§ 5a GemKVO-Kameral Landesnorm Schleswig-Holstein - Automatisierte Verfahren Landesverordnung über die Kassenführung der Gemeinden mit einer Haushalts

(1)Werden für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Buchführung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Aufbewahrung von Büchern und Belegen automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sicher gestellt werden, dass

1. geeignete fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden,
2. die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet, gespeichert und ausgegeben werden,
3. nachvollziehbar dokumentiert ist, welche Daten wann und von wem eingegeben oder verändert worden sind,
4. in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
5. die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
6. die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,
7. die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Belege verfügbar bleiben,
8. Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,
9. Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind und ferner sollen der Tätigkeitsbereich „Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren“, die Sachbearbeitung und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt werden und sind die dafür Verantwortlichen zu bestimmen. Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren, deren Sicherung und Kontrolle. Lässt die Gemeinde die Kassengeschäfte von einer anderen Stelle besorgen ( § 92 der Gemeindeordnung ), ist die Sicherung des Verfahrens durch Vertrag zu regeln.

(2)Je nach Art des automatisierten Verfahrens ist anstelle der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen, dass die dem Verfahren zugrunde gelegten Daten sachlich und rechnerisch richtig und vollständig ermittelt und erfasst und mit den gültigen Programmen ordnungsmäßig verarbeitet wurden und die Datenausgabe vollständig und richtig ist. § 11 Absatz 2 gilt entsprechend. Redaktionelle Hinweise Fundstelle: GVOBl. 2017, 576 Permalink Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie genau dieses Dokument verlinken möchten: https://www.gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de/perma?d=jlr-NNLSH00003134NN00000000008 Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie immer auf die gültige Fassung der Vorschrift verlinken möchten: https://www.gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de/perma?j=GemKVO_SH_!_5a