Erlass zur Neuregelung der Besonderen Bestimmungen für Handvorschüsse

Erlass zur Neuregelung der Besonderen Bestimmungen für Handvorschüsse vom

1. Februar 2019 Mit den Neuregelungen der Verwaltungsvorschriften zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 wurden die in der alten LHO -Fassung (Anlage 2 zu VV Nr. 5.2 zu § 79) enthaltenen Besonderen Bestimmungen für Handvorschüsse nicht weiter berücksichtigt. In den mit der Verwaltung von Handvorschüssen betrauten Dienststellen offenbarten sich in der Vergangenheit wiederholt Defizite bei der korrekten Verbuchung sowie Abrechnung und der ordnungsgemäßen Verwaltung der Handvorschüsse. Aus diesem Grund sollen die vormaligen Regelungen per Erlass nun wiederhergestellt werden. Hinsichtlich der folgenden Bestimmungen bitte ich daher um Beachtung und Weiterleitung an die betroffenen Stellen Ihres Ressorts: 1.1 Das zuständige Ministerium kann den Dienststellen seines Geschäftsbereiches zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Handvorschüsse bewilligen. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Auszahlungen sofort in bar zu leisten sind und nicht von einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet werden können. Handvorschüsse bis zum Betrag von 500 Euro können auch von den unmittelbar nachgeordneten Dienststellen bewilligt werden. Über die Bewilligung und abschließende Auflösung von Handvorschüssen von mehr als 1.000 Euro ist das Ministerium der Finanzen zu unterrichten. 1.
2. Die Einrichtung von Handvorschüssen, der Name und die Unterschriftsprobe der Handkassenverwalterin oder des Handkassenverwalters sowie Änderungen sind der Landeshauptkasse mitzuteilen. 1.3 Der Betrag des Handvorschusses ist so niedrig wie möglich zu halten. Er soll nach dem durchschnittlichen Bedarf für zwei Wochen, im Höchstfalle für einen Monat bemessen werden. 1.4 In der Bewilligungsverfügung ist der Verwendungszweck anzugeben. 1.5 Ausnahmsweise kann in der Bewilligungsverfügung die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen ( z. B. Entgelte für Vervielfältigungen) zugelassen werden, wenn die Einzahlung bei einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle nicht zweckmäßig ist und die Einrichtung einer Geldannahmestelle dadurch vermieden werden kann. Die hiernach angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet werden. 1.6 Zur Auszahlung des Handvorschusses ist eine Auszahlungsanordnung mit dem Vorschusstitel 95.70*.70*00.00 zu erteilen, in der der Verwalter bzw. die Verwalterin des Handvorschusses als empfangsberechtigte Person anzugeben ist. Der Handvorschuss ist von der Kasse im Vorschussbuch bei der besonderen Buchungsstelle zu buchen. Die Auflösung des Handvorschusses erfolgt über eine Annahmeanordnung in Höhe des damaligen Auszahlungsbetrages, zulasten des Vorschusskontos. 1.7 Die Leitung der Dienststelle, der der Handvorschuss bewilligt worden ist, oder der von ihr beauftragte Stelle hat einen Verwalter bzw. eine Verwalterin des Handvorschusses sowie eine Vertretung zu bestellen. Bei einem Wechsel des Verwalters bzw. der Verwalterin sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme seitens der bisherig verwaltenden Person sowie der nachfolgenden Person zu bescheinigen. Kann die bisherig verwaltende Person der nachfolgenden Person den Handvorschuss nicht selbst übergeben, so hat die Leitung der Dienststelle oder eine von ihr beauftragte Stelle die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung der verwaltenden Person (z. B. Urlaub, Krankheit). 1.8 Die Verwaltung des Handvorschusses darf nur Auszahlungen leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen. Für diese Auszahlungen und die nach Nr. 1.5 zugelassenen Einzahlungen sind Zahlungsanordnungen nicht notwendig. 1.9 Der Handvorschuss und die gegebenenfalls angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Der Verwalter bzw. die Verwalterin des Handvorschusses hat eine Anschreibeliste für die Auszahlungen und Einzahlungen zu führen. Einzutragen sind mindestens die laufende Nummer, der Tag der Eintragung, ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt und der Betrag. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in der Anschreibeliste muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen. 1.10 Der Verwalter bzw. die Verwalterin des Handvorschusses hat bei Bedarf, mindestens jedoch einmal monatlich, die Belege über Zahlungen und Einnahmen gegenüber der Kasse oder Zahlstelle abzurechnen. Für die angenommenen Einzahlungen und die geleisteten Auszahlungen sind förmliche Kassenanordnungen zu fertigen. Die anordnende Stelle hat die Belege zu prüfen und zu veranlassen, dass der Handvorschuss bei der zuständigen Kasse oder Zahlstelle abgerechnet wird. Übersteigen die Einzahlungen die Auszahlungen, so hat die Verwaltung des Handvorschusses den Betrag, der den Handvorschuss übersteigt, bei der Kasse oder Zahlstelle einzuzahlen. In der geführten Anschreibeliste ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand vorzutragen. Wird der Höchstbetrag des bewilligten Handvorschusses auf nicht mehr als 250 Euro festgesetzt, so können die Dienststelle und die Landeshauptkasse einvernehmlich bestimmen, dass für die Abrechnung ein Zeitraum von bis zu drei Monaten zugrunde gelegt wird. 1.11 Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder teilweise entfallen sind, hat die Leitung der Dienststelle die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen. Dieser Erlass wird in Kürze in BRAVORS veröffentlicht. nach oben