Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Gestaltung kommunaler Dienstsiegel

Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Gestaltung kommunaler Dienstsiegel (VwV KomDienstsiegel) Vom

1. November 1999 [Geändert durch VwV vom
2. Januar 2005 (SächsABl. S. 126) mit Wirkung vom
3. Februar 2005] 1 Geltungsbereich Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die Gestaltung von Dienstsiegeln der Gemeinden, Landkreise, Verwaltungs- und Zweckverbände. 2 Gestaltung kommunaler Dienstsiegel 2.1 Dienstsiegel der Gemeinden Die Gestaltung der Dienstsiegel der Gemeinden richtet sich nach § 6 Abs. 2 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen ( SächsGemO ) in der Fassung der Bekanntmachung vom
4. Juni 1999 (SächsGVBl. S. 345). Die Dienstsiegel zeigen das Wappen der Gemeinde, hilfsweise, wenn die Gemeinde kein eigenes Wappen besitzt, das Wappen des Freistaates Sachsen. Die Umschrift enthält den Namen der Gemeinde. Die Umschrift kann durch die Bezeichnung der Gemeinde (zum Beispiel „Gemeinde“ oder „Stadt“), eine sonstige Bezeichnung im Sinne des § 5 Abs. 3 SächsGemO (zum Beispiel „Kurort“) und die Bezeichnung des Organes oder des Amtes, für dessen Verwendung das Dienstsiegel bestimmt ist, ergänzt werden. Die Dienstsiegel der Standesämter müssen die Bezeichnung „Standesamt“ enthalten (§ 15 Abs. 3 Satz 1 der Dienstanweisung für die Standesbeamten und ihre Aufsichtsbehörden in der Fassung der Bekanntmachung vom
5. Januar 1999, BAnz. Nr. 27a). Beispiel Überschrift Gemeinde Bezeichnung Beispiele: Gemeinde Ottendorf-Okrilla – Bürgermeister – Standesamt Stadt Marienberg – Bürgermeister – Standesamt – Meldebehörde. Führen mehrere Gemeinden den gleichen Namen, so ist die Umschrift durch den Namen des Landkreises zu ergänzen. Die vor In-Kraft-Treten der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen vom Sächsischen Staatsministerium des Innern genehmigten Gemeindebildsiegel behalten längstens bis zum
6. Dezember 2001 ihre Gültigkeit. 2.2 Dienstsiegel der Landkreise Die Gestaltung der Dienstsiegel der Landkreise richtet sich nach § 5 Abs. 2 der Landkreisordnung für den Freistaat Sachsen ( SächsLKrO ) vom
7. Juli 1993 (SächsGVBl. S. 577), zuletzt geändert durch Gesetz vom
8. Februar 1997 (SächsGVBl. S. 105). Die Dienstsiegel zeigen das Wappen des Landkreises, hilfsweise, wenn der Landkreis kein eigenes Wappen besitzt, das Wappen des Freistaates Sachsen. Die Umschrift enthält den Namen und die Bezeichnung des Landkreises und kann durch die Bezeichnung des Organes oder des Amtes, für dessen Verwendung das Dienstsiegel bestimmt ist, ergänzt werden. Beispiel Überschrift Landkreis Bezeichnung Beispiele: Landkreis Annaberg – Landrat – Kommunalamt Bei Landkreisen mit landschaftsbezogenen Namen, die das Wort „Kreis“ als Namensbestandteil führen, entfällt die Bezeichnung „Landkreis“. Beispiel Überschrift Landkreis Beispiel: Muldentalkreis 2.3 Dienstsiegel der Verwaltungsverbände Gemäß § 5 Abs. 3 des Sächsischen Gesetzes über kommunale Zusammenarbeit ( SächsKomZG ) vom
9. August 1993 (SächsGVBl. S. 815), zuletzt geändert durch Gesetz vom
