§ 3 AktO - Bildung der Akten

(1)1 Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. 2 Nur soweit in dieser Aktenordnung, einer Rechtsvorschrift oder von der zuständigen obersten Landesbehörde bestimmt, können auch Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten in einer Akte gesammelt werden (Sammelakte).

(2)1 Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. 2 Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind insbesondere zu vermerken:

1. das Gericht oder die Behörde,
2. das Aktenzeichen,
3. die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Vertreter,
4. die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,
5. weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben. 3 Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. 4 Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.

(3)1 Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. 2 Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. 3 Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. 4 Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. 5 Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. 6 Wenn Zustellungsdokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. 7 Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.

(4)1 Die Seiten einer elektronischen Akte sind, mit Ausnahme der Registerakten, fortlaufend zu nummerieren. 2 Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. 3 Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. 4 Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. 5 Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. 6 Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.

(5)1 Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). 2 Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.

(6)1 Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der Kostenverfügung (KostVfg). 2 § 3 Absatz 3 und 3a KostVfg gilt entsprechend für die Niederschriften über vereinnahmte Sicherheitsleistungen sowie Hinterlegungsquittungen. 3 Die Behandlung der die Prozess- und Verfahrenskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach den Durchführungsbestimmungen zur Prozess- und Verfahrenskostenhilfe sowie zur Stundung der Kosten des Insolvenzverfahrens (DB-PKH).

(7)1 Dokumente und sonstige Unterlagen, die später zurückzugeben sind oder sich zur Zusammenfassung nicht eignen, sind in geeigneter Form zu verwahren. 2 Eine Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang und Bezugsdokument ist zu gewährleisten. 3 Die Verwahrung außerhalb der Akte und eine Rückgabe sind sowohl in der Akte als auch auf dem Aktenumschlag zu vermerken. 4 Einzelheiten zur Verwahrung regeln die hierzu getroffenen Bestimmungen.

(8)1 Bei Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht der unbeschränkten Akteneinsicht unterliegen, ist von Beginn an zu gewährleisten, dass sie bei Gewährung der Akteneinsicht ohne weiteres vom übrigen Aktenbestand trennbar sind. 2 Dies kann durch das Anlegen eines zusätzlichen Hefts erfolgen.

(9)Eingegangene Dokumente, die für die elektronische Aktenbearbeitung ersetzend eingescannt worden sind, sind unter Berücksichtigung der entsprechenden Dienstanweisungen strukturiert nach Übertragungsdatum abzulegen oder, sofern sie rückgabepflichtig sind, nach Absatz 7 zu verwahren.

(10)1 Um die spätere Aussonderung der Papierakte zu erleichtern, kann die Gerichts- oder Behördenleitung bestimmen, dass die von der Vernichtung auszunehmenden und länger aufzubewahrenden Dokumente und sonstigen Unterlagen bereits von ihrem Entstehen an von der chronologischen Aktenheftung ausgenommen werden. 2 Sie sind in ein gesondertes Heft bei der Akte oder zu einer Sammelakte zu nehmen. 3 Anstelle dieser Originaldokumente und sonstigen Unterlagen ist eine als solche gekennzeichnete Abschrift zur Akte zu nehmen.