VG Halle (Saale) 2. Kammer 2 A 717/16 Beschluss Kostenfestsetzung; Dokumentenpauschale Nr 7000 Ziff 1a RVG-VV

Kostenfestsetzung; Dokumentenpauschale Leitsatz Die Dokumentenpauschale ist dann erstattungsfähig, wenn der Erstattungsberechtigte die hergestellten Kopien und die Notwendigkeit ihrer Herstellung substantiiert darlegen und glaubhaft machen. (Rn.2) Gründe Randnummer 1 Dem Kostenfestsetzungsantrag kann nicht in vollem Umfange entsprochen werden. Randnummer 2 Da nach Aktenlage nicht ersichtlich ist, ob die beantragten Fotokopien notwendig waren oder nicht, wurden die Prozessbevollmächtigten der Kläger mit Schreiben vom 28.06.2019 um eine Begründung ihres Antrages bezüglich der Dokumentenpauschale gebeten, so dass seine Schlüssigkeit ohne eingehendes Aktenstudium überprüft werden könne. Falls eigene Schriftstücke bzw. Schriftstücke des Auftraggebers kopiert wurden, sei darzulegen, weshalb deren Ablichtungen zur sachgemäßen Bearbeitung erforderlich wären. Fehle der substantiierte Vortrag zur Begründung der Notwendigkeit der gefertigten Kopien, so könne die Dokumentenpauschale insgesamt nicht berücksichtigt werden. Randnummer 3 Sie nahmen daraufhin mit Schreiben vom 22.07.2019 Stellung und zugleich den Antrag in Höhe von 16,95 EUR für 113 Blatt zurück. Des Weiteren führen sie aus, dass nach einer Durchsicht des kopierten Verwaltungsvorganges der Umfang auf 1.751 nummerierte Blätter festgestellt worden sei und von diesen nummerierten Blättern im Aktenteil E (vier Bände) mehrere Seiten doppelseitig seien. Es seien nunmehr die Bestandteile in Abzug gebracht worden, die durch das Mandat bereits vorgelegen haben. Dies beträfe den Ordner B mit 28 Blatt sowie die Blätter 947 und 948 der Akte, die als ein doppelt vorhandenes Inhaltsverzeichnis in Abzug gebracht wurden. Randnummer 4 Mit Verfügung vom 19.11.2019 wies das Gericht die Prozessbevollmächtigten der Kläger darauf hin, dass ihrerseits nicht vorgetragen worden sei, welche Schriftstücke mit welchem Seitenumfang abgelichtet wurden (z. B. Schreiben von … an Beklagten vom … mit 2 Seiten, Schreiben d. Kläger an … vom … 3 Seiten; Beitragskalkulation 50 Seiten usw.). Sie wurden nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, dass, falls eigene Schriftstücke bzw. Schriftstücke der Auftraggebers oder an sie oder die Kläger gerichtete Schriftstücke kopiert wurden, darzulegen sei, weshalb deren Ablichtungen zur sachgemäßen Bearbeitung erforderlich waren. Randnummer 5 Einen substantiierten Vortrag zum Nachweis der Notwendigkeit der gefertigten Ablichtung enthält das Schreiben der Kläger vom 22.07.2019 nicht und haben die Prozessbevollmächtigten der Kläger bis zum Beschlussdatum auch nicht erbracht. Möglicherweise waren die gefertigten Kopien zur sachgemäßen Bearbeitung der Rechtssache erforderlich, jedoch ist es nicht die Aufgabe der Kostenbeamtin herauszufiltern, um welche Schriftstücke es sich handelt und welchen Umfang sie haben. Das Verwaltungsgericht Gelsenkirchen führt in seinem Beschluss vom 12.3.2013, 1 K 4489/11 - in juris, folgendes aus, dem sich die festsetzende Kostenbeamtin anschließt: Randnummer 6 „Da sich ein Rechtsanwalt im Rahmen des Verständigen auf alle Eventualitäten der Rechtssache vorbereiten muss, steht ihm deshalb bei der Entscheidung, welche Teile der Verwaltungsakten er ablichtet oder ablichten lässt, ein Ermessensspielraum zu. Damit das kostenfestsetzende Gericht und ebenfalls der Kostenschuldner überprüfen können, ob der Prozessbevollmächtigte das ihm über Nr. 7000 Ziffer 1a) VV RVG eingeräumte Ermessen fehlerfrei ausgeübt hat, ist erforderlich, dass der Prozessbevollmächtigte darlegt, dass und warum die gefertigten Ablichtungen aus seiner Sicht geboten waren. Randnummer 7 Vgl. OVG NRW, Beschluss vom

1. Juli 2009- 13 E 971/09 - m. w. N.. Randnummer 8 Ausgehend von diesen Grundsätzen kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Ablichtung des gesamten Verwaltungsvorgangs zur sachgemäßen Bearbeitung der Rechtssache geboten war. Insbesondere genügt die Angabe des Prozessbevollmächtigten des Klägers, der gesamte Vorgang sei abzulichten gewesen, da es um die Frage der Polizeidienstunfähigkeit des Klägers gegangen und es deshalb erforderlich gewesen sei, die „Geschichte“ des Klägers nachvollziehen zu können, nicht den Anforderungen an einen substantiierten Vortrag bezüglich der Notwendigkeit, sämtliche Seiten des Verwaltungsvorgang abzulichten. Zwar spricht vor dem Hintergrund dieses Vorbringens und des Inhalts des Verwaltungsvorgangs Vieles dafür, dass es gerechtfertigt war, den überwiegenden Teil dieses Verwaltungsvorgangs zur sachgemäßen Prozessführung im gegen die festgestellte Polizeidienstfähigkeit geführten Klageverfahren abzulichten, da darin neben Übersichten über die Krankheitszeiten des Klägers auch viele interne Vermerke und behördeninterne Schreiben des Polizeipräsidiums F. enthalten sind. Jedoch enthält der Verwaltungsvorgang auch an den Kläger gerichtete Schreiben und Bescheide. Auch wenn diese bis ins Jahr 2003 zurückreichen, reichen die dazu im Erinnerungsverfahren gemachten Angaben des Prozessbevollmächtigten, die weit zurückliegenden Verfügungen seien dem Kläger nicht mehr präsent gewesen, für einen substantiierten Vortrag nicht aus. Da es sich dabei u. a. um den Kläger betreffende Verfügungen von erheblichem Gewicht handelt, wäre dazu näheres Vorbringen, warum der Kläger über diese Schreiben nicht mehr verfügt, erforderlich gewesen. So räumt der Klägervertreter in der Begründung seiner Erinnerung vom
2. Oktober 2012 auch selbst ein, dass einige Schreiben oder Empfangsbekenntnisse nicht ablichtbar gewesen sein mögen. In einer solchen Situation ist es nicht Aufgabe der Kostenbeamtin oder des beschließenden Gerichts, ihr/sein Ermessen nachträglich an die Stelle des anwaltlichen Ermessens zu setzen, zumal dies von Blatt zu Blatt eine Klärung voraussetzte, welche Schriftstücke dem Kläger selbst zur Verfügung stehen…. Randnummer 9 Vielmehr muss der Kläger substantiiert die Notwendigkeit der gefertigten Kopien darlegen. Da diese Angaben jedoch fehlen, sind die Fotokopierkosten insgesamt nicht berücksichtigungsfähig.“ Randnummer 10 Der Antrag wurde der Beklagten zum rechtlichen Gehör gegeben. Eine Stellungnahme ist bis zum Beschlussdatum nicht eingegangen.