Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen (Datenschutzverordnung-Schule) Vom 12. November 2008 § 7 Speicherung und Löschung der Dateien und Akten
(1)Die personenbezogenen Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern dürfen in Akten und elektronischen Dateien gespeichert werden. Eine ausschließliche elektronische Speicherung ist nur unter den Bedingungen des § 6 Abs. 4 LDSG zulässig. Zeugnisdurchschriften dürfen nur elektronisch gespeichert werden, soweit diese mit einer elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 26. Februar 2007 (BGBl. I S. 179), versehen sind.
(2)Für die Speicherung schulischer Dateien und Akten gelten folgende Fristen:
- Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 40 Jahre
- Schülerhauptbuch 55 Jahre
- Zeugnislisten und -durchschriften (soweit nicht von Nummer 1 erfasst) 10 Jahre
- Akten über Schülerprüfungen (einschließlich der Prüfungsniederschriften und der Arbeiten in der schriftlichen Prüfung) 10 Jahre
- Klassenbücher 3 Jahre
- Klassenarbeiten 2 Jahre
- Schülerakten (einschließlich Lern- und Förderplänen, Schulübergangsempfehlung und sonderpädagogischen Gutachten) 2 Jahre
- alle übrigen Akten 5 Jahre Die Speicherungsfristen beginnen in den Fällen der Nummern 1, 3 und 6 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten und Dateien erstellt und im Übrigen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten geschlossen worden sind. Wird neben dem Schülerhauptbuch eine Schülerkartei geführt, sind die in der Kartei gespeicherten Daten unverzüglich nach Beendigung des Schulverhältnisses zu löschen. Wird die Schülerkartei zugleich in der Funktion des Schülerhauptbuches geführt, gilt Satz 1 Nr. 2 entsprechend.
(3)Von Kindertageseinrichtungen an Grundschulen mit Einwilligungserklärung der Eltern übermittelte Daten der Schülerinnen und Schüler sind spätestens zwei Jahre nach Begründung des Schulverhältnisses zu löschen. Ohne Einwilligungserklärung übermittelte Daten dürfen nicht gespeichert oder anderweitig verarbeitet werden und sind unverzüglich zu löschen.
(4)Die in automatisierten Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie der Eltern sind nach Abschluss der Aufgabe, für die sie verarbeitet worden sind, zu löschen, spätestens zu dem Zeitpunkt, zu dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt. Handelt es sich dabei um Daten der nach Absatz 2 zu speichernden Akten und Dateien, sind diese Daten vor der Löschung auszudrucken und als Akte oder Datei zu speichern. Redaktionelle Hinweise Fundstelle: GVOBl. 2008, 694, NBl.MBF.Schl.-H. 2009, 8 Permalink Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie genau dieses Dokument verlinken möchten: https://www.gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de/perma?d=jlr-NNLSH000030CBNN00000000010 Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie immer auf die gültige Fassung der Vorschrift verlinken möchten: https://www.gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de/perma?j=SchulDSV_SH_!_7