Gemeinsame Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern und des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zum Vertragscontrol

Gemeinsame Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern und des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zum Vertragscontrolling bei Cross-Border-Leasing-Transaktionen (VwV CBL-Vertragscontrolling) Vom 19. Februar 2010 I. Diese Verwaltungsvorschrift gilt für Cross-Border-Leasing-Verträge im Sinne der zwischenzeitlich außer Kraft getretenen Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern und des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur kommunalwirtschaftlichen und rechtsaufsichtlichen Beurteilung von Cross-Border-Leasing-Transaktionen ( VwV CBL ) vom 26. August 2003 (SächsABl. S. 874). Die Verpflichtung zum Vertragscontrolling ergibt sich wegen der Größenordnung der CBL-Transaktionen aus dem Grundsatz einer geordneten Haushaltsführung gemäß § 72 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen ( SächsGemO ) in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. März 2003 (SächsGVBl. S. 55, 159), die zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 26. Juni 2009 (SächsGVBl. S. 323, 325) geändert worden ist. Im Einzelnen sind dabei die nachfolgenden Festlegungen zu beachten. II. Das Controlling ist bei den Verträgen, die die Städte selbst geschlossen haben, durch einen Hauserlass beziehungsweise eine Dienstanweisung zu regeln. Bei CBL-Verträgen, die von kommunalen Unternehmen in privater Rechtsform geschlossen wurden, sind die beim Controlling anzuwendenden Grundsätze in einem Gesellschafterbeschluss festzulegen, wenn die zum Controlling verpflichtete Stadt, eine städtische Holding oder diese zusammen mit dem Freistaat und beziehungsweise oder anderen Kommunen Mehrheitsgesellschafter ist. III. Das Vertragscontrolling beinhaltet: 1. Dokumentation sämtlicher Vertrags- und Berichtspflichten in einem Pflichtenheft, 2. Vorhalten von Wissen bei mehreren Mitarbeitern, um Wissensverlust bezüglich der aus den Verträgen resultierenden Pflichten beim Ausscheiden eines Mitarbeiters zu vermeiden, 3. Gestaltung der internen Dokumentation in der Weise, dass ein fachkundiger Dritter sich kurzfristig in die Vertrags- und Berichtspflichten einarbeiten kann, 4. entsprechend der dokumentierten Berichtspflichten regelmäßige Berichterstattung an die Vertragsbeteiligten sowie detaillierte Dokumentation und systematische Ablage der durchgeführten Berichterstattung, 5. gegebenenfalls Einbindung der bei der Vertragsgestaltung beteiligten Anwälte oder anderer auf CBL-Transaktionen spezialisierten Berater im Falle von außerhalb der regelmäßigen Berichtspflichten anfallenden Anfragen und Problemstellungen oder sich ändernden Rechtslagen. IV. Ergänzend dazu sind insbesondere die folgenden weiteren Maßnahmen in das Vertragscontrolling aufzunehmen: 1. Definition der bei der Vertragsdurchführung bestehenden Risiken und Erstellung eines Risikobeobachtungs- und -analysehandbuchs mit folgenden wesentlichen Bestandteilen:

1. a)Regelmäßige Überprüfung der Bonitätseinschätzung hinsichtlich der erfüllungsübernehmenden Banken und Sicherungsgeber durch anerkannte Ratingagenturen wie Moodys und S&P,
2. b)regelmäßige Aktualisierung der Prognosen und Annahmen hinsichtlich der Sicherheit und der Wertentwicklung von Finanzanlagen, aus denen die Zahlungen für die Miete und die Ausübung der Rückkaufoption geleistet werden sollen. 2. Bei CBL-Verträgen kommunaler Unternehmen in privater Rechtsform regelmäßiger Bericht über die Ergebnisse der Risikobeobachtung und Risikoanalyse nach Nummer 1 gegenüber der Gesellschafterversammlung oder dem Aufsichtsrat. 3. Einrichtung eines speziellen „Pressespiegels“, der zur Verfolgung aktueller Entwicklungen Medienberichte im Zusammenhang mit CBL-Geschäften sammelt. V. Der zuständigen Rechtsaufsichtsbehörde ist durch die Städte hinsichtlich der eigenen und der von ihren Unternehmen abgeschlossenen CBL-Verträge zu berichten 1. bis Ende Juni 2010 über die zum Vertragscontrolling ergriffenen Maßnahmen, 2. danach jährlich bis Ende April über die Entwicklung der Ratings (Moodys, S&P) der erfüllungsübernehmenden Banken und Sicherungsgeber, 3. und im Drei-Jahres-Rhythmus, erstmals im April 2013, über den Stand und die Prognosen hinsichtlich der Sicherheit und der Wertentwicklung der Finanzanlagen, aus denen die Zahlungen für die Miete und die Ausübung der Rückkaufoption geleistet werden beziehungsweise geleistet werden sollen, sowie über weitere im Rahmen des Controllings erkannte Risiken, 4. darüber hinaus unverzüglich bei besonderen Vorkommnissen, insbesondere solchen, die Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit des CBL-Geschäfts haben oder haben können oder die Frage der Fortführung der Verträge betreffen, wie zum Beispiel Angebot der Investoren zur vorzeitigen Vertragsauflösung. Davon unberührt bleibt das Recht der Rechtsaufsichtsbehörden, sich jederzeit zu den CBL-Verträgen berichten zu lassen und die vorgenannten Berichtspflichten einzelfallbezogen zu konkretisieren. Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Dresden, den 19. Februar 2010 Der Staatsminister des Innern Markus Ulbig Der Staatsminister der Finanzen Prof. Dr. Georg Unland