ArchivNotBek: Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten

ArchivNotBek: Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten - Bürgerservice Navigation Inhaltsverzeichnis Bereich reduzieren Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten

1. Aktenverwahrung Bereich erweitern
2. Aufbewahrungsfristen Bereich erweitern
3. Aussonderung und Vernichtung von nicht dauernd aufzubewahrenden Unterlagen Bereich erweitern
4. Aussonderung und Abgabe von dauernd aufzubewahrenden Unterlagen an ein Staatsarchiv
5. Bei den Amtsgerichten verwahrte Unterlagen Bereich erweitern
6. Verwahrung der Unterlagen bei den Staatsarchiven
7. Schlussvorschriften Inhalt ArchivNotBek Text gilt ab: 01.02.2003 Gesamtansicht Download Drucken Vorheriges Dokument (inaktiv) Nächstes Dokument (inaktiv) 3031-J Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten (ArchivNotBek) Gemeinsame Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz und des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst vom
8. November 2002, Az. 1452 - IV - 8040/02 (JMBl. 2003 S. 20) Zitiervorschlag: Gemeinsame Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz und des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst über die Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten (ArchivNotBek) vom
9. November 2002 (JMBl.2003 S. 20) Auf Grund des § 51 Abs. 5 Satz 1 der Bundesnotarordnung (BNotO) in der Fassung der Bekanntmachung vom
10. Februar 1961 (BGBl I S. 97), zuletzt geändert durch Gesetz vom
11. April 2002 (BGBl I S. 1467), wird über die Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten folgendes bestimmt:
12. Aktenverwahrung 1 Der Notar ist verpflichtet, seine Akten, Bücher, Verzeichnisse und Urkunden (Unterlagen) sorgfältig zu verwahren (§ 34 Abs. 3 Satz 1, § 45 des Beurkundungsgesetzes vom
13. August 1969, BGBl I 1513, zuletzt geändert durch Gesetz vom
14. Juli 2002, BGBl I 2850, § 18 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare – DONot – vom
15. Januar 2001, JMBl S. 43). 2 Ist das Amt eines Notars erloschen oder wird sein Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so ist die Verwahrung der Akten, Bücher und Verzeichnisse des Notars sowie der ihm amtlich übergebenen Urkunden in der Regel gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO einem Notar, nach Möglichkeit dem Amtsnachfolger des ausgeschiedenen Notars, zu übertragen.
16. Aufbewahrungsfristen 2.1 Für folgende Unterlagen der Notare gelten die nachstehenden Aufbewahrungsfristen: – 5 Jahre für Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste (§ 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 4, § 21 DONot); – 7 Jahre für Sammelakten und Blattsammlungen (Nebenakten) von den nicht zur Urkundensammlung zu nehmenden Schriftstücken sowie Blattsammlungen, die im Zusammenhang mit Verwahrungsgeschäften angelegt wurden (§ 22 DONot); der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen (§ 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 3 DONot); – 30 Jahre für Kostenregister (§ 16 DONot), Verwahrungsbücher, Massenbücher, Namensverzeichnisse zu Massenbüchern, Anderkontenlisten und Generalakten (§ 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 2, §§ 10 ff., § 23 DONot). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres (§ 5 Abs. 4 Satz 3 DONot). 2.2 1 Dauernd aufzubewahren sind Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 1, §§ 8, 9, 13, § 18 Abs. 1, Abs. 4 DONot). 2 Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 DONot in der ab 1.1.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Nummer 2.1 dauernd aufzubewahren (§ 5 Abs. 4 Satz 2 DONot).
17. Aussonderung und Vernichtung von nicht dauernd aufzubewahrenden Unterlagen 3.1 Die nicht dauernd aufzubewahrenden Unterlagen nach Nummer 2.1 sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist durch den Notar auszusondern und zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist (§ 5 Abs. 4 Satz 4 DONot). 3.2 1 Es ist sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Einblick in die Unterlagen erhalten und Papier der Rohstoffverwertung zugeführt wird. 2 Soweit die Vernichtung einem Privatunternehmen übertragen wird, muss die unverzügliche und datenschutzgerechte Vernichtung vertraglich nach dem Muster der Anlage 3 der Aussonderungsbekanntmachung Justiz vom
18. April 1994 (JMBl S. 71) in der jeweils geltenden Fassung gesichert werden. 3 Insbesondere ist dafür Sorge zu tragen, dass die mit der Vernichtung beschäftigten Personen nach dem Verpflichtungsgesetz vom
19. März 1974 (BGBl I S. 547) in der jeweils geltenden Fassung auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. 4 Die Vernichtung der Unterlagen soll unter Heranziehung der Deutschen Industrie Norm (DIN) 32757 erfolgen; der Sensibilität der zu vernichtenden Unterlagen ist Rechnung zu tragen.
