher Reihenfolge für die Fristüberwachung verantwortlich ist, unter welchen Voraussetzungen diese Verantwortung delegiert werden durfte, wer dieses wann festlegte und durch welche Maßnahmen sichergestellt wurde, dass und wer morgens, mittags oder zum Ende des Arbeitstages definitiv die Kontrollverpflichtung auszuüben hatte. Randnummer 33
7. b)Die Prozessbevollmächtigten der Klägerin trifft zudem auch weiteres Organisationsverschulden: Randnummer 34 Es existiert keinerlei Anweisung darüber, wann und wie die zuständige Verwaltungsangestellte die hausinterne Fristwahrung zu kontrollieren hat. Im Büro der Prozessbevollmächtigten der Klägerin fehlt schon eine klare überprüfbare Regelung, wie die Übergabe der Verantwortlichkeit für die Fristenkontrolle im Falle der Abwesenheit der Hauptverantwortlichen zu erfolgen hat und zu dokumentieren ist. Es kann auch nicht festgestellt werden, durch welche Maßnahmen im Falle der Fristenzuständigkeit der in Teilzeit beschäftigten Frau H... für die verbleibende Verwaltungskraft überprüfbar ist, ob die Fristsachen tatsächlich vorgelegt wurden oder ob dieses von ihr noch zu erledigen ist. Entsprechende Anweisungen fehlen. Zu dokumentieren ist ebenfalls nichts. Randnummer 35 Aus dem Vorbringen der Prozessbevollmächtigten der Klägerin, manchmal würden Fristen vorgezogen, ergibt sich, dass keine hinreichende Differenzierung zwischen vorgezogener Wiedervorlagefrist und einer Genaufrist für den Ablauf der Klagefrist bzw. Rechtsmittelfrist existiert. Auch optisch, z. B. durch unterschiedliche Farben, unterscheiden sich die Eintragungen der Fristen nicht. Auch das führt zu einer vermeidbaren Vermischung / Unterschätzung der Dringlichkeit der eingetragenen unterschiedlichen Fristen. Aus der Anlage K3 – Bl. 11 d.A. geht hervor, dass ursprünglich der Ablauf der Klagefrist am 21.01.2011 ganz normal und ohne besondere Hervorhebung und „Wiedervorlage-Sache“ eingetragen war. Im Kalender 2011 ist für diese Akte auf der Seite „11. Januar 2011“ in der Spalte „Fristablauf am“ nichts eingetragen. Ein „Sicherheitseintrag“ für den 21.01.2011 – Ablauf der Klagefrist - unterblieb nach der Vorziehung der Frist ebenfalls. Randnummer 36 Es existiert kein konkreter Kontrollschritt zur Überprüfung, ob die Wiedervorlage tatsächlich durchgeführt wurde. Ebenso wenig existiert eine Ausgangskontrolle. Anderenfalls hätte nach der unterbliebenen Wiedervorlage spätestens am Ende des Wiedervorlagetages oder am nächsten Morgen bemerkt werden müssen, dass die Akte noch nicht bearbeitet worden war. Nach erfolgter Wiedervorlage erfolgt unter Berücksichtigung des Vorbringens der Prozessbevollmächtigten der Klägerin keine Ausgangskontrolle und damit keine abendliche Schlussprüfung, ob die notwendigen Aufgaben erledigt sind. Randnummer 37 Es ist keine Weisung ersichtlich, welche Mitarbeiterin wann und wie die Einhaltung der im Kalender notierten Fristen kontrollieren muss. Bei Bestehen einer solchen Weisung hätte es nicht bis zum Anruf der Klägerin am 04.02.2011 unbemerkt bleiben dürfen, dass die Klage am 11.01.2011 nicht erstellt wurde. Es ist auch nicht ersichtlich, mittels welcher Anweisungen die selbst vorgebrachte „Zwei-Wochen-Frist nach Klagerhebung“ eingetragen und überprüft wird. Um eine solche Frist einhalten zu können, hätte es einer Eintragung im Kalender bedurft. Dann hätte aber bereits am 25.01.2011 bemerkt werden müssen, dass die Klage nicht erhoben wurde. Auch eine solche Klagerhebungsüberprüfung ist im vorliegenden Fall nicht vorgenommen worden. Randnummer 38 Die zu notierende Frist ist auch nicht schriftlich angewiesen worden, vielmehr nur der Mitarbeiterin zugerufen worden. Randnummer 39 Die organisatorischen Vorkehrungen der Beklagten sind zu unverbindlich und zu unkonventionell. Es fehlen klare engmaschige Organisationsanweisungen, wie und wann durch wen Fristabläufe, Vorfristen und Genaufristen notiert, vorgelegt, nochmals kontrolliert und in Bezug auf den Ausgang von den Angestellten überprüft werden müssen. Nur bei Existenz entsprechender klarer Strukturen käme eine Entschuldbarkeit für fehlerhafte Bearbeitung durch das Büropersonal in Betracht. Als organisatorisches Minimum wäre eine Büroorganisation zu fordern, die der Fristen- und Ausgangskontrolle einen doppelten Boden einzieht, damit verhindert wird, dass eine Frist-Akte mehr als sechs Wochen außer Kontrolle geraten kann, ohne dass dieses bemerkt und die Einhaltung der Frist auch nur irgendwie nochmals überprüft worden ist. Randnummer 40 Ungeachtet dessen fehlt auch substantiiertes Vorbringen der Prozessbevollmächtigten der Klägerin, wann im Einzelnen durch welche Maßnahmen in welchen Zeitabschnitten die Einhaltung des vorgegebenen Fristenmanagements durch die Rechtssekretäre kontrolliert wird. Randnummer 41 5. Aus den genannten Gründen hat das Arbeitsgericht zu Recht angenommen, dass die Klagefrist nicht unverschuldet versäumt wurde. Das hätte durch eine entsprechende Organisation vermieden werden können. Daher ist der Antrag auf nachträgliche Zulassung der Klage zu Recht zurückgewiesen worden. Randnummer 42 Auf die Wirksamkeit der Befristung kommt es demzufolge nicht mehr an. Randnummer 43 Die Berufung der Klägerin war zurückzuweisen. Randnummer 44 Die Kostenentscheidung folgt aus § 97 ZPO. Randnummer 45 Die Voraussetzungen des § 72 Abs. 2 ArbGG liegen nicht vor, so dass die Revision nicht zuzulassen war. Permalink Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie genau dieses Dokument verlinken möchten: https://www.gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de/perma?d=NJRE001086174