10. Juni 1999 (SächsGVBl. S. 398), finden die Vorschriften der Gemeindeordnung auf Verwaltungsverbände entsprechende Anwendung. Die Dienstsiegel zeigen das Wappen des Verwaltungsverbandes, hilfsweise, wenn der Verwaltungsverband kein eigenes Wappen besitzt, das Wappen des Freistaates Sachsen. Die Umschrift enthält den Namen und die Bezeichnung des Verwaltungsverbandes. Die Umschrift kann durch die Sitzgemeinde und die Bezeichnung des Organes oder des Amtes, für dessen Verwendung das Dienstsiegel bestimmt ist, ergänzt werden. Beispiel Überschrift Verwaltungsverband Beispiel: Verwaltungsverband Rosenbach [– Mehltheuer – Meldebehörde] 2.4 Dienstsiegel der Zweckverbände Gemäß § 47 Abs. 2 in Verbindung mit § 5 Abs. 3 SächsKomZG finden die Vorschriften der Gemeindeordnung mit der Einschränkung des § 45 Abs. 2 SächsKomZG auf Zweckverbände entsprechende Anwendung. Die Dienstsiegel zeigen das Wappen des Freistaates Sachsen. Die Verwendung eines eigenen Wappens im Dienstsiegel wird durch § 45 Abs. 2 SächsKomZG ausgeschlossen. Die Umschrift enthält den Namen und die Bezeichnung des Zweckverbandes und kann durch den Namen der Sitzgemeinde ergänzt werden. Beispiel Überschrift Zweckverband Beispiel: Trinkwasserzweckverband Röderaue [– Radeberg] 3 Form und Herstellung kommunaler Dienstsiegel Die Dienstsiegel werden als Prägesiegel aus Metall, als Lacksiegel (Petschaft) aus Metall und als Farbdrucksiegel aus Metall, Polymer oder Gummi gefertigt. Die Prägesiegel und Lacksiegel zeigen Wappenbild und Schrift erhaben in Prägung. Die Farbdrucksiegel bringen Wappen und Schrift in dunklem Farbdruck. Für die Siegelung von Schriftstücken, die mit Hilfe drucktechnischer oder elektronischer Einrichtungen erstellt werden, kann ein Abdruck des Dienstsiegels maschinell eingedruckt sein oder aufgedruckt werden. Die Prägesiegel sollten einen Durchmesser von 40 mm oder 35 mm haben. Die übrigen Dienstsiegel sollten einen Durchmesser von 35 mm oder 20 mm haben. Soweit erforderlich, sind auch kleinere Durchmesser zulässig. Es muss auf jeden Fall sichergestellt sein, dass die Umschrift und das Wappen noch deutlich erkennbar sind. Werden mehrere Dienstsiegel mit derselben Umschrift geführt, sind diese zur Unterscheidung zusätzlich zu kennzeichnen. Den Landkreisen, Gemeinden, Verwaltungsverbänden und Zweckverbänden bleibt es überlassen, welches Unternehmen mit der Herstellung der Dienstsiegel beauftragt wird. Einer besonderen Zulassung bedarf es nicht. 4 Verwendung der Dienstsiegel 4.1 Die Dienstsiegel dürfen nur für dienstliche Zwecke verwendet werden. Für die Verwendung ist ein strenger Maßstab anzulegen. Insbesondere sollen Dienstsiegel nur bei Beurkundungen, Beglaubigungen und rechtsverbindlichen Schriftstücken verwendet werden. Im sonstigen Verwaltungsschriftverkehr wird grundsätzlich kein Dienstsiegel verwendet. Eine Verwendung aufgrund besonderer Vorschriften bleibt unberührt. 4.2 Die Zahl der Dienstsiegel, sowie die Zahl der Beschäftigten, die ein Dienstsiegel führen, ist auf das Notwendige zu beschränken. Die Dienstsiegel sind in Listen zu erfassen. Sie dürfen nur gegen Empfangsbescheinigung ausgehändigt werden. Der zur Dienstsiegelführung berechtigte Personenkreis ist im Einzelnen festzulegen. Dienstsiegel sind unter Verschluss zu halten. 4.3 Bei der Änderung von Dienstsiegeln soll ein Exemplar der nicht mehr verwendeten Dienstsiegel dem zuständigen kommunalen Archiv zur Aufbewahrung übergeben werden. Im Übrigen sind nicht mehr verwendete Dienstsiegel zu vernichten. Über die Vernichtung und Übergabe der Dienstsiegel sind Niederschriften zu fertigen. 4.4 In Verlust geratene Dienstsiegel sind durch öffentliche Bekanntmachung nach den Vorschriften der kommunalen Bekanntmachungssatzung für ungültig zu erklären. 4.5 Das Nähere regeln die Kommunen in ihrer Dienstordnung oder einer Siegelordnung. 5 In-Kraft-Treten und Außer-Kraft-Treten Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Gestaltung kommunaler Dienstsiegel (KomDienstsiegel-VwV) vom
11. Juni 1994 (SächsABl. S. 934) außer Kraft. Dresden, den
12. November 1999 Sächsisches Staatsministerium des Innern Hartmut Ulbricht Staatssekretär