20. Aussonderung und Abgabe von dauernd aufzubewahrenden Unterlagen an ein Staatsarchiv 4.1 1 Die dauernd aufzubewahrenden Unterlagen nach Nummer 2.2 können nach Ablauf einer Aufbewahrungszeit von 60 Jahren an die Staatsarchive abgegeben werden. 2 Davon ausgenommen sind Erbverträge, bei denen nach §§ 2300a, 2263a des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) zu verfahren ist (§ 20 Abs. 4 Satz 1 DONot). 4.2 Bei den Urkundensammlungen ist besonders darauf zu achten, dass sie nur jahrgangsweise abgegeben werden, weil die Abgabe einzelner Urkunden wegen der damit verbundenen Verlustgefahr nicht zweckmäßig ist. 4.3 1 Werden Urkundensammlung und Urkundenrolle an die Staatsarchive abgegeben, so hat der Notar für Erbverträge, die nach Nummer 4.1 Satz 2 von der Abgabe an die Staatsarchive ausgenommen sind, ein Verzeichnis anzulegen, das die Angaben gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 DONot enthält. 2 Die Anlage eines Verzeichnisses ist nicht erforderlich, soweit bei dem Notar ein Verzeichnis oder eine Kartei gemäß § 9 Abs. 2 DONot oder gemäß § 54 der Geschäftsordnung für die Notariate in Bayern vom
21. Oktober 1913 (JMBI S. 231) vorhanden ist. 4.4 1 Die Notare übersenden dem zuständigen Staatsarchiv (Nummer 4.5) nach vorheriger Abstimmung über den Zeitpunkt die Unterlagen, die abgegeben werden sollen, unter Beilage eines Aussonderungsverzeichnisses entsprechend Anlage 2 der Aussonderungsbekanntmachung Justiz vom
22. April 1994 (JMBl S. 71) in der jeweils geltenden Fassung, soweit die Unterlagen nicht in der Urkundenrolle verzeichnet sind. 2 Die Notare ordnen die zur Abgabe bestimmten Unterlagen in der Reihenfolge des Aussonderungsverzeichnisses. 3 Die Unterlagen sind nach Möglichkeit in metallfreie Behälter umzulegen und von allen Metallteilen, z.B. Büro- oder Heftklammern, zu befreien. 4 An den Unterlagen dürfen keine Veränderungen vorgenommen sowie Siegel, Wertmarken, Originalumschläge oder Originaldeckblätter usw. nicht entfernt werden. 4.5 1 Die Zuständigkeit des Staatsarchivs bestimmt sich nach dem Amtssitz des Notars. 2 Zuständig ist für die Notare mit dem Amtssitz – im Oberlandesgerichtsbezirk München das Staatsarchiv München (80501 München, Postfach 22 11 52) – im Oberlandesgerichtsbezirk Nürnberg das Staatsarchiv Nürnberg (90408 Nürnberg, Archivstr. 17) – im Oberlandesgerichtsbezirk Bamberg das Staatsarchiv Würzburg (97070 Würzburg, Residenz). 4.6 1 Die Kosten der Anbietung und Übergabe tragen die Notare. 2 Die dem Archiv dabei entstehenden Aufwendungen sind jedoch nicht zu erstatten.
23. Bei den Amtsgerichten verwahrte Unterlagen 1 Die Bestimmungen der Nummern 2 bis 4 gelten auch für die bei den Amtsgerichten nach § 51 Abs. 1 BNotO verwahrten Unterlagen der Notare mit folgenden Maßgaben: 2 Die Aussonderung der Unterlagen nach Nummern 3 und 4 und die Vernichtung nach Nummer 3 erfolgt durch die Amtsgerichte. 3 Die in Nummer 4 genannten Unterlagen sind stets an die Staatsarchive abzugeben.
24. Verwahrung der Unterlagen bei den Staatsarchiven 6.1 1 Die abgegebenen Unterlagen der Notare werden bei den Staatsarchiven nach den für die Staatsarchive geltenden Bestimmungen verwahrt und verwaltet. 2 Die Justizbehörden, die abgebenden Notare sowie die Notare, denen die Verwahrung der Unterlagen gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO übertragen wurde, sind berechtigt, die den Staatsarchiven übergebenen Unterlagen zu entleihen. 6.2 Für die Erteilung von Ausfertigungen, vollstreckbaren Ausfertigungen und Abschriften aus den Notariatsakten gilt § 51 Abs. 5 Satz 2 BNotO.
25. Schlussvorschriften 1 Diese Bekanntmachung tritt mit Wirkung vom
26. Februar 2003 in Kraft. 2 Gleichzeitig tritt die Gemeinsame Bekanntmachung über die Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten vom
27. Mai 1972 (JMBl S. 83) außer Kraft.